國際商城位物業(yè)管理整體設想策劃
z國際商城位物業(yè)管理整體設想及策劃
1.1項目分析
zz國際商城位于位于蕪湖市中心繁華地帶,緊鄰中山路步行街,周邊已有省內(nèi)聞名的鳳凰美食街和即將開業(yè)的沃爾瑪?shù)壬虡I(yè)配套設施,交通便捷。依據(jù)蕪湖市政府對該項目的規(guī)劃要求,我司擬在該地塊開發(fā)建設總建筑面積約19萬平方米,集商場、寫字樓、酒店、高檔住宅等多種功能有機結合并優(yōu)勢互補的商貿(mào)片區(qū)?？偨ㄖ娣e12萬m2、建筑高度120米的商業(yè)綜合樓,包括一座380間客房的五星級酒店,一個34000m2的大型購物中心和甲級寫字樓,將配套中餐、西餐、健身、娛樂等功能,與目前正進行開發(fā)建設的沃爾瑪項目和美食街以及擬改造的美食街二期工程,合力形成蕪湖市的新商業(yè)中心,提升原有商業(yè)服務能力和競爭水平。該商業(yè)區(qū)域?qū)⑴c步行街連成一條軸線,完善整個蕪湖市的商業(yè)功能布局,進一步強化中山路的商業(yè)功能,同時推動美食街三期以及赭山公園的開發(fā)改造。
1.1.2物業(yè)特點
zz國際商城樓宇及公共環(huán)境物業(yè)的特點為:
*商城占地面積小,可供業(yè)主與住戶活動的公共空間狹小
*商城公共區(qū)域衛(wèi)生狀況差
*設備保養(yǎng)差,嚴重缺乏保養(yǎng)
*停車位少
zz國際商城樓宇及公共環(huán)境公用設施及公共場所介紹:
1、泊車位共32個
2、商鋪58.099平方米
3、化糞池1座
4、公共照明
5、消防監(jiān)控系統(tǒng)
6、zz國際商城電梯:東芝電梯2臺
7、zz國際商城蓄水池一個。
1.2管理定位
1.2.1管理服務對象分析
管理與服務的對象為:zz國際商城的性質(zhì)決定了我們?yōu)橹盏娜后w是文化素質(zhì)高,有教養(yǎng)、有涵養(yǎng)的群體。這樣的一個群體對管理與服務的評價依據(jù)更為主觀、直接、不確定因素更多,對服務的要求也更深入、細致,對管理的人性化也要求很高。
物業(yè)管理基礎:保障水、電正常供給,電梯、消防、監(jiān)控等設施設備的正常運作具有至關重要的作用。對各類設施設備進行及時有效的維護與保養(yǎng),是樓宇管理的基礎,也是整個商城運作管理系統(tǒng)得以正常運轉(zhuǎn)的關鍵。
客戶服務原則:在zz國際商城管理中,把'客戶至上'服務思想的確立作為調(diào)度其他管理資源與手段的理念核心,做好服務方式、形態(tài)的細分,深化服務的內(nèi)涵,為滿足客戶個性化、多樣性的服務需求提供方便。
1.2.2根據(jù)項目分析,zz國際商城的管理定位應體現(xiàn)以下方面
*建立充分發(fā)揮員工個體功能的運作管理體系
zz國際商城的運行維護不僅倚重于對各類問題、故障的及時處理解決、更要倚重于對各類問題的及早發(fā)現(xiàn)。在日常管理過程中能否及早發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,將問題消除在最初的萌芽階段,是保證zz國際商城設備系統(tǒng)正常運作至關重要的一環(huán)。從這一點出發(fā),zz國際商城的物業(yè)管理對員工個體功能的發(fā)揮提出了較高的要求。在工作中,每一個員工都肩負著管理與服務的雙重職責,既要是問題的解決者、服務的提供者,更要是問題的發(fā)現(xiàn)者、客戶需求的領會者。
充分發(fā)揮多種功能的員工個體,不僅使問題解決的及時率和主動性提高,而且構成了整個zz國際商城運作管理體系中極為重要、不可或缺的組成部分。
*規(guī)范化管理
