地產(chǎn)公司事業(yè)部采購管理制度
地產(chǎn)公司區(qū)域事業(yè)部采購管理制度
1.目的
結(jié)合公司《采購管理制度》,建立與公司發(fā)展戰(zhàn)略和產(chǎn)品策略相適應(yīng)的供應(yīng)鏈管理平臺,優(yōu)化區(qū)域事業(yè)部資源整合能力,促進(jìn)專業(yè)能力提升,控制采購成本,保持并持續(xù)改善產(chǎn)品品質(zhì)。
2.適用范圍
本制度適用于e地產(chǎn)**區(qū)域事業(yè)部及其管理的開發(fā)項目(以下簡稱'**事業(yè)部')。包括構(gòu)成開發(fā)總成本的建設(shè)成本中的四類費用(前期、建安、基礎(chǔ)設(shè)施、配套設(shè)施)的采購工作。
3.采購分類及原則
3.1按采購程序的不同,分為以下三種方式:
3.1.1招標(biāo)采購:指按資格審查、招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、中標(biāo)的程序確定合作單位,并與合作單位簽訂采購合同或確定其為認(rèn)價單位的采購模式。
3.1.2詢價采購:指以書面詢價的方式,通過比價來確定合作單位,并與之簽訂采購合同或確定其為認(rèn)價單位的采購模式。
3.1.3直接采購:指開發(fā)項目在特殊情況下(如選用專利產(chǎn)品,涉及政府部門、壟斷行業(yè)等)無法進(jìn)行招標(biāo)和詢價采購,或合作單位已與公司在某個項目上建立了良好的合作關(guān)系,直接與合作方簽訂采購合同或確定為認(rèn)價單位的采購模式。
3.2按采購方法的不同,分為以下四種方式:
3.2.1區(qū)域戰(zhàn)略采購:指事業(yè)部經(jīng)濟(jì)合同部組織對于使用范圍廣、使用量大、具有重復(fù)使用特征的產(chǎn)品或服務(wù),通過簽署區(qū)域戰(zhàn)略合作協(xié)議,由區(qū)域戰(zhàn)略合作伙伴在一定期限內(nèi)為所有適合的開發(fā)項目提供約定的產(chǎn)品或服務(wù)。
3.2.2區(qū)域聯(lián)合采購:指事業(yè)部經(jīng)濟(jì)合同部組織對多個開發(fā)項目在同一時期擬選用同一種產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行集中采購。
3.2.3合約采購:指通過采購確定合作單位,并與合作單位直接簽訂采購合同的采購方式。
3.2.4認(rèn)價采購:指通過采購確定合作單位(或合作單位范圍),但不與其直接簽訂采購合同,而是以《價格確認(rèn)單》的形式通知合同單位,由合同單位與確定的合作單位(或范圍)簽訂合同。《價格確認(rèn)單》中所確認(rèn)廠家(或合格廠家范圍)被稱為'認(rèn)價單位'。
3.3采購原則
3.3.1達(dá)到下列標(biāo)準(zhǔn)之一的,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行招標(biāo)采購,由采購委員會決策。
(1)開發(fā)項目涉及施工內(nèi)容,單項工程合同估算價在50萬元人民幣(含)以上,包括甲方直接發(fā)包、甲方指定分包工程。
(2)重要材料設(shè)備等貨物采購,單項合同估算在20萬元人民幣(含)以上,或單臺設(shè)備合同價在10萬元人民幣(含)以上,包括甲方直接采購、甲方指定采購。
(3)勘察、設(shè)計、監(jiān)理、咨詢等服務(wù)的采購,單項合同估算在20萬元人民幣(含)以上。
3.3.2凡未達(dá)到上述第1條規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn),由采購工作小組主辦,通過簽報形式確認(rèn),按第5
條規(guī)定的決策體系進(jìn)行審批。
4、采購機(jī)構(gòu)的設(shè)立及其職責(zé)
4.1采購工作設(shè)立采購委員會和采購工作小組的兩級管理體制,實行主責(zé)人負(fù)責(zé)制的具體操作模式。
4.2采購委員會構(gòu)成及其職責(zé)
4.2.1采購委員會組成
