第1篇 技術檔案管理規(guī)定辦法
技術檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第1條 目的
為加強對本企業(yè)工程技術檔案的管理,特制訂本規(guī)定
第2條 職責
工程技術檔案由總工程師負責管理,設一名專人,負責資料收集、歸檔管理及與檔案室的接洽。
第二章 技術檔案管理的內容
第3條 工程技術檔案
工程技術檔案是為工程竣工驗收提供的技術資料。反應施工過程的實際情況,是該項工程的竣工使用、維修管理、改建擴建等不可缺少的依據(jù),主要包括以下內容。
(1)《竣工項目一覽表》,包括名稱、面積、結構、層數(shù)等。
(2)設計方面的有關資料,包括原施工圖、竣工圖、圖樣會審記錄、洽商變更記錄、地質勘探資料。
(3)材料質量證明和試驗材料,包括原材料、成品、半成品、構配件和設備等質量合格證明或《試驗檢驗單》。
(4)《隱蔽工程驗收記錄》和《竣工驗收證明》。
(5)《工程質量檢查評定記錄》和《質量事故分析處理報告》。
(6)設備安裝和采暖、通風、衛(wèi)生、電氣等施工和試驗記錄,以及調試、試壓、試運轉記錄。
(7)永久性水準點位置、施工測量記錄和建筑物沉降觀測記錄。 (8)施工單位和設計單位提出的建筑物、構筑物使用時應注意的事項等有關文件資料。
第4條 施工技術檔案
施工技術檔案主要包括施工組織設計和施工經驗總結,新材料、新結構和新工藝的試驗及經驗總結,重大質量事故、安全事故的分析資料和處理措施,技術管理經驗總結和重要技術決定,施工日志等。
第5條 大型臨時設施檔案
大型臨時設施檔案主要包括臨時房屋、庫房、工棚、圍墻、臨時水、電管線設置的平面布置圖和施工圖,以及施工記錄等。
第6條 施工技術日志
(1)施工日志真實而客觀的記錄了工程從開工到竣工,每天現(xiàn)場施工狀況的動態(tài)過程,包括當天的氣象、施工部位和作業(yè)內容、施工效率和施工質量。
(2)施工日志既可以用于了解、檢查和分析施工進展中的動態(tài)變化、存在問題及解決的結果,又可以用于輔助證實施工質量檢查驗收以及質量保證原始資料形成過程的客觀真實性。
第三章 技術檔案管理
第7條 技術資料的收集、整理
由一名技術資料員負責工程技術資料的收集工作,并對收集的檔案資料進行分類整理,移交給檔案室進行保管。
第2篇 汽車維修技術檔案管理規(guī)定
1、技術檔案，指本企業(yè)進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備、技術的文字說明等技術文件，整理后歸并文件檔案。
2、本廠設置技術檔案有：維修汽車技術質量檔案，車間、辦公室基建檔案、技術標準、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計報表等生產技術檔案、設備檔案和科研產品開發(fā)檔案。
3、本廠技術檔案室由技術部門負責建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術部指定專人負責。
4、每當檔案資料進入本企業(yè)、技術部應在一周內建立檔案。建檔時要分類編號，登記立卷歸檔，并進行必要的整理編制卡片，以利查閱。
5、技術檔案不外借。內部技術人中辦理借閱手續(xù)后，可以借閱，但屬秘密的資料不得外借，不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續(xù)。
6、技術部定期對技術檔案進行鑒定，確定保管年限，及時毀銷失去使用價值的檔案。
第3篇 小區(qū)工程技術檔案管理規(guī)定3
小區(qū)工程技術檔案管理規(guī)定(三)
1、在辦公室領導下,檔案員負責管理施工方移交的全部工程技術方面的資料,將文件材料的積累、分類整理和歸檔工作納入工作管理程序,列入相關部門和人員的職責范圍;
2、建立工程技術檔案資料收發(fā)臺帳,加強資料的收發(fā)管理工作;
3、工程技術檔案應按工程項目和單位名稱、配套工程、建檔時間、完檔時間等項目詳細建立;建設周期長的工程,可根據(jù)情況階段歸檔;
4、按照國家有關要求對歸檔文件材料實行分類排序、組編檔號等方法進行加工、整理。歸檔文件裝訂整齊、字跡工整、圖樣清晰、簽字手續(xù)完備,圖片、照片等配以文字說明;
5、及時整理在工程施工中形成的有關材料,及時辦理歸檔手續(xù);如工作變動,需將個人保存的材料及時移交;
6、依據(jù)工程特點建立健全工程文件材料的管理、保管、利用、保密、鑒定等管理制度,確保檔案安全;
7、按照總公司有關要求,做好工程檔案管理的登記、借閱、使用工作,并將各類型工程檔案管理的登記結果匯總后報送總公司備案。
第4篇 測繪科學技術檔案管理規(guī)定辦法
測繪科學技術檔案管理規(guī)定是國家專業(yè)檔案資料,一起閱讀測繪科學技術檔案管理規(guī)定,了解相關信息吧!