我們將對zz國際商城的質(zhì)量管理中導入iso9001:2000質(zhì)量管理體系,將zz國際商城管理處列入iso9001:2000質(zhì)量管理體系管理單位,各項操作嚴格按照質(zhì)量認證體系標準執(zhí)行。
1.3管理重點
1.3.1重點之一: 樹立zz國際商城物業(yè)整體形象
通過環(huán)境控制、機電設備控制、安全交通管理控制、提供人性化高質(zhì)量服務樹立zz國際商城整體物業(yè)形象。
我們將積極與zz國際商城的業(yè)主協(xié)商溝通,參與開展形式多樣、豐富多彩的文化活動。通過文化活動提升zz國際商城物業(yè)整體形象。
對于環(huán)境控制方面我們將提供'區(qū)域包干'、 '零干擾'服務。例如:我們將安排清潔人員在正式營業(yè)前將大堂及電梯清潔干凈;在業(yè)主下班后的中午或傍晚安排保潔人員對zz國際商城進行保潔。在業(yè)主上班的高峰時間,要求清潔人員在此時間暫停清潔,不影響業(yè)主的上班,實行'零干擾'服務,悄然把商城及周邊環(huán)境清潔干凈。
1.3.2重點之三:機電設施設備的維護、保養(yǎng)
zz國際商城配備有給排水、配電、消防系統(tǒng)。若出現(xiàn)設備故障,將影響日常生活、造成混亂等嚴重后果,社會負面影響更大。
我們將充分發(fā)揮集團公司(本公司前身)機電設備管理與人才的優(yōu)勢,抽調(diào)高級工程技術人員。管理中我們以'預防為主、安全第一、科學管理'為原則,保障機電設施設備的正常運行。
1.3.3重點之四:安全管理服務
zz國際商城的周邊環(huán)境比較復雜,要求日常管理中注重防火、防盜工作,組建高素質(zhì)保安隊伍。確保24小時治安消防安全,人流與車輛進出有序。
1.4管理目標
a、嚴格依照國家建設部制定的物業(yè)管理創(chuàng)優(yōu)考評的各項標準開展工作,使物業(yè)各項工作有條不紊的開展。1年內(nèi)深化管理服務,提高物業(yè)管理水平,提升物業(yè)管理形象。
b、嚴格遵守國家的法律、法規(guī)、條例以及特區(qū)政府部門的各項管理規(guī)定?？茖W、規(guī)范管理,全面導入和推行iso9000質(zhì)量體系認證,服務熱情、周到,建立現(xiàn)代化、人性化管理服務體系。
c、 建立嚴格規(guī)范的物業(yè)防火、防水、治安等應急體系,確保安全工作萬無一失。
d、服務細致、周到、真誠、規(guī)范,定期向業(yè)主發(fā)放物業(yè)管理服務問卷調(diào)查,對合理的建議及時整改,努力提高客戶滿意度,使業(yè)主對物業(yè)管理滿意率達到95%以上。
e、加強與業(yè)主的溝通與協(xié)作,自覺接受業(yè)主的監(jiān)督,廣泛聽取、接受業(yè)主的建議和意見,了解和熟悉內(nèi)業(yè)主的業(yè)務,在不損害業(yè)主利益的前提下,利用本物業(yè)的一切條件,支持和配合業(yè)主發(fā)展業(yè)務。
f、確保商城各類設備設施運行良好,維修正常,服務配套。為業(yè)主創(chuàng)立一個管理規(guī)范、服務到位、配套齊全、工作便捷的現(xiàn)代服務信息平臺。
g、進一步規(guī)范和完善24小時值班制度,對業(yè)主和使用人對物業(yè)管理服務報修、求助、建議、問詢、質(zhì)疑、投訴等各類情況進行反饋,并視輕重緩急及時處理,建立配套的回訪制度和記錄。
h、提高優(yōu)質(zhì)環(huán)境保障,加大對清潔管理力度。確保zz國際商城衛(wèi)生狀況良好,垃圾日產(chǎn)日清,定期進行消殺,使zz國際商城保持潔凈、明亮、舒適。
i、進一步完善各項管理制度、各崗位工作標準,建立嚴格的考核辦法,充分調(diào)動員工的工作積極性和主觀能動性。進一步加強員工的服務
