高速工程資料編制管理要求二
高速公路工程資料編制與管理要求2
第二節(jié)竣工檔案分類編號辦法
一、編號原則:
(一)分類號編制方法是以單項工程為單位,按照《交通部科學(xué)技術(shù)檔案分類編號辦法》中所確定的公路工程類目進行分類。
(二)檔號:由檔案分類號和案卷順序號組成。
(三)檔案分類號:公路工程竣工文件材料分為五級類目。第一至三級類目固定不變;四級類目為單項工程項目代號(項目代號可用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,例:國道104,項目代號為:'104'。也可用建設(shè)項目起止點漢語拼音第一個字母和某段起止點的漢語拼音第一個字母組成,中間加''符號,例:日東高速公路日竹段,則表示為:rdrz;五級類目按單項工程竣工文件材料形成的先后分為七大類段:項目立項文件、設(shè)計文件、工程管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工文件和科研資料,分別用1、2、3、4、5、6、7表示。
(四)檔號的形式
gl51×××-××
'gl':一級類目(公路)
'5':二級類目(公路工程)
'':(類級符號)
'1':三級類目(道路)
'××':四級類目(單項工程項目代號)
'×':五級類目(文件材料的七大類文件)
'××':案卷順序號。案卷順序號不編虛位,從'1'開始編寫(即'1'不編為'001')。
(五)類級符號置于分類代號的中間。
(六)舉例
日東高速公路日照至竹園段施工文件的檔號編寫為:gl51rdrz4-×××。
二、檔號章
(一)檔號章用紅色印泥加蓋在每件文件首頁的左上角,距上邊沿10mm,左邊沿20mm的位置。
(二)檔號章格式與尺寸如圖(1-2-1)。檔號章內(nèi)的'檔號內(nèi)容'可刻制至四級類目(刻制字體用4號仿宋體),五級類目和順序號可用鋼筆填寫。
例:
檔號件號頁數(shù)
4×15mm
第三節(jié)檔案案卷構(gòu)成及質(zhì)量要求
一、術(shù)語:
(一)案卷:由互相聯(lián)系的若干文件材料組成的一種檔案保存單位。
(二)卷內(nèi)目錄:案卷內(nèi)登記文件材料及其排列次序的目錄。
(三)卷內(nèi)備考表:說明案卷內(nèi)文件材料狀況的表格。
(四)檔號:由分類號和案卷號組成。
二、組卷及書寫要求:
(一)公路工程竣工文件材料歸檔前,均需按要求由文件材料形成單位分別進行整理組卷。組卷應(yīng)遵循公路工程文件材料的自然形成規(guī)律和成套性原則,分類科學(xué),便于查找利用。
(二)案卷內(nèi)文件材料所反映的工程項目情況和有關(guān)管理活動內(nèi)容,必須做到完整、準確、系統(tǒng)。
(三)案卷內(nèi)文件材料書寫要工整,字跡、線條要清楚。
(四)案卷內(nèi)文件材料的制作和書寫材料,必須利于長期保存。書寫材料必須用炭素墨水,禁止使用蘭墨水、圓珠筆和鉛筆。凡由易褪色書寫材料制成的文件(如復(fù)寫、傳真件)應(yīng)復(fù)印保存。
(五)資料文件用紙統(tǒng)一采用a4型紙(210×297mm),圖紙規(guī)格除外。
(六)案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件,件內(nèi)不應(yīng)有重頁文件,但卷與卷之間相互有關(guān)聯(lián)的文件,在歸檔過程中允許有一定數(shù)量的重復(fù)。
三、卷內(nèi)文件的排列:
(一)管理性文件按問題、重要程度排列。
(二)項目技術(shù)文件材料按本書有關(guān)章節(jié)的要求排列。
(三)設(shè)備文件按依據(jù)性、設(shè)備開箱驗收、隨機圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試和運行維修等材料排列。
(四)竣工圖按里程、專業(yè)、圖號排列。
(五)卷內(nèi)文件一般文字材料在前,圖樣在后。
四、案卷的編目
(一)案卷由案卷封面和卷脊、借卷守則、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件及備考表組成。
(二)編寫案卷頁號
1.案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。
2.頁號的位置:單面書寫的文件材料,在右下角編寫頁號;雙面書寫的文件材料,正面在右下角,背面在左下角編寫頁號。
3.卷內(nèi)目錄、備考表不編頁號。
4.案卷的頁號,要求以件為單位編寫小流水號。
5.頁號暫用鉛筆編寫。
(三)案卷封面的編寫
1.案卷封面采用案卷外封面形式,外封面印制在卷盒的
正表面。式樣見圖1-2-2。
2.案卷題名:
案卷題名應(yīng)簡明、準確揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。每一案卷題名應(yīng)包括建設(shè)項目名稱,起訖里程、單位工程(含分部、分項)名稱及文件名稱。若屬橋梁、隧道等工程項目,還應(yīng)同時標(biāo)明結(jié)構(gòu)、部位的名稱。