主任:**區(qū)域事業(yè)部總經(jīng)理
副主任:**區(qū)域事業(yè)部主管成本副總經(jīng)理
常設(shè)委員:**區(qū)域事業(yè)部經(jīng)濟(jì)合同部經(jīng)理
非常設(shè)委員:根據(jù)采購項目的不同吸納不同人員加入,原則上為各項目總經(jīng)理、主管專業(yè)副總。
采購委員會主任負(fù)責(zé)主持采購委員會會議,主任缺席時,由副主任主持。
4.2.2采購委員會是事業(yè)部一常設(shè)機(jī)構(gòu),是事業(yè)部所屬各項目采購工作的領(lǐng)導(dǎo)、管理和決策機(jī)構(gòu)。其主要職責(zé)如下:
a、確定由其決策的招標(biāo)采購入圍單位范圍;
b、審批由其決策的招標(biāo)采購文件;
c、確定由其決策的中標(biāo)單位;
d、確定由其決策的直接采購單位;
e、審批區(qū)域戰(zhàn)略采購計劃;
f、確定區(qū)域戰(zhàn)略采購的合作單位。
4.3采購工作小組的構(gòu)成及職責(zé)
4.3.1采購工作小組組成
各項目總經(jīng)理、主管專業(yè)的副總經(jīng)理、事業(yè)部經(jīng)濟(jì)合同部經(jīng)理為固定成員,其中項目總經(jīng)理為組長。
采購工作小組的臨時性成員視采購內(nèi)容的不同吸納相關(guān)部門及相關(guān)專業(yè)人員加入。
4.3.2采購工作小組是采購工作中的執(zhí)行機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)采購項目的具體執(zhí)行工作和授權(quán)范圍內(nèi)的決策工作。采購工作小組職責(zé)如下:
a、定期編制和調(diào)整采購工作計劃,對采購計劃落實情況進(jìn)行定期反饋。
b、負(fù)責(zé)采購項目的全面實施。
c、在權(quán)限范圍內(nèi)確定中標(biāo)單位,或向采購委員會提交中標(biāo)候選人的排名。
d、負(fù)責(zé)采購過程中所有資料的整理和歸檔。
4.4采購事項主責(zé)人職責(zé)
4.4.1.采購事項主責(zé)人:每項采購工作事先確定一個主責(zé)人,屬于集中采購的事項,主責(zé)人由經(jīng)濟(jì)合同部確定;屬于項目采購的事項,主責(zé)人由項目確定。
4.4.2.主責(zé)人職責(zé):主責(zé)人是采購工作的主要責(zé)任人,負(fù)責(zé)對所采購事項的質(zhì)量、進(jìn)度及成本進(jìn)行全過程控制。
4.4.3.主責(zé)人工作內(nèi)容:負(fù)責(zé)所主責(zé)的采購事項的全部組織工作。具體如下。
a)負(fù)責(zé)推薦擬投標(biāo)單位,可以從已有供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選,也可以自行推薦供應(yīng)商,但需按公司制度組織相關(guān)人員進(jìn)行考察。主責(zé)人負(fù)責(zé)編制入圍單位推薦報告。
b)負(fù)責(zé)組織編制招標(biāo)文件。
c)負(fù)責(zé)組織發(fā)標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、詢標(biāo)具體事宜。
d)負(fù)責(zé)匯總有關(guān)人員的意見,推薦中標(biāo)單位。并負(fù)責(zé)組織編制評標(biāo)報告。
e)主責(zé)人應(yīng)將采購工作進(jìn)展情況及時向匯報人及有關(guān)人員通報。
f)主責(zé)人負(fù)責(zé)組織進(jìn)行設(shè)計優(yōu)化等工作。
4.4.4.主責(zé)人權(quán)力:
a)主責(zé)人有權(quán)力推薦擬投標(biāo)單位。
b)主責(zé)人有權(quán)力推薦擬中標(biāo)單位。
c)主責(zé)人有權(quán)力在項目采購前根據(jù)需要,經(jīng)與有關(guān)業(yè)務(wù)模塊協(xié)商后,吸納專業(yè)人員成立為本項采購服務(wù)的虛擬機(jī)構(gòu)。
