房地產(chǎn)集團(tuán)公司特種檔案管理辦法
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司特種檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為保證* 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)特種檔案收集、歸檔、保管的有序、完整與安全,更好地利用特種檔案為公司管理與發(fā)展服務(wù),特制定本辦法。
第二條 本辦法中的特種檔案,是指公司在經(jīng)營管理活動中直接形成的,具 有保存價值的,一般以非紙質(zhì)材料為信息載體的歷史資料。
第三條 本辦法中的特種檔案主要分為聲像檔案、電子檔案、實物檔案三大類。
第四條 綜合管理部為公司特種檔案的歸口管理部門。
第五條 本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
第二章 檔案收集
第六條 特種檔案的內(nèi)容與范圍
(一)聲像檔案
聲像檔案是指公司在經(jīng)營活動中形成的,具有保存價值的以音響、影像等方式記錄,并輔以文字說明的歷史資料。包括照片、錄音帶、錄像帶等,其中照片檔案由底片、照片及文字說明構(gòu)成。
具體收集范圍:(1)反映公司的主要職能活動和工作成果;(2)公司領(lǐng)導(dǎo)、各級黨政領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動;(3)公司組織或參加的重要會議公司領(lǐng)導(dǎo)參與的外事活動等;(4)記錄公司重大事件和其他特殊現(xiàn)象;
(5)反映公司各樓盤建設(shè)的情況;(6)其他經(jīng)典樓盤的調(diào)研資料;(7)公司廣告宣傳內(nèi)容;(8)其他具有保存價值的聲像資料。
(二)電子檔案
電子檔案是指利用計算機(jī)技術(shù)形成的,以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案,其存儲介質(zhì)主要有磁盤(硬盤、軟盤)、磁帶、光盤和 u 盤等。電子檔案一般要求紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔。
具體收集范圍(1)公司行政管理與業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種文本文件(2)利用計算機(jī)輔助設(shè)計等技術(shù)形成的具有查考利用價值的圖形文件和模型文件;
(3)公司使用的各種數(shù)據(jù)文件;(4)設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)。
(三)實物檔案
實物檔案是指公司在經(jīng)營活動中,形成的一些反映公司工作史實的實物材料,如錦旗、獎杯、牌匾及其他具有歷史和紀(jì)念意義或保存價值的實物材料。
第七條 綜合管理部負(fù)責(zé)公司特種檔案的收集工作,公司其他職能部應(yīng)配合做好特種文件的整理、收集工作。
公司聲像資料的形成主要由策劃部負(fù)責(zé),包括各種范圍內(nèi)聲像資料的拍攝、制作、整理和提供工作。
第八條 收集時間
(一)綜合管理部應(yīng)隨時查詢、收集特種文件。
(二)職能部門應(yīng)在工作完成后的一個月內(nèi)將基礎(chǔ)材料整理成符合收集要求的特種資料,其中電子檔案需一式二份(一份供存檔,一份供調(diào)閱),相應(yīng)的文字資料應(yīng)同時交綜合管理部。
第九條 收集要求
(一)特種文件與相關(guān)的文字說明要收集齊全,及時歸檔。
照片檔案的文字說明包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等;磁帶(軟盤)盒上應(yīng)標(biāo)明軟件名稱、文件數(shù)、編制部門、編制日期、密級等;錄音帶盒上應(yīng)標(biāo)明講話人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容、講話時間、錄制日期和密級等;
錄錄象帶盒上需標(biāo)明攝制時間、攝制部門、規(guī)格、制式、密級等;獎杯、牌匾等應(yīng)寫明背景情況。
(二)電子文件必須是可讀文件,若有加密,應(yīng)告知密碼。
(三)所有準(zhǔn)備歸檔的特種文件必須在有關(guān)的設(shè)備上演示檢測,運(yùn)轉(zhuǎn)正常才能歸檔。
(四)資料提供部門應(yīng)同時提供文件目錄清單。
(五)對重要聲像資料、電子文件,應(yīng)盡可能采用存儲空間小、穩(wěn)定性好,利于長久保存信息的特種載體形式,如光盤等。
(六)綜合管理部確認(rèn)歸檔資料符合要求后,應(yīng)填寫移交清單一式兩份,由雙方經(jīng)辦人簽字,一份由部門保存,一份由綜合管理部保存并作登記。
第三章 檔案整理
