餐飲采購管理規(guī)章制度
為規(guī)范原材料的采購程序、節(jié)約采購成本、滿足經(jīng)營的需求、提高經(jīng)濟效益、特制定本制度。采貯管理流程分采購、驗收、倉管、發(fā)放四個環(huán)節(jié),針對各餐飲企業(yè)的實際情況,具體切實做好采購工作。
第一條基本原則
1.廉潔自律,嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質(zhì)量,處理好與供應商的關系,不接受供應商禮金、禮品和宴請;
2.嚴格遵守采購規(guī)范流程,按流程辦事,能及時按質(zhì)按量地采購到所需物品,在滿足公司需求的基礎上最大限度降低采購成本;
3.加強采購的事前管理,建立完善的設備價格信息檔案,做好采購相關文檔的存檔、備份工作,以有效地控制和降低采購成本并保證采購質(zhì)量;
4.所有采購,必須事前獲得批準。未經(jīng)計劃并報審核和批準,除急購外不得采購,急購需按《緊急采購管理流程》要求進行采購;
5.凡具有共同特性的物品,盡最大可能以集中辦理采購,可以核定物品項目,通知各申購部門提出請購,然后集中辦理采購;
6.采購物品在條件相同的前提下應在正在發(fā)生業(yè)務或已確認的供應商處購買,不得隨意變更供應商;
7.科學、客觀、認真地進行收貨質(zhì)量檢查;
第二條供貨商的確定原則
1.初選供貨商:要深入細致的進行市場考察,要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商,進行綜合考察,在考察中要重點了解供貨商的實力,專業(yè)化程度,貨物來源,價格、質(zhì)量極其目前的供貨狀況。
2.試用供貨商:對于同類商品找出兩家同時供貨,重點從質(zhì)量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。
3.確定供貨商:在使用兩個月的基礎上、由財務人員、廚師長、采購人員提交效果報告,由公司審批確定。
4.簽定供貨合同:確定供貨商后,由總經(jīng)理或物配經(jīng)理與供貨商簽定供貨合同,合同的期限不得超過一年。供貨合同一式三聯(lián):一份供應商;一份財務部;一份倉管員。合同應確定定價時間、供貨質(zhì)保金、貨物的質(zhì)量要求等。
5.供貨商的更換與續(xù)用:在合作的過程中,如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為,在合同期滿前,由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。
第三條市場調(diào)查原則
1.由財務人員、采購人員、廚師長每月不少于兩次進行市場調(diào)查。調(diào)查后需有調(diào)查記錄,寫明調(diào)查人員,調(diào)查時間、地點及調(diào)查結果,由全體人員簽字后交會計存檔。
2.調(diào)查時間、地點的選擇,每項15天調(diào)查一次,以批發(fā)市場早市開市期間為調(diào)查區(qū)間,不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當日或次日調(diào)查。。市場的調(diào)查以供貨商所在的市場為準。
3.調(diào)查的方法和程序。調(diào)查組應遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調(diào)料、糧油、酒水的原則,單項貨品的調(diào)查不應低于三家。調(diào)查中要堅持集中調(diào)查的原則,調(diào)查時應實行看、聞、摸等手段、必要時可進行采樣。對被調(diào)查的商品要詳細的了解產(chǎn)地、規(guī)格、品種、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢價后要進行討價還價,切記只記錄買方一口價。
4.出實地調(diào)查外,當?shù)氐膱罂㈦s志、電視等所刊出的價格,同行報價也是調(diào)查的手段和依據(jù)。
5.調(diào)查結果由調(diào)查小組結合實地調(diào)查結果和咨詢結果進行綜合討論通過。
6.零星物品的調(diào)查由總經(jīng)理或委托其他人(采購人員除外)實施。
第四條采購的定價原則
1。設立尋價員:由廚師長、倉管員、質(zhì)檢員組成,三人每月初、月中旬分兩次入市場尋價,在市場調(diào)查的基礎上,每半月制定一次,零星物品的采購價格不定期進行。
2。定價程序:由財務人員同采購人員一起根據(jù)市場調(diào)查的結果與供貨商討價還價后予以確認,并由總經(jīng)理、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務執(zhí)行。
3。價格管理原則:對于供貨價格實行最高限價制,根據(jù)不同的貨品,其最高限價范圍如下:
(1)干雜、調(diào)料、糧油、等執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的6%。
(2)低質(zhì)易耗品的價格不得高于市場零售價的平均數(shù)。
