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第1篇 文書檔案管理規(guī)定辦法
文書檔案管理規(guī)定
一、根據(jù)上級關于貫徹《中華人民共和國檔案法》及其實施方法的決定和有關檔案工作的指示,結(jié)合本院實際,特制定本制度,以加強本院文書檔案工作。
二、堅持檔案工作實行“統(tǒng)一領導,集中管理”的原則,本院設文書檔案室和機要文書檔案員,由院辦公室領導,統(tǒng)一管理本院的文書檔案。
三、機要文書檔案員簡稱機要文書,要認真執(zhí)行黨和國家的方針、政策,貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度,積極學習檔案科技知識,刻苦鉆研檔案業(yè)務,不斷提高檔案業(yè)務水平和服務質(zhì)量,以高度負責的態(tài)度對待檔案工作,保證工作任務的完成。無特殊情況,機要文書檔案人員應保持相對穩(wěn)定。
四、機要文書不僅具體管理文書檔案和檔案室,而且負責對本院各業(yè)務部門的文件資料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導,并從實際出發(fā),制訂、補訂或修訂必要的規(guī)章制度,加強文書檔案和檔案室的管理基礎工作。
五、檔案室應做好文書檔案的收集和接收工作。并應于每年四月份前將上年具有保存價值的文件資料進行歸檔。
有保存價值的文件資料,是指具有現(xiàn)實查考使用價值和對學院改革、發(fā)展、建設等辦學建?；顒佑醒芯績r值的文件資料。
六、各業(yè)務部門應主動在每年第一季度內(nèi)將具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人既不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔,又不得把具有保存價值的文件資料據(jù)為已有,或者拒絕歸檔。
七、送文書檔案室的文件資料應符合下列要求:
⒈ 歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶,都必須齊全完整。
⒉ 歸檔的書面文件資料手寫文稿,不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫,不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況,機要文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或復制。
八、機要文書應對移送到文書檔案室的外來文件資料和本院在工作活動中形成的全部檔案進行科學的分類、加工整理和保管。對每年進入檔案室的檔案必須及時進行整理、編目和續(xù)排等工作。
九、檔案室應建立檔案統(tǒng)計工作,對檔案的進入、移出、保管、改進、修補、銷毀和利用等情況進行統(tǒng)計,并按照上級規(guī)定,報送檔案基本情況統(tǒng)計表。
必要時,此項工作可在秘書和綜合統(tǒng)計人員協(xié)助下完成。
十、機要文書應編制本院的《檔案資料期限表》,經(jīng)校主管領導人批準后執(zhí)行。
十一、本院應定期對超過保管期限的檔案資料進行鑒定。鑒定檔案資料必須在院辦公室主任的主持下,組成專門鑒定小組進行,鑒定工作結(jié)束后,應提出工作報告,并對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案資料進行登記造冊,報送院長或經(jīng)主管院領導人批準后銷毀。
十二、檔案室應力求逐步做到有能夠最大限度地保持檔案資料長期完整性的保管條件的技術(shù)組織措施。有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁或換頁、防隨意涂改和防斑點、褪色或字跡模糊等的設施。
機要文書要定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況,對字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。
十三、機要文書應編制檔案室存放的檔案資料的《檔案目錄》、《案卷文件目錄》和有關專題目錄,建立檔案資料目錄總冊。
十四、檔案室應利用總存檔案編寫各種參考資料,主動開展檔案利用工作,為學院的管理、改革、發(fā)展建設服務,并注意掌握檔案的利用效果。
十五、應建立檔案室管理制度,檔案室保密制度,檔案室借閱制度等。
十六、檔案室對本院形成文件需要收集兩份,匯集起來,編訂成冊,一套作立卷歸檔,一套供利用(查閱、摘錄、復制),以保證檔案的安全和方便利用。