意識和責任心。
j、制定完善系統(tǒng)的培訓計劃,切實提高員工隊伍的整體素質(zhì),確保持證上崗率達100%。
1.5管理模式
在管理模式中,保證管理流程的信息渠道暢通、設置監(jiān)督機構、完善的自我約束機制、激勵機制、經(jīng)營上采取經(jīng)營目標責任制,從五大方面構筑zz國際商城的物業(yè)管理模式。
1.5.1管理流程
在組織架構上突出以'客戶服務為中心'的流程管理;在激勵方式上采取經(jīng)營目標責任制;在經(jīng)營運作上,嚴格抓成本管理,實現(xiàn)收支平衡。注重業(yè)主、客戶的信息反饋,保證信息渠道的暢通。具體流程如下:
管理流程示意圖:
業(yè)主(客戶)意見征詢
述職授權
考核考核
服務需求建議 信息
意見、投訴 指令
反饋、回防 信息指揮
反饋 協(xié)調(diào)
指令
反饋
1.5.2設置監(jiān)督機構
建議zz國際商城業(yè)主成立業(yè)主領導小組。通過行使以下權利,對我公司及管理處的管理進行監(jiān)督。
*審核管理處提交的年度管理計劃
*檢查管理工作的效果
*通過會議等其他形式評審管理狀況并交流意見
*投訴管理處工作中出現(xiàn)的問題
*評審管理處工作中的重大事件
*委托管理合同的權利和義務
1.5.3完善的自我約束機制
*管理處每年與公司簽定經(jīng)營目標責任書。
*管理處每季度開展一次業(yè)主問卷調(diào)查,調(diào)查結果作為獎金、員工晉升的直接依據(jù)。
*公司質(zhì)管部每月組織一次月考核、每半年組織一次內(nèi)部質(zhì)量審核,確保管理運作按照iso9001質(zhì)量體系運作。對考核及審核中發(fā)現(xiàn)的問題要求及時整改及開出糾正措施。
*員工每月進行考核,考核成績結果直接與獎金、員工晉升掛鉤。
*管理處對操作層員工的工作檢查主要依靠操作層員工的每日自檢、項目主管每日的日檢及月檢來完成。
*服務質(zhì)量評價及不合格服務控制流程
輕微 嚴重
yesno
1.5.4激勵機制
如何正確激勵員工是企業(yè)管理中的主要課題,對處于勞動密集型的物業(yè)管理行業(yè)顯得尤其重要。我公司通過多年的探索,已經(jīng)形成了較為完善的激勵機制。
*采用經(jīng)營管理目標責任制方式進行考核。
*獎懲體系堅持'獎懲分明'和'優(yōu)勝劣汰'的原則。依靠嚴密的規(guī)章制度,及時準確實施獎懲。
*報酬體系主要通過員工直接分配所得來激勵員工,在成本控制前提下,盡量提高員工的收入,充分肯定努力工作所得的報酬,以此吸引高水平的管理及技術人才。
*對于要求上進、追求自我提升的員工,給他們培訓和再培訓是最好的激勵方式。為此我們將培訓放在企業(yè)發(fā)展的重要位置,并提供足夠的資金和物資裝備。盡可能挖掘有潛力的員工。
*企業(yè)文化體系是企業(yè)發(fā)展壯大的源泉,是激勵機制的有效手段。我們通過開展形式多樣的集體活動,注重管理處社區(qū)文化的開展及管理處員工的活動開展,營造和諧的工作環(huán)境,不斷增強員工的凝聚力和向心力。
1.5.5經(jīng)營上采取經(jīng)營目標責任制
公司每年與管理處簽定經(jīng)營目標責任書,年終進行考核。
1.6管理特色
我們將對zz國際商城嚴格認真推行物業(yè)管理與服務,達到細微、周到、真誠、規(guī)范的服務要求,定期向業(yè)主發(fā)放物業(yè)管理服務問卷調(diào)查,對合理的建議及時整改,努力提高客戶滿意度,使用戶滿意率達到95%以上。并保證業(yè)主所居住環(huán)境的零干擾,即保證業(yè)主休息時是一個安靜的環(huán)境但又充滿活力和安全的寂靜。
