c村務(wù)檔案管理制度
村務(wù)檔案管理制度
村務(wù)檔案是指本村在工作中形成的有保存價值的各種文書、資料、聲像、電子、實物等各種門類和各種載體的歷史記錄。
一、根據(jù)檔案工作業(yè)務(wù)的有關(guān)要求,按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則,凡本村形成的有保存價值的資料,一律由本村綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,不得分散保存,更不得分散在個人手中。
二、凡歸檔的案卷均應(yīng)案卷標題簡明標準、內(nèi)容清楚、字跡工整、組卷合理、排列有序、存放整齊。
三、為確保檔案安全,檔案庫房必須做到防火、防盜、防蟲、防潮、防霉變、防鼠咬、要經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
四、檔案室必須安排專人管理,檔案人員因離任和調(diào)離本崗位時,應(yīng)替任和及時辦理交接手續(xù)。
五、檔案管理必須建立登記、統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、保管等情況進行登記和統(tǒng)計。
六、查閱檔案時,檔案人員要端正服務(wù)態(tài)度,熱情主動地接待利用者,要履行借閱登記手續(xù),當面清點,用后及時歸還,同時要做好檔案安全保密工作。
檔案保密制度
一、檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念,貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》,共同保守檔案機密。
二、對各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進行查、借閱,并嚴格履行手續(xù)。查、借閱機密檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。
三、對機密檔案要嚴格管理,不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳,對機密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。
四、凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機密內(nèi)容,不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。
五、利用者對所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保管,及時歸還,不得轉(zhuǎn)借他人,不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。
六、對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規(guī)定銷毀,不得以廢紙出售。
七、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時,要立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)、保密或保衛(wèi)部門,當事者要寫出書面報告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者,應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴肅處理。
檔案人員崗位責任制
一、熱愛檔案事業(yè),認真學習檔案專業(yè)知識,不斷提高專業(yè)化水平。
二、嚴格執(zhí)行《檔案法》以及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策及法規(guī),認真履行自己的職責。
三、熟悉業(yè)務(wù),了解本單位歷史和現(xiàn)狀;認真編制檢索工具,編寫參考資料,積極做好提供利用工作。
四、做好檔案庫房管理工作,定期對檔案庫房、設(shè)施進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時報告,妥善處理。
五、忠于職守;認真履行檔案業(yè)務(wù)中的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責,推進本單位檔案管理水、平的提高。
六、認真做好檔案管理日常工作;嚴格各項管理制度,切實做好檔案保密,防止泄密事件發(fā)生,確保檔案資料的完整、安全。
檔案利用制度
1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案,必須履行登記手續(xù),填寫查借閱登記表和利用效果登記表,并將利用結(jié)果及時向檔案室反饋,任何人不得例外。
2、外單位來查閱檔案資料的人員,必須持有單位介紹信,檢驗查閱人員的身份和問清查閱的目的、范圍,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可查閱。
3、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢,并保持安靜、衛(wèi)生,不得在室內(nèi)吸煙、喝水,以防損壞檔案。
4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù),嚴格遵守保密規(guī)定。
5、借閱檔案時間一般不超過3天,延長時間需辦理續(xù)借手續(xù),最多不得超過7天,借用份數(shù)每人每次不得超過3份。
6、借閱者應(yīng)維護檔案的完整與安全,不得在檔案上亂寫亂畫,不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損,違者必究。
7、借閱檔案歸還時,檔案管理人員要認真清點,仔細檢查,并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前,將所借檔案全部歸還,以利保管和利用。
8、凡遇節(jié)假日特殊情況,檔案室有權(quán)隨時收回借出的檔案、材料,以利安全保密等工作。
9、凡在借閱檔案過程中,造成案卷散失,污損或不歸還者,應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴肅處理。
10、復(fù)制、抄錄檔案資料,要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對無誤,加蓋公章,方可有效。
11、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu),編制科學的檢索工具和有參考價值的檔案資料,以提高檔案的查全率。為了做好檔案統(tǒng)計,隨時掌握檔案工作情況,保證檔案工作質(zhì)量,提高檔案規(guī)范化管理水平,特制定檔案統(tǒng)計制度。
檔案統(tǒng)計制度
檔案統(tǒng)計工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的一個重要環(huán)節(jié),同時也是保證檔案工作質(zhì)量,提高檔案業(yè)務(wù)工作水平的一項有效方法,為了及時了解和掌握檔案工作的全過程,便于更好地開展檔案工作,特制定檔案統(tǒng)計制度。
一、對檔案的收進、移出和案卷利用數(shù)量等情況,及時準確地進行統(tǒng)計。
二、按照上級檔案部門的要求,及時報送本單位檔案工作基本情況統(tǒng)計表。
三、檔案室應(yīng)建立檔案收進、移出登記表,查(借)閱檔案資料登記薄,利用效果登記薄、檔案工作基本情況統(tǒng)計表等。
四、對于各種登記、統(tǒng)計表冊,要以高度負責的態(tài)度,認真進行填寫。達到統(tǒng)計數(shù)字準確,上報及時。
五、要定期進行檔案統(tǒng)計分析,通過定量分析,反映工作發(fā)展的速度和狀況,以便總結(jié)經(jīng)驗教訓,不斷提高檔案工作水平。
