建設(shè)工程項目合同管理措施

建設(shè)工程項目合同管理措施

1 合同管理原則

1.1依法辦事、全面管理

在本工程項目建設(shè)管理過程中,一切活動遵守中國法律、法規(guī)和地方法規(guī)、遵循國際慣例,強調(diào)法律至高無上的地位和作用。充分發(fā)揮本投標人合同管理體制的行為規(guī)范職能和過程控管職能,合理利用計算機網(wǎng)絡(luò)的管理手段,對建設(shè)過程的管理行為、經(jīng)濟行為、建設(shè)過程行為、機制運營行為等進行全面調(diào)控、管理。

1.2依合同治管理

通過法律的保障和合同管理機制、審批程序的有效運行,確保合同管理的靈魂作用,確保其主導(dǎo)地位。在本項目管理過程中,本投標人將通過合同的合法簽訂、和管理,將業(yè)主與本投標人、本投標人內(nèi)部各方、本投標人與參與施工、協(xié)作、管理等各方的權(quán)利、義務(wù)、責任等一切行為,規(guī)范在合同執(zhí)行前,從而實現(xiàn)體制、機制、程序的建立,措施、手段的運用和執(zhí)行有章可循。使本項目的全過程管理,都在合同管理的調(diào)控下相互聯(lián)系、相互制約,實現(xiàn)成本、進度、質(zhì)量等各項指標的最佳效果。

1.3以管理保合同

在合同簽訂、執(zhí)行、管理過程中充分發(fā)揮合同管理人員的專業(yè)管理和創(chuàng)新的團隊管理優(yōu)勢,實現(xiàn)組織的系統(tǒng)化、管理的具體化、程序的規(guī)范化、防范的嚴密化。運用現(xiàn)代化手段,堅持誠信、公正、公平、公開的原則,實行主動的動態(tài)管理,確保合同的順利執(zhí)行,充分發(fā)揮其職能和作用,使本工程建設(shè)管理過程進入'依合同治管理,以管理保合同'的良好局面。

2 合同管理體制與職能

2.1合同管理體制

合同管理體制是依據(jù)合同管理原則,在本工程總承包管理過程中依法對合同全面管理、運行的管理體制。本體制在本投標人的統(tǒng)一管理下工作,形成包括合同相關(guān)各方參與的合同管理團隊,充分體現(xiàn)全員參與管理的理念。在此基礎(chǔ)上,我們設(shè)立專門的合同管理部門及輔助管理機構(gòu)。合同管理部門主要職責是負責合同簽訂和合同全面執(zhí)行。輔助管理機構(gòu)主要職責是提供法律、風險、信息等方面法律咨詢保障及其他技術(shù)支持。

2.2管理職能說明

1)核心管理職能

*負責制定適用于本工程總承包管理要求,符合本投標人與業(yè)主總承包合同原則的標準合同范本、招標文件;

*對擬參與本項目工程施工、合作方資質(zhì)及合法身份等進行前期審查;

*訂立并簽署施工合同、勞務(wù)合同、技術(shù)合作合同、材料設(shè)備采購/加工/訂貨合同、材料/設(shè)備租賃合同、商務(wù)合同、管理合同等;

*負責制定監(jiān)控、檢查合同執(zhí)行情況的量化指標,納入信息管理網(wǎng)絡(luò);

*有計劃的對各類合同的執(zhí)行過程情況進行檢查,將檢查結(jié)果進行綜合分析,對已經(jīng)出現(xiàn)的或有可能出現(xiàn)的問題,從合同管理角度提出解決方案及意見,進行循環(huán)動態(tài)的檢查與反饋,確保合同的順利執(zhí)行;

*負責合同的變更、補充、修訂、索賠、保全及訴訟等事宜;

*負責項目建設(shè)合同方面的全面驗收及結(jié)論處理;

*協(xié)同經(jīng)濟管理、質(zhì)量管理、工程管理的相關(guān)部門,對合同中約定的質(zhì)量、進度、經(jīng)濟等各方面最重要指標的執(zhí)行狀態(tài)進行日常管理工作。

2)輔助管理職能

a)法律保證

熟悉與建筑相關(guān)的法律法規(guī),了解國際慣例,為各項合同的制定提供可靠的法律依據(jù);對工程招投標開始到項目建成全過程的各種合同的訂立、執(zhí)行行為提供必要的法律咨詢與指導(dǎo);為項目的變更、補充、修訂、索賠、保全及訴訟提供法律咨詢或代理。

b)風險監(jiān)控

充分發(fā)揮本投標人在總承包合同管理方面的經(jīng)驗,盡可能進行風險預(yù)測,把損失估計在其發(fā)生前,協(xié)助制定合同條款中有關(guān)風險部分的條款;對合同簽訂或執(zhí)行過程中的出現(xiàn)的缺陷提出預(yù)警、并制定應(yīng)急措施及保全方案;

c)網(wǎng)絡(luò)支持

利用計算機管理網(wǎng)絡(luò),按合同文檔、合同履約、合同變更、索賠等體系實現(xiàn)信息處理、網(wǎng)絡(luò)化管理;利用計算機管理手段實現(xiàn)合同分級管理,防止越俎代庖和空缺管理。

