房產(chǎn)項目甲供材料管理辦法
房產(chǎn)開發(fā)項目甲供材料管理辦法
為規(guī)范和落實施工單位、供貨商與建設(shè)單位對甲供材料使用和管理,**房地產(chǎn)開發(fā)有限公司對**廣場“甲供材料”提出以下管理辦法:
一、甲供材料管理制度
為進一步規(guī)范公司甲供材料管理工作,提高工作質(zhì)量和辦事效率,保證采購人員正確、高效地實施管理與服務(wù),完善監(jiān)督機制,兼顧質(zhì)量和成本,在保證工程正常使用的前提下,提高材料(設(shè)備)質(zhì)量,減少采購成本,結(jié)合項目的實際情況,特制定本辦法。
(一)材料計劃報送
1、工程合同中已明確由我方供應(yīng)的物資,凡屬首次供應(yīng)的品種,施工單位至少應(yīng)提前1個月提出《甲供材料需求計劃》,門窗和外墻面磚等加工和生產(chǎn)周期較長的材料一般至少提前3個月。屬同品種后續(xù)供貨的,一般至少提前15日提出需求計劃。
2、施工單位提出的《甲供材料需求計劃》先由編制人及現(xiàn)場負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后,經(jīng)監(jiān)理審核及我方工程部及預(yù)算材料部批準(zhǔn)后,交我方預(yù)算材料部作為下一月的月度材料供貨計劃。月計劃報送時間為每月的25日之前、周計劃為每周的周四報送。
3、《甲供材料需求計劃》工程量應(yīng)該按照圖紙合理計算,并結(jié)合形成實際情況及損耗情況上報,不能因為過度節(jié)省材料導(dǎo)致材料在使用過程中不夠又要補充且數(shù)量不大,如果有些材料運輸路程較長或加工過程比較漫長,會造成甲方及施工單位自身施工進度等相關(guān)損失。施工單位在上報《甲供材料需求計劃》一定要慎重考慮,否則造成的損失由施工單位自行承擔(dān)相關(guān)責(zé)任和損失。
4、施工單位報送《甲供材料需求計劃》時,應(yīng)充分考慮運輸時間、生產(chǎn)周期等相關(guān)因素,為我方留出合理的采購時間。如因計劃報送不及時,造成材料到場時間延誤、供貨數(shù)量不足等情況,一切損失由施工單位負(fù)責(zé)。
5、《甲供材料需求計劃》封面應(yīng)列出建設(shè)工程名稱、分部分項工程名稱、建設(shè)單位名稱、監(jiān)理單位名稱、施工單位名稱。《甲供材料需求計劃》應(yīng)以表格形式報送,且表格應(yīng)列明:材料名稱、規(guī)格、型號、計量單位、數(shù)量、到貨日期、備注事項、材料進場收貨人及聯(lián)系方式等有關(guān)內(nèi)容。如材料是分批分期到貨的,必須詳細注明每一批次的到貨數(shù)量和日期。具體表格見附件
6、材料名稱的書寫應(yīng)以材料的行業(yè)統(tǒng)一名稱為準(zhǔn),不得使用簡稱、別稱及俗稱等。規(guī)格及型號也應(yīng)以國家或行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn),不得使用廠家自編規(guī)格及型號,如無型號規(guī)格要求時,應(yīng)予注明。
7、簽字審批完畢后,材料計劃報送我方預(yù)算材料部,材料計劃不符合我方要求或未按規(guī)定程序提報的,預(yù)算材料部接收人員審核發(fā)現(xiàn)后,要拒收或退回計劃。
8、預(yù)算材料部接收材料計劃后報分管副總審批,該計劃于分管副總簽字之日起生效,預(yù)算材料部依據(jù)計劃執(zhí)行采購程序。采購時間必須在施工單位上報《甲供材料需求計劃》10個工作日之內(nèi)進場,否則會影響工地正常施工工程進度。
