物業(yè)合同管理工作程序
物業(yè)管理有限公司程序文件
--合同管理程序
1.目的
為合同的訂立、履行、保管提供指引,降低法律風險,規(guī)范公司及各部門的合同管理。
2.范圍
適用于公司或公司某部門作為一方當事人的所有合同和合同管理的各個階段。
3.職責
3.1總經(jīng)理辦公室是公司的合同管理部門。
3.2以公司名義簽訂的合同由總經(jīng)理辦公室負責管理。
3.3以部門名義簽訂的合同由本部門負責管理。
4.方法和過程控制
4.1合同的訂立
4.1.1合同的訂立應遵循以下原則:
4.1.1.1事前簽訂原則
所有合同或協(xié)議應在依照本程序完成訂立、審核、簽署、生效后才予以履行,不應未簽合同即先行履行。
4.1.1.2合同審核原則
所有合同或協(xié)議需依照本程序相關(guān)條款所規(guī)定的程序報批,不得在合同內(nèi)容未經(jīng)審核的情況下即擅自簽訂或者直接報簽。采用合同標準文本或者政府有關(guān)部門制定的合同文本,且合同當事人對合同條款沒有提出增加或者刪減的合同,可作為本原則的例外。增加補充條款的,視為對合同條款的增加或者刪減。
4.1.2合同內(nèi)容
4.1.2.1合同內(nèi)容一般應包括但不限于以下條款:
a.當事人的名稱或者姓名、住所、電話;
b.標的;
c.數(shù)量;
d.質(zhì)量;
e.價款或者報酬;
f.履行期限、地點和方式:買賣合同以及其他涉及標的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)的合同,應以公司或項目所在地為合同履行地;在公司為付款方時,應將付款時間與對方當事人履行義務的時間相結(jié)合,若對方履行義務時間較長,應盡量選擇分期付款的方式。采購、工程、勞務類合同合同期不得超過1年,以利于定期對其進行評估。
g.違約責任:包括構(gòu)成違約的條件、不構(gòu)成違約的除外條件、承擔違約責任的方式等;
h.解決爭議的方法。
4.1.2.2根據(jù)合同性質(zhì)與客觀需要,合同內(nèi)容還可以有保修、保密、驗收、風險、權(quán)利歸屬等條款:
a.工程合同、買賣合同等,在公司為付款方時,應有保修條款;
b.涉及知識產(chǎn)權(quán)(包括商業(yè)秘密)的合同,應有保密條款和權(quán)利歸屬的條款;
c.涉及標的轉(zhuǎn)讓(所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓)或成果移交的合同,應有驗收條款和風險承擔或轉(zhuǎn)移條款。
4.1.2.3合同內(nèi)容應具體、確定,能明確界定各方當事人的權(quán)利、義務;客觀情況在簽約時確實無法明確規(guī)定的,應規(guī)定能明確權(quán)利、義務的依據(jù)。
4.1.3合同的草擬
4.1.3.1合同由經(jīng)辦人員負責草擬,公司已制訂并實施合同標準文本的,應采用標準文本。
4.1.3.2采用合同標準文本的,經(jīng)雙方協(xié)商,可以對標準條款進行修改,也可增加補充條款,但必須履行合同報批手續(xù)。
4.1.3.3政府有關(guān)部門有強制性規(guī)定的,可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同標準文本的業(yè)務,應參照以往的合同或最相類似的合同標準文本或合同示范文本另行擬定合同。
4.1.4合同的報批
4.1.4.1合同報批前,經(jīng)辦部門須對對方的主體資格、履約能力、資信情況、恪守合同的信譽狀況及背景等進行審查,并保存加蓋公章的營業(yè)執(zhí)照復印件和相關(guān)資格證明。
4.1.4.2經(jīng)辦人員應將草擬好的合同分別報部門經(jīng)理及公司相關(guān)部門審批,各審批部門應在各自職權(quán)范圍內(nèi)對合同提出書面修改意見,經(jīng)辦人員根據(jù)修改意見整理出最終的合同文本。
4.1.4.3不同性質(zhì)、類別和內(nèi)容的合同,審批程序可以有差異,但在合同范本有修改的情況下或公司沒有形成范本的、涉及總金額在5000元以上的合同,
必須經(jīng)過法律人員審核。并且將法律人員審核過的合同作為同類合同的范本,由總經(jīng)理辦公室存入'合同范本庫'。所有涉及款項收付的合同均須有財務人員審核。
