萬(wàn)科物業(yè)智能化工程采購(gòu)管理辦法

發(fā)布時(shí)間：2023-11-06 18:00:11 查看人數(shù)：32

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vk物業(yè)智能化工程采購(gòu)管理辦法

1、目的

明確智能化工程部工程項(xiàng)目物資采購(gòu)流程

2、適用范圍

智能化工程部工程項(xiàng)目物資采購(gòu)。

3、定義

3.1 施工材料:包括設(shè)備及線材。

3.2 零星材料:用于項(xiàng)目中的對(duì)相關(guān)設(shè)備、設(shè)施進(jìn)行保護(hù)或連接的輔助材料。

3.3 工具:在項(xiàng)目施工過(guò)程中需要的相關(guān)工具,包括電動(dòng)工具。

3.4 辦公用品及設(shè)施:辦公需要而需購(gòu)買(mǎi)的相關(guān)辦公用品及設(shè)施。

4、職責(zé)

部門(mén)/崗位工作內(nèi)容

部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)申請(qǐng)、訂單及付款的審批。

本部事務(wù)主管負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)采購(gòu)工作按流程順利執(zhí)行,負(fù)責(zé)審批辦公用品的采購(gòu)申請(qǐng)。

施工負(fù)責(zé)人/城市負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本項(xiàng)目所需物資做出統(tǒng)籌計(jì)劃,填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)。

施工技術(shù)組負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目組工程物資采購(gòu)申請(qǐng)技術(shù)層面的審核。

采購(gòu)管理員負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目組物資采購(gòu)申請(qǐng)制作、申請(qǐng)、發(fā)放訂單,跟進(jìn)供貨情況及辦理付款手續(xù)。

部門(mén)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)審核單價(jià)、與供應(yīng)商對(duì)賬及資金使用計(jì)劃

物資計(jì)劃管理員負(fù)責(zé)編制采購(gòu)計(jì)劃、物資調(diào)配、跟進(jìn)供貨情況及核對(duì)項(xiàng)目組進(jìn)倉(cāng)單。

5、方法和過(guò)程控制

5..1 施工材料的采購(gòu)

5.1.1采購(gòu)計(jì)劃

5.1.1.1 項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)之初,由物資計(jì)劃管理員根據(jù)工程合同及施工細(xì)化方案做出《智能化工程物資采購(gòu)計(jì)劃》發(fā)至采購(gòu)管理員。

5.1.1.2 由采購(gòu)管理員在《智能化工程物資采購(gòu)計(jì)劃》填寫(xiě)采購(gòu)周期后發(fā)至項(xiàng)目組,同時(shí)抄送物資計(jì)劃管理員,現(xiàn)場(chǎng)施工負(fù)責(zé)人根據(jù)采購(gòu)周期及運(yùn)輸時(shí)間做好物資申請(qǐng)計(jì)劃。

5.1.2 物資申請(qǐng)

5.1.2.1現(xiàn)場(chǎng)施工負(fù)責(zé)人發(fā)出《智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單》,物資申請(qǐng)必須有編號(hào),在郵件主題中也必須寫(xiě)明是'××項(xiàng)目組采購(gòu)申請(qǐng)××號(hào)'。

5.1.2.2施工技術(shù)組根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況及技術(shù)需要填寫(xiě)意見(jiàn)。

5.1.2.3部門(mén)物資計(jì)劃管理員根據(jù)各區(qū)域及各項(xiàng)目庫(kù)存情況合理做物資調(diào)配。

5.1.2.4部門(mén)經(jīng)理審批后發(fā)采購(gòu)管理員采購(gòu)。

5.1.3物資采購(gòu)

5.1.3.1設(shè)備及線材類物資由部門(mén)統(tǒng)一采購(gòu),零星材料和工具一部分由部門(mén)采購(gòu),一部分由項(xiàng)目組自行在當(dāng)?shù)毓?yīng)商處購(gòu)買(mǎi)。

