第1篇 公文管理制度
公文管理制度（一）
一、上級來文管理制度
1、管理。凡上級下發(fā)的文件，由辦公室文書人員負責簽收、登記、傳閱和保管，并按發(fā)文機關的要求進行定期清點，按期清退。部內人員出席會議帶回的文件，要及時送交辦公室進行文書處理。各科室要指定專人兼管文件工作。
2、傳閱。文件登記后，文書人員要立即根據文件的密級、急緩程度進行分類整理，由辦公室主任批辦后，按照批辦意見進行傳閱。傳閱急件應立即閱批，緩件一般不超過三天。
3、借文。因工作需要借閱文件者，要嚴格履行借閱手續(xù)，時間一般不超過一周，用完后及時送還，嚴防丟失。
4、保密。文件要嚴格按照傳閱范圍進行傳閱，在傳閱過程中，不得從閱夾中抽留文件，不得帶回家中。
對國家秘密文件復印要注意以下保密事項：
（1）復印國家秘密文件，必須建立嚴格的審批、登記制度，并指定專人負責；
（2）“絕密”文件和中央領導同志的內部講話記錄，發(fā)文部門規(guī)定不準翻印的文件，未經原發(fā)文機關批準不得自行復?。?/p>
（3）嚴禁復印中央各種文稿和中央領導同志的內部講話稿；
（4）嚴禁將國家秘密文件拿到社會上營業(yè)性的復印場所復??；
（5）對復印的國家秘密文件要與原文件一樣進行嚴格管理。
二、本部行文管理
1、制發(fā)各類公文，堅持“從嚴、從實、從少”的原則，精簡文件、簡報，文件字數一般不超2500字。
2、文件種類?！八方M報”主要用于向上級的請示、報告；“朔組發(fā)”主要用于下發(fā)有關政策性、指導性的工作意見；“朔組通”用于發(fā)布黨內法規(guī)，傳達上級機關的批示，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，發(fā)布要求下級機關辦理和有關單位共同執(zhí)行或者周知的事項；“朔組干字”主要用于公布干部事宜的專門文件；“朔組內干字”主要用于部內公布科級以下干部事宜的專門文件；“朔組復”主要用于批復下級部門和有關單位的請示。一些時間要求較緊迫的文件，可發(fā)傳真電報。根據工作需要，可增發(fā)會議紀要和通報兩種文件。
3、審核、簽發(fā)?！八方M發(fā)”文件，須經部務會討論研究，由分管部長把關，部長簽發(fā)。其他文件，須經部務會或部長辦公會討論研究，由有關科室和分管部長把關，部長簽發(fā)。
4、文件編號?！八方M發(fā)”、“朔組通”、“朔組報”、“朔組復”文號由辦公室統(tǒng)一編號；“朔組干字”、“朔組內干字”文號由干部一科編號。
5、文件印制。文件打印按《文件打印制度》辦理。所有文件和材料的校版、裝訂、發(fā)放由撰文科室負責。
三、文件存檔制度
1、立檔范圍。本部的文件、請示、報告、計劃、總結、統(tǒng)計資料、領導講話和有保留價值的文稿，中組部、省組部的來文來電，同級和下級機關送本部的文件、資料等。
2、立檔要求。“朔組干字”、“朔組內干字”文件由干部一科立卷歸檔，其他文件的立卷歸檔工作由辦公室負責，各科室應積極予以配合。
四、文件打印制度
1、材料印刷。文件材料數量大，需在外面印刷的，先向辦公室提出申請并填寫印刷通知單，經分管財務的副部長審批后，到指定印刷廠按審定份數印刷。
2、打印、復印的文稿，必須嚴格控制份數，杜絕浪費。
3、在打印、復印秘密級以上文件時，嚴禁無關人員在場，打印、復印完畢，廢件要立即銷毀。
公文管理制度（二）
公文處理是指公文的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理應堅持實事求是、精簡、高效、準確、及時、安全。根據《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》等規(guī)定，結合實際，制定本規(guī)定。
一、公文處理應遵循的一般原則
（一）使用法定的公文文種制發(fā)公文。即以黨的機關使用的14種公文種類和國家行政機關使用的13種公文種類制發(fā)公文。
（二）使用規(guī)定的公文格式制發(fā)公文，制發(fā)公文時，必須符合公文的文面格式、公文用紙格式和公文編排、打印與裝訂格式。
（三）遵守行文規(guī)則。在行文時，要堅持注重實效、“少而精”、黨政分工、根據隸屬關系和職權范圍確定行文關系、聯(lián)合行文的機關必須是同級等規(guī)則。特別在辦理請示行文時，要堅持請示事項必須協(xié)調一致、只寫一個主送機關和一文一事的原則，不得在報告等其它非請示公文中夾帶請示事項和直接向領導個人報送公文。
二、發(fā)文辦理
（一）發(fā)文辦理的一般程序
發(fā)文辦理的程序包括：草擬、審核、簽發(fā)、登記、復核、打印、分發(fā)、傳遞等工作。
（二）公文草擬的要求
1、符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關的指示，準確地體現(xiàn)本局工作意圖，并同現(xiàn)行有關公文內容相銜接。
2、全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施等切實可行。
3、觀點明確，情況屬實，內容充實，條理清晰，結構嚴謹，表述準確，文字精煉。
4、人名、地名、時間、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日，引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號；漢字和標點符號的用法符合國家發(fā)布的標準方案，計量單位和數字用法符合國家的有關規(guī)定。
5、開門見山，文字精練，用語準確，篇幅簡短，用詞規(guī)范，文風端正，文種格式正確，層次序數準確。
6、起草公文時，對涉及其它部門職權范圍內的事項，應當主動協(xié)商，征求意見。
7、起草重要公文應當由局領導或部門負責同志親自主持、指導，進行調查研究和充分論證，征求有關部門意見。
