控股公司財務管理

控股公司財務管理

某控股公司員工手冊:財務管理

1. 財務管理原則

1.1 授權管理

公司財務部、預算部對公司內(nèi)的任何經(jīng)濟活動事項有查詢權及參與建議權。

1.2 預算管理

1.2.1 公司各部門的各項經(jīng)費使用均須事先制定'資金收支預算計劃',并納入公司總體資金預算計劃中,嚴格按所訂計劃實施執(zhí)行;

1.2.2 公司各部門應根據(jù)部門業(yè)務需求制定出科學合理的部門預算計劃,并于每個旬、月、季、年度之前上報財務部、預算部;

1.2.3 公司各部門須根據(jù)本部門業(yè)務進展情況和收支情況及時做好統(tǒng)計,并于每旬、月、季、年度末上報財務部、預算部。

1.3 監(jiān)控管理

1.3.1 公司總經(jīng)理、主管經(jīng)理、財務部、預算部對公司總體資金使用和部門資金使用有監(jiān)控權;

1.3.2 財務人員對本公司業(yè)務實行具體會計監(jiān)督。財務人員對不真實、不合法的原始憑證不予受理;對記載不準確不完整的原始憑證予以退回,并要求更正、補充;

1.3.3 財務人員發(fā)現(xiàn)賬簿記錄與實務款項不符實,應及時逐級向部門經(jīng)理和公司領導書面報告,并請求查明原因,做出處理。財務人員對上述事項無權自行作出處理;

1.3.4 財務人員應定期會同行政部人員進行公司財產(chǎn)清查,保證賬簿記錄與實物、款項相符。

2. 資金管理程序

2.1 集團往來資金的取得:

2.1.1 根據(jù)公司運營情況,向集團財務部報送年、季、月、旬資金使用計劃;

2.1.2 往來撥款申報時間:用款期前15日。

2.2 貸款資金的取得(見財務部貸款程序)

2.3 資金支出的管理

2.3.1 內(nèi)部借款要求:

2.3.1.1 企業(yè)內(nèi)部借款均須填寫'內(nèi)部借款單'。注明現(xiàn)金借款或支票借款;

2.3.1.2 所有借款,無論金額大小均需總經(jīng)理審批;

2.3.1.3 企業(yè)資金往來付款均須填寫'資金往來申請單';

2.3.1.4 借款程序:

2.3.1.5 嚴格控制空白支票(限額支票)的領用,除特殊原因外,原則上不允許領用空白支票。如需領用,領用人須妥善保管,如有丟失,一切損失由領用人承擔;

2.3.1.6 各部門應及時結(jié)清借款,未結(jié)算借款不能連續(xù)超過三筆,否則財務部不予受理;

2.3.1.7 備用金、借款要遵循'前賬不清,后帳不立'的原則;

2.3.1.8 借款清還時間:一般業(yè)務借款在借款發(fā)生后五個工作日內(nèi)清還,特殊事項借款由總經(jīng)理簽批清還時限;備用金借款,每年年底清理核批。

2.3.2工程撥款

2.3.2.1 工程款審批

(1)各相關部門應每月月底根據(jù)合同要求和進度情況向預算部提供下月資金使用計劃(見附表二),由預算部進行審核,公司總經(jīng)理要求各部門對下月資金使用計劃進行調(diào)整和

批準資金使用計劃;

(2)凡在資金計劃內(nèi)撥款,由相關部門經(jīng)理填制《撥款單》(見附表)后,由預算部、財務部進行審核,并經(jīng)主管經(jīng)理批準后,財務部方可撥款;

(3)對計劃外撥款,各責任部門應注明理由,由預算部、財務部進行審核,由主管副總經(jīng)理簽字,最后報總經(jīng)理批準、確認后,財務部方可撥款。

2.3.2.2 撥款流程

(1)對研發(fā)中心負責的各項設計委托撥款,由研發(fā)中心填制《價款單》,報預算部及財務部審核簽字,報常務副總經(jīng)理批準簽字后,再到財務部取款;

(2)根據(jù)工程進度情況并結(jié)合所簽訂的合同規(guī)定,工程及可控配套款的撥付由工程部填寫工程《價款單》,注明合同編號、日期、合同造價、本次撥款數(shù)量及累計撥款數(shù)量等,由工程部經(jīng)理簽字后,報預算部及財務部審核簽字,再報常務副總經(jīng)理批準簽字后,最后到財務部取款;