d)主責(zé)人有針對本項采購事項的獎懲建議權(quán)。
4.5采購事項商務(wù)配合人職責(zé)
4.5.1采購事項商務(wù)配合人:每項采購工作事先確定一個商務(wù)配合人,屬于集中采購的事項,由經(jīng)濟(jì)合同部確定;屬于項目采購的事項,由項目確定。
4.5.2商務(wù)配合人職責(zé):負(fù)責(zé)采購工作的商務(wù)配合及監(jiān)督工作。
4.5.3商務(wù)配合人主要工作
a、編制招標(biāo)文件商務(wù)部分及工程量清單;商務(wù)標(biāo)評標(biāo)并編制商務(wù)評標(biāo)報告。對招標(biāo)文件及評標(biāo)報告整體內(nèi)容進(jìn)行審核。
b、負(fù)責(zé)定向采購中商務(wù)條件的洽談工作。
c、負(fù)責(zé)甲方認(rèn)價類的材料設(shè)備的價格確認(rèn)工作。
d、負(fù)責(zé)工程類合同商務(wù)部分的編制工作,并對合同整體內(nèi)容進(jìn)行審核。
5、采購決策授權(quán)及決策程序
5.1采購決策授權(quán)
5.1.1按3.3.1條規(guī)定的招標(biāo)采購限額以上(含限額本身)的采購項目,由采購委員會決策合作單位。
5.1.2按3.3.1條規(guī)定的招標(biāo)采購限額以下的采購項目,由采購工作小組決策合作單位,并報備經(jīng)濟(jì)合同部。
5.2采購決策程序
5.2.1采購委員會決策形式:可以采取會議形式,也可以采取簽報形式,視具體情況決定。
a)會議形式:由經(jīng)濟(jì)合同部根據(jù)項目需求不定期組織,各項目提前5天上報會議資料。決策投標(biāo)單位的會議資料包括:擬投標(biāo)單位評選報告、招標(biāo)文件。決策中標(biāo)單位的會議資料包括:評標(biāo)報告及相關(guān)附件。參會人員:采購委員會成員、采購主責(zé)人、商務(wù)配合人。
采購委員會會議采用民主決策原則。參會人員不少于采購委員會應(yīng)到人數(shù)三分之二時,確認(rèn)會議有效;參會委員意見一致不少于參會委員三分之二時,確認(rèn)會議決議有效;同一事項,委員會主任可否決一次。
b)簽報形式:由采購主責(zé)人作為簽報的經(jīng)辦人,按照**區(qū)域事業(yè)部eip采購簽報(限額以上)形式,履行程序。決策投標(biāo)單位的簽報資料包括:擬投標(biāo)單位評選報告、招標(biāo)文件。決策中標(biāo)單位的簽報資料包括:評標(biāo)報告及相關(guān)附件。
5.2.2采購工作小組決策形式:采取簽報形式?jīng)Q策。由采購主責(zé)人作為簽報的經(jīng)辦人,將評標(biāo)結(jié)果按照**區(qū)域事業(yè)部eip采購簽報(限e地產(chǎn)**區(qū)域事業(yè)部額以下)形式,履行程序。簽報資料包括:供應(yīng)商評選報告、詢價文件、評標(biāo)報告、相關(guān)附件。
6.激勵機(jī)制
對于采購過程中,達(dá)到以下工作標(biāo)準(zhǔn)的,應(yīng)對主責(zé)人及其虛擬機(jī)構(gòu)給予適當(dāng)獎勵。
6.1.在保證所采購的產(chǎn)品品質(zhì)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的同時,主動優(yōu)化設(shè)計,達(dá)到了降低成本的目的。
62.在保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時,通過商務(wù)談判降低投標(biāo)價格。
7.附則
7.1.采購紀(jì)律和監(jiān)督機(jī)制執(zhí)行e地產(chǎn)有限公司統(tǒng)一規(guī)定。
7.2.本制度由**區(qū)域事業(yè)部經(jīng)濟(jì)合同部負(fù)責(zé)解釋。
7.3.本制度自頒布之日起執(zhí)行,至相應(yīng)更新版本頒布之日自行終止。
附件一:
關(guān)于**區(qū)域事業(yè)部采購簽報流程
一、采購簽報(限額以上)
二、采購簽報(限額以下)
說明:
