物業(yè)重要資料管理辦法作業(yè)指導書
物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導書
重要資料管理辦法
1.目的
為質(zhì)量管理體系標準、政策法規(guī)、工程檔案、物業(yè)資料、顧客檔案、管理服務(wù)報告等重要資料的收集、存檔、保管等提供指引。
2.范圍
適用于公司各部門重要資料的管理。
3.職責
3.1總經(jīng)理辦公室負責收集、保存最新有效的行業(yè)標準和相關(guān)政策法規(guī),及時整理下發(fā)給相關(guān)部門,并收集、保存各部門的管理服務(wù)報告。
3.2品質(zhì)管理部負責收集、保存質(zhì)量管理體系標準,對其有效性負責。
3.3各部門負責收集和保管本部門相關(guān)的重要資料,并對其有效性、完好性負責。
4.方法和過程控制
4.1重要資料包括:相關(guān)政策法規(guī)資料、質(zhì)量管理體系標準、物業(yè)資料、顧客、人事、行政、財務(wù)、工程檔案和管理服務(wù)報告等。
4.2相關(guān)政策法規(guī)資料的管理
4.2.1總經(jīng)理辦公室負責從各種媒體上收集最新有效的行業(yè)標準和相關(guān)政策法規(guī),經(jīng)確定適用于公司的行業(yè)標準及相關(guān)政策法規(guī),要予以復印或打印,并注明出處及日期。
4.2.2當收集到適用于公司的最新行業(yè)標準或政策法規(guī)時,總經(jīng)理辦公室要及時轉(zhuǎn)發(fā)職能部門,由各職能部門根據(jù)最新有效的行業(yè)標準或政策法規(guī)進行處理。
4.2.3如新收集到的政策法規(guī)資料涉及到公司目前的業(yè)務(wù)或管理工作,或公司體系文件不相符的,由相關(guān)職能部門在三天內(nèi)動議編制或
修改相關(guān)文件,報相關(guān)領(lǐng)導審批后及時下發(fā)至各部門執(zhí)行,并同時更新《標準、政策法規(guī)一覽表》,各部門應根據(jù)更改后的《標準、政策法規(guī)一覽表》及時核對、更新。
4.2.4各相關(guān)部門經(jīng)理有責任將收集最新的標準和政策法規(guī),并及時報總經(jīng)理辦公室。
4.2.5總經(jīng)理辦公室負責保存所收集的行業(yè)標準和相關(guān)政策法規(guī),并應將生效版本、作廢版本及新收集的資料分開保存,各部門負責保存與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的行業(yè)標準和政策法規(guī)。
4.2.6行業(yè)標準和相關(guān)政策法規(guī)過期或作廢后,各使用部門應將所有正、副本(如有)加蓋作廢章或銷毀,但總經(jīng)理辦公室必須將作廢的政策法規(guī)至少留存一份(加蓋作廢章)。
4.3工程檔案的管理
4.3.1工程檔案指由發(fā)展商提供的住宅區(qū)規(guī)劃圖;竣工總平面圖;單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖;附屬配套設(shè)施、地下管網(wǎng)竣工圖、隱蔽工程等竣工驗收資料;設(shè)施設(shè)備安裝、使用、維修保養(yǎng)技術(shù)資料;物業(yè)質(zhì)量證明文件和物業(yè)使用說明文件;房屋本體和設(shè)備的改造變更資料及其它必要資料。其中設(shè)施設(shè)備安裝、使用、維修保養(yǎng)技術(shù)資料包括:
a.供配電系統(tǒng)圖紙資料:包括發(fā)電機、高壓環(huán)網(wǎng)柜、變壓器、配電柜、動力柜、控制柜、公共照明、供電線路等資料。
b.給排水系統(tǒng)圖紙資料:包括各類泵、水箱等資料。
c.消防系統(tǒng)圖紙資料:包括煙霧、溫度探測器、報警裝置、消防控制主機、聯(lián)動柜、消防水泵、消火栓、噴淋泵、防排煙系統(tǒng)、二氧化碳自動滅火系統(tǒng)等資料。