第十條 特種檔案的整理包括分類編號、組合排列和編目立檔。
第十一條 檔案人員在將特種文件歸檔前,應(yīng)首先填寫《特種文件目錄清單》登記并驗收合格后,在錄音、錄像帶、磁盤、光盤以及實物等形式的檔案上貼上標(biāo)簽,按照年代――問題分類,按內(nèi)容編號(同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷,編同一案卷號,然后每盤再依次編排序號),寫明相關(guān)內(nèi)容;最后將具有共同主題內(nèi)容的特種文件組成案卷,集中編放。
第十二條 錄音、錄像等聲像檔案應(yīng)有相應(yīng)的文字說明,主要項目包括編號、收到日期、錄制日期、內(nèi)容、責(zé)任者、錄制單位、錄制地點(diǎn)、放送時間、技術(shù)狀況、數(shù)量、備注等。實物檔案的標(biāo)簽上應(yīng)寫明編號、實物名稱、數(shù)量、
特征、來源、獲得者以及必要的說明。
第十三條 照片一般將一項內(nèi)容整理為一卷,內(nèi)容相近的也可組成一卷。
照片的編號,應(yīng)先編每卷的卷號,再編每卷的頁號,再編卷內(nèi)照片的序號。照片的分類號、底片號、參見號應(yīng)在文字說明欄中寫清。
底片要先進(jìn)行分類,再編號登入目錄登記簿中。一張底片或一組密不可分的底片為一個保管單位,編一個底片號。底片號按收到的先后次序編號登記保管。底片目錄登記簿包括如下項目:分類號、底片號、簡要內(nèi)容、拍攝者、拍攝地點(diǎn)、拍攝時間、底片數(shù)量、技術(shù)狀況、底片來源、收到日期、備考。其中底片號是上述項目中最重要的一項,編寫在乳劑面的右上角,同時在保存的紙袋外面打上底片號。
第十四條 電子文件按其形成規(guī)律和自身特點(diǎn)可劃分為文本文件、圖像(紙)文件、數(shù)據(jù)文件和命令文件四部分。
文本文件應(yīng)分門別類加以管理,可建立子目錄系統(tǒng)加以分類;圖像(紙)
文件、命令文件應(yīng)根據(jù)成套性原則按項目加以整理;數(shù)據(jù)文件根據(jù)其相關(guān)性加以整理。
第十五條 特種檔案根據(jù)涉及公司商業(yè)秘密情況分為“秘密”、機(jī)密,絕密”三級。檔案人員在編目立檔時應(yīng)標(biāo)明密級,并妥善保管好檔案資料,嚴(yán)防外泄。
第四章 檔案保管
第十六條 特種檔案的保存應(yīng)保證通風(fēng),避免高溫潮濕,注意防火、防塵、防污染。 第十七條 照片檔案的保管形式區(qū)別于一般的紙質(zhì)文書檔案,應(yīng)采用規(guī)格統(tǒng)一的專用保存相冊。大張照片檔案可單獨(dú)存放,但需在卷內(nèi)目錄的備注欄中注明“大張照片”。底片應(yīng)存放在特制的底片袋內(nèi)。
第十八條 錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放在專用的磁帶架上,磁帶庫必須避免強(qiáng)日光照射,避免放在磁場附近。
第十九條 歸檔的兩套電子檔案應(yīng)分別存放,一套封存,一套提供利用。
電子檔案按保管單位順序號加以排列,每一盤、帶都應(yīng)貼上標(biāo)有盤帶號、保管單位名稱的標(biāo)簽,便于存取。磁帶和光盤都應(yīng)垂直存放。磁帶存放應(yīng)避免使用鐵
皮柜。
第二十條 電子檔案應(yīng)建立磁性載體檔案檢測、保養(yǎng)卡,定期記錄維護(hù)情況。
第二十一條 實物檔案作為特殊的載體,應(yīng)有專門的陳列器具,不同的實物材料可采用不同的排列與存放方法。
第二十二條 特種檔案的銷毀必須經(jīng)過鑒定,報主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由綜合管理部負(fù)責(zé)登記、銷毀。
第五章 檔案利用
第二十三條 公司應(yīng)建立特種檔案借閱、利用制度,嚴(yán)格審批手續(xù)。并根據(jù)檔案的機(jī)密程度,確定利用范圍。一般的特種檔案借閱需填寫((調(diào)閱檔案審批單)),經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可辦理;密級檔案見《保密管理制度》。
第二十四條 特種檔案原版原則上不得借離檔案室。如有特殊需要,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可限期外借。
利用率高的特種檔案可將復(fù)制件外借。
外單位借用或復(fù)制特種檔案,由檔案室負(fù)責(zé)有償辦理。如在借用中造成損壞,由借用單位負(fù)責(zé)賠償。
第二十五條 歸檔保存的特種檔案,任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。
第六章 附則
第二十六條 本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