(3)屬于各專業(yè)局配套工程的,由開發(fā)部經(jīng)理簽字后,報預算部及財務部審核簽字,并報常務副總經(jīng)理批準簽字后,再到財務部取款;

(4)對與銷售部有關,并由工程部負責工期、質(zhì)量的工程。工程部工程款的撥付,由工程部經(jīng)理簽字后,報預算部及財務部審核簽字,并報主管副總經(jīng)理批準簽字后,再到財務部取款;

(5)對銷售部直接負責的工程、銷售策劃及廣告費用,由銷售部填制《價款單》后,報預算部、財務部審核簽字,并報主管副總經(jīng)理批準簽字后,再到財務部取款;

(6)工程項目竣工后,工程尾款的撥付由公司售后服務部經(jīng)理簽字后,報預算部及財務部審核簽字,并報副總經(jīng)理及總經(jīng)理批準簽字后,再到財務部取款;

(7)每完成一次撥款后,各部門必須保存好與其相關的撥款單據(jù)并填寫'撥款記錄臺帳'以便查對,公司定于每月月底前各相關部門相互核對撥款情況,以避免出現(xiàn)漏洞;

(8)公司預算部于每月月底前,匯總項目累計撥款臺帳,詳細注明合同造價,分項目工程結(jié)算造價,累計撥款數(shù)量及預提款數(shù)量,供公司領導及相關部門核查。

2.4費用支出的管理

2.4.1費用說明

費用是指公司及各部門在日常經(jīng)營活動中發(fā)生的差旅費、業(yè)務交際費、交通費、通訊費等開支。公司員工有義務本著合理、節(jié)約、有效的原則使用各項費用。員工的報銷憑證必須真實、有效。在本制度中,費用均納入部門費用考核范圍,由財務部根據(jù)費用預算進行考核,考核結(jié)果與部門績效考核掛鉤。

2.4.2 費用管理基本原則

2.4.2.1 對各項費用實行預算管理,財務部根據(jù)公司目標利潤指標作出全年費用預算,并負責總體費用預算的執(zhí)行與監(jiān)控;

2.4.2.2 費用預算編制本著誰支出、誰預算、誰控制的原則,責任落實到各部門。各部門將辦公用品、工具書、市內(nèi)出租車費、出差費、招待費、加班餐費等有關費用在年度末編制下一年度預算標準,經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后,嚴格執(zhí)行。預算的執(zhí)行與準確性將納入部門績效考核。

2.4.3 費用審批權限

報銷審批實行逐級簽字制度,各項費用的審批以經(jīng)辦人的直接上級作為第一責任人,對費用的合理性、真實性負責,再按規(guī)定程序逐級報批。有簽字權的領導因故不能履行簽字職責時(如出差不在位時),可根據(jù)需要進行必要的授權。審批權限規(guī)定如下:

(1)差旅費、出租車費、招待、禮品、加班餐費等費用支出,由本部門經(jīng)理簽字確認后,財務部審核相關票據(jù),由主管經(jīng)理審批后,到財務部取款。對特殊超過2000元標準且因工作需要必須發(fā)生的招待餐費、禮品及交際費用,由部門經(jīng)理以書面形

式在報銷單中說明理由,提交主管經(jīng)理及公司總經(jīng)理匯同審批;

(2)部門經(jīng)理的日常費用報銷,由財務部審核相關票據(jù),經(jīng)主管副總經(jīng)理批準后,方可報銷;

(3)副總經(jīng)理日常費用報銷,由財務部審核相關票據(jù),經(jīng)總經(jīng)理批準后,方可報銷;

(4)總經(jīng)理日常費用支出,由財務部審核相關票據(jù)后,方可報銷。凡屬于總經(jīng)理日常費用支出,財務部應建立個人帳簿,以備公司董事會審核;

(5)凡購置辦公用品、消耗品、汽車保險、汽車油票等費用支出由行政部統(tǒng)一辦理,由總經(jīng)理審批、報銷。汽車維修費由經(jīng)辦人(該車司機),事前取得行政部經(jīng)理允許,事后由行政部、財務部審核,由總經(jīng)理審批、報銷。