測繪地理信息業(yè)務檔案管理規(guī)定
第一章 總 則
第一條 為加強測繪地理信息業(yè)務檔案管理工作,確保測繪地理信息業(yè)務檔案真實、完整、安全和有效利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國測繪法》等法律,制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱測繪地理信息業(yè)務檔案是指在從事測繪地理信息業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、圖件、電子文件、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。
測繪地理信息業(yè)務檔案主要包括:
(一)航空、航天遙感影像獲取檔案;
(二)基礎測繪項目檔案;
(三)地理國情監(jiān)測(普查)檔案;
(四)應急測繪保障服務檔案;
(五)測繪成果與地理信息應用檔案;
(六)測繪科學技術研究項目檔案;
(七)工程測量檔案;
(八)海洋測繪與江河湖水下測量檔案;
(九)界線測繪與不動產測繪檔案;
(十)公開地圖制作檔案。
第三條 測繪地理信息行政主管部門組織實施的測繪地理信息業(yè)務活動所形成的測繪地理信息業(yè)務檔案的管理應當遵守本規(guī)定。
其他測繪地理信息業(yè)務檔案的管理可以參照本規(guī)定執(zhí)行。
第四條 測繪地理信息業(yè)務檔案工作應當遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、分級管理、確保安全、促進利用的原則。
第五條 國家測繪地理信息局負責全國測繪地理信息業(yè)務檔案管理工作。
縣級以上地方人民政府測繪地理信息行政主管部門負責本行政區(qū)域內的測繪地理信息業(yè)務檔案管理工作。
國家和地方檔案行政管理部門應當加強對測繪地理信息業(yè)務檔案的監(jiān)督和指導。
第六條 各級測繪地理信息行政主管部門應當加強測繪地理信息業(yè)務檔案基礎設施建設,推進測繪地理信息業(yè)務檔案信息化和數(shù)字檔案館建設。
第七條 涉及國家秘密的測繪地理信息業(yè)務檔案的管理,應當遵守國家有關保密的法律法規(guī)規(guī)定。
第二章 機構與職責
第八條 國家測繪地理信息局測繪地理信息業(yè)務檔案管理職責包括:
(一)貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策,統(tǒng)籌規(guī)劃全國測繪地理信息業(yè)務檔案工作;
(二)制定國家測繪地理信息業(yè)務檔案管理制度、標準和技術規(guī)范;
(三)指導、監(jiān)督、檢查全國測繪地理信息業(yè)務檔案工作;
(四)組織國家重大測繪地理信息項目業(yè)務檔案驗收工作。
第九條 縣級以上地方人民政府測繪地理信息行政主管部門測繪地理信息業(yè)務檔案管理職責包括:
(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策,制定本行政區(qū)域的測繪地理信息業(yè)務檔案工作管理制度;
(二)指導、監(jiān)督、檢查本行政區(qū)域的測繪地理信息業(yè)務檔案工作;
(三)組織本行政區(qū)域內重大測繪地理信息項目業(yè)務檔案驗收工作。
第十條 省級以上測繪地理信息行政主管部門及有條件的市、縣測繪地理信息行政主管部門應當設立專門的測繪地理信息業(yè)務檔案保管機構(以下簡稱檔案保管機構)。
檔案保管機構職責包括:
(一)接收、整理、集中保管測繪地理信息業(yè)務檔案;
(二)開發(fā)和提供利用館藏測繪地理信息業(yè)務檔案資源;
(三)開展測繪地理信息業(yè)務檔案信息化建設;
(四)指導測繪地理信息業(yè)務檔案的形成、積累、整理、立卷等檔案業(yè)務工作;
(五)督促建檔單位按時移交測繪地理信息業(yè)務檔案;
(六)承擔測繪地理信息業(yè)務檔案驗收工作;
(七)負責測繪地理信息業(yè)務檔案鑒定工作;
(八)收集國內外有利用價值的測繪地理信息資料、文獻等;
(九)開展館際交流活動。
第十一條 測繪地理信息單位應當設立檔案資料室,負責管理本單位測繪地理信息業(yè)務檔案。
第三章 建檔與歸檔
第十二條 測繪地理信息項目承擔單位(以下稱建檔單位)負責測繪地理信息業(yè)務文件資料歸檔材料的形成、積累、整理、立卷等建檔工作。
第十三條 測繪地理信息業(yè)務檔案建檔工作應當納入測繪地理信息項目計劃、經費預算、管理程序、質量控制、崗位責任。
測繪地理信息項目實施過程中,應當同步提出建檔工作要求,同步檢查建檔制度執(zhí)行情況。
第十四條 測繪地理信息項目組織部門下達測繪地理信息項目計劃時,應當以書面形式告知相應的檔案保管機構,并在項目合同書、設計書等文件中,明確提出測繪地理信息業(yè)務檔案的歸檔范圍、份數(shù)、時間、質量等要求。
第十五條 建檔單位應當按照《測繪地理信息業(yè)務檔案保管期限表》,將歸檔材料收集齊全、整理立卷,確保測繪地理信息業(yè)務檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。
不得篡改、偽造、損毀、丟失測繪地理信息業(yè)務檔案。
第十六條 測繪地理信息歸檔業(yè)務文件材料應當原始真實、系統(tǒng)完整、清晰易讀和標識規(guī)范,符合歸檔要求,檔案載體能夠長期保存。
第十七條 國家或地方重大測繪地理信息項目業(yè)務檔案驗收應當由相應的測繪地理信息行政主管部門組織實施,并出具驗收意見。
其他測繪地理信息項目業(yè)務檔案的驗收,由相應的檔案保管機構負責,并出具驗收意見。
未獲得檔案驗收合格意見的測繪地理信息項目不得通過項目驗收。
第十八條 測繪地理信息項目組織部門在完成項目驗收后,應當將項目驗收意見抄送檔案保管機構。
建檔單位應當在測繪地理信息項目驗收完成之日起2個月內,向項目組織部門所屬的檔案保管機構移交測繪地理信息業(yè)務檔案,辦理歸檔手續(xù)。