1.6.1提供針對性服務
環(huán)境管理特色
*我們擬采用滾動式保潔方式對zz國際商城公共部位、樓梯間、天臺等進行保潔。并實行'區(qū)域包干'、'重點區(qū)域重點服務',每層樓都有專職清潔員。
*清潔工作注重服務工作及時與隱性相結合的'零干擾'服務。嚴格培訓服務人員、精心安排工作時間、科學配置服務裝備,確保服務對象需要我們時能及時出現(xiàn),快速、悄然滿足顧客的服務需求。
*安排兼職綠化人員對zz國際商城外圍綠化進行護理。
安全管理特色
*在zz國際商城設置多個保安崗位,對進出人員和車輛控制等事務。并加強巡邏崗。
*保障巡邏崗、門崗與消防指揮中心聯(lián)系通暢,確保zz國際商城治安安全。
*停車場保安崗位負責疏導車輛交通通暢,確保車輛進出有序。
客戶服務
*管理處設立客戶服務中心,設立專職事務助理,接聽來電、處理投訴、進行回返,每季度發(fā)放問卷調(diào)查,經(jīng)常與業(yè)主溝通,處理反饋意見。
機電維修管理
zz國際商城的機電設備保養(yǎng)差,可以說幾乎沒有保養(yǎng)過。但兩商城的功能和環(huán)境要求我們對機電設備的管理必須做到萬無一失并提高其運作效率,降低運作成本。
*我公司的上級集團公司前身是機電設備安裝公司,有一批經(jīng)驗豐富的高級工程師及技術人員。具有機電設備人才管理優(yōu)勢和'一體化、專業(yè)化'的優(yōu)勢。為業(yè)主提供一流的專業(yè)服務。
*選派業(yè)務精、能力強的工程師、技術人員,管理操作電氣、消防、維修、智能化設備。
1.7管理措施
為了落實管理,我們制定了如下六項措施
a.精選骨干,組建服務團隊
選派的物業(yè)項目經(jīng)理的綜合素質(zhì)的高低,是項目管理成功的關鍵。我公司將在公司內(nèi)部舉辦選派項目經(jīng)理的答辯會,選擇最有管理經(jīng)驗的項目經(jīng)理一名。我公司管理多個小區(qū)、商城物業(yè)的成功經(jīng)驗告訴我們,只有高質(zhì)量、高效率的服務才能讓業(yè)主滿意。zz國際商城性質(zhì)需要我們要提供高質(zhì)量、高效率的服務,其特殊性質(zhì)需要我們提供保證各項設施設備高效率、穩(wěn)定的服務,為業(yè)主創(chuàng)立一個管理規(guī)范、服務到位、配套齊全、工作便捷的現(xiàn)代服務信息平臺。
b.規(guī)范管理,制度保障
規(guī)范、標準和程序化管理機制的基礎支撐在于
嚴格細致的質(zhì)量保證制度。zz國際商城應以iso9001:2000文件為基礎和指導,結合國內(nèi)外物業(yè)管理的先進經(jīng)驗,制定一套符合自身管理和運作特點的質(zhì)量保證制度進行科學、規(guī)范管理,并全面導入和推行iso9001:2000質(zhì)量體系認證,做到服務熱情、周到,建立現(xiàn)代化、人性化管理服務體系。
各個部門崗位、各工作流程、各個工作檢驗標準和方法都應當建立規(guī)范、嚴格的管理程序和作業(yè)指導。制度規(guī)定得越具體,執(zhí)行得越得力,管理質(zhì)量也就越有保證。在制度的完善方面,應采用分析典型問題---形成培訓案例---補充、新建制度的方法。制度一經(jīng)確立,就要堅持把權利交給制度,以制度約束人的原則,使員工在工作中的一舉一動、一言一行都有章可循。
在具體的工作中,管理人員還會有針對性的為客戶'度身定做'一些約定事項,在增強管理人性化的同時,也為自身的管理贏得更多的配合和支持。
c.建立充分發(fā)揮員工個體功能的運作管理措施