3 合同管理機制及運行

3.1建立合同管理機制

本投標人在充分理解招標文件,考慮到本工程的特點,以及本投標人施工總承包特定的管理環(huán)境,在本項目管理過程中,建立以下管理機制,對項目進行全過程合同管理。

*簽約管理機制

*備案管理機制

*風險預(yù)警、保全機制

*變更管理機制

*糾紛管理機制

*終止管理機制

3.2管理機制內(nèi)容

1)簽約機制

合同預(yù)案

控制要點:

1.分解項目建設(shè)的全部管理過程;

2.充分征求各級領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門的意見;

3.全面掌握本投標人總體管理理念和項目進程計劃;

4.按7類(施工、勞務(wù)、合作、采購、租賃、商務(wù)、管理)合同及各類合同具體內(nèi)容、施工組織設(shè)計管理的需要,設(shè)立分項合同管理預(yù)案;

5.此管理預(yù)案,經(jīng)本部批準后,提交計算機合同管理系統(tǒng)進行統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)按合同類別組織預(yù)編碼的設(shè)定、其合同代碼是本項目管理全過程的唯一標識。

符合業(yè)主要求的標準合同范本、招標文件;

洽 談

控制要點:

1.對取得合同簽約權(quán)單位進一步進行必要考察及簽約資格的認定;

2.合同管理人員會同項目代表與取得簽約權(quán)單位,依據(jù)本投標人制訂的標準合同范本對合同條款、合同要件、責任、權(quán)利、義務(wù)、價格、付款方式、雙方協(xié)商條款(但不限于),進行洽談;

3.完成雙方確認的洽談記錄。

起 草

控制要點:

1.根據(jù)雙方洽談的結(jié)論,起草合同草本;

2.以合同會簽單的方式,征求相關(guān)職能部門的意見;

3.綜合各職能部門意見后征求法律顧問的意見,對草案進行修改。

修 改

控制要點:

1.就合同草案再多次與取得簽約權(quán)單位進行洽談,對其中的具體條款進行多次修改,最終達到共識;

2.完成雙方達到共識的合同文本,及時送達各主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)職能部門。

審 定

控制要點:

1.各主管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門在規(guī)定時間內(nèi)完成簽認;

2.完成正式合同文本,雙方核實、確認無誤;

3.將確認后的待簽合同文本,送達各方法人代表。

簽 訂控制要點:

1.雙方法人代表(被授權(quán)人)簽字、蓋章,合同生效;

2.提交備案管理機制程序運行。

2)備案管理機制

初始備案

控制要點:

1.初始合同備案,由具備合同管理員資格的人員承擔;

2.參與合同起草、審定、簽訂的全過程管理;

3.合同一經(jīng)簽訂,有關(guān)合同備案管理規(guī)定管轄范圍的,按政府主管部門的規(guī)定完成審查、備案手續(xù);

4.合同備案后,連同相關(guān)締約單位(個人)合法身份證明資料,公司內(nèi)部完成以書面、網(wǎng)絡(luò)二種形式存檔;

5.以上程序執(zhí)行完,提交合同履約過程執(zhí)行、管理;

合同完成終止程序機制后,在市政府相關(guān)管理部門備案的合同,按有關(guān)規(guī)定,在政府主管部門完成注銷備案手續(xù);

過程文件

控制要點:

1.建設(shè)過程中具有法律效力的過程性文件,按相關(guān)合同的依附關(guān)系分類、分項實施全過程跟蹤備案管理(會議紀要、洽商變更、合同修改、補充、變更依據(jù)等),在本投標人內(nèi)部形成完整的存檔資料。

2.以上資料在計算機網(wǎng)絡(luò)上及時全面跟蹤管理,統(tǒng)一編碼、發(fā)布,以便進行各程序機制的管理。

終止配合

控制要點:

1.配合終止程序機制完成合同終止協(xié)議;

2.按當?shù)貦n案館的規(guī)定及標準,完成竣工資料與合同管理有關(guān)部分文件的歸檔資料。

后續(xù)支持控制要點:

1.完成以上合同備案、存檔工作的同時,完成書面文件的備份存查、按管理網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一編碼的電子版?zhèn)浞菸募?