第四章 保管與銷毀
第十九條 檔案保管機構應當將測繪地理信息業(yè)務檔案進行分類、整理并編制目錄,做到分類科學、整理規(guī)范、排架有序和目錄完整。
第二十條 測繪地理信息業(yè)務檔案保管期限分為永久和定期。
具有重要查考利用保存價值的,應當永久保存;具有一般查考利用保存價值的,應當定期保存,期限為10年或30年,具體劃分辦法按照《測繪地理信息業(yè)務檔案保管期限表》要求執(zhí)行。
第二十一條 檔案保管機構應當具備檔案安全保管條件,庫房配備防火、防盜、防漬、防有害生物、溫濕度控制、監(jiān)控等保護設施設備,庫房管理應當符合國家有關規(guī)定。
第二十二條 檔案保管機構應當建立健全測繪地理信息業(yè)務檔案安全保管制度,定期對測繪地理信息業(yè)務檔案保管狀況進行檢查,采取有效措施,確保檔案安全。
重要的測繪地理信息業(yè)務檔案實行異地備份保管。
第二十三條 檔案保管機構應當對保管期滿的測繪地理信息業(yè)務檔案提出鑒定意見,并報同級測繪地理信息行政主管部門批準。
對不再具有保存價值的檔案應當?shù)怯?、造?經批準后按規(guī)定銷毀。
禁止擅自銷毀測繪地理信息業(yè)務檔案。
第二十四條 因機構變動等原因,測繪地理信息業(yè)務檔案保管關系發(fā)生變更的,原單位應當妥善保管測繪地理信息業(yè)務檔案并向指定機構移交。
第二十五條 鼓勵單位和個人向檔案保管機構移交、捐贈、寄存測繪地理信息業(yè)務檔案,檔案保管機構應當對其進行妥善保管。
第五章 服務與利用
第二十六條 各級測繪地理信息行政主管部門和檔案保管機構應當依法向社會開放測繪地理信息業(yè)務檔案,法律、法規(guī)另有規(guī)定的除外。
單位和個人持合法證明,可以依法利用已經開放的測繪地理信息業(yè)務檔案。
第二十七條 檔案保管機構應當定期公布館藏開放的測繪地理信息業(yè)務檔案目錄,并為檔案利用創(chuàng)造條件,簡化手續(xù),提供方便。
測繪地理信息業(yè)務檔案的閱覽、復制、摘錄等應當符合國家有關規(guī)定。
第二十八條 各級測繪地理信息行政主管部門和檔案保管機構應當采取檔案編研、在線服務、交換共享等多種方式,加強對檔案信息資源的開發(fā)利用,提高檔案利用價值,擴大利用領域。
第二十九條 向檔案保管機構移交、捐贈、寄存測繪地理信息業(yè)務檔案的單位和個人,對其檔案具有優(yōu)先利用權,并可對其不宜向社會開放的檔案提出限制利用意見,維護其合法權益。
第六章 監(jiān)督管理
第三十條 各級測繪地理信息行政主管部門應當加強對測繪地理信息業(yè)務檔案工作的領導,明確分管負責人、工作機構和人員,建立健全檔案管理規(guī)章制度,保障檔案工作所需經費,配備適應檔案現(xiàn)代化管理需要的設施設備。
第三十一條 各級測繪地理信息行政主管部門應當依法履行管理職責,加強對測繪地理信息業(yè)務檔案工作的監(jiān)督檢查,對違法違規(guī)行為責令整改。
第三十二條 對于違反國家檔案管理規(guī)定,造成測繪地理信息業(yè)務檔案失真、損毀、丟失的,依法追究相關人員的責任;構成犯罪的依法移送司法機關處理。
第七章 附 則
第三十三條 本規(guī)定由國家測繪地理信息局負責解釋。
第三十四條 國家測繪地理信息局應當根據(jù)測繪地理信息業(yè)務的發(fā)展變化,及時調整《測繪地理信息業(yè)務檔案保管期限表》。
第三十五條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
《測繪科學技術檔案管理規(guī)定》(國測發(fā)【1988】82號)和《測繪科技檔案建檔工作管理規(guī)定》(國測發(fā)【1993】088號)同時廢止。
第5篇 工程技術檔案管理規(guī)定辦法
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工程檔案管理規(guī)定【1】
1、按照現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》,監(jiān)理文件有10大類27個,要求在不同的單位歸檔保存,現(xiàn)分述如下:
(1)監(jiān)理規(guī)劃:
1)監(jiān)理規(guī)劃(建設單位長期保存,監(jiān)理單位短期保存,送城建檔案管理部門保存;
2)監(jiān)理實施細則;
3)監(jiān)理部總控制計劃等。
(2)監(jiān)理月報中的有關質量問題。
(3)監(jiān)理會議紀要中的有關質量問題。
(4)進度控制:
1)工程開工/復工審批表;
2)工程開工/復工暫停令。
(5)質量控制:
1)不合格項目通知;
2)質量事故報告及處理意見。
(6)造價控制:
1)預付款報審與支付;
2)月付款報審與支付;
3)設計變更、洽商費用報審與簽認;
4)工程竣工決算審核意見書。
(7)分包資質:
1)分包單位資質材料;
2)供貨單位資質材料;
3)試驗等單位資質材料。
(8)監(jiān)理通知:
1)有關進度控制的監(jiān)理通知;
2)有關質量控制的監(jiān)理通知;
3)有關造價控制的監(jiān)理通知。
(9)合同與其他事項管理:
1)工程延期報告及審批;
2)費用索賠報告及審批;
3)合同爭議、違約報告及處理意見;
4)合同變更材料。
(10)監(jiān)理工作總結:
1)專題總結;
2)月報總結;
3)工程竣工總結;
4)質量評估報告。
2、監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記:由建設工程項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱,如需傳閱應確定傳閱人員名單和范圍,注明在文件傳閱紙上,隨同文件和記錄進行傳閱。