(1)項目技術(shù)文件案卷題名的表示形式:
××高速公路××段××樁號××工程××結(jié)構(gòu)××文件名稱。
示例:
①日照至東明高速公路日竹段××樁號路基工程土石方填筑檢測表。
②日照至東明高速公路日竹段k130+845趙莊河大橋1號墩基礎(chǔ)及下部構(gòu)造施工檢驗表。
(2)管理性文件案卷題名的表示形式:
建設(shè)項目名稱+責(zé)任者+問題+文件名稱
例:日照至東明高速公路日竹段總監(jiān)代表處關(guān)于加強安全生產(chǎn)管理的通知、函。
3.編制單位:指案卷形成單位。
4.編制日期:指案卷形成日期。
5.保管期限參考本書附錄一《關(guān)于印發(fā)〈公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法〉的通知》(交辦發(fā)〔2001〕390號)的規(guī)定執(zhí)行。
6.密級:應(yīng)在文件發(fā)放前按交通主管部門有關(guān)保密規(guī)定劃定,若文件材料上有密級就填上,沒有就空著。
7.檔號:填寫檔案的分類號和案卷順序號。
8.檔案館號:暫不填寫。
9.'案卷題名'編寫內(nèi)容的前段工程項目名稱,可用大粗號宋體字統(tǒng)一印制在檔案盒中央部位。'案卷題名'的后段'××樁號××工程××結(jié)構(gòu)××部位××文件名稱'及'編制單位、編制日期、保管期限、密級'可用3號宋體字打印在與卷盒顏色相近的牛皮紙上,再粘貼在對應(yīng)位置。或打印在蠟紙上,印刷在相應(yīng)位置。
外封面'檔號內(nèi)容'填寫,用4號宋體字,一行打印在與卷盒顏色相近的牛皮紙上,再粘貼在對應(yīng)位置。例:'gl51rdrz4-×××'。'×××'表示留空格位置,待今后統(tǒng)一編寫流水號用。
五、案卷脊背的編制
案卷脊背的項目有檔號和案卷題名,格式如圖1-2-3。檔號內(nèi)容填寫用4號宋體字分兩行橫排打印。例:第一行填寫'gl51rdrz',第二行填寫'4-×××'?！痢痢帘硎景妇眄樞蛱?用鉛筆填寫。
脊背'案卷題名'內(nèi)容填寫,用3號宋體字自右至左豎寫,首行空兩字。樁號打印,要求'字頭向右,躺著打'。案卷題名的前段工程項目名稱不能省略。
脊背內(nèi)容統(tǒng)一打印在與卷盒顏色相近的牛皮紙上,再粘貼在脊背對應(yīng)位置?；虼蛴≡谙灱埳?印刷在相應(yīng)位置。貼紙要求比脊背寬度窄2mm,以防取放檔案時把紙邊拉卷。
六、卷內(nèi)目錄的編制(圖1-2-7)
(一)件號:用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注,不編虛位(即'1'不編為'001')。
(二)文件編號:發(fā)文機關(guān)文書部門的發(fā)文號或圖樣的圖號。若文件材料上有則填上,沒有就空著。
(三)責(zé)任者:填寫文件材料的直接形成部門或主要責(zé)任者,可采取通用的標(biāo)準簡稱。
(四)文件材料題名
1.原文上有標(biāo)題的,可以照錄下來。
2.原文上的標(biāo)題太簡單或者沒有,應(yīng)重新擬寫一個符合文件材料內(nèi)容的標(biāo)題,外加'[]'號。
3.填寫文件材料的標(biāo)題時開頭空兩字,一橫格內(nèi)不能超過三行字。
(五)日期:填寫文件的形成時間,填寫時間時可省略'年、月、日'字樣,單月單日可用零補充。如2003年6月6日可填寫為''。
(六)頁數(shù):應(yīng)填寫單件文件材料的頁數(shù)。
(七)備注:留待對卷內(nèi)文件變化時作說明用(如果有與卷內(nèi)文件材料內(nèi)容相關(guān)的特殊載體的檔案,要求在此標(biāo)注具體載體的檔號)。
(八)卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前。
七、卷內(nèi)備考表的編制
(一)卷內(nèi)備考表(圖1-2-5)要標(biāo)明案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。頁數(shù)要求填寫卷內(nèi)每件文件頁數(shù)相加之總和。
(二)立卷人:由責(zé)任立卷者簽名,即誰立卷誰簽名。
(三)審核人:由案卷質(zhì)量審查人簽名,即合同的技術(shù)負責(zé)人簽名。
(四)立卷時間:填寫完成立卷的日期。
(五)審核時間:填寫審核完成的日期。
(六)備考表排列在卷內(nèi)文件材料尾頁之后。
八、案卷裝訂的要求:
(一)案卷采用不裝訂形式,文件材料以件為單位放在卷內(nèi)。案卷內(nèi)各部分內(nèi)容的排列順序為:卷內(nèi)目錄--文件材料--備考表。
