物業(yè)公司程序文件基礎(chǔ)設(shè)施管理程序

物業(yè)公司程序文件基礎(chǔ)設(shè)施管理程序

物業(yè)公司程序文件:基礎(chǔ)設(shè)施管理程序

1、目的加強(qiáng)對公司資產(chǎn)的管理,保證公司資產(chǎn)的安全、完整,充分發(fā)揮資產(chǎn)使用的效能。

2、范圍本制度適用于物業(yè)管理有限公司對資產(chǎn)的管理。

3、定義3.1 資產(chǎn)的釋義:根據(jù)物品的價值和使用期限,分為固定資產(chǎn)類、資產(chǎn)類、低值易耗物品類。

3. 2 單位價值在人民幣2022元以上(含2022元),使用年限在一年以上的有形資產(chǎn)(包括電子設(shè)備、電腦設(shè)備、房屋建筑物、運輸設(shè)備、機(jī)械設(shè)備以及其它設(shè)備) 列入固定資產(chǎn)類。

3. 3 單位價值在人民幣100元以上(含100元)2022元以下的,使用年限在一年以上的各種用具物品(包括普通的辦公家私、小件電腦設(shè)備、辦公設(shè)施、工程工具等)列入資產(chǎn)類。

3. 4 單位價值在人民幣100元一下的物品,列入低值易耗物品類。

3. 5 電腦軟件類的資產(chǎn),根據(jù)其價值的大小,分別列入固定資產(chǎn)和資產(chǎn)的管理。

3. 6 為便于實物的管理,個別設(shè)備(如:工程設(shè)備中的水泵、保潔設(shè)備中的除草機(jī)等同等、同類設(shè)備)雖然其單價不足人民幣2022元,也可列入固定資產(chǎn)管理范圍。

3. 7資產(chǎn)物品中(如:玻璃、印刷品等)無論時價花費多少,都不納入資產(chǎn)范疇,只辦理入庫、出庫手續(xù),登錄流水帳本;

4、職責(zé)

4.1 資產(chǎn)主管部門

4.1.1 辦公室是公司資產(chǎn)實物管理的主管部門,負(fù)責(zé)對各管理處資產(chǎn)管理的指導(dǎo)監(jiān)控和本部資產(chǎn)的實物管理。

4.1.2財務(wù)管理部是公司資產(chǎn)帳務(wù)管理的主管部門,著重從資產(chǎn)的原值、已提折舊、凈值等方面對公司資產(chǎn)進(jìn)行監(jiān)控和管理。

4.1.3各管理處負(fù)責(zé)本管理處資產(chǎn)實物管理,接受公司辦公室及財務(wù)管理部的監(jiān)控和管理。

4.2 電子辦公設(shè)備類資產(chǎn)的管理辦公室是公司電子辦公設(shè)備類實物管理的專業(yè)部門,負(fù)責(zé)對公司電子辦公設(shè)備類資產(chǎn)進(jìn)行專項管理,對電子辦公設(shè)備類資產(chǎn)的購進(jìn)、配置、使用、維修及報廢等進(jìn)行全面的登記和管理。

4.3 各部門、各管理處對資產(chǎn)的使用和保管要明確責(zé)任人,各部門、各管理處的責(zé)任人對使用資產(chǎn)負(fù)有妥善保管、安全使用的責(zé)任。

5、方法和過程控制

5.1 資產(chǎn)的分類和使用年限根據(jù)現(xiàn)行的會計核算制度及公司資產(chǎn)的具體情況,資產(chǎn)的分類和固定。

5.1.1對如固定資產(chǎn)及資產(chǎn)的使用年限及編號方法如下:資產(chǎn)大類及代號資產(chǎn)總分類資產(chǎn)明細(xì)分類使用年限資產(chǎn)分類資產(chǎn)代號明細(xì)分類固定資產(chǎn)g資產(chǎn)機(jī)械、工具、設(shè)備j

1、工程工具10年2、保潔工具3、變電箱設(shè)備

4、其他運輸設(shè)備ys

1、安全巡邏自行車10年2、食堂采購三輪車3、東麗湖船只

4、公務(wù)車輛

5、其他家私類js

1、柜、沙發(fā)、會議臺5年2、辦公臺(桌)3、辦公椅

4、其它通訊設(shè)備t

1、對講機(jī)(套)5年2、電話機(jī)3、喊話器

4、其他安防器械設(shè)備af

1、車閘系統(tǒng)10年2、消防系統(tǒng)3、門禁管理機(jī)