3、監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記:發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權的監(jiān)理工程師簽名,并加蓋項目監(jiān)理部圖章,對蓋章工作應進行專項登記。
工程技術資料及檔案管理制度【2】
1 范圍
本制度規(guī)定了**發(fā)電有限公司所有部門工程技術資料管理標準、管理內容、要求與方法、檢查與考核。
本制度適用于**發(fā)電有限公司一期工程從項目立項前準備階段到項目竣工投產驗收期間所有工程項目技術資料的收集、整理、移交等管理。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。
凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準,然而,鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標準。
建設項目(工程)檔案驗收辦法(國檔發(fā)[1992]8號)
火力發(fā)電廠工程竣工圖文件編制規(guī)定(電力部電建[1996]666號)
火電企業(yè)檔案分類表(6-9大類)(2002)
火電機組達標投產考核辦法(試行)(國電集工[2004]125號)
da/t22-2000 歸檔文件整理規(guī)則
gb/t11322-2000 科學技術檔案案卷構成的一般要求
da/t28—2002 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范
3 公司技術檔案管理層次
3.1 公司工程技術檔案管理層次示意圖見圖1。
職責
3.2 綜合部
3.2.1 公司檔案室的直接管理部門,負責建立規(guī)范的公司檔案室,設立專職工程技術檔案管理人員。
3.2.2 負責根據(jù)國家和行業(yè)的檔案法規(guī),制定公司工程技術檔案管理制度,報公司批準后,印發(fā)各部門執(zhí)行。
3.2.3 及時向公司檔案室移交本部門構成檔案元素的工程項目資料。
3.3 公司檔案室
3.3.1 負責公司工程技術資料及檔案的日常管理工作,負責圖紙、設備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發(fā)放、借閱及其登記、微機錄入及編碼歸檔。
3.3.2 負責歸檔數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)備份。
3.3.3 負責指導公司各部門收集、整理相關工程技術資料。
3.3.4 負責檔案設施、設備的維護管理,負責庫存工程技術檔案的安全及保密工作。
3.3.5 負責達標投產的資料整理工作。
3.4 工程部
3.4.1 建立規(guī)范的工程技術資料室,設立專職工程技術檔案管理人員。
3.4.2 督促參建各單位(包括監(jiān)理單位、施工單位、調試單位)嚴格遵守公司工程技術檔案資料管理辦法,并納入合同條款中進行管理。
3.4.3 協(xié)調參建各單位工程技術資料管理的重大問題。
3.4.4 審定經過監(jiān)理單位審查的各類技術資料,并及時移交資料室。
3.5 工程部資料室
3.5.1 負責圖紙、設備資料、技術協(xié)議、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、傳遞及移交公司檔案室前的保管。
3.5.2 負責各種工地會議紀要、施工措施、監(jiān)理月報、質檢報驗單等的接收整理、登記、發(fā)放和借閱。
3.5.3 負責工作聯(lián)系單、變更單的接收、發(fā)放和登記。
3.5.4 負責進口設備有關外文資料的翻譯。
3.5.5 參加設備開箱驗收,收取設備開箱資料。
3.5.6 及時向公司檔案室移交上述各類需永久或長期保存的資料檔案。
3.5.7 協(xié)助公司檔案室做好達標投產要求的資料整理工作。
3.6 計劃部
3.6.1 負責提交本部門構成檔案元素的工程項目資料,包括工程項目的融資、貸款合同、協(xié)議,工程項目開工報告和批復文件;工程開工前的審計文件;工程項目的設計合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄;工程的設備合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄;設備招標投標文件;工程項目的施工(含安裝)合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄;工程調試合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄等,工程監(jiān)理合同及其執(zhí)行文件、紀要、備忘錄;工程項目招標投標文件;本部門發(fā)出的有關工程前期的依據(jù)性文件、報告、紀要、備忘錄等。
3.6.2 負責4.5.1所述資料的收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。
3.6.3 負責借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。
3.6.4 負責經手保密檔案和資料的保密工作。
3.6.5 負責與設備供貨方在技術資料方面的聯(lián)系。
3.6.6 負責在新到設備領出開箱時通知工程部收取開箱資料。
3.7 生產準備部
3.7.1 負責提交考核期的運行材料,包括本企業(yè)的技術標準,系統(tǒng)圖等必備圖紙,操作票、工作票、運行日志等運行臺帳,培訓教材,考核期的生產記錄,考核期的事故分析、處理記錄及結論等。
3.7.2 負責4.6.1所述資料收集、積累以及移交公司工程技術檔案室之前的保存及管理。
3.7.3 負責借閱檔案資料的妥善保管及時歸還。
3.7.4 負責經手保密檔案和資料的保密工作。
4 管理內容與方法
4.1 工程技術資料歸檔范圍
4.1.1 建設項目工程技術資料歸檔范圍,見國家電力公司電源建設部《火電機組達標投產考核標準(2001年版)及其條文解釋》考核項目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規(guī)定。