十七、對上級規(guī)定移交的檔案,必須按照上級要求及時辦理移交手續(xù),做好檔案連同案卷目錄等移交工作。
十八、對上級發(fā)下的文件及其復制件,需要借給或送給國內(nèi)的其他單位,必須報請發(fā)文單位書面批準,對本院形成的文件,需要與國內(nèi)的其他單位交流或交換,⑴對于規(guī)章制度,可通過學院檔案室統(tǒng)一辦理,其他部門和人員不得擅自處理;⑵對學院的規(guī)劃、計劃、工作總結(jié)等文件材料,必須經(jīng)院長簽準后,由學院檔案室統(tǒng)一對外辦理。
十九、不論是上級發(fā)下的文件及其復制件,還是本院的文件及其復制件,凡對國外單位和個人借閱、交換等,必須報請上級主管機關書面批準后才能通過檔案室辦理。
二十、任何部門和個人利用檔案資料,未經(jīng)院長或上級機關書面批準,不得擅自公布。
二十一、對檔案的收集、整理、利用服務、保護和管理規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化,以及信息資源的開發(fā)等,做出顯著成績的部門和個人,學院予以獎勵。
二十二、對損毀、丟失和擅自抄錄、復制、偽造、涂改、撕(換)頁、外傳或外送、公布檔案者及玩忽職守者,必須依據(jù)性質(zhì)和情節(jié)予以行政處分或賠償損失。屬于《中華人民共和國檔案法》第二十四條所列行為者,按規(guī)定辦理。
二十三、機要文書檔案人員調(diào)動工作時,必須在離開本崗前辦好交接手續(xù)。
第2篇 某大學后勤集團文書檔案管理規(guī)定
大學后勤集團文書檔案管理規(guī)定
文書檔案是集團工作運行的記錄,是集團實施有效管理的依據(jù)。文書檔案的管理是辦公室日常工作的重要組成部分。管理人員必須認真負責、嚴謹、遵守保密制度,嚴格執(zhí)行文書檔案管理的各項規(guī)定。為規(guī)范集團文書檔案管理工作,特制訂本規(guī)定。
一、文書檔案管理的基本原則
文書檔案管理應遵循集中管理與分散管理相結(jié)合的原則,以集中管理為主。
集團各職能部門及各單位下發(fā)的紅頭文件及執(zhí)行辦理的公文應在集團黨政辦公室備案。
集團職能部門和各單位辦公室分別負責文書檔案的管理,以便于及時利用和維護文書檔案的完整與安全。
保密性文書按照上級規(guī)定執(zhí)行。
二、歸檔文書的范圍
1.學校和上級部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。
2.集團各職能部門、各單位簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件。
3.各類請示、報告、通知、年度工作總結(jié)、工作計劃等。
4.會議記錄、紀要、決定、收發(fā)文記錄等。
5.與有關單位的往來信件、各種協(xié)議書、責任書、合同書等。
6.相關的法律法規(guī)及標準。
7.具有查存價值的資料。
三、管理部門及職責
1.集團黨政辦公室:負責學校和上級部門簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函和集團簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件以及各單位上報的請示、報告等文書檔案的管理。
負責對集團各單位文書檔案管理工作實施監(jiān)督檢查。
2.集團各職能部門負責學校、上級有關部門和集團簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本部門簽發(fā)文件的管理。
3.各單位辦公室負責學校、上級有關部門和集團簽發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件、信函等文書檔案以及本單位簽發(fā)文件的管理。
4.各單位應確定一名文件管理人員,負責本單位文件的管理與歸檔工作。
5.管理職責
⑴ 搜集、整理、立卷、鑒定、保管單位的文書檔案。
⑵ 積極開展文書檔案的提供與利用工作。
⑶ 進行文書檔案鑒定與統(tǒng)計。
⑷ 保證文書檔案質(zhì)量,防止丟失、損壞。
四、文書檔案的點驗
辦公室文件管理人員在文書檔案歸檔前應按照下列要求對文書檔案進行點驗:
1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應及時詢問遞交人進行追查補齊。
2.對領導審批的文件,應確認領導簽署的意見是否已辦理,如已辦理,應在辦理結(jié)果一欄簽字,并將相關文書合并統(tǒng)一歸檔。
3.歸檔文書應具有擬稿人、審核人、行文部門負責人簽字,主管領導審批簽發(fā),并注明簽發(fā)日期。
