房地產(chǎn)集團(tuán)公司專職秘書管理工作規(guī)定
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司專職秘書管理工作規(guī)定
為保證* 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)董事會(huì)和行政管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn),提高工作效率,特制定本規(guī)定。
第一條 工作職責(zé)和內(nèi)容
(一)專職秘書(以下簡稱秘書)的工作職責(zé),主要是對公司董事會(huì)成員、經(jīng)營班子主要領(lǐng)導(dǎo)的工作進(jìn)行計(jì)劃、準(zhǔn)備和服務(wù)的事務(wù)性管理工作。
(二)管理工作內(nèi)容主要包括:接待、傳達(dá)、文書、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、文件整理、內(nèi)務(wù)整理、會(huì)議、代行、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)的管理和督辦等。
第二條 接待事務(wù)
(一)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤賓客、來訪者的預(yù)約、安排和接待工作,并制訂《領(lǐng)導(dǎo)每周工作日程安排表》,提前呈遞領(lǐng)導(dǎo)備忘。領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤前,應(yīng)做好相關(guān)資料和文件的準(zhǔn)備工作,及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤、接待的人員、時(shí)間、地點(diǎn)等事宜。
(二)對未經(jīng)預(yù)約要求會(huì)見領(lǐng)導(dǎo)的來訪者,在問清對方姓名和要求后,應(yīng)先請對方稍候,請示領(lǐng)導(dǎo)后,再引導(dǎo)其進(jìn)入會(huì)客室或辦公室對不宜會(huì)見的來訪者,則應(yīng)婉言謝絕,或記錄來訪意圖,以備日后答復(fù)。
(三)對于在領(lǐng)導(dǎo)辦公室以外進(jìn)行的會(huì)晤,秘書應(yīng)及時(shí)將會(huì)晤的時(shí)間、地點(diǎn)預(yù)先告知綜合管理部,以便預(yù)訂會(huì)場及確定會(huì)務(wù)工作人員。
(四)秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤的議題、人數(shù)、級(jí)別及是否用餐等情況,并事先通知與會(huì)者若需安排用餐的,須直接安排或通知綜合管理部預(yù)訂餐廳并安排菜單。
(五)秘書應(yīng)會(huì)同綜合管理部會(huì)務(wù)人員,落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)晤場地的水、電、桌椅、擴(kuò)音設(shè)備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會(huì)間服務(wù)等事宜。
(六)對來訪者,秘書要彬彬有禮,主動(dòng)遞送茶水。若需來訪者等候時(shí),應(yīng)遞上報(bào)紙、畫報(bào)等。
第三條 傳達(dá)事務(wù)
(一)秘書負(fù)責(zé)及時(shí)拆封致領(lǐng)導(dǎo)的外來公文、信函、傳真等,在《收件登記表》上登記后及時(shí)呈遞領(lǐng)導(dǎo)審閱。需審批的,則附《收文處理單》;需回復(fù)的,秘書應(yīng)及時(shí)提醒、催辦。
(二)秘書應(yīng)及時(shí)接轉(zhuǎn)領(lǐng)導(dǎo)的來電,若領(lǐng)導(dǎo)外出或正忙,須將來電在《來電登記表》上登記后及時(shí)呈報(bào)。
(三)秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示或批復(fù),進(jìn)行來電、來函的回復(fù)或聯(lián)系,并負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)傳真、信函等的擬稿、打印、核對工作,呈領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時(shí)發(fā)送,并在《發(fā)送登記表》上進(jìn)行登記。
(四)每年 12 月 20 日之前,秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)圈定的名單,負(fù)責(zé)以領(lǐng)導(dǎo)名義寄發(fā)禮節(jié)性賀卡及信函,并將名單留存?zhèn)洳椤?/p>
第四條 文書管理
(一)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)營管理部門的決定、指示及重要會(huì)議決議事項(xiàng)的落實(shí)、督辦、協(xié)調(diào)及反饋工作。
(二)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)授意的工作報(bào)告、會(huì)議發(fā)言、指示、決定等文件的起草工作,并做好文件的編號(hào)、打印、發(fā)放、歸檔等文書工作。
(三)秘書應(yīng)定期收集公司及所屬分、子公司經(jīng)營管理方面的重要情報(bào),主動(dòng)以書面形式及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映、匯報(bào)。
(四)領(lǐng)導(dǎo)外出需攜帶的文件資料,秘書應(yīng)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備齊全,如不清楚應(yīng)及時(shí)請示;所需準(zhǔn)備的文件資料較多時(shí),應(yīng)事先設(shè)計(jì)《文件明細(xì)表》。
第五條 領(lǐng)導(dǎo)日程安排
(一)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議、出差、參加宴會(huì)、拜訪客人等日程的預(yù)定和落實(shí)。各項(xiàng)工作應(yīng)安排細(xì)致、周到,并及時(shí)了解和掌握工作進(jìn)展的全過程。
(二)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作日程的設(shè)計(jì)及安排,并對領(lǐng)導(dǎo)出席的重要會(huì)見、會(huì)議中的講話進(jìn)行記錄整理。
第六條 文件整理
(一)秘書應(yīng)根據(jù)文件的輕重緩急對文件進(jìn)行分類,并將分類整理后的文件資料按急件和一般件分別置放;急件應(yīng)置于急件夾中。
(二)急件須在2 4 小時(shí)內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)審閱;其他文件、資料根據(jù)文件性質(zhì)、類別待領(lǐng)導(dǎo)審閱后,按審閱意見辦理。