4.1.2 公司凡持有上條所述標準規(guī)定之范圍中所列資料的,無論是由部門或者個人保管,均應按本制度要求進行整理,由檔案工作人員驗收后歸檔。
4.1.3 對與工程建設有關的主要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件,均應收集齊全,整理后歸檔。
有電子文檔資料的,應同時收集齊全。
4.1.4 所有歸檔的工程文件應為原件。
4.2 工程技術資料管理
4.2.1 接收:技術檔案室在接收資料時應仔細核對資料名稱、份數(shù)、資料狀況(正、副本、原件、復印件、完好、齊全、破損)。
4.2.2 登記:充分利用基建mis中的資料管理軟件,分類登記,登記后對照《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則火電企業(yè)檔案分類表(2002)》(6-9大類)中的分類,確保軟件自動生成的檔案編號與分類表一致。
4.2.3 填寫卷盒封面、脊背。
4.2.4 排架。
資料按類別分類排架:依照從上到下,從左到右的原則,卷盒(袋)正面向左。
4.2.5 資料的分發(fā)及借閱:
4.2.5.1 資料分發(fā)要填寫“文件和資料發(fā)放登記表”,借閱要填寫“資料借閱登記表”,簽字備查。
4.2.5.2 公司工程技術檔案資料原則上僅供公司內部人員使用,外單位調閱檔案要經公司領導批準,見有效證件才可接待。
4.2.5.3 資料外借一般不超過1個月,最長不超過3月。
超過規(guī)定時間應辦理續(xù)借手續(xù)。
檔案室保存的資料數(shù)量任何時候不應少于二套,只剩二套時,原則上不再外借,特殊情況下急需借閱,必須經過綜合
部主任簽字批準。
4.2.5.4 借閱資料要及時歸還。
4.2.5.5 對借出歸還的資料要認真核對清點。
4.2.5.6 收到歸還的資料要及時放回原處,并在借閱登記表上注銷。
4.2.5.7 檔案室對借出資料每月匯總一次,對到期未還的資料發(fā)出催還通知。
4.3 工程技術檔案管理
4.3.1 收集
4.3.1.1 凡**發(fā)電有限公司2×600mw建設工程從項目立項前準備階段到項目竣工投產驗收期間,辦理完畢并能反應與生產、建設、科研、技術等有關重要職能活動,對今后各項工作和延續(xù)本企業(yè)、本單位歷史發(fā)展具有查考和憑證價值的科技文件材料(紙質及其它載體)均需進行收集。
而事務性、臨時性、重復性且無查考利用價值則不需進行收集。
4.3.1.2 具體歸檔范圍見國家電力公司電源建設部《火電機組達標投產考核標準(2001年版)及其條文解釋》考核項目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規(guī)定,并參照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(da/t28—2002)執(zhí)行。
4.3.1.3 檔案管理人員應堅持“五參加”(參加科研成果和科研項目鑒定;參加設備招、評標,參加設備開箱;參加工程項目驗收;參加重要的生產事故分析會),了解工程進度及有關資料情況,以保證各類檔案資料及時、齊全、準確的歸檔。
4.3.2 分類、組卷
4.3.2.1 分類、組卷要遵循檔案文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點,保持卷內文件的有機聯(lián)系,做到分類科學。
組卷合理,層次分明,檢索便利。
4.3.2.2 本公司工程技術檔案分類按《火電企業(yè)檔案分類表(6-9)大類》(2002)分類方法進行分類,分類號由四位阿拉伯數(shù)構成四級類目,各級類目均用0-9標識。
4.3.2.3 在做好分類的基礎上,按各大類下的屬類進行組卷、裝盒。
4.3.3 編號
4.3.3.1 對已組成的案卷編寫檔案號。
4.3.3.2 檔案號由目錄號(代號)、分類號、案卷順序號構成,表示方法如下:
1) 6大類代號用年代標識。
2) 7大類的代號采用7001標識,首位數(shù)代表類別號,后三位數(shù)代表課題順序號。
3) 8-9大類(從基本建設工程立項前準備到工程竣工投產為止的文件材料),目錄號的前兩位數(shù)代表工期號,后兩位數(shù)代表機組號(公用部分目錄號的后兩位用“00”標識)。
4) 舉例:“**發(fā)電有限公司#1機組汽輪機安裝質量驗評記錄”檔案號為:“0101-8055-001”。
4.3.4 案卷的整理
4.3.4.1 卷內文件排列
1)管理性文件材料按問題、時間或重要程度排列。
2)設備資料要求文字材料在前,圖樣在后。
3)施工記錄要求單位工程在前,分部在后。
4.3.4.2 裝訂
1)文字材料以件為單位裝訂,裝訂前要取下金屬裝訂物,采取三孔線裝形式裝訂,裝訂線在左邊。
不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統(tǒng)一尺寸。
不得大于a4幅面(外文已裝訂資料除外)。
且要求裝訂邊及底邊對齊。
2)圖紙一律不裝訂,但案卷內大于a4幅面的圖紙要全部折疊成a4幅面,折疊方式采用反折式手風琴折疊法(反面在外),圖標欄在圖紙縱向右下角。
4.3.5 案卷的編目,用微機、檔案管理軟件進行編目。
4.3.5.1 編寫案卷頁號。
1)案卷內科技文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。
2)頁號用自動號碼機編寫,單面書寫的文件材料在右下角編寫頁號。
雙面書寫的文件材料,正面在右下角,背面在左下角編寫頁號。
3)案卷封面、卷內目錄(原有圖樣目錄除外),卷內備考表不編頁號。
4.3.5.2 案卷封面的編制
1)案卷采用內封面,內封面與檔案一并裝入卷盒內,放在卷首。
2)擬寫案卷題名,要求簡明、準確揭示卷內科技文件材料的內容。
案卷題名的主要內容包括項目名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。
