4.公文發(fā)行管理制度
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- 83 - 公司公文發(fā)行制度
一.目的
為規(guī)范集團(tuán)、分子公司和各部門公文管理的級(jí)次、公文編號(hào)及發(fā)行程序，使公文制定標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、規(guī)范化，特制定本制度。
二.適用范圍
瑞恒茂集團(tuán)、各分子公司及各部門。
三.公文分類及管理
1.公文釋義：是指除“iso 、qhse 、t/s ”等外部評(píng)審性公文以外的集團(tuán)內(nèi)部涉及各中心之間和部門之間就“制度、程序、標(biāo)準(zhǔn)、指導(dǎo)、指引、公示、意見、說(shuō)明”等特性的公文。
2.公司的公文分類：
2.1制度類公文：由集團(tuán)、分子公司、部門制定并頒布的就“管理要求、管理流程”等方面的“決議性質(zhì)、制度性質(zhì)”的公文；該性質(zhì)公文均標(biāo)以“決議”、“制度”、“程序”、“規(guī)定”、“指引”的后綴字樣。
2.2公示類公文：由集團(tuán)、分子公司、部門制定并頒布的就“公示”、“通知”、“意見”等方面的“公示性質(zhì)”的公文；該類公文均標(biāo)以“公示”、“通知”、“通告”、“辦法”、“說(shuō)明”、“補(bǔ)充說(shuō)明”、“意見”、“處理意見”等的后綴字樣。
3.公文管理級(jí)次及適用范圍：公司的公文分為三個(gè)級(jí)次，一級(jí)公文由集團(tuán)制定頒發(fā)，適用于集團(tuán)所有中心及各分公司所有部門；二級(jí)公文由分子公司制定頒發(fā)，適用于各分子公司各部門；三級(jí)公文由各部門制定并頒發(fā)，僅適用于各部門內(nèi)部。
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- 84 - 4.部門以下的機(jī)構(gòu)不得制定和頒發(fā)公文。
5.公文編號(hào)規(guī)則：公司名稱+中心/部門編碼+年份+三位流水號(hào)（公司名稱、中心/部門編碼見附件一）
6.公文格式：
6.1公文格式：全部為宋體字樣，標(biāo)題為三號(hào)，正文為四號(hào)，行間距為1.5倍行距，頁(yè)邊距為上下2.5cm ，左右3cm ；手冊(cè)類公文需添加目錄與頁(yè)碼。
6.2一級(jí)標(biāo)題為“一”，二級(jí)標(biāo)題為“1.”，三級(jí)標(biāo)題為“1.1”，四級(jí)標(biāo)題為“1.1.1”
6.2附件樣式:可以是word 公文、excel 公文、ppt 公文格式形式。
四.公文的發(fā)布流程
1.制度性文件，本著公司與員工共贏的角度，由公司總裁辦/總經(jīng)辦對(duì)現(xiàn)有情況進(jìn)行了解和核實(shí)后，根據(jù)公司發(fā)展及行政需要，編訂制度初稿。涉及相關(guān)部門的須由邀約部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行共同探討，進(jìn)行修訂。
2.修訂稿經(jīng)由各中心領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽后正式發(fā)行。
3.發(fā)行公文需進(jìn)行員工制度培訓(xùn)或閱讀，培訓(xùn)、閱讀都需留有記錄，以確保通知到每一位員工。
五.公文的管理
1.公文發(fā)行： 公文編碼制定與發(fā)放、組織審核、發(fā)行、公示、保管：集團(tuán)執(zhí)行部門是總裁辦；分子公司執(zhí)行部門是行政/辦公室；部門執(zhí)行人是本部門行政人員。
2.公文公示：
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- 85 - 2.1公文公示時(shí)間：制度類公文公示周期為七個(gè)工作日；公示類公文公示周期為三個(gè)工作日。
2.2公文公示的途徑：一、二級(jí)公文須公示于公司公示欄及每位員工郵箱，確保通知到位；三級(jí)公文紙質(zhì)復(fù)印版公示于本部門公示欄。
3.公文保管：公文保管紙質(zhì)版與電子版（電子版公文名稱：填寫公文編號(hào)+版本，word 和pdf 版）；
4.公文備案：一級(jí)公文由總裁辦保管備案原件；二級(jí)公文每月度提交總裁辦備案復(fù)印件；
5.公文抄送：會(huì)簽完畢公文由總裁辦/總經(jīng)辦進(jìn)行抄送相關(guān)部門。
6.公文更新：已發(fā)行公文如需更新，按照公文發(fā)行流程進(jìn)行重新發(fā)行，同時(shí)注明廢止的原公文編號(hào)（填寫公文變更記錄表）。
6.1公文更新標(biāo)識(shí)加注規(guī)則：在公文發(fā)行時(shí)注明修改版本（從1.0開始）。
6.2公文更新需向執(zhí)行部門提出申請(qǐng)，審批后方可重新發(fā)行；如遇年末，公文可集中進(jìn)行更新。
7.臨時(shí)事項(xiàng)：如遇任命、人事調(diào)動(dòng)、處分、獎(jiǎng)勵(lì)、節(jié)假日調(diào)休等臨時(shí)情況，由人資部負(fù)責(zé)草擬公文，按照人力資源中心發(fā)行流程執(zhí)行，會(huì)簽后交總裁辦備案原件一份。
8.二級(jí)、三級(jí)公文發(fā)行內(nèi)容的范圍不能與一級(jí)公文沖突與超越。
五.附則
1.本制度解釋權(quán)歸集團(tuán)總務(wù)部。
2.本制度自下發(fā)之日起開始執(zhí)行，原制度同時(shí)廢止。
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附件：公文編碼清單