2.4.4費用報銷程序

公司嚴格按照財務規(guī)定和標準確保對各項支出的有效管理和控制,并使簽字報銷程序規(guī)范、簡化。報銷程序如下:

2.4.5. 費用標準

2.4.5.1 辦公用品及消耗品:包括日常辦公用品及辦公設備的消耗品如紙張、文具、

計算機耗材、工具書等。此類用品由行政部統(tǒng)一購置,特殊情況需自行購置的,應提前請示行政部同意后方可自行購置。行政部對所購物品進行登記入帳,統(tǒng)一管理調(diào)配。需自行購置工具書及資料,須提前填寫《圖書申購表》向行政部申報,購置后由行政部登記保管;

2.4.5.2 物料及消耗品:包括清潔、洗滌用品、衛(wèi)生用品等公司日常消耗品,由行政部統(tǒng)一購置管理;

2.4.5.3 汽車費用:為公司所屬或為公司所使用車輛的汽油費、日常保養(yǎng)性維修費、養(yǎng)路費、存車費、過橋費等,對車輛的油耗狀況、維修費用等由行政部進行詳細登記,統(tǒng)一管理;

2.4.5.4 業(yè)務招待費:招待費包括因業(yè)務需要招待客戶、關系單位的餐費、禮品費用等費用。原則上實報實銷;

2.4.5.5 手機話費:報銷標準暫定為部門經(jīng)理每人每月500元,員工每人每月300元,因公出差期間的話費每人每天增加50元的通話費用(特殊情況除外);

2.4.5.6 出租車費:主要指員工因公外出發(fā)生的出租車費,規(guī)定按實際距離實報實銷,節(jié)假日加班或工作日加班的員工按統(tǒng)一標準報銷交通費;

2.4.5.8 差旅費:員工因公赴外省市辦理公務時須提前按下圖程序辦理相關借款手續(xù),同時享用相應差費標準(如下表)。

出差地住宿及費用參考標準如表所示:(特殊情況除外)

住宿交通費通訊費餐費

一類城市上海、廣州、深圳、天津、海南其他城市200元/人*天長話費手機費200元/人*天

200元/人*天150元/人*天50元/人*天50元/人*天

單人住宿可在此標準的基礎上浮50%

2.5 支票管理規(guī)定

2.5.1 主辦部門或經(jīng)辦人因業(yè)務需要須開支票時,首先填寫支票借款單,由部門經(jīng)理、主管經(jīng)理或總經(jīng)理審批后,財務部經(jīng)理審核后,到財務部領取支票,簽發(fā)支票必須注明日期、收款單位、金額、用途,不準開空頭支票;

2.5.2 領票人在領取支票五日內(nèi),持稅務局監(jiān)制的原始發(fā)票,填寫費用報銷單,由財務部經(jīng)理審核票據(jù),報主管經(jīng)理或總經(jīng)理審批后,到財務部報銷。逾期不報者,及時與財務人員聯(lián)系,說明原因并積極催辦;

2.5.3 支票領用人應牢記支票號碼,妥善保管,如因丟失支票或發(fā)票給公司造成的一切損失,均由經(jīng)辦人承擔一切經(jīng)濟責任;

2.5.4 工程款撥付時,必須根據(jù)已定工程合同或協(xié)議、工程價款會簽單和收款方開具的稅務局監(jiān)制的正式發(fā)票方可撥付工程款。無合同(或協(xié)議)、工程價款單、正式發(fā)票或簽字手續(xù)不全者,不予辦理撥款手續(xù)。

2.6 現(xiàn)金管理規(guī)定:

公司嚴格執(zhí)行國務院頒發(fā)的《現(xiàn)金管理暫行條例》。

2.6.1 為了加強現(xiàn)金管理,做到日清月結(jié),準確的核對現(xiàn)金庫存,定于每周三為現(xiàn)金報銷日,其他時間不辦理現(xiàn)金報銷業(yè)務。報銷時必須持有稅務局監(jiān)制的正式發(fā)票,填寫費用報銷單,其它的收據(jù)或白條一律拒絕報銷;

2.6.2 各部門領取備用金最高限額5000元,由部門經(jīng)理負責管理使用,主要用于日常費用開支。費用發(fā)生后應及時報銷,墊支金額超過5000元的由本部門自行解決,每年12月31日前所有備用金要報銷完畢,尚未使用完的備用金要歸還結(jié)清;