d.電梯圖紙資料:扶梯、直升梯準運證等。
e.空調(diào)系統(tǒng)圖紙資料:包括冷水機組、空調(diào)泵類、冷卻塔、空氣處理機、新風機、風機盤管、自控箱等資料。
f.電訊系統(tǒng)圖紙資料:包括內(nèi)線電話、閉路監(jiān)控系統(tǒng)、對講系統(tǒng)、
公用天線及衛(wèi)星電視系統(tǒng)、緊急廣播系統(tǒng)等資料。
g.其它設(shè)備圖紙資料:立體車庫、娛樂場所及設(shè)備、泳池設(shè)備、桑拿房及設(shè)備、煤氣管道、停車場管理系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等資料。
4.3.2由發(fā)展商提供的小區(qū)/大廈各類工程檔案,各部門應指定專人保管并核對,如資料不全,應及時向發(fā)展商索取。
4.3.3工程檔案須妥善保管,避免潮濕、污損。
4.3.4各部門應將各類設(shè)備供應商地址、聯(lián)系人及電話編制成表,以便維修保養(yǎng)之用。
4.4質(zhì)量管理體系標準的管理
4.4.1品質(zhì)管理部收集到質(zhì)量管理體系標準的最新有效版本后,要及時報送相關(guān)領(lǐng)導,并列入《標準、政策法規(guī)一覽表》。
4.4.2質(zhì)量管理體系標準換版后,由品質(zhì)管理部組織對公司相關(guān)人員進行新標準的培訓。
4.4.3對作廢的質(zhì)量管理體系標準,由品質(zhì)管理部負責回收,加蓋作廢章后保存一份,其余銷毀。
4.5物業(yè)資料的管理
4.5.1物業(yè)資料包括:用地批準文件、項目批準文件、施工許可證、建筑執(zhí)照、用水指標批文、用電指標批文、管理用房資料、商業(yè)用房資料、住宅區(qū)基本資料、住宅區(qū)分區(qū)資料、商業(yè)網(wǎng)點資料、娛樂設(shè)施資料、公用設(shè)施資料及園林綠化設(shè)施資料等。
4.5.2各部門負責在小區(qū)(大廈)入伙后三個月內(nèi),收集整理以上物業(yè)資料,并妥善保管和培訓到相關(guān)人員。
4.5.3以上資料如有變更,需及時更新。
4.6顧客檔案的管理
4.6.1顧客檔案:包括顧客基本資料、顧客房屋資料和顧客個性資料三方面內(nèi)容,其中顧客基本資料包括入伙通知書、業(yè)主委托書、業(yè)主公約、住戶登記資料(業(yè)主及家庭成員資料)、委托銀行代收款協(xié)議書、停車場服務(wù)協(xié)議書、停車場車位租用協(xié)議書等;顧客房屋資料包
括入住驗收資料、裝修申請資料、室內(nèi)設(shè)備維修檔案等顧客房屋動態(tài)資料;顧客個性資料包括顧客愛好、偏好、個性化需求等顧客需求動態(tài)資料。
4.6.2顧客檔案須嚴格保密。
4.7管理服務(wù)報告的管理
4.7.1各管理處負責在每季度的首月20日前,將上季度的管理服務(wù)報告向業(yè)主公布,掛到公司內(nèi)部信息網(wǎng)上,并在向業(yè)主公布十天后收回存檔。
4.7.2各管理處負責保存本部門的管理服務(wù)報告。
4.7.3公司資料室負責將各管理處的管理服務(wù)報告裝訂成冊,并妥善保管。
4.8重要資料須按照《管理處文檔管理辦法》編目歸檔,并在歸檔時登記在《文件資料存儲清單》上。
4.9重要資料查閱、借閱必須經(jīng)部門經(jīng)理或授權(quán)人同意,借閱須在《借閱登記表》上登記。
4.10如政府部門、司法機關(guān)因公需查詢重要資料,在出示合法證件(單位介紹信、工作證等)并核對無誤后,方可提供其查詢,并登記查閱時間、查閱單位、姓名、有效證件名稱、編號及其它證明材料等內(nèi)容,保存在查詢的檔案中。
5.質(zhì)量記錄表格
**wy4.2.3-z01-01-f1《標準、政策法規(guī)一覽表》
**wy4.2.3-z02-f1《文件資料存儲清單》
**wy4.2.3-z01-f5《借閱登記表》