3)編制單位:填寫案卷內文件材料的形成單位或主要責任者。
4)編制日期:填寫案卷內文件材料形成的起止日期。
5)保管期限,填寫其劃定的保管期限,按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》執(zhí)行。
6)密級依據(jù)保密規(guī)定填寫。
7)填寫檔案號。
4.3.5.3 案卷脊背的編制。
1)案卷脊背用150白色書寫紙或g120g牛皮紙(與卷盒同色),書寫(或打印脊背)。
2)案卷脊背內容包括檔案號和案卷題名。
第6篇 醫(yī)院科研技術檔案管理規(guī)定
醫(yī)院科研技術檔案管理暫行規(guī)定
科研技術擋案是國家檔案和科研管理重要組成部分,是科技人員進行科學實驗活動的真實記錄,是反映生產者成果系統(tǒng)性、完整性的歷史資料,是技術資源儲備形式,是進行科研工作的依據(jù)和重要條件之一,為建立健全我院的科技檔案工作,充分發(fā)揮科技檔案在科研活動中的作用,根據(jù)上級有關部門發(fā)布的《科學技術檔案工作條例》及其相關文件精神,結合我院實際情況,特制定此暫行辦法。
一、科技檔案管理的內容及范圍
凡是記錄和反映我院科技活動中形成的有一定保存價值的原始記錄及科技文件資料,均屬我院科技檔案管理范圍。
(一)科學研究方面:研究課題的歸檔材料包括:
1、研究計劃部分:包括任務書、開題報告,工作方案、協(xié)議書、合同經費情況等;
2、原始記錄部分:包括實驗、調查、分析、測試形成的原始記錄本、圖紙、照片、錄像帶以及經過歸納整理的數(shù)據(jù)等;
3、總結報告部分包括工作總結報告、階段工作報告、論文、專著、專題報告等;
4、鑒定及推廣應用部分:包括開鑒定會的申請執(zhí)行、上級批文、鑒定書、成果評價意見、獲獎情況、推廣中的反饋信息及本課題有評價、建議性質的來往文書等。
(二)科研發(fā)展規(guī)劃方面:全院性及各科室、研究室的科技長遠發(fā)展規(guī)劃及年度規(guī)劃。
(三)科技儀器設備方面:購置用于科研的進口、國產大型精密儀器隨機全套技術文件、圖紙及使用維修記錄等技術文件材料的復印件。
(四)其他方面:科研機構設置,科研人員編制,考核及獎勵,技術標準與規(guī)范,科技規(guī)章制度,科技出版,技術引進,科技對外交流與合作,專業(yè)會議記錄,紀要,科研成就及經驗總結,各種科技統(tǒng)計報表等。
(五)科技人員個人業(yè)務檔案。
二、科技檔案的管理機構與職責
科技檔案工作在院長的領導下,實行統(tǒng)一管理,科教科內設科技檔案室,配備兼職干部,各科室均應指定專人負責組織督促本科室檔案的形成、收集、整理、立卷歸檔工作。
三、科技檔案的收集和管理:
科技檔案收集是將分散在各科室和科技人員手中的科技材料集中到科技檔案部門。科技業(yè)務部門在一項科技活動結束或告一段落以后,將科技文件材料經過科學的篩選和系統(tǒng)的整理,向科技檔案管理部門歸檔,科技檔案管理部門對歸檔材料經認真清點后辦理交接手續(xù),接收歸檔。
為建立有效的收集工作,保證收集工作的落實,要做到:
1、實行誰生產的科技文件材料就由誰負責立卷歸檔的原則,各有關科室應將科技文件材料形成、積累、整理、立卷歸檔工作納入科技工作時,應同時布置檢查科技檔案工作,并以此作為考核科技人員的業(yè)績依據(jù)之一。
2、各科室對每項科技成果鑒定、申請驗收時應先將該科研成果的技術文件材料送科教科審查,沒有完整、準確、系統(tǒng)的科技檔案的成果項目,不算完成任務,不予鑒定和驗收,不予申報成果。
3、在綞項科研工作開始進行時,各有關科室及課題負責人必須指定專人收集、積累和保管本項目形成的科技文件材料,并提供使用。在課題結束后半個月內整理、立卷歸檔,并附上情況說明。
由我院主持的科研協(xié)作項目應將全部技術資料歸檔,參加的協(xié)作項目,只需將我院承擔部分的科技文件材料歸檔。院內合作項目由主持單位統(tǒng)一收集整理歸檔。
4、凡檔案的科技文件材料,紙質要好,規(guī)格統(tǒng)一、字跡工整。
第7篇 汽修廠技術檔案管理規(guī)定
汽車維修廠技術檔案管理規(guī)定
1、技術檔案,指本企業(yè)進行生產經營活動所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報表、技術資料、有關設備、技術的文字說明等技術文件,整理后歸并文件檔案。
2、本廠設置技術檔案有:維修汽車技術質量檔案,車間、辦公室基建檔案、技術標準、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計報表等生產技術檔案、設備檔案和科研產品開發(fā)檔案。
3、本廠技術檔案室由技術部門負責建立、保管、運用或提供使用。保管工作由技術部指定專人負責。
4、每當檔案資料進入本企業(yè)、技術部應在一周內建立檔案。建檔時要分類編號,登記立卷歸檔,并進行必要的整理編制卡片,以利查閱。
5、技術檔案不外借。內部技術人中辦理借閱手續(xù)后,可以借閱,但屬秘密的資料不得外借,不得隨便復印。技術檔案閱后要及時歸還并辦理歸還手續(xù)。
6、技術部定期對技術檔案進行鑒定,確定保管年限,及時毀銷失去使用價值的檔案。
第8篇 技術檔案管理規(guī)定
為建立、健全公司技術檔案工作,完整地保存和科學地管理公司的技術檔案,充分發(fā)揮技術檔案在公司建設和發(fā)展中的作用,更好地為公司各生產技術部門服務。特制訂本管理制度。
一、本公司技術檔案是指各技術部門(包括車間)在生產技術、科研成果、質量、設備、基建等技術活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術資料以及外來、外購的圖紙、資料、圖書等。
二、各子公司技術職能部門、車間要把技術檔案工作納入本單位的技術業(yè)務管理工作中,保證其技術文件材料的積累,達到收集齊全、整理系統(tǒng),并按制度及時歸檔。以保證本公司技術檔案工作的順利開展。