4、滅火器

5、鋁合金崗?fù)?/p>

6、其他電腦設(shè)備(非安防)dn

1、臺式電腦全套5年2、手提電腦電子設(shè)備d

1、日常家用電器5年2、辦公用設(shè)備娛樂設(shè)備(非電子)yl

1、娛樂經(jīng)營設(shè)施、5年2、員工福利娛樂設(shè)施其他類qt其他設(shè)備5年

5.1.2 對于低值易耗物品,只需記錄流水帳冊。

5.2資產(chǎn)登記的要求:

5.2.1 本部及各管理處要分別做好固定資產(chǎn)、低值易耗品的登記,登記在《物業(yè)年度固定資產(chǎn)盤點表》中。

5.2.2 為方便公司資產(chǎn)的統(tǒng)計,總部及各管理處統(tǒng)一按上述資產(chǎn)大類及總分類進(jìn)行固定資產(chǎn)登記。

5.2.3 資產(chǎn)的編號規(guī)則:(物業(yè)公司+固定資產(chǎn)/資產(chǎn))-(固定資產(chǎn)/資產(chǎn)的類別稱為資產(chǎn)代號)- (固定資產(chǎn)/資產(chǎn)的序號)其中,公司編號左起前兩位為公司所在地區(qū)拼音簡稱,如:為tj;

第三位為公司業(yè)務(wù)類型簡稱,如:物業(yè)為w;

第四位為資產(chǎn)類型簡稱,如:固定資產(chǎn)為g ,資產(chǎn)為;

如:屬于固定資產(chǎn),匯總后為:tjwg

5.2.4 資產(chǎn)代號根據(jù)購置資產(chǎn)種類劃分,如:手提電腦(非安防類)屬固定資產(chǎn)的電腦設(shè)備類,其資產(chǎn)代號為:dn ,其他資產(chǎn)代號請參照:

5.1條款執(zhí)行。

5.2.5 低值易耗品的分類和資產(chǎn)編號由本部及各管理處視資產(chǎn)的具體情況參考上述分類自行調(diào)整。

5.3資產(chǎn)管理

5.3.1 所有公司資產(chǎn)均由辦公室統(tǒng)一調(diào)配、購置,由各使用單位分級管理。

5.3.2 資產(chǎn)的購置、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報廢等均須按程序?qū)徟?未經(jīng)批準(zhǔn),不能辦理相關(guān)手續(xù)。

5.3.3 本部及各管理處指定專人(稱為資產(chǎn)管理員)負(fù)責(zé)資產(chǎn)管理,并在辦公室備案。

5.3.4 辦公室和財務(wù)共同負(fù)責(zé)公司資產(chǎn)管理的工作督導(dǎo),將會不定期對各單位資產(chǎn)管理情況進(jìn)行抽查,發(fā)現(xiàn)問題對資產(chǎn)管理員及其它相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行處理。

5.3.5 資產(chǎn)編號規(guī)則需統(tǒng)一,并在資產(chǎn)上粘貼標(biāo)識,確定資產(chǎn)責(zé)任人,確保資產(chǎn)的合理使用及管理。

5.3.6 本部及各管理處資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)本項目的資產(chǎn)的登記注冊、發(fā)放、管理,建立內(nèi)部資產(chǎn)臺帳,填寫固定資產(chǎn)登記卡片,其中列明資產(chǎn)的名稱、購置年代、物品規(guī)格型號、價值、使用部門。

上報辦公室備案。

同時,每半年辦公室行政組與財務(wù)進(jìn)行資產(chǎn)的盤點清查工作(每月進(jìn)行抽查)。

5.3.7 資產(chǎn)的使用部門和使用人須合理使用設(shè)備,嚴(yán)格按規(guī)程操作,并注意設(shè)備維護(hù)、保養(yǎng)。

由于使用、保管不善造成的遺失和損毀,責(zé)任人要按資產(chǎn)購置價格或資產(chǎn)管理部門的評估價值賠償。

5.3.8 資產(chǎn)使用人離開公司時應(yīng)辦理移交手續(xù),項目負(fù)責(zé)人必須到本項目資產(chǎn)管理員處進(jìn)行確認(rèn),否則造成的一切后果,由項目負(fù)責(zé)人承擔(dān)。

5.3.9公司內(nèi)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移應(yīng)填報資產(chǎn)轉(zhuǎn)移審批單,各單位第一負(fù)責(zé)人簽字,報辦公室批準(zhǔn)后由資產(chǎn)管理員登記后方可進(jìn)行轉(zhuǎn)移。

5.3.1 0易損物品無使用價值或使用年限已到時,應(yīng)由資產(chǎn)管理員填寫報廢申請表,由辦公室審核后報財務(wù)部復(fù)核后做相應(yīng)處理。