8、代擬起草公文時，應嚴格代擬稿質量，嚴格控制文件篇幅，嚴格報送程序和完善報送材料。
（三）公文審核的要求
1、凡以本局名義制發(fā)的文件，在送局領導正式簽發(fā)前，必須填寫公文稿審簽單，經承辦科、室分管領導核稿，送辦公室主任審核文種、格式，并提出是否公開、保密審查初步意見和發(fā)文文號。
2、核稿重點：觀點和內容是否符合黨的路線、方針、政策以及國家的法律、法規(guī)，是否完整、準確地體現(xiàn)中央、省、市、市質監(jiān)局和區(qū)委、區(qū)政府以及本局的意圖，是否符合實際，并同現(xiàn)行有關文件內容相銜接；擬定的措施和辦法是否切實可行；涉及有關業(yè)務部門的事項是否經過協(xié)商并取得一致意見；關鍵用詞是否規(guī)范；行文是否準確；文字是否精煉；邏輯是否嚴密；結構是否嚴謹；是否確需行文或聯(lián)合行文。
3、由其它單位主辦與我局聯(lián)合發(fā)文，由有關科室審改后，按我局文件審核、簽批程序辦理。
（四）公文簽發(fā)要求
公文必須由局領導人或其授權的局領導簽發(fā)，公文一經簽發(fā)即成為定稿生效。會簽時，在送簽過程中逐個送簽，不要遺漏。
（五）公文登記要求
擬發(fā)公文經簽發(fā)后，需進行登記，包括填寫公文標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人，按經領導審定的印發(fā)范圍和存檔要求確定公文印發(fā)份數等。
（六）復核、打印、分發(fā)、傳遞的要求
辦公室要對公文的審批手續(xù)、文種、格式、內容等進行再次復核，經復核如需對涉及內容的實質修改時，必須報請原簽發(fā)領導復審。打印要做到準確、及時、安全、保密，用印規(guī)范、正確。分發(fā)、傳遞應做好登記，按分發(fā)、傳遞范圍進行分發(fā)，傳遞密級文件時，嚴格執(zhí)行密級公文傳遞辦法。辦公室要按照公文存檔要求及時存檔。
三、收文辦理
收文辦理一般程序包括：簽收、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱（傳批）、承辦和催辦等工作。
收文的簽收、登記及擬辦統(tǒng)一由局辦公室負責，并提出擬辦意見，電報和急件要做到隨到隨送。簽收時應逐件清點，標注簽收時間，如發(fā)現(xiàn)問題，須及時向發(fā)文機關查詢并采取相應處理措施。登記時，應按照發(fā)文機關分類要求，對文件逐一登記，登記內容為：公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、份數、收文日期、收文序號等。
辦公室負責將收文按擬辦意見送局領導閱批。急閱件應隨送隨批，傳閱件一般應在三日內閱批。凡經辦公室登記并送局領導閱批的文件，局領導閱批后，應送回辦公室，辦公室按照局領導的閱批要求分送有關科、室、隊辦理，并根據局領導的閱批意見及時提醒相關科、室、隊按時限要求辦結。
傳閱（傳批）時，辦公室應根據局領導批示或授權，按照程序將公文送有關局領導閱知或批示，傳閱公文時按照局領導排序由前向后遞送，傳批時按照局領導排序由后向前遞送。傳閱、傳批時應隨時掌握公文去向，避免誤傳、漏傳和延誤。
催辦時，辦公室應對公文的承辦情況進行督促檢查，對緊急或重要公文及時催辦，對一般公文定期催辦，并及時向局領導反饋辦理情況。
注辦時，承辦人員在公文辦理完畢后，應在文件處理單作簡要注明，注明發(fā)文日期與發(fā)文字號，承辦人姓名與辦理結果等，以便管理和查考。
四、公文網上交換與電子公文管理
（一）公文網上交換的范圍
以局名義制發(fā)需報送的非涉密公文。
（二）電子公文的接收與管理
1、辦公室接收電子公文時，應當對公文的發(fā)送部門、公文的完整性和體例格式等進行校對，確認無誤后方可接收。
2、辦公室應當及時接收電子公文，電子公文接收后，應打印成紙質文件，按收文辦理的要求進行公文處理，并進行電子簽收。
3、嚴格保密，不得向無關人員透露電子公文操作程序或提供電子印章軟盤等相關設備和軟件，并定期更換公文網上系統(tǒng)用戶口令。
4、指定專人管理和維護用于公文網上交換的計算機及其相關設備，嚴禁接入國際互聯(lián)網和政務外網。
第2篇 學院公文管理制度
學院公文管理制度
第一條 凡涉及全院性的工作部署和重大方針、政策性的文件，由院辦統(tǒng)一印發(fā)，凡屬部門職權范圍內可以決定的，或屬于一般性通知和業(yè)務上的文件，由各部門印發(fā)，涉及幾個部門的可以聯(lián)合印發(fā)。
第二條 學院文件包括上行文和下行文，上行文以“安外院”形式成文，下行文以“安外院”、“安外人”、“安外教”形式成文。根據所行文內容，先由相關職能部門起草，部門負責人核稿，經院辦主任審核，報分管院長審閱并在文件擬稿封面上簽字，由文印室打印上報或下發(fā)。
第三條 院長辦公會議紀要，由院辦公室文字秘書整理，辦公室主任審核，主持會議的院長或副院長簽發(fā)。
第四條 院辦公室文件，使用統(tǒng)一的紅頭處室函件文稿紙行文，由院辦公室文字秘書起草和核稿，院辦公室主任核發(fā)。
第五條 各職能部門文件，各職能部門比較重要的文件使用統(tǒng)一的紅頭處室函件文稿紙行文，由各部門秘書起草，部門負責人核發(fā)。
第六條 行文時，嚴格按照《行政發(fā)文格式規(guī)范》（附后）要求行文。
第七條 學院或各部門以紅頭文件印發(fā)的文件，一律報董事會辦公室備案；文件內容涉及董事會的，需報董事會批準審閱。
第八條 下行文分發(fā)之前均要留兩份存檔，一份存放檔案室，一份存放文印室備查。
第九條 學院各部門對文件的收發(fā)、傳遞、閱辦、保管、存檔要有專人，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查，勤回收。
第十條 收文處理