9、施工單位所報材料需求計劃漏項或臨時變更等原因需要材料,情況緊急時需申報應(yīng)急材料需求計劃。應(yīng)急需求計劃必須由施工單位項目負(fù)責(zé)人簽字,直接報我方材料分管副總審批后轉(zhuǎn)預(yù)算材料部執(zhí)行采購程序。
(二)材料進場驗收
1、甲供材料到達施工現(xiàn)場后,由監(jiān)理人員、施工單位的材料員及相關(guān)專業(yè)負(fù)責(zé)人、工程部相關(guān)專業(yè)人員、預(yù)算材料部人員共同驗收,驗收人員必須對材料數(shù)量、品牌、規(guī)格、型號隨貨資料詳細察看,并簽署意見。驗收通過后,甲乙雙方及時辦理交接手續(xù)。
2、施工單位負(fù)責(zé)采購的材料進場時應(yīng)提前通知我方及監(jiān)理方,由我方預(yù)算材料部人員、工程部相關(guān)專業(yè)人員、監(jiān)理人員以及施工單位物資負(fù)責(zé)人員一起進行驗收。未經(jīng)共同驗收或驗收不合格的,所購材料不得用于本工程,由此造成的一切損失由施工單位負(fù)責(zé)。
3、施工單位應(yīng)指定專人進行甲供材料的收貨,尤其是夜間及下班時間內(nèi)的到貨,要保證隨叫隨到,及時進行驗收。
4、甲供材料送到施工現(xiàn)場后,施工單位2日以內(nèi)必須及時送樣試驗或檢測,不經(jīng)試驗、檢測的材料不得使用。經(jīng)試驗或檢測后不合格的材料要堅決退場,具體操作見一(三)。
5、材料檢驗抽樣材料進場在驗收時現(xiàn)場隨機抽取,實驗、檢測結(jié)果經(jīng)監(jiān)理見證后分送監(jiān)理、我方預(yù)算材料部存檔。
6、參加材料驗收的所有人員一定要負(fù)起責(zé)任,認(rèn)真仔細核對相關(guān)證件,對材料數(shù)量的核對要認(rèn)真仔細,發(fā)現(xiàn)錯漏的及時指正。仔細檢查產(chǎn)品實物與其證明書的內(nèi)容和各項技術(shù)指標(biāo)是否相符。檢查產(chǎn)品的外觀形狀,包括其包裝、標(biāo)識及相關(guān)內(nèi)容是否完好、合格;檢查同一批進場的產(chǎn)品型號、規(guī)格是否一致,防止質(zhì)量不同的產(chǎn)品混進場;檢查產(chǎn)品的出廠合格證、檢驗報告等是否齊全,如果資料不齊全應(yīng)及時向供貨方索取,資料補齊后方可辦理驗收手續(xù)。
7、材料驗收單要填寫清楚其名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、單價、合價、日期。驗收單嚴(yán)禁隨意涂改,如有涂改須有當(dāng)事人簽章。具體表格見附件
8、預(yù)算材料部人員應(yīng)時刻監(jiān)督施工單位對驗收進場后的材料進行妥善保管和使用,如發(fā)現(xiàn)保管或使用不當(dāng)造成材料生銹、損壞、丟失等情況,所造成的損失由施工單位負(fù)責(zé),我方不予退換或增補。
(三)不合格材料的處理
1、甲供材料經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗不合格需退貨的,施工單位應(yīng)出具書面退料申請,將申請、檢驗報告等證明文件一起報我方預(yù)算材料部,經(jīng)審核后辦理相關(guān)手續(xù)。
2、預(yù)算材料部接到退料申請后應(yīng)對材料數(shù)量、規(guī)格、檢驗報告等進行核對,經(jīng)預(yù)算材料主管、主管副總簽字確認(rèn)后,由預(yù)算材料部辦理退料手續(xù)。材料的退貨須填制退料單,并注明退貨的原因。具體表格見附件
3、預(yù)算材料部收料、簽單后,依據(jù)供貨合同對不合格材料進行退貨、換貨或索賠。由于施工單位工作不力(例如不根據(jù)變更及時提報材料的變更計劃)等原因造成的退貨,預(yù)算材料部不予辦理退貨事宜,一切損失由施工單位負(fù)責(zé)。