5.3.1 1未經(jīng)資產(chǎn)分管部門,辦公室同意,任何部門和個人不得將資產(chǎn)外借和供無關(guān)人員使用。

5.4資產(chǎn)購置、調(diào)拔、轉(zhuǎn)讓、報廢的審批權(quán)限和審批程序

5.4.1固定資產(chǎn)購置、轉(zhuǎn)讓、報廢的審批權(quán)限:所有固定資產(chǎn)報廢由總經(jīng)理批準(zhǔn),單件資產(chǎn)凈值在1000元以上的固定資產(chǎn)或低值易耗品的購置、調(diào)出、轉(zhuǎn)讓、報廢,經(jīng)辦公室審核后由承辦部門總經(jīng)理助理審批,報總經(jīng)理審批。

5.4.2 固定資產(chǎn)購置、轉(zhuǎn)讓、報廢的審批流程:購置、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報廢1000元以上的公司資產(chǎn):

5.4.2.1 使用部門通過郵件報送申請報告;

5.4.2.2 由各單位第一負(fù)責(zé)人簽署意見;

5.4.2.3 經(jīng)辦公室進(jìn)行審核;

5.4.2.4 由財務(wù)部復(fù)核;

5.4.2.5 總經(jīng)理助理批復(fù)意見;

5.4.2.6 總經(jīng)理批準(zhǔn)后由總辦統(tǒng)一購置;

5.4.2.7 1000元以下資產(chǎn)或?qū)I(yè)物品的購置,由項目自行在公司制定合格供方范圍內(nèi)進(jìn)行購置,辦公室行政組備案;

公司需要統(tǒng)一的物品如辦公桌椅、書柜、檔案柜、床等由總辦統(tǒng)一購置;

5.4.3使用部門提出購置公司資產(chǎn)申請后,應(yīng)首先由公司辦公室負(fù)責(zé)進(jìn)行內(nèi)部調(diào)配,若所需購置的物品,公司內(nèi)部可調(diào)配的應(yīng)在內(nèi)部調(diào)配,盡量避免重復(fù)購置造成資金的浪費;

如不能調(diào)配,方可進(jìn)入購置審批階段。

5.4.4資產(chǎn)購置的辦理:報送部門提出申請,填制《固定資產(chǎn)購置申請表》并按規(guī)定申報流程和審批權(quán)限獲批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行資產(chǎn)的購置。

5.4.5資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、報廢的辦理:報送部門提出申請,填制《固定資產(chǎn)報廢申請表》,并按規(guī)定申報流程和審批權(quán)限獲批后,方可進(jìn)行資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓和資產(chǎn)殘骸的處理。

報廢資產(chǎn)有殘值的,經(jīng)資產(chǎn)主管部門估價、處理后,回收的資金應(yīng)及時上繳公司財務(wù)管理部;

報廢資產(chǎn)原值在2022元以下的項目可自行處理,但必須知會辦公室;2022元以上則有公司統(tǒng)一處理;

公司資產(chǎn)在部門間的內(nèi)部調(diào)配,填寫《內(nèi)部調(diào)動(離職)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單明細(xì)表》按流程審批后再行調(diào)配。

5.5 固定資產(chǎn)的盤點本部、各管理處對固定資產(chǎn)每月盤點,辦公室和財務(wù)管理部負(fù)責(zé)對總部及各管理處的監(jiān)督檢查。

通過盤點,確保固定資產(chǎn)帳帳相符、帳物相符、物標(biāo)相符、安全完整。

本部及各管理處資產(chǎn)盤點可參考以下方式進(jìn)行:

5.5.1由資產(chǎn)管理部門組織有關(guān)部門進(jìn)行資產(chǎn)的實物清點,并做出實物盤點(盤盈、盤虧、待報廢)報告。

5.5.2財務(wù)部門根據(jù)實物盤點的情況,與財務(wù)帳核對,計算盤虧、待報廢資產(chǎn)的價值(原值、已提折舊、凈值),做出最終的固定資產(chǎn)盤點報告并報批。

6、支持性文件無

7、質(zhì)量記錄及表格tjwy

6.3-01-f

1 《內(nèi)部調(diào)動(離職)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單明細(xì)表》tjwy

6.3-01-f 2 《物業(yè)月度盤點表》tjwy

6.3-01-f 3. 《物業(yè)年度資產(chǎn)盤點表》tjwy

7.4-01-f

1 《月度備用物品計劃表》tjwy

7.4-01-f 2 《月度辦公用品計劃表》tjwy

7.4-01-f11 《固定資產(chǎn)購置申請表》tjwy

7.4-01-f13 《資產(chǎn)轉(zhuǎn)交審批明細(xì)表》tjwy

7.4-01-f14 《公司資產(chǎn)報損、報廢申請表》