(三)秘書負(fù)責(zé)將所有文件、資料于次月5 日前進(jìn)行整理、歸類;特殊文件、資料,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。
(四)次年3 月3 1 日前,秘書應(yīng)對所有文件、資料進(jìn)行整理、歸檔。特殊文件、資料根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示另行處理。
第七條 內(nèi)務(wù)整理
(一)秘書負(fù)責(zé)每日收拾、整理領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌、書架及工作所需的文件資料、臺(tái)歷、名片等各類文具用品和備用品,保證辦公場所整潔及辦公設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行正常。
(二)秘書負(fù)責(zé)每日督促并協(xié)助清潔工清掃領(lǐng)導(dǎo)辦公室、接待室、會(huì)議室、門窗、桌椅、柜櫥、茶杯、煙缸、地毯及其它辦公設(shè)施設(shè)備等。
(三)秘書應(yīng)隨時(shí)保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室的整潔、有序,保持室內(nèi)溫、濕度適宜,空氣新鮮,保持充足的茶、水、食品等的供給,及時(shí)澆灌或更換室內(nèi)植物。
(四)秘書應(yīng)在辦公室放置領(lǐng)導(dǎo)日常使用的物品及備用品,設(shè)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)日常用品及備用品的明細(xì)表,記錄品種、使用時(shí)間、數(shù)量等,做到心中有數(shù)。
(五)做好領(lǐng)導(dǎo)辦公室的報(bào)刊、雜志的訂閱、接收及上下架工作,保證報(bào)架的報(bào)紙不多于10 天不少于5 天;雜志存留2 期;過期報(bào)刊雜志及時(shí)下架交綜合管理部處理。
(六)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的帳粟保存、費(fèi)用報(bào)銷等事宜。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)外來名片的整理、歸類和輸錄等工作。
第八條 會(huì)議事務(wù)
(一)秘書對領(lǐng)導(dǎo)召集或出席的各類會(huì)議,應(yīng)事先制訂會(huì)議日程,填寫《領(lǐng)導(dǎo)每周工作日程安排表》。并擬寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿,準(zhǔn)備各種相關(guān)的文件資料。
(二)秘書應(yīng)將領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)預(yù)先告知綜合管理部進(jìn)行安排,了解并落實(shí)會(huì)議場地的水、電、桌、椅、擴(kuò)音、投影設(shè)備、演示板、紙筆等布置情況,以及是否需備水果、鮮花、提示牌和攝影、會(huì)議記錄等。
(三)秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會(huì)議的主題、人數(shù)、級(jí)別及是否用餐、住宿等情況,并預(yù)先通知綜合管理部及與會(huì)者。若需安排用餐,需預(yù)先了解用餐標(biāo)準(zhǔn)并預(yù)訂餐桌,排定菜單;需安排住宿的,須預(yù)先了解住宿標(biāo)準(zhǔn)并預(yù)定酒店。
(四)對領(lǐng)導(dǎo)召集的會(huì)議,秘書應(yīng)做好會(huì)議記錄,并請與會(huì)人員會(huì)簽或請領(lǐng)導(dǎo)審簽,需要發(fā)文的,按有關(guān)規(guī)定辦理。
(五)對領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)邀參加的各類會(huì)議,秘書應(yīng)及時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)時(shí)參加,并準(zhǔn)備好相關(guān)資料。
第九條 代行事務(wù)
(一)秘書可受領(lǐng)導(dǎo)委托,代表領(lǐng)導(dǎo)對員工或相關(guān)業(yè)務(wù)單位人員的婚、產(chǎn)、病、困等進(jìn)行賀、探、慰、助;出席婚、喪儀式,前往祝賀或吊唁。
(二)秘書應(yīng)及時(shí)了解和掌握員工的婚宴、生育、生病住院、生活困難等基本情況,并請示領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,辦理員工結(jié)婚賀禮或產(chǎn)后、病中探慰及生活困難的援助等事宜。
(三)秘書負(fù)責(zé)如實(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指令或意見,做到準(zhǔn)確和快速,并填寫《命令管理表》。事后視情況,將對方的答復(fù)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
(四)秘書應(yīng)及時(shí)傳遞領(lǐng)導(dǎo)交辦的文
件、書信與物品,并填寫《命令管理表》。
(五)秘書可受領(lǐng)導(dǎo)之命,對有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查,并將調(diào)查情況匯總后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
(六)秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出差時(shí)的交通、食宿安排。
第十條 聯(lián)絡(luò)事務(wù)
(一)秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)與外界、家庭、公司內(nèi)部的通訊地址和聯(lián)絡(luò)方式,確保信息渠道的暢通。
(二)秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)的行蹤,確定與領(lǐng)導(dǎo)保持聯(lián)系的方式,并能根據(jù)事態(tài)的輕重緩急采取合適的方式進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。
第十一條 工作紀(jì)律.
(一)秘書在日常工作管理中,應(yīng)自覺遵守公司的規(guī)章制度,嚴(yán)守工作紀(jì)律,做到:不該問的不問,不該說的不說。
(二)秘書對有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)密文件、資料應(yīng)及時(shí)做好保密防范工作,嚴(yán)防泄密。擬寫文稿應(yīng)確定密級(jí);打字、復(fù)印不得委托他人代理;攜帶外出的文件、資料應(yīng)包裝密封。
第十二條 附則
(一)本規(guī)定適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
(二)本規(guī)定由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