（一）收到上級文件后，由院辦公室專人拆封，認真核對份數，統(tǒng)一編號，及時登記。凡需辦理的公文由院辦公室主任簽批意見，再分送相關部門辦理或領導批示后辦理。不得直接送交領導，領導也不得直接接收公文。
（二）文字秘書對領導批示的公文要認真督促、催辦，及時檢查、反饋，匯報貫徹執(zhí)行情況。
第十一條 發(fā)文處理
（一）公文在送交領導簽發(fā)前，應由起草文件部門負責人審核后送院辦公室主任核稿，再由相關領導簽發(fā)。
（二）簽發(fā)后的公文不得再做任何修改，若確需修改，必須重新送簽。
（三）下發(fā)文件時，明確份數，嚴格履行發(fā)文登記(簽字)手續(xù)。
（四）公文處理完畢后，要及時送交整理立卷，個人不得私自保存應存檔的文件。
第十二條 傳閱文件有專用文件夾，做到及時，準確，去向清楚。達到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳，傳閱范圍不擴大。
第十三條 借閱文件有手續(xù)。借閱秘密文件要嚴格履行領導簽批、本人(借閱者)簽字手續(xù)，閱后及時歸還。
第十四條 繳毀文件有清單。對清繳上來的文件，按規(guī)定該存檔的存檔，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀，無論是存檔，上繳或是銷毀，都必須分類列出清單備查。學院發(fā)文保存期為3年，上級來文保存期為2年，其他文件保存期為1年。
第十五條 存放文件有專柜。需要繼續(xù)保存的文件，要設專柜專人分類保管。
第十六條 秘密文件不準與其它公文混存，更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的行政處分。
第十七條 參加上級召開的會議帶回的文件，一律交文秘人員登記。
第十八條 本制度由院辦公室負責解釋。
附：行政發(fā)文格式規(guī)范
1、發(fā)文字號和簽發(fā)人
上行文發(fā)文字號一般在發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，在紅色反線之上4mm處居中排布；下行文的發(fā)文字號在紅色反線之上4mm處，居左空一字，簽發(fā)人姓名一律在紅色反線之上居右空1字，“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，“簽發(fā)人”后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。
2、公文標題
應當準確、簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題為二號宋體，在紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排列；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
3、公文正文
主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字和年份不能回行。正文要簡明扼要，層次清楚。
正文內小標題分級為：一、（一） 1、（1）的順序，通常一級小標題為黑體字加粗，二級小標題為楷體加粗。
文字從左至右橫寫、橫排。批語用3號楷體字，正文用3號仿宋體字，正文一般每面排22行，每行排28個字。紙張一般采用國際標準A4型（210m m×297mm），左側裝訂。
4、成文日期
成文日期以負責人的簽發(fā)日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。并用漢字將年、月、日標全，"零"寫為"○"。單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。
5、附注
公文如有附注（需要說明的其他事項），如“此件以傳真形式發(fā)出”、“此件不登報”等，應居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。
6、主題詞
上行文按照上級機關的要求標注主題詞。“主題詞”三字用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號。詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字，并刊于抄送欄橫線之上。
7、抄送機關
指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。抄送機關在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識"抄送"，后標全角冒號；抄送機關依上級機關、平行機關、下級機關次序排列，抄送機關間用逗號隔開，在最后一個抄送機關后標句號。同一層次的抄送機關依黨、政、軍、群順序排列。人大、政協(xié)、法院、檢察院另起一行列于抄送機關最后。
8、印發(fā)機關和印發(fā)日期
印發(fā)機關指公文的印制主管部門；印發(fā)日期以公文付印的日期為準。印發(fā)機關和印發(fā)日期位于抄送機關之下，占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期用阿拉伯數碼標識。并在印發(fā)機關和印發(fā)日期橫線右下角刊字"共印××份"。
9、頁面設置
頁邊距：上、下為2.5厘米，左、右為2厘米。
10、蓋章
加蓋印章要端正、居中，齊上2/3。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調整行距、字距的措施解決，務使印章與正文同處一面，不要采取標識"此頁無正文"的方法解決。
第3篇 健升房地產公文管理制度
1.收文
