第1篇 工作記錄管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)工作程序
一、目的
規(guī)范各類工作記錄的管理工作,確保工作記錄的有效性。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部管理服務(wù)工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。
三、職責(zé)
1、公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進(jìn)行審核和實(shí)施檢查、監(jiān)督。
2、各部門和記錄的填寫人員應(yīng)遵守本規(guī)程關(guān)于記錄控制的規(guī)定和要求。
四、程序要點(diǎn)
1、記錄的作用
(1)證據(jù)的作用:為體系、過程、活動(dòng)是否符合規(guī)定提供證據(jù)。
(2)分析的作用:為分析過程是否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。
(3)追溯的作用:為追溯過程的實(shí)施和結(jié)果提供追溯。
2、記錄的形式和來源
(1)公司形成記錄的形式有,但不限于:
a、質(zhì)量體系文件規(guī)定、設(shè)計(jì)并要求填寫的格式記錄;
b、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據(jù)、臺(tái)賬、清單、簽收單、計(jì)劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報(bào)告等規(guī)定格式形成的記錄。
(2)分供方提供的記錄
3、記錄形成的要求
(1)應(yīng)使用規(guī)定的記錄格式。
(2)應(yīng)由規(guī)定的人填制。
(3)填寫應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰。
(4)記錄有要求時(shí)應(yīng)按規(guī)定履行編制、審核、批準(zhǔn)手續(xù)。
4、記錄的標(biāo)識(shí)
(1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標(biāo)識(shí)予以識(shí)別。記錄的編碼和版本號執(zhí)行《質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相關(guān)規(guī)定。
(2)具有追溯作用的記錄應(yīng)編錄應(yīng)編制記錄的編號(no)。
5、記錄的收集
(1)記錄應(yīng)按下列要求進(jìn)行收集:
a、記錄填寫、編制部門收集;
b、記錄接收部門收集;
c、記錄歸口管理部門收集。
(2)記錄收集時(shí)間:
a、連續(xù)收集;
b、按月、季、年集中收集。
6、記錄的編目
品質(zhì)部負(fù)責(zé)編制公司及各部門使用的《工作記錄清單》,按受控文件下發(fā)各部門,作為使用、形成質(zhì)量記錄的依據(jù)。《工作記錄清單》應(yīng)隨記錄的增刪,表格的更改而更改,以保持其與實(shí)際的一致性。編目更改的實(shí)施執(zhí)行《文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定。
7、記錄的查閱
(1)記錄應(yīng)按規(guī)定的路線和時(shí)間進(jìn)行傳遞,以發(fā)揮記錄的使用價(jià)值。
(2)合格要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務(wù)或管理的住戶或其代表查閱,具體實(shí)施執(zhí)行《質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定并予以記錄。
8、記錄歸檔
(1)下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔:
a、有關(guān)物業(yè)接管驗(yàn)收的記錄;
b、有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄;
c、有關(guān)質(zhì)量策劃――計(jì)劃的記錄;
d、有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批,更改審批的記錄;
e、有關(guān)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置,調(diào)整和職責(zé)權(quán)限規(guī)定的記錄;
f、有關(guān)重大安全責(zé)任事故的記錄;
g、有關(guān)火災(zāi)、重大治安事件的記錄;
h、有關(guān)管理評審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄;
i、有關(guān)不合格評審、糾正、預(yù)防措施的記錄;
j、有關(guān)工作檢查、評比的記錄;
k、有關(guān)員工績效考評的記錄;
l、有關(guān)工作狀態(tài)、設(shè)備檔案的記錄;
m、其他有必要作為原始憑證的記錄。
(2)記錄的形成、保管部門應(yīng)按規(guī)定將應(yīng)予歸檔的文件交檔,詳見《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》。
(3)歸檔文件應(yīng)妥善保存。
