g供應(yīng)商檔案管理制度
供應(yīng)商檔案管理制度
供應(yīng)商檔案管理是公司采購管理的重要內(nèi)容,而不能把它僅僅理解為是供應(yīng)商資料的收集、整理、
存檔。建立完善的供應(yīng)商檔案管理系統(tǒng)和供應(yīng)商管理制度,有利于更好的了解供應(yīng)商之制程能力、品管
功能,更清楚地確認其是否有提供符合成本、交期、品質(zhì)之產(chǎn)品的能力,是建立長期供需合作關(guān)系決策
的重要依據(jù)。
第一條 供應(yīng)商檔案管理對象:
1、從時間序列來劃分:老供應(yīng)商、新供應(yīng)商、未來供應(yīng)商。新供應(yīng)商和未來供應(yīng)商為重點管理對象。
2、從交易過程來劃分:包括曾經(jīng)有過交易業(yè)務(wù)的供應(yīng)商、正在進行交易的供應(yīng)商和即將進行交易的供應(yīng)商。對于第一類供應(yīng)商,不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理;對于第二類的供應(yīng)商,需逐步充實和完善其檔案管理內(nèi)容;對于第三類供應(yīng)商,檔案管理的重點是全面搜集和整理資料,為即將展開的交易業(yè)務(wù)準備資料。
3. 從供應(yīng)商性質(zhì)來劃分:特殊公司(與本公司有特殊業(yè)務(wù)等)、普通公司等。這類供應(yīng)商因其性質(zhì)、供應(yīng)特點、供應(yīng)方式、供應(yīng)量等不同, 對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。
4. 從供應(yīng)數(shù)量和市場地位來劃分:包括主力供應(yīng)商(供貨時間長、供應(yīng)量大等),一般供應(yīng)商。不言而喻,供應(yīng)商檔案管理的重點應(yīng)放在主力供應(yīng)商上。
第二條 供應(yīng)商管理內(nèi)容
1. 供應(yīng)商基礎(chǔ)資料,即公司所掌握的供應(yīng)商最基本的原始資料,是檔案管理應(yīng)最先獲取的第一手資料。這些資料,是供應(yīng)商檔案管理的起點和基礎(chǔ)。供應(yīng)商基礎(chǔ)資料主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、e-mail、網(wǎng)址、負責(zé)人、聯(lián)系人;公司概況、設(shè)備狀況、人力資源狀況、主要產(chǎn)品及原材料等。
2. 供應(yīng)商特征:供應(yīng)能力、發(fā)展?jié)摿?、企業(yè)規(guī)模和知名度等。
3. 業(yè)務(wù)狀況:主要包括目前及以往的銷售實績、經(jīng)營管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4、交易活動現(xiàn)狀:主要包括供應(yīng)商的交貨狀況、存在的問題、保持的優(yōu)勢、未來的對策;企業(yè)信譽與形象、信用狀況、財務(wù)狀況等。
第三條 供應(yīng)商檔案管理方法
1、建立供應(yīng)商檔案卡。作為供應(yīng)商檔案管理的基礎(chǔ)工作,是建立供應(yīng)商檔案卡(又稱供應(yīng)商管理卡、供應(yīng)商資料卡等)。采用卡的 形式,主要是為了填寫、保管和 查閱方便。
供應(yīng)商檔案卡主要記載各供應(yīng)商的基礎(chǔ)資料,這種資料的取得,主要有三種形式:
① 提供供應(yīng)商資料卡,由供應(yīng)商填寫。
② 由采購員通過平常的業(yè)務(wù)活動或其他各種渠道了解、收集供應(yīng)商的相關(guān)資料。
③ 通過本公司和供應(yīng)商已發(fā)生的采購情況(包括產(chǎn)品性能、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等實際情況)。
然后根據(jù)這三種渠道反饋的信息,對供應(yīng)商的相關(guān)資料進行整理、核實匯總,填入供應(yīng)商檔案卡。
2、通過采購員與供應(yīng)商溝通建立供應(yīng)商檔案卡的主要做法是:編制供應(yīng)商信息周報,由
匯總整理,周會時上報總經(jīng)理,據(jù)此建立綜合的供應(yīng)商檔案。
第四條供應(yīng)商檔案管理應(yīng)注意問題
1. 供應(yīng)商檔案管理應(yīng)保持動態(tài)性。供應(yīng)商檔案管理不同于一般的檔案管理。如果一經(jīng)建立,即置之不顧,就失去了其意義。需要根據(jù)供應(yīng)商情況的變化,不斷地加以調(diào)整,消除過舊資料;及時補充新資料,不斷地供應(yīng)商的變化,進行跟蹤記錄。
2. 供應(yīng)商檔案管理的重點不僅應(yīng)放在現(xiàn)有供應(yīng)商上,而且還應(yīng)更多地關(guān)注意向供應(yīng)商,為公司選擇新
應(yīng)商,開拓新市場提供資料。
3. 供應(yīng)商檔案管理應(yīng)“用重于管”,提高檔案的質(zhì)量和效率。不能將供應(yīng)商檔案束之高閣,應(yīng)以靈活的方式及時全面地提供給業(yè)務(wù)人員和有關(guān)人員。同時,應(yīng)利用供應(yīng)商檔案,作更多的分析,使死檔案變成活資料。
4、借閱供應(yīng)商檔案時,必須辦理借閱手續(xù)。請借閱人員注明借閱期限。