a、政府部門及有關單位發(fā)來的公文收到后,均由行政人事部進行分類,掛號文件進行登記編號(格式見附件一),屬于部門、地盤的文件由行政人事部直接送達處理;屬于公司文件,經行政人事部做收文處理(格式見附件二),由行政人事部負責送公司分管領導批閱。
b、根據批閱范圍,由行政人事部有秩序地組織及時送閱處理,并負責催閱、催辦、催傳。
c、發(fā)文要有記錄,文件接收人需在發(fā)文登記表(見附件三)簽名。
d、為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領導和部門經理要及時閱看,閱簽后退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時誤事。
e、各部門對有公司領導指示的公文要及時處理,并將處理結果注于公文簽上。
f、傳閱文件,閱后要簽名并注明閱文日期。
g、公司領導及部門開會帶回之發(fā)公司的公文及有關會議文件一律交行政人事部進行登記、收存。
h、發(fā)公司的重要公文(與公司全局有關的)均應將有關原件送行政人事部,復印一份由部門辦理或留存。
2.發(fā)文
a、凡以公司名義制發(fā)的文件。需請示主管副總經理同意后,由有關部門負責擬稿,草擬文件必須用擬稿紙書寫,文稿形成后,由主管副總經理簽發(fā)。
b、已經主管副總經理簽發(fā)的文件底稿,由行政人事部進行登記,統(tǒng)一編號后打印。
c、以公司名義發(fā)文由行政人事部統(tǒng)一打印、校對,蓋章后發(fā)出。
d、以部門名義發(fā)文,由文件起草部門校對、復印,蓋章后發(fā)出。
3.發(fā)文注意事項
a、以公司名義發(fā)文,要以相應的公司信箋為對外行文的正式公文紙。
b、擬發(fā)傳真,須用公司的傳真紙書寫,按格式填寫有關欄目,書寫力求字跡工整、言簡意明。
c、復印公司內部傳閱文件,使用已復印過的單面紙或進行雙面復印,一般只發(fā)有關部門,節(jié)約開支。
4.公文種類
a、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排。
b、通告:適用于一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。
c、通知:適用于批轉下級單位的公文;轉發(fā)上級和不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達要求下級辦理和有關單位需要或者共同執(zhí)行的事項;員工的職務任免、聘用和會議。
d、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。
e、報告:適用于向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關的詢問。
f、請示:適用于向上級機關請求指示、批準。
g、批復:適用于答復下級單位請求事項。
h、函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務、詢問和答復問題等。
i、會議紀要:適用于記載和傳達會議情況和決定事項。
5.公文格式
公文一般由發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報抄送單位等部分組成。
a、發(fā)文字號,凡以公司名義制發(fā)的公文,其發(fā)文號統(tǒng)一由行政人事部編排。
b、公文秘密等級分為'絕密'、'機密'、'秘密',其中:'絕密'、'機密'公文應標明份數、序號。
c、緊急文件分別標明'特急'、'急件'。
d、公文標題,應準確簡要地概括文件的主要內容,并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。
e、公文如有附件,應當在正文后,成文時間之前注明附件順序和名稱。
f、公文除會議紀要外,應加蓋印章。印章加蓋應騎年壓月。
g、公文的成文時間,經領導人簽發(fā)的日期為準。
h、文字從左至右橫寫、橫排,統(tǒng)一用簡體字,題目用黑體,正文用仿宋體。
i、公文用紙統(tǒng)一采用國際標準a4型(長297mm,寬210mm),左側裝訂。以公司名義發(fā)文,要采用公司信箋,并加蓋印章。
6.行文規(guī)則
a、各單位的行文關系,應根據相互間的隸屬關系和職權范圍確定。
b、向下級的重要行文,應當同時抄送直接上級。
c、'請示'應當一文一事,一般只寫一個主送機關,切勿多頭主送,如需同時送其他機關,應當用抄送形式。
d、'報告'中不得夾帶請示事項。
e、草擬公文做到:
⑴情況確定、觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標點明確、篇幅力求簡短。
⑵人名、地名、數字、引文準確。用公文應先引標題,后引發(fā)文字號,日期應當寫具體的年、月、日。
⑶用詞用字準確、規(guī)范,文內使用簡稱,一般應先用全稱,并注明簡稱。
⑷草擬公文應使用統(tǒng)一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名,草擬、修改和簽批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書寫。
f、公文中的數字,除成文時間、部分結構次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須
使用漢字外,應當使用阿拉伯數碼。
g、屬于部門職權范圍的事項,應當由部門自行發(fā)文;部門的發(fā)文,一般只需抄報主管領導,避免濫送。
7.公文辦理
a、公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括審核、簽發(fā)、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。
b、需要辦理的公文,行政人事部應及時送領導指示或者交有關部門。
c、審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間,其他審批人圈閱,應當視為同意。
d、公文送領導簽發(fā)之前,應由行政人事部進行審核,審核的重點是:是否需要行文,是否符合有關法律、法規(guī),是否與有關部門會簽,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。
e、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全;利用計算機、傳真機等傳秘密公文,必須采用加密裝置,絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
8.公文立卷、歸檔及銷毀
a、公文辦完后,應當根據有關規(guī)定,及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。
b、公文歸檔,應當根據其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個人不得保存應當歸檔的公文。
第4篇 集團公文管理制度
A集團集團公文管理辦法
1.目的
為加強集團公司的公文管理工作，使之制度化和規(guī)范化，同時加快公文流轉，防止公文積壓，提高辦事效率。
3.適用范圍
本制度適用于在集團及各子公司內部流轉的公文。
4.公文定義
本制度所指公文是指集團公司在行使管理職權、處理日常工作時所使用的具有直接效用和規(guī)范體式的公務文書，具有規(guī)范性、政策性、實用性、定向性、時效性的特點。
5.公文作用
公文是保證集團經營管理工作正常進行的重要手段之一，主要用來頒布規(guī)章制度、傳達命令指示、指揮工作、請示問題、報告情況、商洽協(xié)調、記載活動等。
6.公文種類
公司公文一般有請示、報告、指示、命令（令）、批復、通知、決定決議、通報、通告、意見、函、會議紀要等12種形式。
6.1請示：適用于向上級請求指示批準，申請相關事宜。
6.2報告：適用于向上級匯報工作，反映情況。
6.3指示：對下級布置工作，闡明工作的指導原則。
6.4命令（令）：適用于依照法律法規(guī)公布公司規(guī)章制度，實施重大強制性行政措施，相關人事任免和獎懲等。
6.5批復：適用于上級向下級答復請示事項。
6.6通知：適用于傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發(fā)上級、統(tǒng)計和不相隸屬單位的公文。
6.7決定決議：
6.7.1對某些重大問題或者重大行動作出安排，用“決定”；
6.7.2經過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。
6.8通報：適用于表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項。
6.9通告：適用于向各方面公布應當遵守或者周知的事項。
6.10意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
6.11函：適用于平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向主管部門詢問和答復問題。
6.12會議紀要：傳達會議議定事項和主要精舍，要求有關單位和責任人遵守、執(zhí)行。
7.行文關系
公文按照行文關系有上行文、下行文、平行文。
7.1上行文是下級向上級單位或部門的發(fā)文，體現(xiàn)下級接受上級單位或部門的領導，如：請示、報告等。
7.2行文是指上級單位或部門對下級發(fā)文，體現(xiàn)上級單位或部門對下級的領導，如：指示、命令、批復、決定決議、通知等。
7.3下平行文是指相互平行（不相隸屬）的職能部門之間和子公司之間的發(fā)文，體現(xiàn)子公司或部門之間工作上的互相協(xié)商的關系，如：函、會議紀要等。
8.管理權限
8.1集團公司的行政人事部及各子公司行政人事部是公文運轉的主管部門，承擔集團公司及各子公司公文處理方面的職責：
8.1.1制定公司公文處理的具體規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范；
8.1.2負責公司的收文、發(fā)文及公文管理、立卷歸檔等工作；
8.1.3負責公文處理過程中的安全保密工作，開展保密教育和保密檢查；
8.1.4負責對集團公司和各子公司公文運轉質量的指導和培訓，切實提高公司公文運轉的質量。
8.2集團外部來文由集團公司及各子公司行政人事部統(tǒng)一收發(fā)、傳遞、管理、用印、立卷、歸檔和銷毀。通其他各類途徑收到的外部公文，收文者應及時交行政人事部登記處理。集團內部流轉的公文，由各職能條線負責收發(fā)、傳遞、歸檔和銷毀，但需要使用公司公章時，必須經過用印審批流程。
8.3集團各職能部門和各子公司要高度重視公文處理工作。集團各職能部門應將該職能由指定人員負責，各子公司行政人事部也需指定專員負責公文處理。負責公文處理的工作人員應具備良好的政治和業(yè)務素質，掌握有關的專業(yè)知識和操作技能，自覺保守公司機密。
9、行文規(guī)則
9.1行文應當確有必要，注重效用。凡是能通過當面協(xié)商就能解決的事項,不要行文。
9.2以集團名義對外正式行文,由集團行政人事部負責審核、印制并呈送集團領導簽發(fā)。
9.3行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。如遇特殊情況，必須越級請示、報告時，應當同時抄送被越過的上級單位。
9.4請示應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其它單位的，應當用抄送形式，9.5不相隸屬單位之間一般以函的形式商洽工作，對不相隸屬單位發(fā)送的公文，不得有指示性、規(guī)定性的文字內容。
11.公文處理程序
公文處理程序按照工作步驟，可分為收文處理和發(fā)文處理。
11.1收文辦理
11.1.1收文處理程序包括簽收、登記、擬辦、承辦、傳閱、催辦等程序。
11.1.2集團各級來文均由集團行政人事部統(tǒng)一簽收，對文件進行拆封、登記、分發(fā)。為規(guī)范公文運轉程序，加強檔案管理，便于今后文件查閱，集團本部各部門收到的各類公文需要以集團名義作出答復或交辦的，應及時轉送集團行政人事部。
各子公司由本單位行政人事部收文辦理，涉及重大事項或與集團公司有直接關系的文件須盡快報送集團行政人事部。
11.1.3行政人事部收到公文后，要根據公文內容和部門職責范圍及時提出擬辦意見，按程序送公司領導批示或交有關部門辦理（見式樣7）。
11.1.4公文中需辦理的事項，承辦部門應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬本部門職責范圍或者不適宜由本部門辦理的，應當迅速退回行政人事部并說明理由。
11.1.5送領導批示或者交有關部門辦理的公文，行政人事部要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
11.1.6簽報公文如有以下情況，行政人事部可退回呈報單位或部門
（1）內容不符合國家法律、法規(guī)，不符合黨和政府的方針、政策；
（2）無特殊理由越級上報；
（3）所涉事項屬來文單位職權范圍應自行解決的；
（4）一文多事，多頭呈報，文種亂用、漏蓋公章等明顯不符合規(guī)范的。
行政人事部處理退文時，應向來文單位或部門說明退文理由，對于不符合規(guī)范但十分緊急的請示事項，可財務邊受理邊補辦手續(xù)的辦法。
11.1.7集團行政人事部在接到來文后，應在一個工作日內給予擬辦意見。需要會簽的單位應在接文后兩個工作日內給予意見，需要承辦單位應在接文后兩個工作日內給予回復。急件應按照行政人事部的要求在規(guī)定時間內給予答復。
11.1.8如承辦單位在規(guī)定的時間內無法完成文件規(guī)定的相應任務，應及時向行政人事部說明原因并經協(xié)商后共同擬定新的完成時間。
11.1.9公司的對外收文或內部收文的辦理均按照上述規(guī)定進行。
11.2發(fā)文辦理
11.2.1發(fā)文辦理包括擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、復核、用印、分發(fā)等程序。
11.2.2發(fā)文分為對外發(fā)文與內部發(fā)文。
11.2.3對外發(fā)文:對政府機關或相關單位的正式發(fā)文,由集團行政人事部或各子公司行政人事部統(tǒng)一印發(fā)。
11.2.4集團本部職能部門或各子公司就職責范圍內的發(fā)文，且行文對象非政府機關，可以對相關單位直接行文；如涉及重要事項如出臺規(guī)章制度類文件或需要在全集團范圍內實施的發(fā)文須經集團公司分管領導審核后，由集團行政人事部統(tǒng)一印發(fā)，辦法和實施細則類發(fā)文則不需要經過集團行政人事部。
11.2.5內部發(fā)文:
（1）以集團名義對各職能部門、各子公司的行文，應由集團行政人事部擬文，由集團行政人事部負責人審核后，報分管領導、總裁（常務副總裁）、董事長按照分管權限審核會簽后，由集團行政人事部用印發(fā)文。
（2）集團公司各職能部門對各子公司對口部門行文，部門擬文后需由分管領導審核，然后加蓋本部門印章（如有）后發(fā)文，同時應抄送集團公司分管領導。
11.2.6起草公文應做到：
（1）符合國家政策、法律、法規(guī)，完整準確地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖，措施和辦法具有可操作性；
（2）情況屬實，觀點明確，表達準確，文字精練規(guī)范，篇幅簡短；
（3）涉及到單位或機構名稱一般先用全稱，加以說明后再用規(guī)范化簡稱，使用簡稱應前后一致。
（4）根據公文內容和行文規(guī)則，準確適用公文文種。
（5）公文內容結構層次的次序，第一層為“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1”，第四層用“（1）”。
11.2.7審核：公文送分管領導簽發(fā)前，應由相關責任人進行審核，審核重點是：
（1）是否確應行文；
（2）內容是否合法合情合理,措施與辦法是否可行,決定事項事都符合職權范圍；
（3）涉及相關部門或公司的事項是否經過協(xié)商、會簽并取得一致意見；
（4）文種使用是否恰當，公文格式是否規(guī)范；
（5）公文層次是否清楚、結構是否合理、文意是否周全、表達是否簡潔、語句是否通順；
（6）報批程序和行文規(guī)則是否符合規(guī)定。
領導審簽公文后，應明確簽署意見、日期。若圈閱，則視為同意。若簽發(fā)，應在文件原件上用手寫體簽上自己的名字。
11.2.8發(fā)文用?。侯I導簽發(fā)后的公文，由行政人事部復核無誤后用印。發(fā)文用印由集團行政人事部統(tǒng)一負責管理。對不符合要求的公文，一律不得用印。
11.2.9公文的分發(fā)和發(fā)布：審批流程完結后，由集團行政人事部統(tǒng)一分發(fā)和發(fā)布。分發(fā)方式為：傳真和發(fā)郵件至主送單位相關人員，發(fā)文如需掛網，擬稿單位或部門應到集團行政人事部辦理“內網信息發(fā)布登記”手續(xù)（見式樣9）后，在集團集團OA系統(tǒng)上掛網。
11.2.10文件發(fā)出后，由集團行政人事部檔案專員將原文、附件及有關材料整理、歸檔。
11.2.11各子公司內部發(fā)文可參考本辦法進行規(guī)定。
12．公文立卷、歸檔和銷毀
12.1為確保檔案資料的齊全、完整，應將處理完畢的公文（包括公文定稿、正本和有關材料）及時收集、整理、分類、立卷。
12.2公文立卷，應當根據其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理，有利于保管和利用。
12.3案卷應定期向檔案室移交，個人不得保存應當歸檔的公文。
12.4沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
13.附則
13.1本制度由集團行政人事部負責解釋。
13.2本制度自發(fā)布之日起施行，試行期滿未另行變更的，則自動轉為正式制度。
13.3本制度附件。
附件1.公文格式規(guī)范要求
集團公文格式分為兩種，紅頭公文和一般公文。
1.紅頭公文（見式樣1）
1.1適用情況：
（1）集團本部向上級政府部門、有合同合作關系的單位的正式行文。
（2）集團向各職能部門、各子公司的正式下行文，包括人事任免、獎懲，重要通知、通告、決定、決議等。
1.2組成部分
本格式將公文劃分為眉首、主體、版記三大組成部分。公文首頁紅色線以上部分統(tǒng)稱眉首；紅色線以下至主題詞（不含）的部分統(tǒng)稱主體；主題詞以下部分統(tǒng)稱版記。
1.3眉首
眉首由集團全稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人組成。
（1）集團全稱：即“上海A集團控股（集團）有限公司文件”，套紅居中印在公文首頁上部，字體為一號黑體字。
（2）發(fā)文字號：即“A集團控字+發(fā)文年份+發(fā)文序號”，發(fā)文序號用（）括起，從001號起編。在第二行居中排布，字體為四號黑體字。
（3）簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號右側，用冒號標注簽發(fā)人姓名，字體為四號黑體字。
1.4主體
主體由標題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位、成文日期、印章、附件等部分組成。除標題用小2號宋體字外，其余內容均用4號宋體字。
（1）標題：在紅色線下空2行，可分1行或多行，居中排布，回行時要保證詞意完整，排列對稱美觀。標題的內容一般由發(fā)文單位或規(guī)范化建成、公文主題和文種三個要素組成。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號及并列的幾個單位或部門之間加頓號外，一般不用標點符號。
（2）主送單位：是指行文的對象，是要求主板和答復的單位或部門，亦即負有對文件內容進行掌握、答復或貫徹執(zhí)行責任的受文單位或部門。主送單位必須是以單位作為收件人標注，而不得以個人標注。因告知集團全體員工的“人事任免”可以不寫主送單位。在標題下空1行，左側頂格標注，主送單位名稱后標全符冒號。
（3）正文用來表述公文的內容，準確反映行文的目的。在主送單位名稱之下一行，左空2字開始，回行頂格。以下每起一個自然段均空2字。每行28個漢字，行距1.5倍，頁碼編在每頁末行居中。
（4）附件：公文如有附件，應在正文之后，發(fā)文機關之上，注明附件的名稱和順序。最后另起一段標識“附件+附件序號+:+附件名稱“，附件名稱后不加標點符號。
（5）發(fā)文單位或部門署名應用全稱，為于正文右下方。聯(lián)合行文時，各單位名稱應平行排列，主辦單位排在第一位。
（6）成文日期：也叫發(fā)文日期，即發(fā)文的年、月、日，在發(fā)文單位下面，一般以簽發(fā)的具體時間為準，會議通過文件，以會議通過時間為準。一般性公文材料，如涉及具體事項的通知、公告、函等的發(fā)文日期，常常用它的印發(fā)時間。日期需用漢字書寫，“0”寫為“零”，成文日期位置應靠右邊距。
（7）用?。汗脑灞仨毥涍^簽發(fā)領導核簽后才可以蓋章，集團公司的公章用印核簽人為總裁、常務副總裁，子公司公章的核簽人為子公司負責人。用印應當端正、清晰，上不壓正文，下壓成文日期。用印頁如無正文，應當在頁首用圓括號標明“此頁無正文”字樣。
（8）附件。公文附件應與正文一起裝訂，并在附件的左上角第1行頂格標識“附件”二字并加全符冒號，如有序號在序號后加全符冒號。附件的序號和名稱應與“附件說明”中的附件序號、名稱保持一致。
1.5版記
版記由主題詞、抄報單位、抄報人、擬文單位等部分組成。一般情況下，集團“紅頭”公文不用版記，除非有特殊情況，才標注“版記”。
2.一般公文
2.1一般公文種類：可以是集團發(fā)文、集團行政人事部發(fā)文、也可以是子公司發(fā)文，包括通知、通告、請示、信函、會議紀要等。一般公文的主要特點是不標注發(fā)文字號，屬于常規(guī)性公文。
2.2通知、通告：集團內部通知、通告公文格式見式樣2。
通知、通告由標題、版記、主體三大組成部分。
（1）標題用3號黑體字，可分1行或多行，居中排布。一般通知通告標題為“關于××××的通知”。
（2）版記由擬稿人、擬稿單位、擬稿部門、收件人、發(fā)件人、公司、日期、抄送、總頁數、咨詢電話、附件、保密等級、簽發(fā)人以及具體要求。其中，收件人、發(fā)件人都以單位部門標注，不得標注個人作為收件人、發(fā)件人。保密等級分為：“絕密、機密、秘密、一般”四種情況。根據相應項目填寫。
（3）主體格式與集團紅頭公文主體格式同等要求，不再概述。
2.3請示。集團請示分為請示（申請）、報告，見式樣3。
請示單位部門根據請示單相應欄目要求填寫，請示內容可以另外附頁。
2.4工作協(xié)調單，見式樣4用于集團職能部門之間、子公司之間因工作安排上需要相互協(xié)調、相互支持的行文，具體內容根據表單格式填寫。