9、記錄的貯存。記錄的貯存環(huán)境應(yīng)有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食,確保記錄的完整性、可使用性。
10、記錄的保管
(1)記錄由形成人或形成部門負(fù)責(zé)保管。應(yīng)予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負(fù)責(zé)保管。
(2)記錄的保管人或部門,不得對所保管的記錄作非授權(quán)的更改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借。
11、記錄的處置
(1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定進(jìn)行位置。
(2)記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規(guī)定。
五、記錄
《質(zhì)量記錄清單》
六、相關(guān)支持文件
1、《質(zhì)量體系文件編碼管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
2、《質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
3、《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序》
第2篇 管理處工作記錄控制工作程序
管理處工作記錄控制程序
為加強(qiáng)對工作記錄的標(biāo)識(shí)、收集、整理、編目、借閱、歸檔、存儲(chǔ)、防護(hù)、處理、檢查等工作的管理,保證管理處工作記錄資料的完整性、有效性。
1.工作記錄的定義
1.1各部門工作記錄的形式包括各類文稿、打印稿、錄音帶、錄像帶、照片、膠片等。
1.2各部門工作記錄包括一切與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的記錄,如人員資格證書和培訓(xùn)記錄、分承包方的有關(guān)合同、協(xié)議書和資格證明、各類現(xiàn)場工作記錄、閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、顧客來信等。
2.管理職責(zé)
2.1綜合管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查各部門工作記錄控制情況。
2.2各部門文件主管指定專人負(fù)責(zé)本部門工作記錄的管理。
3.現(xiàn)場工作記錄的管理
3.1現(xiàn)場的工作記錄應(yīng)裝在文件夾中,并在文件夾上標(biāo)明該記錄名稱。
3.2現(xiàn)場工作記錄應(yīng)字跡清晰,無污損或破損等現(xiàn)象。各業(yè)務(wù)班長應(yīng)負(fù)責(zé)對現(xiàn)場的工作記錄進(jìn)行檢查,并于每月初將上月的工作記錄收集整理后,送至綜合管理部文件管理員處存檔。
4.已收集的工作記錄的管理
4.1文件管理員應(yīng)在每月5日前將上月本部門填寫完畢的工作記錄收集齊全。
4.2文件管理員應(yīng)檢查本部門各崗位使用的工作表格的有效性,防止過期表格的誤用,并對已失效的表格即時(shí)進(jìn)行作廢處理。
4.3對已收集的工作記錄,文件管理員應(yīng)按照不同崗位、專業(yè)的類別進(jìn)行排序,確保序號的連續(xù)性(有斷號的需注明),并對已收集的工作記錄,進(jìn)行合理地編目、標(biāo)識(shí),以便于工作記錄的查找和檢索。
4.4結(jié)合管理處的實(shí)際情況,對已收集的工作記錄進(jìn)行歸檔。一般可按月/季/年度定期將工作記錄歸檔,但須于首日后進(jìn)行。對于數(shù)量較少或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄,每年歸檔一次,于每年一月份進(jìn)行;對于數(shù)量較多或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄,每月或每季歸檔一次,于每月或每季15日前進(jìn)行。
4.5如工作記錄是傳真件,應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件。如工作記錄破損,應(yīng)即時(shí)修補(bǔ)。
5.已歸檔工作記錄的管理
綜合管理部應(yīng)安排適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)對已歸檔的工作記錄進(jìn)行存放,并標(biāo)識(shí)工作記錄的名稱、產(chǎn)生的時(shí)間段、保存期限和存檔人。并在《工作記錄存儲(chǔ)清單》上進(jìn)行登記?！豆ぷ饔涗洿鎯?chǔ)清單》須定期校正,一般每月進(jìn)行一次,以確保準(zhǔn)確性。
工作記錄的保管應(yīng)注意防潮、防火、防蟲蛀、鼠害。
6.工作記錄的借閱
工作記錄的借閱由文件管理員負(fù)責(zé)。借閱工作記錄須在《借閱登記表》上登記。如借閱時(shí)間超過1天(隔夜外借)時(shí),須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借出。借出的工作記錄由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn),并及時(shí)收回歸檔。
7.工作記錄的報(bào)廢
文件管理員應(yīng)參照制定的《工作記錄一覽表》確定工作記錄的保存期限。超過保存期限的工作記錄可填寫《工作記錄報(bào)廢申請表》并經(jīng)綜合管理部主管批準(zhǔn)后作報(bào)廢處理。
閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶的保存期限至少為一個(gè)月。
8.工作記錄的檢查
綜合管理部主管每月至少一次對工作記錄進(jìn)行一次抽查,每季度至少一次對工作記錄進(jìn)行一次全面檢查。并將檢查情況記錄在《工作記錄檢查記錄表》上。
三、工作記錄一覽表
序號文件名稱保存時(shí)間
1合同登記表合同失效后1年
2借閱登記表至少2年
3文件資料存儲(chǔ)清單至少2年
4文件處理表同該文件保存期
5公章證照登記表永久
6公章證照使用申請表至少1年
7物資申請報(bào)告至少3年
8物資申請單至少1年
9ci制作申請表至少1年
10消殺工作記錄表至少3年
11洗手間定時(shí)清潔記錄表至少1年
12泳池、泳樂設(shè)施運(yùn)行記錄表表至少1年
13安全管理員交接班記錄表至少1年
14安全管理員巡查記錄表至少1年
15安全管理員巡邏簽到表至少1年
16裝修現(xiàn)場監(jiān)控記錄表至少1年
17出入卡不存
18來訪人員登記表至少1年
19物資搬運(yùn)放行條至少3年
20管理處進(jìn)出人員登記表至少1年
21裝修申請表永久保存
22裝修管理責(zé)任書永久保存
23裝修施工人員登記表永久保存
24裝修許可證永久保存
25裝修違章通知書至少1年
26停車場車位租用協(xié)議書失效后保存1年
27停車場管理協(xié)議書失效后保存1年
28停車場車輛情況登記表至少2年
29駛出車輛異常情況記錄表至少3年
30停車卡不存
31車輛進(jìn)出憑證至少1月
32未收費(fèi)車輛登記表至少1年
33拾遺物品登記表處理后保存1年
34監(jiān)控中心交接班記錄表至少1年
35值班記錄表至少5年
36消防演習(xí)情況記錄表至少2年
37消防設(shè)施清單永久保存
38公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄表至少3年
39停水/電/氣/試消防設(shè)施通知至少1年
40分承包方設(shè)備保養(yǎng)維修記錄表失效后保存1年
41設(shè)備(工具)匯總表失效后保存1年
42設(shè)備(設(shè)施)檢查記錄表至少5年
43機(jī)電設(shè)備年度檢修計(jì)劃至少5年
44設(shè)備搶修(大修)記錄表永久保存
45分承包方保養(yǎng)效果評估表至少3年
46電力運(yùn)行記錄表至少3年
47智能門禁系統(tǒng)檢查表至少1年
48電纜絕緣測試記錄表永久保存
49閉路監(jiān)控系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)記錄表至少1年
50業(yè)主(住戶)資料卡永久保存
51委托銀行代收款協(xié)議書永久保存
52____房屋交付驗(yàn)收表永久保存
53物品領(lǐng)用登記表永久保存
54租戶管理協(xié)議書永久保存
55工程遺留問題處理記錄表至少5年
56求職表員工離職后1年
57轉(zhuǎn)正審批表員工離職后1年
58面談表員工離職后1年
59家庭服務(wù)
情況記錄表至少5年
60代客購物登記表至少5年
61郵件簽收登記表至少1年
62家庭服務(wù)協(xié)議書至少5年
63客戶服務(wù)情況統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告至少5年
64家庭服務(wù)回訪記錄表至少5年
65前期介入情況周記錄表n01-no9至少2年
66入住須知永久保存
67夜間查崗計(jì)劃安排表至少2年
68夜間查崗情況登記表至少2年
69鑰匙配制申請表至少3年
70鑰匙使用登記表至少3年
71鑰匙清單至少3年
72商戶管理協(xié)議書至少5年
73商鋪消防管理責(zé)任書至少5年
74商鋪從業(yè)人員情況登記表至少5年
75商鋪設(shè)施檢查記錄表至少5年
76員工申訴表至少1年
77調(diào)動(dòng)通知書員工離職后1年
78人員編制申請表至少2年
79交接清單至少2年
80房屋移交驗(yàn)收情況通報(bào)表至少5年
81房屋驗(yàn)收記錄表永久保存
82職員(工)即時(shí)獎(jiǎng)懲通知書至少2年
83普通員工考核評分匯總表(月)至少2年
84__年__季度職員(工)考核評分表員工離職后1年
85內(nèi)務(wù)管理情況檢查記錄表至少1年
86技術(shù)維修類人員等級考核個(gè)人申報(bào)表員工離職后1年
87技術(shù)維修人員部門考核評分表員工離職后1年
88員工過失通知書員工離職后1年
89員工警告通知書員工離職后1年
90員工獎(jiǎng)勵(lì)通知書員工離職后1年
91解除勞動(dòng)合同審批表員工離職后1年
92解除勞動(dòng)合同通知書員工離職后1年
93離職人員完善手續(xù)表員工離職后1年
94業(yè)務(wù)管理部綠化(地)養(yǎng)護(hù)巡查周記表至少2年
95保潔工作檢查記錄表至少1年
96緊急集合情況記錄表至少2年
97顧客投訴(建議)記錄表永久保存
98緊急事件登記表永久保存
99緊急事件處理表永久保存
100物資領(lǐng)(借)用單至少2年
101倉庫物資盤點(diǎn)表至少2年
102工作記錄存儲(chǔ)清單至少2年
103工作記錄檢查情況記錄表至少2年
104工作記錄報(bào)廢申請表至少2年
105新員工試用情況反饋表員工離開后1年
106培訓(xùn)(會(huì)議)記錄表至少1年
107崗位證書登記表失效后1年
108培訓(xùn)計(jì)劃至少2年
109社區(qū)文化活動(dòng)記錄表至少2年
110管理報(bào)告至少5年
附工作記錄表格:
1、《工作記錄存儲(chǔ)清單》
2、《工作記錄檢查記錄表》