(3)零星物品的價格不得高于市場零售價的3%。
(4)魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發(fā)價格的4%。
(5)蔬菜平均在一元以下者,其執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的15%。價格在一元以上者,其定價不得高于市場批發(fā)價的8%。
4.春節(jié)、國慶等節(jié)假日期間以及災害性天氣持續(xù)時間較長的月份,由于供貨價格波動太大,其定價原則可適當放寬。
第五條審購程序
(一)耗用物品的審購程序
1、對于經(jīng)常性項目的采購應由所需部門每月固定時間定期報計劃,申購單一式三聯(lián)(采購員、倉管員、財務部各一聯(lián))。寫明所需物品的品種、數(shù)量、規(guī)格等,經(jīng)總經(jīng)理審批后,交由采購部門辦理。
2、需臨時采購的零星低值物品由所需部門填寫申購單,經(jīng)部門負責人同意后方可辦理。
3、零星物品的采購不得超過兩天。需要急購的物品由總經(jīng)理在申購單寫明,限時購買。
(二)自購菜品的申購程序
1、需貨部門根據(jù)庫存和使用情況填寫申購物品清單,申購單一式三聯(lián)(采購員、倉管員、財務部各一聯(lián)),由部門負責人簽字后,交采購部門辦理。
2、庫管人員應隨時檢查庫存,當存貨降到最低存貨點時,庫管人員應以書面形式通知采購人員進貨。
第六條采購數(shù)量的確定原則
為提高經(jīng)濟效益,降低成本,減少資金占有,應根據(jù)勤進快銷的原則,按單采購的原則來確定日常的采購數(shù)量。
(一)鮮貨、蔬菜、水發(fā)貨的采購數(shù)量。
1、此類原料實行每日采購,一般要求供貨商送貨。
2、用上述原材料的部門每日營業(yè)結束前,根據(jù)存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間,提出次日的采購數(shù)量。
(二)庫存物品(干雜、調(diào)料、燃料、糧油、煙、酒水、低質(zhì)易耗品等)的采購數(shù)量。
1、此類物品的采購數(shù)量應綜合考慮經(jīng)濟批量、采購周期、資金周轉、儲存條件等因數(shù),根據(jù)最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過15天的用量,最低不得低于一天的用量。
2、庫存量上下限的計算公式:
最低庫存量=每日需用量×發(fā)貨天數(shù)最高庫存量=每日需用量×15天
第七條:貨物的驗收原則
(一)驗收的質(zhì)量標準:
根據(jù)本公司制定的《原材料鑒別標準》進行驗收
(二)驗收的數(shù)量標準:
根據(jù)采購人員收取的當日采購申請單上寫明的數(shù)量據(jù)實進行驗收,數(shù)量差異應控制在申購數(shù)量的上下10%左右。
(三)驗收人員:
庫房人員、領用部門負責人、監(jiān)督員等最少2人共同驗收。
(四)驗收時間:
每日上午9:30---10:00下午4:30
(五)驗收程序:
1、由庫管人員填寫“入庫單”或“鮮貨食品驗收單”注明所收商品物資的數(shù)量。入庫單、驗收單填寫完后,由采購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。
2、對不符合《原材料鑒別標準》和數(shù)量超過“申購單”的商品物資(菜品),使用部門有權拒絕收貨。
第八條倉庫管理
(一)、負責入庫貨物的驗收,保管及發(fā)放工作。
(二)、貨物入庫
1、認真驗收,查核貨物的數(shù)量、質(zhì)量、保存有效期等。符合要求的方能入庫。
2、開出入庫驗收單
3、及時登記帳卡,每天結出數(shù)量合計數(shù),并錄入電腦。
(三)、庫存保管
1、合理利用倉庫條件,分門別類保管好各類貨品。
2、做到先進先出、防止積壓變質(zhì)。
3、設“慢流動表”,凡是庫存超過100天,都要上“黑名單”,上報部門負責人。
(四)、發(fā)放管理
1、直入廚房:以收貨驗收后直接入廚房的鮮活食品、蔬菜等,憑經(jīng)廚師長簽字的“收貨單”數(shù)量標準直拔。
2、倉庫發(fā)放,廚房各班組必須填寫領貨單,經(jīng)廚師長簽字認可后出貨,店面大堂經(jīng)店長簽字同意后出貨。
第九條采購事項
1、采購人員應嚴格按照“申購單”所列商品物資(菜品)的數(shù)量和《原材料鑒別標準》以及有關定價原則進行采購。在采購過程中,因市場行情發(fā)生變化,而影響采購數(shù)量和質(zhì)量的,要及時與所購商品物資的使用部門聯(lián)系,征得同意后方可購買。
2、在采購過程中,自購鮮活食品、蔬菜時,應逐筆填寫所購菜品的數(shù)量、單價和金額,(預制已列明菜品的一式二聯(lián)的采購清單,采購人員自留一份,財務結賬一份)。菜品要分別堆放裝運,以便領貨。鮮活及易碎菜品要輕拿輕放,嚴禁擠壓,以免影響菜品質(zhì)量。冷藏肉品注意保鮮。
3、對商品物資(菜品)的退貨和積壓商品的處理,采購部門有積極協(xié)助處理的義務。
4、對采購過程中發(fā)生的非正常損失(采購數(shù)量與收貨數(shù)量差異過大),須單獨列明并說明原因。