2.5信函格式，見式樣5公文標題為集團全稱加“函”字，居中排布。信函字體為宋體，標題為小2號，正文內容為4號宋體。
2.6會議紀要格式，見式樣6（1）標題由會議名稱加“會議紀要”組成，用3號黑體字，居中排布。
（2）標題之后為會議紀要要項，按照要求有以下要項：會議名稱、會議時間、會議地點、出席人員（遲到人員、缺席人員）、會議主持、會議記錄等。
（3）會議紀要正文每一段發(fā)言內容必須寫明發(fā)言部門、發(fā)言人、發(fā)言時間，用小4號宋體加粗，會議紀要具體內容用小4號宋體字。
3.公文文字版面從左至右橫排，一般采用國際標準A4型。
附件2:A集團集團公文式樣
式樣1：紅頭公文格式；
式樣2：通知通告格式；
式樣3：請示（申請）報告格式；
式樣4：工作請示單格式；
式樣5：信函格式；
式樣6：會議紀要格式；
式樣7：文件呈報表格式；
式樣8：制度（發(fā)文）審批單格式。
第5篇 4.公文發(fā)行管理制度
天津市瑞恒茂科技發(fā)展有限公司
tianjin redsun science and technology development co., ltd.行政管理手冊
- 83 - 公司公文發(fā)行制度
一.目的
為規(guī)范集團、分子公司和各部門公文管理的級次、公文編號及發(fā)行程序，使公文制定標準化、統(tǒng)一化、規(guī)范化，特制定本制度。
二.適用范圍
瑞恒茂集團、各分子公司及各部門。
三.公文分類及管理
1.公文釋義：是指除“iso 、qhse 、t/s ”等外部評審性公文以外的集團內部涉及各中心之間和部門之間就“制度、程序、標準、指導、指引、公示、意見、說明”等特性的公文。
2.公司的公文分類：
2.1制度類公文：由集團、分子公司、部門制定并頒布的就“管理要求、管理流程”等方面的“決議性質、制度性質”的公文；該性質公文均標以“決議”、“制度”、“程序”、“規(guī)定”、“指引”的后綴字樣。
2.2公示類公文：由集團、分子公司、部門制定并頒布的就“公示”、“通知”、“意見”等方面的“公示性質”的公文；該類公文均標以“公示”、“通知”、“通告”、“辦法”、“說明”、“補充說明”、“意見”、“處理意見”等的后綴字樣。
3.公文管理級次及適用范圍：公司的公文分為三個級次，一級公文由集團制定頒發(fā)，適用于集團所有中心及各分公司所有部門；二級公文由分子公司制定頒發(fā)，適用于各分子公司各部門；三級公文由各部門制定并頒發(fā)，僅適用于各部門內部。
天津市瑞恒茂科技發(fā)展有限公司
tianjin redsun science and technology development co., ltd.行政管理手冊
- 84 - 4.部門以下的機構不得制定和頒發(fā)公文。
5.公文編號規(guī)則：公司名稱+中心/部門編碼+年份+三位流水號（公司名稱、中心/部門編碼見附件一）
6.公文格式：
6.1公文格式：全部為宋體字樣，標題為三號，正文為四號，行間距為1.5倍行距，頁邊距為上下2.5cm ，左右3cm ；手冊類公文需添加目錄與頁碼。
6.2一級標題為“一”，二級標題為“1.”，三級標題為“1.1”，四級標題為“1.1.1”
6.2附件樣式:可以是word 公文、excel 公文、ppt 公文格式形式。
四.公文的發(fā)布流程
1.制度性文件，本著公司與員工共贏的角度，由公司總裁辦/總經辦對現(xiàn)有情況進行了解和核實后，根據公司發(fā)展及行政需要，編訂制度初稿。涉及相關部門的須由邀約部門領導進行共同探討，進行修訂。
2.修訂稿經由各中心領導、部門領導會簽后正式發(fā)行。
3.發(fā)行公文需進行員工制度培訓或閱讀，培訓、閱讀都需留有記錄，以確保通知到每一位員工。
五.公文的管理
1.公文發(fā)行： 公文編碼制定與發(fā)放、組織審核、發(fā)行、公示、保管：集團執(zhí)行部門是總裁辦；分子公司執(zhí)行部門是行政/辦公室；部門執(zhí)行人是本部門行政人員。
2.公文公示：
天津市瑞恒茂科技發(fā)展有限公司
tianjin redsun science and technology development co., ltd.行政管理手冊
- 85 - 2.1公文公示時間：制度類公文公示周期為七個工作日；公示類公文公示周期為三個工作日。
2.2公文公示的途徑：一、二級公文須公示于公司公示欄及每位員工郵箱，確保通知到位；三級公文紙質復印版公示于本部門公示欄。
3.公文保管：公文保管紙質版與電子版（電子版公文名稱：填寫公文編號+版本，word 和pdf 版）；
4.公文備案：一級公文由總裁辦保管備案原件；二級公文每月度提交總裁辦備案復印件；
5.公文抄送：會簽完畢公文由總裁辦/總經辦進行抄送相關部門。
6.公文更新：已發(fā)行公文如需更新，按照公文發(fā)行流程進行重新發(fā)行，同時注明廢止的原公文編號（填寫公文變更記錄表）。
6.1公文更新標識加注規(guī)則：在公文發(fā)行時注明修改版本（從1.0開始）。
6.2公文更新需向執(zhí)行部門提出申請，審批后方可重新發(fā)行；如遇年末，公文可集中進行更新。
7.臨時事項：如遇任命、人事調動、處分、獎勵、節(jié)假日調休等臨時情況，由人資部負責草擬公文，按照人力資源中心發(fā)行流程執(zhí)行，會簽后交總裁辦備案原件一份。
8.二級、三級公文發(fā)行內容的范圍不能與一級公文沖突與超越。
五.附則
1.本制度解釋權歸集團總務部。
2.本制度自下發(fā)之日起開始執(zhí)行，原制度同時廢止。
天津市瑞恒茂科技發(fā)展有限公司
tianjin redsun science and technology development co., ltd.行政管理手冊
- 86 -
附件：公文編碼清單