5.1.3.2采購(gòu)管理員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)以項(xiàng)目組為單位編制《智能化工程物資采購(gòu)訂單》、《智能化工程樣品借用單》;需調(diào)撥的物資由物資計(jì)劃管理員填寫(xiě)《智能化工程物資調(diào)撥單》。

5.1.3.3《智能化工程物資采購(gòu)訂單》編號(hào)原則為:項(xiàng)目地點(diǎn)+項(xiàng)目組名稱+期數(shù)+流水號(hào)。如訂單有更改,則原訂單相應(yīng)作廢,其編碼也相應(yīng)作廢,新訂單編碼按流水號(hào)順延。

5.1.3.4金額在50000元以下的訂單由部門(mén)財(cái)務(wù)審核、部門(mén)經(jīng)理審批后,蓋部門(mén)公章發(fā)出。

5.1.3.5金額在50000元以上訂單需按公司審批流程審批后,蓋部門(mén)公章后發(fā)出。

5.1.3.6采購(gòu)管理員在《智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單》中注明此申請(qǐng)的訂單編號(hào)、調(diào)撥單號(hào)或樣品借用單號(hào)后發(fā)至項(xiàng)目組,抄送物資計(jì)劃管理員。

5.1.3.7采購(gòu)管理員要求供應(yīng)商必須及時(shí)將送貨單一式兩份發(fā)至部門(mén)物資計(jì)劃管理員及項(xiàng)目組,并在送貨單中注明訂單號(hào)。

5.1.3.8物資計(jì)劃管理員依據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)及訂單,根據(jù)供應(yīng)商交貨情況,及時(shí)安排發(fā)貨。并在收到送貨單后,以郵件形式告知項(xiàng)目組**訂單/調(diào)撥單/樣品單已發(fā)貨。

5.1.3.9施工負(fù)責(zé)人/城市負(fù)責(zé)人需及時(shí)反饋《智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單》完成情況,物資計(jì)劃管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)《智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單》,未及時(shí)到貨物資需及時(shí)與采購(gòu)管理員溝通對(duì)接。

5.1.4借樣

5.1.4.1各項(xiàng)目組如需向供應(yīng)商借用樣品,需提前填寫(xiě)《智能化工程樣品申請(qǐng)單》。

5.1.4.2采購(gòu)管理員根據(jù)《智能化工程樣品申請(qǐng)單》填寫(xiě)《智能化工程樣品借用單》。

5.1.4.3采購(gòu)管理員將《智能化工程樣品借用單》蓋部門(mén)公章后發(fā)至供應(yīng)商,同時(shí)以郵件形式發(fā)至物資計(jì)劃管理員及項(xiàng)目組,由樣品接收人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)《智能化工程物資進(jìn)倉(cāng)單》。

5.1.4.4如在后續(xù)采購(gòu)過(guò)程中,訂貨數(shù)量包括已借用樣品,則需注明《智能化工程樣品借用單》單號(hào),以備查對(duì)。

5.1.4.5《智能化工程樣品申請(qǐng)單》編號(hào)規(guī)則同《智能化工程項(xiàng)目組物資申請(qǐng)單》編號(hào)規(guī)則,《智能化工程樣品借用單》編號(hào)為j-yp+流水號(hào)。

5.1.5 付款

由采購(gòu)管理員整理出相關(guān)訂單及其物資申請(qǐng)報(bào)告的郵件批復(fù)頁(yè)、發(fā)票、附項(xiàng)目組《智能化工程物資進(jìn)倉(cāng)單》,如果訂單數(shù)量與結(jié)算數(shù)量有增加或減少,需填《智能化工程物資付款結(jié)算單》,由物資計(jì)劃管理員、部門(mén)財(cái)務(wù)、本部事務(wù)主管審核、部門(mén)經(jīng)理審批后報(bào)公司財(cái)務(wù)管理部審批結(jié)算。