(二)項目技術(shù)文件應(yīng)根據(jù)組卷要求,以件為單位進行裝訂。并制定統(tǒng)一的件封皮(圖1-2-4)、件內(nèi)目錄(圖1-2-8)。
件內(nèi)目錄編制:1、'文件材料題名'擬寫應(yīng)詳細具體,便于檢索。例如:路基工程土石方填筑可按填筑層次擬寫目錄。2、'頁次'填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號,最終件注起止號。其他欄目編寫參照'卷內(nèi)目錄'編寫要求。
(三)管理性文件以每份文件作為一件,不加件封皮。文件閱辦單放在原文之后,與原文作為一件裝訂。
(四)文件在裝訂前取掉金屬物,采用三孔一線方法,用白色檔案專用線裝訂,孔距80mm,裝訂線距左紙邊10mm;薄件用縫紉機扎。
(五)裝訂時靠裝訂邊和下邊取齊,表頭要求在上或在左,左側(cè)裝訂。
(六)原件有破碎或小頁紙的,要求粘貼在a4紙上。
(七)裝訂線壓住文件內(nèi)容的必須粘貼補寬。
(八)紙張規(guī)格大于a4型號的,要求按297×210mm折疊成手風(fēng)琴式。
九、卷盒、借卷守則的制作
(一)卷盒的外表尺寸305×220mm;厚度尺寸20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。
(二)'借卷守則'要求印刷在卷盒封面的背面上(圖1-2-6)。
十、其它載體
(一)會計檔案經(jīng)審計部門驗收合格后,由建設(shè)單位財務(wù)部門移交到建設(shè)單位檔案科(室)保管。工程財務(wù)竣工決算,將隨工程檔案資料一并整理歸檔,并按要求移交到有關(guān)接收部門。
(二)照片檔案
1、照片檔案分為照片和底片。
2、照片和底片號:案卷內(nèi)照片和底片的順序號,照片與底片編號應(yīng)相同。以每張照片為單位,從1開始編寫,寫在正面右上角。底片號應(yīng)用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊部。底片由拍攝單位保存。
3、參見號:填寫與本張照片有聯(lián)系的其他檔案的檔號。
4、文字說明:文字說明的內(nèi)容要具備六要素;事由、時間、地點、人物、背景、攝影者。要求文字簡潔,語言通順,一般不超過200字。
5、總說明:一組(若干張)聯(lián)系密切的照片的說明。
6、案卷題名;一個卷要擬寫一個案卷題名,寫在封面上。案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)全部照片的基本主題。案卷題名一般應(yīng)包括責(zé)任者、問題、名稱三部分。責(zé)任者不便標(biāo)出時,也可不標(biāo)出。
7、照片檔案保管期限,可根據(jù)文件材料中相關(guān)的內(nèi)容確定。
(三)音像檔案
1、音像檔案要收集齊全,做到文字材料與音像材料相符。
2、歸檔的音像檔案,要經(jīng)過系統(tǒng)整理,每盤音像要工整確切地標(biāo)明:責(zé)任者、錄制(攝制)時間、地點、內(nèi)容(題名)、順序號、保管期限、攝制人等項目。保管期限,可根據(jù)文件材料中相關(guān)的內(nèi)容確定。
3、音像檔案,要按形成時間順序排列,分別編寫流水號。
(四)照片、音像檔案的歸檔范圍
1、國家領(lǐng)導(dǎo)及部領(lǐng)導(dǎo)人視察公路工程項目的錄音、錄像帶及照片。
2、省、市及行業(yè)主管部門的領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公路工程項目時的錄音、錄像帶及照片。
3、反映公路工程建設(shè)項目的重大活動,如招投標(biāo)儀式,開工典禮、通車典禮等形成的錄音、錄像帶及照片。
4、記錄公路工程建設(shè)項目重大事故、自然災(zāi)害及異?，F(xiàn)象的錄音、錄像帶及照片。
5、工程關(guān)鍵工序和隱蔽工程施工時的照片。
十一、檔案資料的排序、移交
(一)工程檔案資料的排序。
1、施工階段形成的案卷,依路線前進方向,按照路基、路面、橋梁隧道、涵洞、交叉工程、沿線設(shè)施及監(jiān)理工作的順序分別進行排序。
2、建設(shè)單位(業(yè)主代表),負責(zé)轄區(qū)內(nèi)的檔案資料按照立項、設(shè)計、施工準備、施工、竣工驗收順序,對移交的全部案卷進行系統(tǒng)整理排序。
3、房建形成的案卷,依路線前進方向,以建筑主體進行排序。
4、
公路工程建設(shè)項目中,設(shè)備、科研形成的檔案資料,由形成單位整理歸檔。
(二)檔案資料的移交
1、移交時間:公路工程建設(shè)項目交工驗收后3個月內(nèi),各參建單位應(yīng)根據(jù)本辦法要求向業(yè)主(代表)移交經(jīng)系統(tǒng)整理過的全部檔案資料。
2、業(yè)主(代表)應(yīng)根據(jù)本辦法要求,在公路工程建設(shè)項目竣工驗收后三個月內(nèi),向使用單位及其他有關(guān)單位辦理檔案材料移交手續(xù)。
