酒店檔案管理?xiàng)l例6
酒店檔案管理?xiàng)l例(六)
1、為加強(qiáng)酒店檔案管理和收集、整理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,特制定本條例。
2、總經(jīng)理室主管酒店檔案工作,對(duì)酒店檔案實(shí)行統(tǒng)籌管理,組織協(xié)調(diào),統(tǒng)一高度,監(jiān)督指導(dǎo),并對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。
3、酒店檔案各部室及個(gè)人從事酒店公務(wù)活動(dòng)直接形成的,對(duì)酒店有保存價(jià)值的各種文字、圖象、聲像等不同形式的歷史記錄。
4、酒店各部室和全體員工均有保存檔案的義務(wù),各部室須指定專人保管本部室的檔案,檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守并具備專業(yè)知識(shí)。
5、各部室應(yīng)按照酒店文書檔案、管轄和保管期限表中的有關(guān)規(guī)定,收集、整理、保管歸屬本部門管理的檔案,并向有管轄權(quán)的部室轉(zhuǎn)交有關(guān)資料。有關(guān)組織和個(gè)人因工作需要須查閱各類檔案時(shí),各部門應(yīng)提供方便并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
6、任何個(gè)人都不得將屬于酒店所有的檔案據(jù)為已有或者拒絕歸檔,對(duì)有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,將給予必要的處罰、處分,并根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量,責(zé)令賠償損失。
a、損毀,丟失或者擅自銷毀部室應(yīng)保存的檔案,
b、將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為已有,拒絕向組織和檔案工作人員轉(zhuǎn)交。
c、擅自 提供 、抄錄、公布屬于酒店檔案以及應(yīng)當(dāng)保密的檔案。
d、涂改,偽造檔案。
e、玩忽職守,造成檔案損失 。
7、在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)顯著的單位或個(gè)人,由酒店保密委員會(huì)和總經(jīng)理室給予獎(jiǎng)勵(lì)。
8、本條例由總經(jīng)理室負(fù)責(zé)解釋 。
附:酒店文書立卷歸檔的幾點(diǎn)說明
1、會(huì)議及酒店、部門召開的專業(yè)會(huì)、研討會(huì),單獨(dú)立卷歸檔。其內(nèi)容包括:會(huì)議的籌備、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議文件資料、參加人員、領(lǐng)導(dǎo)人員講話、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)等。
2、各部的專題報(bào)告、集體和個(gè)人的調(diào)研資料亦須歸檔。
3、各種基建施工圖紙?jiān)诠こ探Y(jié)束后應(yīng)專門立卷歸檔。
4、以酒店名義的發(fā)文,包括與有關(guān)部門的聯(lián)合發(fā)文,由主管部門或會(huì)簽部門歸檔。
5、上級(jí)單位、各地方旅游部門發(fā)給酒店的文件,由有相關(guān)的業(yè)務(wù)部門歸檔。綜合性的總結(jié)、計(jì)劃,由總經(jīng)理室歸檔。
6、關(guān)于原稿,如有修改,以領(lǐng)導(dǎo)最后批簽字稿歸檔。
7、重要的照片和底版、錄音帶、題字、題詞等,亦應(yīng)立卷歸檔。
8、立卷歸檔的資料每卷不超過150面,超過者可立分卷。