五、立卷
1.歸檔文件的種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
2.歸檔文書應按照發(fā)文單位及類型進行整理,每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復與請示、轉(zhuǎn)發(fā)與原件等分別歸在一起,不得分開,即正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批復在前,請示在后;轉(zhuǎn)發(fā)在前,原件在后。
3.不同年度的文件不得放在一起立卷?？缒甓鹊恼埵九c批復,應放在請示年度立卷;跨年度的計劃應放在第一年立卷;跨年度的總結(jié)應放在最后一年立卷。
4.卷內(nèi)文件應按照發(fā)文時間先后順序,依次編寫公文份數(shù)及頁號。公文份數(shù)在每份公文的右上角填寫,頁號在公文右下角連續(xù)填寫。
5.卷內(nèi)應放置目錄和備考表。目錄放在卷首, 備考表放在卷尾。
6.填寫完整檔案盒各項內(nèi)容,將整理好的公文,放入檔案盒存入文件柜。
六、歸檔管理
1.各單位文件管理人員應在每年一月底前,將上一年度的文件整理歸檔,歸檔時應按照立卷要求整理。
2.個人不能保存應歸檔的公文。
3.擬制、修改和簽批的公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
4.歸檔文件除絕密級和注明不能翻印的以外,需翻印的須經(jīng)辦公室主任批準。翻印時,應當注明翻印單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。翻印的公文作為正式公文使用時,應當加蓋復制單位印章。
5.各單位應設立專用文件柜,保持歸檔文件清潔,防止受潮、蟲蛀、腐蝕。
七、歸檔文書的借閱
1.借閱歸檔公文應履行借閱手續(xù),填寫《檔案借(查)閱登記表》。借閱秘密級以上的公文須經(jīng)主管領導批準。
2.原則上案卷不許借出,只供在辦公室查閱,需借出的須經(jīng)主管領導或辦公室批準。
3.借閱期限一般不超過十天,到期應及時歸還。需延長借閱時間的,應經(jīng)辦公室主任同意。到期未還的,文件管理人員應及時催促借閱人員歸還。
4.借閱歸檔公文的人員必須愛護檔案,不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復制、拍攝、轉(zhuǎn)借檔案。
5.因工作需要復制檔案時,必須經(jīng)辦公室主任批準。
6.借閱檔案歸還時,文件管理人員應當面認真查驗檔案的完整性,發(fā)現(xiàn)遺失、損壞時,應查問借閱人員原因,并報辦公室主任。
7.集團以外的單位借閱歸檔公文時,須經(jīng)主管領導同意,并按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。
八、公文保存期
1.集團、集團黨委、集團工會和各職能部門以及集團各單位行文并下發(fā)的集團內(nèi)部規(guī)章制度和機構(gòu)設置的通知、任命等類公文正在執(zhí)行期間均為保存期。
2.指導工作運行類公文保存期為三年。
3.一般短期通知類公文保存期為一年。
九、公文的收回與銷毀
1.不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過辦公室主任批準后,可不作為歸檔公文存檔。需銷毀時,由文件管理人員填寫《文件銷毀清單》,注明銷毀的公文名稱、發(fā)文編號、份數(shù)、銷毀日期,批準人和銷毀人應簽名。
2.集團、集團黨委、集團工會行文下發(fā)的公文由集團黨政辦公室負責收回并銷毀。
集團各職能部門行文下發(fā)的公文由本部門負責收回并銷毀。
各單位行文下發(fā)的公文由本單位辦公室負責收回并銷毀。
3.集團黨政辦公室、各職能部門應在每年一月份前對歸檔公文進行清理,已到保存期的公文應編寫收回與銷
毀公文的通知和目錄,明確應收回和銷毀的公文發(fā)文編號、文件名稱、份數(shù)等。
收回的公文應建立收文登記。
4.收回過期公文,文件管理人員應填寫《文件銷毀清單》,銷毀人和監(jiān)督銷毀人應在清單上簽名,并注明銷毀日期。
6.對銷毀的公文由行文部門負責留存一份以便查閱,并加蓋“作廢保存”印章。
十、電子文檔的處理
1.集團黨政辦統(tǒng)一管理各單位電子文檔備案。
2.各單位應有專人和專門設備,對各類公文和宣傳材料進行電子文檔備案。
3.各單位每月月初將上一月的電子文檔交由集團黨政辦統(tǒng)一備案。
十一、本規(guī)定由后勤集團黨政辦公室負責解釋。
