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第1篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法怎么寫
物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法
1.0目的:方便資料查閱,完善記錄檔案。
是事件有源可查。
2. 0 適用范圍物業(yè)公司的各種資料、檔案。
3. 0 管理內(nèi)容3.1 文件和資料的分類--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)--文書檔案(國家有關物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)3.2 文書檔案管理--上級機關、來往單位發(fā)來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉(zhuǎn),并送有關部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。
--外來信件,寫明領導人親收或?qū)懨黝I導人姓名的由受文領導拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。
--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。
--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。
3. 3 其他資料管理--行政部將需要歸檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關細則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。
--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。
任何個人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時在行政部進行查閱。
--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。
--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。
檔案資料借閱時間原則上不得超過七天,在規(guī)定時間內(nèi)使用人應及時歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。
--公司所訂閱的報刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當日重要信息供相關部門人員參閱。
報刊剪報工作,由公司文員負責,每月完成上月報刊上有關信息、資料的收集、整理及傳閱。
--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負責及時安排借閱,限定歸還日期后按時收回,以便其他人員借閱。
--借閱公司的圖書及參考資料應辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對口專業(yè)員工進行借用;
非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊,要求在兩個月內(nèi)歸還。
--公司行政部文員應每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進行清理,并通知員工應歸還的日期,員工應積極配合清理,以便文員及時掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價值。
--所有圖書資料均應妥善保管、及時歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價的二倍予以罰款。
無定價的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。
4.0 各職能部門的資料管理各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設專柜存放、取用,有必要時應分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。
5.0相關文件
5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》6.0相關記錄
6.1 《收文薄》
6.2 《發(fā)文簿》
6.3 《信函收存登記表》
6.4 《信函寄發(fā)登記表》7.0 附錄
7.1 《電腦資料存貯說明》編寫:
第2篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法
物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法
1.0目的:
方便資料查閱,完善記錄檔案。是事件有源可查。
2.0 適用范圍
物業(yè)公司的各種資料、檔案。
3.0 管理內(nèi)容
3.1 文件和資料的分類
--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)
--文書檔案(國家有關物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)
--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)
3.2 文書檔案管理
--上級機關、來往單位發(fā)來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉(zhuǎn),并送有關部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。
--外來信件,寫明領導人親收或?qū)懨黝I導人姓名的由受文領導拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。
--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。
--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。
3.3 其他資料管理
--行政部將需要歸檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關細則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。
--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。任何個人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時在行政部進行查閱。
--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。
--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。檔案資料借閱時間原則上不得超過七天,在規(guī)定時間內(nèi)使用人應及時歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。
--公司所訂閱的報刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當日重要信息供相關部門人員參閱。報刊剪報工作,由公司文員負責,每月完成上月報刊上有關信息、資料的收集、整理及傳閱。
--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負責及時安排借閱,限定歸還日期后按時收回,以便其他人員借閱。
--借閱公司的圖書及參考資料應辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對口專業(yè)員工進行借用;非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊,要求在兩個月內(nèi)歸還。
--公司行政部文員應每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進行清理,并通知員工應歸還的日期,員工應積極配合清理,以便文員及時掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價值。
--所有圖書資料均應妥善保管、及時歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價的二倍予以罰款。無定價的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。
4.0 各職能部門的資料管理
各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設專柜存放、取用,有必要時應分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。
5.0相關文件
5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》
6.0相關記錄
6.1 《收文薄》
6.2 《發(fā)文簿》
6.3 《信函收存登記表》
6.4 《信函寄發(fā)登記表》
7.0 附錄
7.1 《電腦資料存貯說明》
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