5.2 零星材料及工具采購(gòu)

5.2.1 項(xiàng)目組采購(gòu)零星材料及工具,每月底由項(xiàng)目組填寫(xiě)《智能化工程項(xiàng)目組零星材料需求計(jì)劃》,報(bào)施工技術(shù)組、物資計(jì)劃管理員審核,部門(mén)財(cái)務(wù)審批后方可采購(gòu)。在當(dāng)?shù)夭少?gòu)的零星材料和工具須在指定合格供方采購(gòu)。

5.2.2 每月報(bào)銷時(shí)付《智能化工程項(xiàng)目組零星材料需求計(jì)劃》及郵件批復(fù)頁(yè)、《智能化工程物資進(jìn)倉(cāng)單》、發(fā)票報(bào)銷。

5.3 辦公用品、家私電器及勞保用品采購(gòu)

5.3.1 采購(gòu)辦公用品、家私電器及勞保用品由項(xiàng)目組填寫(xiě)《智能化工程項(xiàng)目組辦公物資需求計(jì)劃》報(bào)部門(mén)財(cái)務(wù)審核、本部事務(wù)主管審批后方可采購(gòu);如果采購(gòu)單價(jià)200元以上1000元以下的物資需資產(chǎn)管理員審核,單價(jià)1000元以上的家私電器及辦公類固定資產(chǎn)申請(qǐng)由項(xiàng)目/城市負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《物資/服務(wù)申請(qǐng)報(bào)告》申請(qǐng),本部事務(wù)主管審核,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審批后按公司流程進(jìn)行。

5.3.2 每月報(bào)銷時(shí)附《智能化工程項(xiàng)目組辦公物資需求計(jì)劃》/《物資/服務(wù)申請(qǐng)報(bào)告》及郵件批復(fù)頁(yè)、發(fā)票報(bào)銷。

5.4分包工程

5.4.1由施工負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《物資/服務(wù)申請(qǐng)報(bào)告》(附合同草案)報(bào)部門(mén)采購(gòu)管理員,由采購(gòu)管理員報(bào)部門(mén)財(cái)務(wù)審核,權(quán)限內(nèi)的部門(mén)經(jīng)理審批,由采購(gòu)管理員跟進(jìn)審批工作。超過(guò)部門(mén)經(jīng)理權(quán)限的按公司相關(guān)程序執(zhí)行。

5.4.2分包工程結(jié)束后,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織相關(guān)驗(yàn)收工作,并填寫(xiě)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

5.4.3付款時(shí)需附:《物資/服務(wù)申請(qǐng)報(bào)告》及其郵件批復(fù)頁(yè)、合同、內(nèi)部驗(yàn)收申請(qǐng)

、付款結(jié)算單,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人整理申請(qǐng)付款。

5.4.4分包合同編號(hào)規(guī)則同訂單編號(hào)規(guī)則。

5.5物資采購(gòu)單價(jià)變更審批

5.5.1使用范圍:已經(jīng)經(jīng)過(guò)評(píng)估為公司合格供方的供應(yīng)商在新增產(chǎn)品報(bào)價(jià)或原有產(chǎn)品單價(jià)變動(dòng)時(shí)使用。

5.5.2由采購(gòu)管理員填寫(xiě)《智能化工程部采購(gòu)單價(jià)變更審核表》,報(bào)部門(mén)財(cái)務(wù)審核,部門(mén)經(jīng)理審批后,報(bào)公司財(cái)務(wù)管理部備案。

5.6本辦法未涉及的物資審購(gòu)規(guī)定按《采購(gòu)管理程序》執(zhí)行。

6.相關(guān)文件

vkwy7.4-z01《采購(gòu)管理程序》

7.相關(guān)記錄和表格

vkwy7.4-z01-f3 《物資/服務(wù)申請(qǐng)報(bào)告》