三、按照集中統(tǒng)一管理技術檔案的基本原則,各單位要設立技術檔案管理部門,并配備專職人員管理。在技術部門的直接領導下,集中統(tǒng)一管理辦公室公司的生產、開發(fā)、質量、設備、基建等技術檔案。建立、健全技術檔案工作,達到本單位技術檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
四、技術文件資料的歸檔:
1、 每一個技術項目完成或告一段落后,都要有完整、準確、系統(tǒng)的技術文件資料,并按技術文件資料的歸檔范圍和要求,將所形成的技術文件資料加以系統(tǒng)的整理,組成保管單位(卷、代、冊、盒、盤),由技術部門審查后及時歸檔。
2、凡需歸檔的技術文件資料,應盡量符合國標、部標和企業(yè)標準的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良,字跡工整,圖紙按規(guī)格繪制,圖樣清晰。嚴禁用鉛筆、圓珠筆和復寫紙打印。
3、凡各部門形成的圖紙類文件,應描制底圖一份,并經技術部門負責人簽字后歸檔管理。
五、 技術檔案的鑒定和銷毀:
1、 認真做好技術檔案的內容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質的檔案,復制后,原檔案保管期限為半年。因修改內容而更換的檔案,原檔案報廢,保管期限為一年。
2 、凡擬銷毀的技術檔案,必須造具清冊,經主管領導審批后,在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進行銷毀,防止失密。有關鑒定報告和銷毀清冊必須及時歸檔。
第9篇 水利科學技術檔案管理規(guī)定辦法
水利科學技術檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第一條為進一步加強水利科學技術檔案(以下簡稱水利科技檔案)管理工作,充分發(fā)揮水利科技檔案的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《水利檔案工作規(guī)定》等法律、法規(guī)以及規(guī)范性文件,結合水利科技工作實際,制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱水利科技檔案,是指在水利科技活動過程中形成的,具有保存價值的,各種形式與載體的歷史記錄,是應歸檔保存的水利科技文件材料。
第三條水利科技檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則。
在水利部的統(tǒng)一領導下,水利科技檔案由各級水行政主管部門及其所屬單位(以下簡稱各單位)的檔案業(yè)務機構分級進行管理,以確保其完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
第四條各單位應認真履行檔案管理與保護的法律責任和義務,加強對檔案工作的領導,建立健全水利科技檔案工作制度,統(tǒng)籌安排業(yè)務經費,依法保障水利科技檔案工作的正常開展。
第五條本規(guī)定適用于各單位的水利科技檔案管理工作。
第二章收集歸檔
第六條水利科技文件材料的歸檔范圍,應全面、系統(tǒng)地反映水利科學技術研究、勘測與規(guī)劃設計、基礎數(shù)據(jù)觀測與分析、項目建設與運行維護、設備儀器制造等水利科技活動的過程與結果。
具體內容見附件《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》。
第七條應歸檔的水利科技文件材料,須由文件材料產生、經辦部門或項目(課題)組,指定專人進行收集整理后,按規(guī)定移交給本單位檔案工作機構集中管理,任何部門與個人均不得據(jù)為己有或拒絕按時歸檔。
第八條各單位應認真執(zhí)行國家有關“同步管理”規(guī)定,把項目文件材料管理納入項目管理工作程序,列入有關部門及人員的職責范圍。
在下達項目計劃或簽訂項目合同、協(xié)議時,應同時明確項目文件材料的收集、整理和歸檔要求;在檢查項目進度時,應同時檢查項目相關文件材料的收集、整理情況;在進行項目鑒定(驗收)時,應先期或同步檢查、驗收項目文件材料的整理與歸檔情況;在科技人員考核與職稱評審涉及有關項目時,應有該項目已按要求完成歸檔工作的證明材料。
第九條完整、準確、系統(tǒng)的水利科技檔案是進行項目鑒定(驗收)的必備條件。
各單位科技、基建、檔案等業(yè)務主管部門要密切配合,嚴格把好項目的鑒定(驗收)關。
凡水利科技檔案檢查、驗收不合格項目,不得進行或通過項目的鑒定(驗收),更不能申報科技獎勵。
科研項目在申請驗收(鑒定)前,其檔案應先通過本單位檔案部門的審查、驗收;重點科研項目和基本建設項目檔案驗收,由項目驗收主持單位的檔案業(yè)務主管部門負責組織。
水利部要加強對各單位檔案驗收情況的監(jiān)督檢查,如發(fā)現(xiàn)未經檔案部門審查、驗收或檔案不符合要求的科研項目,已獲得獎勵或正在上報科研成果,科技部門將按規(guī)定推遲或撤消對該項目成果的獎勵。
第十條水利科技文件材料的歸檔時限:反映水文、水資源、水土保持、勘測、規(guī)劃設計等基礎業(yè)務工作的科技文件材料,一般應按年度,在第2年上半年完成歸檔工作;各專業(yè)項目產生的科技文件材料,應在項目實施完成后3個月內完成歸檔工作(周期較長的項目,可分階段或分單項計算歸檔時限);重要儀器設備的隨機文件材料,應在安裝調試或開箱驗收后1周內完成歸檔工作;項目鑒定或驗收形成的文件材料,應在鑒定或驗收后1個月內完成歸檔工作。
第十一條各單位應結合實際,制定本單位或系統(tǒng)水利科技檔案分類方案,細化歸檔范圍,明確整編要求。
歸檔的水利科技文件材料應為正本,重要或有專門需要的水利科技文件材料,可適當增加保管份數(shù),其相應的電子文件材料應按有關要求同步歸檔。
第十二條由若干單位協(xié)作或合作完成的項目,主持單位應負責項目重要文件材料的收集、歸檔工作;協(xié)作或合作的單位,應負責其承擔項目產生水利科技文件材料的收集、歸檔工作,并將階段或結論性文件材料,報主持單位歸檔。