4.1.4.4各管理處可以根據(jù)實際需要,對b類合同的范本動議更改,填寫《文件更改申請表》由部門經(jīng)理簽署意見后報品質(zhì)部和法律人員審核,總經(jīng)理辦公室審批并備案。然后由申請部門在本部門范圍內(nèi)使用。
4.1.5合同的簽署
4.1.5.1 物業(yè)委托管理合同、公司與其它方簽訂的保險及法律合同、公司統(tǒng)一結(jié)算的a類物資及其它采購合同、電梯維護保養(yǎng)合同、小區(qū)改造施工合同、出租公司的物業(yè)或公司租賃其它物業(yè)的租賃合同、新管理處成立前管理處有關(guān)業(yè)務合同及其它由公司職能部門經(jīng)手簽訂的合同,均以公司名義簽訂,加蓋公司印章。其他合同以業(yè)務部門名義簽訂,加蓋業(yè)務部門公章。
4.1.5.2對于以公司名義簽定,對方須由法人代表或經(jīng)法人書面授權(quán)的業(yè)務負責人親自簽約,法人授權(quán)書須與合同一同由總經(jīng)理辦公室保存。
4.1.5.3各審核部門在合同審批表上均簽字同意后,經(jīng)辦人員負責辦理合同簽章手續(xù)。合同規(guī)定由雙方代表簽字并蓋章生效的,應先由公司代表(法定代表人或者法定代表人委托的代理人)簽字,然后報公司總經(jīng)理辦公室蓋章,未明確加蓋公章的,應盡量蓋合同專用章。
4.1.5.4公司合同專用章由公司總經(jīng)理辦公室主任負責保管,除非公司法定代表人或者總經(jīng)理簽字同意,否則不得向任何人出借。合同內(nèi)容在一頁以上的,應在每頁加蓋騎縫章。條件允許的,每件合同應保證公司擁有兩份原件。
4.1.5.5部門對外簽訂合同必須由部門經(jīng)理簽約,如經(jīng)理出差、假休原因應委托分管總經(jīng)理助理簽約,不允許向下授權(quán)。
4.1.5.6體系文件中格式化協(xié)議或合同、顧客委托租賃協(xié)議,可以長期授權(quán)形式(書面授權(quán)書)指定專人負責簽約。
4.1.5.7合同一般應由雙方同時簽字蓋章;不能同時簽字蓋章的,應避免我方先行簽字蓋章;對方簽字蓋章應在我方報批審核程序結(jié)束之后進行。
4.2合同的履行
4.2.1合同訂立之后,經(jīng)辦部門與經(jīng)辦人員負責對合同的履行進行跟蹤;財務部負責對合同的收、付款內(nèi)容進行監(jiān)督;公司其他相關(guān)部門應對合同的履行給予必要的協(xié)助。
4.2.2經(jīng)辦人員應密切關(guān)注合同的履行情況,按照合同規(guī)定及時行使我方的權(quán)利,全面履行我方的義務,特別是對應收、應付款須及時報批結(jié)算,不得擅自延期履行。
4.2.3合同訂立后,因客觀條件發(fā)生變化需變更合同內(nèi)容,或者對方提出變更要求的,經(jīng)辦人員應及時向部門經(jīng)理請示,依照合同訂立的有關(guān)程序辦理報批,另行簽
訂合同或補充合同。
4.2.4合同訂立后,對方當事人提出把合同的全部或者部分義務轉(zhuǎn)讓給第三人的,或者我方需要將合同的全部或者部分權(quán)利、義務轉(zhuǎn)讓給他人的,需由經(jīng)辦人員按照合同訂立的有關(guān)程序辦理報批,另行簽訂合同或補充合同。
4.2.5在合同當事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時,或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭議時,經(jīng)辦人員須及時向部門經(jīng)理報告并知會公司相關(guān)部門,由公司相關(guān)部門協(xié)商并請示公司領(lǐng)導決定依法采取何種措施。
4.2.6合同的解除
4.2.6.1合同當事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化(如不可抗力)需要解除合同的,參照合同訂立的有關(guān)程序辦理審批手續(xù),合同當事雙方須就合同解除另行簽訂合同或補充合同。4.2.6.2合同一方當事人提出合同約定的解除合同條件成就,據(jù)此要求或通知或以其他方式解除合同的,經(jīng)辦人員應立即報部門經(jīng)理并知會公司相關(guān)部門,以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。