二、甲供材結(jié)算、核算制度
(一)“甲供材料”的定義
“甲供材料 ”,是指業(yè)主和施工單位之間材料(含設(shè)備)供應(yīng)、管理和核算的一種方法。即:業(yè)主(房地產(chǎn)開發(fā)商)在進行施工招投標(biāo)與施工單位簽訂施工合同時, 業(yè)主方為甲方, 合同中規(guī)定該工程項目中所使用的主要材料由甲方 (業(yè)主)統(tǒng)一購入, 材料價款的結(jié)算按照實際的價格結(jié)算 , 數(shù)量按照甲方(業(yè)主)實際調(diào)撥給乙方 ( 施工單位 )的數(shù)量結(jié)算。在 “ 甲供材料 ” 方法中, 材料的價格風(fēng)險由開發(fā)單位承擔(dān), 材料的數(shù)量風(fēng)險由施工單位承擔(dān)。開發(fā)單位根據(jù)施工圖計算施工所需的材料量, 列出材料供應(yīng)清單, 各個施工單位根據(jù)工程進度預(yù)算所需要的材料量提前上報計劃, 開發(fā)單位統(tǒng)一購入管理, 在工程款結(jié)算時將這部分材料款從結(jié)算總額中剔除。
(二)甲供材料設(shè)備的采購與貨款支付
1、 公司預(yù)算材料部是材料設(shè)備采購、供應(yīng)、管理的職能部門。預(yù)算材料部根據(jù)審核后的《甲供材料需用計劃》,進行
材料的供應(yīng)工作,負(fù)責(zé)選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商,簽訂《材料購買合同》(簡稱《采購合同》)。
2、預(yù)算材料部每月根據(jù)審核后的《甲供材料需用計劃》,進行采購工作,并送貨到施工現(xiàn)場,施工單位辦理相關(guān)驗收手續(xù)。
3、 《采購合同》約定的供應(yīng)商的付款方式(現(xiàn)款、銀行承兌匯票、一月內(nèi)結(jié)算等)由預(yù)算材料部和財務(wù)部商量確認(rèn)。
4、 嚴(yán)格按照《采購合同》約定,支付材料設(shè)備貨款。采取預(yù)付貨款(含銀行承兌匯票)方式,供應(yīng)商應(yīng)開具收款收據(jù)。甲方預(yù)留質(zhì)量保證金,應(yīng)向供應(yīng)商開具收款收據(jù)。
(三)甲供材料與施工單位的結(jié)算
1、 在與施工單位簽訂《建設(shè)工程施工合同》(以下簡稱《施工合同》)中應(yīng)明確界定甲供材料的結(jié)算辦法。
2、 甲乙雙方根據(jù)《施工合同》約定進行甲供材料(不含裝飾材料,下同)的結(jié)算。甲供材料按圖紙計算加上現(xiàn)行定額規(guī)定損耗率或《施工合同》約定損耗率的數(shù)量施工單位包干使用,因設(shè)計變更增加部分,由甲方依據(jù)施工單位提交的計劃按實補足。
3、每月28日預(yù)算材料部、供貨商與施工單位三方核對供貨數(shù)量,并將核對后的供貨數(shù)量與現(xiàn)場簽收的進場驗收單數(shù)量核對,審核單上必須有本月供應(yīng)數(shù)及累計供應(yīng)數(shù)匯總,并有供貨商和施工單位共同簽字匯總出《月材料接收總量單》。
4、在保證施工工程質(zhì)量前提下,甲供材在《定額》規(guī)定的損耗率范圍或者合同規(guī)定的損耗率的節(jié)約量按照甲乙雙方5:5分成,節(jié)約量=按圖預(yù)算量-實際供貨量,最大限度鼓勵節(jié)約,工程結(jié)算時按照甲方采購價結(jié)算給施工單位,甲供材超供部分,依據(jù)施工單位簽收的材料數(shù)量,甲供材料款在支付工程款的同時扣除。
5、每月支付工程進度款時,首先應(yīng)扣除本月甲供材料《月材料接收總量單》價款,然后才能支付施工單位工程款。
(四)工程預(yù)算(決算)與甲供材料的銜接