第十三條水利科技文件材料的整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t11822-2008)。
其中整理錄音、錄像、照片等聲像材料時,應注明材料反映的事由、時間、地點、人物、背景及作者等內容。
第十四條電子文件歸檔,參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》(gb/t17678.1-1999、gb/t17678.2-1999)執(zhí)行。
重要的電子文件歸檔時,應形成相應的紙質文件材料一并歸檔。
第十五條水利科技文件材料歸檔時,應編制歸檔文件材料移交目錄(一式2份),由項目或課題的部門負責人審簽,交檔案部門查驗,交接雙方應認真履行交接手續(xù)。
對不符合要求的,檔案部門應不予接收。
第三章保管利用
第十六條對已接收的水利科技檔案,檔案部門應及時進行分類、編目、入庫等管理工作,為檔案的保管利用創(chuàng)造條件。
第十七條各單位保管的水利科技檔案,應使用檔案專用庫房和裝具,采取相應防護措施,確保水利科技檔案的保管、保護條件滿足規(guī)范要求。
第十八條各單位應建立健全水利科技檔案庫房管理制度,定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質的檔案應及時修復,最大限度地延長檔案的價值時限。
第十九條各單位應建立健全水利科技檔案利用制度,配備必要的檔案利用設施設備,積極開展水利科技檔案的利用與編研工作。
第二十條各單位應做好水利科技檔案的統(tǒng)計工作,認真執(zhí)行檔案年報的統(tǒng)計、報送制度。
第二十一條各單位應積極開展水利科技檔案信息化建設,確保水利科技檔案管理與本單位信息化建設同步發(fā)展,不斷提高水利科技檔案的現(xiàn)代化管理水平。
第二十二條各單位撤銷或合并時,應按照國家有關檔案歸屬與流向的要求處置原單位的檔案;專業(yè)技術人員在工作調離時,須交清應歸檔的水利科技文件材料或借閱的檔案,不得擅自留存或處理。
第二十三條各單位應依據(jù)《水利部保密工作管理規(guī)定》(水辦[2005]380號)和《科學技術保密規(guī)定》(國家科學技術委員會、國家保密局令第20號)的要求,建立健全保密制度,加強對水利科技檔案的保密管理。
第二十四條各單位應建立健全水利科技檔案鑒定、銷毀制度,并按要求對水利科技檔案進行鑒定,提出保存或銷毀意見,報本單位領導批準后實施。
銷毀檔案,應到國家指定場所進行監(jiān)銷,并由2名監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。
銷毀清冊應歸檔保存。
第二十五條水利科技檔案保管期限劃分為永久和定期(30年、10年)兩種。
劃分原則與標準,參照《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條各單位應按水利科技檔案移交進館要求,向有關檔案館移交檔案。
第四章獎懲
第二十七條對在水利科技檔案工作中做出突出成績的單位、部門或個人,上級主管部門或本單位應給予表彰和獎勵。
第二十八條對于違反本規(guī)定的單位或個人,上級主管部門或本單位應予以通報批評,限期整改;對逾期未改的,應按規(guī)定對相關單位或直接責任人給予處罰。
造成嚴重后果的,應依法追究刑事責任。
第五章工作機制及人員
第二十九條水利部設有專門的檔案工作部門,在國家檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導下,依法對水利科技檔案工作履行如下職責:
(一)貫徹落實國家檔案法規(guī)制度,制定、完善水利科技檔案規(guī)劃與規(guī)章制度;
(二)督促水利檔案法規(guī)制度的貫徹落實;
(三)檢查、指導水利科技檔案工作;
(四)組織重點項目(課題)的檔案專項驗收。
第三十條各單位應結合工作職責與任務,明確檔案工作部門和人員,依法加強檔案管理、認真履行檔案管理職責,為促進水利科技檔案工作的健康、有序發(fā)展提供保障。
第三十一條水利科技檔案工作人員應具備檔案專業(yè)和水利等相關專業(yè)知識,愛崗敬業(yè),忠于職守,并應保持相對穩(wěn)定。
第三十二條各單位應有計劃地開展對水利科技檔案人員的業(yè)務培訓和繼續(xù)教育,逐步提高檔案人員的業(yè)務素質和管理水平。
第六章 附則
第三十三條本規(guī)定由水利部負責解釋。
第三十四條本規(guī)定自發(fā)布之日起施行,原水利部1988年9月2日發(fā)布的《水利科學技術檔案管理暫行規(guī)定》和《水利科學技術檔案保管期限表》(水辦[1988]7號)同時廢止。
第10篇 特種設備安全技術檔案管理規(guī)定
一、為保證特種設備技術檔案和信息的完整性、各單位應制定特種設備安全技術檔案管理制度。
二、各單位檔案管理部門負責實施本制度,其負責人對特種設備安全技術檔案資料的完整性、準確性負責。
三、應當指定專門特種設備檔案管理人員負責特種設備安全技術檔案的接收、登記、整理、保管、借閱、等事宜,并妥善保管各種與特種設備安全技術檔案相關的記錄。
四、特種設備安全技術檔案的內容包括下列范圍要求:
1、《特種設備使用注冊登記表》
2、特種設備的設計文件和制造單位、產品質量合格證明、使用維護說明、設備及其零部件和安全保護裝置的產品技術文件、安裝技術文件和資料。
3、特種設備安裝、改造、重大維修、定期檢驗報告。
4、特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器、儀表的日常維護保養(yǎng)記錄。
5、特種設備日常使用狀況和定期自行檢查的記錄、應急救援演習記錄。
6、特種設備運行故障處理和事故記錄。
五、特種設備檔案管理人員應當督促相關人員做好相應的工作記錄、以保證記錄資料的完整、并妥善保存。
六、特種設備安全技術檔案如有遺失、損壞、應及時上報、設法補救、并對相關責任人進行處罰。