4.3合同的保管
4.3.1合同保管應遵循下列原則
4.3.1.1及時歸檔原則;
4.3.1.2完整保存原件原則;
4.3.1.4便于查找原則。
4.3.2合同保管的范圍應包括但不限于以下內(nèi)容:
4.3.2.1合同(包括附件);
4.3.2.2合同評審的相關(guān)記錄;
4.3.2.3合同訂立與履行過程中的所有書面材料。
4.3.3合同保管部門
4.3.3.1公司業(yè)務部門在職權(quán)范圍內(nèi),對以本部門名義簽訂的合同原件進行保管。
4.3.3.2公司總經(jīng)理辦公室負責以公司名義簽訂的合同的保管工作。因履行合同進行款項結(jié)算而發(fā)生的單據(jù)由公司財務部負責保管。
4.3.3.3公司各業(yè)務部門以本公司名義對外簽訂合同時應當一式兩份(含一式兩份)以上,公司總經(jīng)理辦公室備份一份合同原件,業(yè)務部門保留一份影印件存檔,其他由合同其他當事人和政府部門持有(具體份數(shù)根據(jù)合同當事人和需要報批部門數(shù)目確定)。
4.3.3.4財務部可保存有付款內(nèi)容的合同影印件;其它部門因業(yè)務需要,可經(jīng)公司總經(jīng)理辦公室主任批準保存有關(guān)合同復印件。
4.3.4合同的歸檔
4.3.4.1經(jīng)辦人員對合同履行過程中的各種材料,除款項結(jié)算與收、付款等原因而必須提交合同其他當事人或者公司其他部門的材料外,所有材料應在合同履行過程中作為合同附件及時妥善歸檔;并在發(fā)生糾紛需要法律人員協(xié)助解決時,按要求將有關(guān)材料提交公司總經(jīng)理辦公室。
4.3.4.2與履行合同有關(guān)的材料必須提交給其他當事人且公司沒有備份的,經(jīng)辦人員應保留影印件并按4.3.4.1的規(guī)定處理。
4.3.4.3各部門合同管理員負責保管應由本部門保存的所有合同,并依照《合同登記表》進行分類、編號、登記、存檔,保證存檔的合同內(nèi)容完整,便于管理。
4.3.4.4所有合同均應永久保存。
4.3.5合同的使用登記
4.3.5.1合同在歸檔之后,公司各部門調(diào)閱、復印合同須向總經(jīng)理辦公室申請,并在《借閱登記表》中進行登記。;絕密級合同的調(diào)閱,須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任與調(diào)閱者所在部門經(jīng)理簽字批準。
4.3.5.2歸還被調(diào)閱的合同時,合同管理員應當場檢查合同是否有損壞、涂改或缺失,并予登記,由調(diào)閱者簽字確認;如合同有被損壞、涂改或缺失的情況,合同管理員應及時登記并向總經(jīng)理辦公室主任及調(diào)閱者所在部門經(jīng)理做出書面匯報。
4.3.6合同的保管形式
4.3.6.1合同檔案保存形式為文本原件。
4.3.6.2為研究和借鑒需要,絕密級以外的合同可在保存文本原件的同時,由總經(jīng)理辦公室負責以電子文檔形式存放,并設(shè)定訪問權(quán)限。
4.3.7合同的保密
4.3.7.1各部門應根據(jù)合同的重要性,將不同性質(zhì)和內(nèi)容的合同劃分適當?shù)拿芗墶?/p>
4.3.7.2合同密級一般分為絕密、機密和保密三級。絕密級合同僅限公司高層領(lǐng)導和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;機密級合同僅限公司中層領(lǐng)導以上人員和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉;其他合同為保密級,除為正常開展業(yè)務所需外,不得對外傳播(集團內(nèi)各公司之間的交流除外)。
4.3.7.3合同經(jīng)辦人員、合同管理員對合同的保密負責;所有有條件知悉合同內(nèi)容的人員都應按密級要求對合同內(nèi)容予以保密。
4.3.7.4經(jīng)辦部門須在合同扉頁上注明本合同的密級。
4.4.公司總經(jīng)理辦公室可根據(jù)公司合同管理的需要,會同相關(guān)職能部門就公司某類合同管理制定具體實施辦法。
5.質(zhì)量記錄表格
**wy7.2.2-z02-f1《合同登記表》