2.以上文件,隨時支持項目后期運行、維修、改造、移交等工作。

3)風險預(yù)警、保全機制

簽約期

控制點:

1.配合各類合同在簽約機制運行的同時,隨時對合同執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)缺陷、索賠、風險等進行評估,提出預(yù)警。

2.在合同執(zhí)行前并組織相關(guān)管理部門提出保全方案。

執(zhí)行前

控制點:

1.在合同生效的同時,合同管理部門組織各專業(yè)相關(guān)部門,召開待執(zhí)行合同交底會。其內(nèi)容包括:

2.介紹合同對方的基本情況及合同條款的主要內(nèi)容,對必要的合同條款加以重點說明;

3.對可能出現(xiàn)缺陷、索賠、風險等問題提出預(yù)警;

4.針對預(yù)警的范圍,提出初步保全方案;

5.經(jīng)會議討論,提出供合同執(zhí)行人實施的保全方案。

執(zhí)行中控制點:

1.將預(yù)案期、簽約期提出的可能出現(xiàn)缺陷、索賠、風險作為本階段管理控制的重點,配合各專業(yè)相關(guān)部門做好合同執(zhí)行中的監(jiān)控及法律方面的支持;

2.在對執(zhí)行期控制點執(zhí)行的監(jiān)控中,統(tǒng)一執(zhí)行保全方案,配合各專業(yè)相關(guān)部門做好取證和記錄;

3.必要時,編制相關(guān)的修改協(xié)議。

4)變更管理機制

產(chǎn) 生

控制點:

1.對合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生需要變更的全部項目進行調(diào)控、管理;

2.按變更產(chǎn)生的6個類別(功能變更、設(shè)計變更、不可遇見、不可抗力、條款糾紛、其他)依附相關(guān)合同進行統(tǒng)一分類管理;

3.將產(chǎn)生變更的原始資料,及時納入備案管理機制及時備案。

處 理

控制點:

1.依據(jù)變更提出的相關(guān)事宜,對經(jīng)濟、工期、法律責任等進行全面分析,提出處理意見,相關(guān)職能部門會簽,完成處理方案;

2.將方案提交本投標人授權(quán)的主管領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行;

3.依據(jù)批準后的處理方案,及時簽訂變更、補充協(xié)議。參照正式合同的管理模式,納入備案管理機制等相關(guān)機制運行。

備 案

控制點:

1.項目建設(shè)全過程變更事宜,均以3部分(原始文件、批準執(zhí)行的處理方案、處理結(jié)果)內(nèi)容資料,提交給備案管理機構(gòu)備案。

5)糾紛管理機制

產(chǎn) 生

控制點:

2.對合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各類糾紛及索賠全部進行調(diào)控、管理;

3.按糾紛產(chǎn)生的4個類別(條款理解不一致、合同主體發(fā)生變化、變更處理指令不接受、因合同主體某以方違約行為產(chǎn)生的糾紛),及發(fā)包人、承包人二方面,約十幾種索賠要素統(tǒng)一分類監(jiān)控管理;

4.將產(chǎn)生糾紛、索賠的原始資料,及時整理、備案。

處 理

控制點:

1.依據(jù)糾紛引發(fā)的重點事宜,召集以法律支持為主的相關(guān)職能部門進行分析,提出各提出處理意見;

2.處理意見提交本部主管領(lǐng)導(dǎo)批準處理方案,依法律程序執(zhí)行

3.依據(jù)糾紛處理方案,及時補充、完善相關(guān)的修改、

補充文件。并將其納入備案管理機制等相關(guān)程序運行

備 案

控制點:

1.對糾紛處理事宜的過程資料、處理結(jié)果資料及執(zhí)行情況資料,依附于相關(guān)的原始合同分別提交給備案管理機制備案管理。

6)終止管理機制

產(chǎn) 生

控制點:

2.因各種原因,致使合同執(zhí)行過程中必須終止的,經(jīng)過糾紛管理先進行處理,處理后再進入本程序執(zhí)行;

3.按糾紛管理機制的調(diào)整、處理意見,完成終止協(xié)議;

4.合同終止后,在政府主管部門備案的及時辦理注銷備案手續(xù)。

處 理控制點:

1.合同雙方主體將合同中所約定的全部事宜執(zhí)行完成,經(jīng)本投標人各相關(guān)部門會簽確認后,完成終止協(xié)議;

2.終止協(xié)議完成后,提交合同備案管理機制。

備 案

控制點:

1.在政府主管部門備案的合同,協(xié)助備案管理機制及時完成注銷備案。

2.協(xié)助備案管理機制將此合同執(zhí)行過程全部文件整理存檔。

3.3管理機制運行