建立嚴格規(guī)范的本物業(yè)防火、防水、治安等應急體系,確保安全萬無一失。zz國際商城的運行維護不僅倚重于對各類問題、故障的及時處理解決、更要倚重于對各類問題的及早發(fā)現(xiàn)。在日常管理過程中能否及早發(fā)現(xiàn)問題,解決問題,將問題消除在最初的萌芽階段,是保證整個zz國際商城系統(tǒng)正常運作至關重要的一環(huán)。從這一點出發(fā),zz國際商城的物業(yè)管理對員工個體功能的發(fā)揮提出了較高的要求。在工作中,每一個員工都肩負著管理與服務的雙重職責,既要是問題的解決者、服務的提供者,更要是問題的發(fā)現(xiàn)者、業(yè)主需求的領會者。
充分發(fā)揮多種功能的員工個體,不僅使問題解決的及時率和主動性提高,而且構成了整個zz國際商城運作管理體系中極為重要、不可或缺的組成部分。
日常維修維護與服務
發(fā)現(xiàn)問題
處理問題
反饋
需求與投訴
解決問題
d.保證設備安全正常運行
*我公司如能中標,將安排設備管理工程師進場,熟悉設備情況、參與驗收,保證設備運行萬無一失。
*進場一月內(nèi)完成設備資料收集整理,確保設備正常運行。
*正常運轉(zhuǎn)期間,嚴格按照iso9001:2000質(zhì)量管理體系設備操作規(guī)程,對設備進行維護、保養(yǎng)、操作。
e.提供配套服務及社區(qū)文化服務
*我公司如能中標,將按照工作計劃中社區(qū)文化計劃與策劃方案,對zz國際商城提供配套服務和社區(qū)文化服務。
f.嚴格控制財務成本
*物業(yè)管理行業(yè)是微利行業(yè),要靠內(nèi)部管理、成本控制實現(xiàn)管理目標。我公司有著豐富的政府機關部門和小區(qū)商城等的物業(yè)管理經(jīng)驗,如何控制物業(yè)管理成本有豐富的經(jīng)驗。每年與管理處簽定目標經(jīng)營責任書,制定年度預算。成本控制觀念深入每個員工心中,提倡節(jié)約從一點一滴做起。
1.8管理探索
1.8.1特性問題分析解決
a、服務形象
zz國際商城經(jīng)過慎重的考慮并決定將商城后勤交由專業(yè)物業(yè)管理公司管理,說明zz國際商城的理智和敏銳的洞察力對服務的需求要求人性化和細致入微。而我們通過完善培訓機制、內(nèi)部培訓和嚴格的員工管理,建立一支精神飽滿,精神面貌良好,整潔親切,素質(zhì)好的員工隊伍來塑造zz國際商城的形象,并提供人性化和優(yōu)質(zhì)的服務。
b、環(huán)境形象
我們通過周密的管理措施,并結合巡視,提高保潔的頻率和效率,擬采用滾動式保潔方式對商城公共部位和樓道間等進行保潔。并實行'區(qū)域包干'、'重點區(qū)域重點服務',每層樓安排專職清潔員。對于酒店部分,清潔工作注重服務工作及時與隱性相結合的'零干擾'服務。嚴格培訓服務人員、精心安排工作時間、科學配置服務裝備,確保服務對象需要我們時能及時出現(xiàn),快速、悄然滿足顧客的服務需求。使整個物業(yè)區(qū)域保持環(huán)境整潔,秩序有條不紊,營造一個舒適的環(huán)境,使zz國際商城能多方位的展示其親切和諧安靜的形象。
c、防火防盜。
zz國際商城的業(yè)主要求我們在做好管理工作的同時更著重做好注重防火、防盜工作,保障業(yè)主的財產(chǎn)生命安全,我們組建高素質(zhì)保安隊伍,在重點區(qū)域設置專職保安崗位,處理秩序、咨詢、對進出人員控制等事務。保障巡邏崗與樓宇監(jiān)控中心、消防指揮中心聯(lián)系通暢,確保zz國際商城治安安全。確保24小時治安消防安全,人流與車輛進出有序。
d、機電設備運作為商城運作之根本。
為保障zz國際商城機電設備的正常、有效運作,我們配備有專業(yè)性強的管理人員對設備進行管理和維護。
1.9我公司若管理zz國際商城物業(yè)管理的優(yōu)勢
a.公司的上級主管集團公司前身為機電設備安裝公司,在機電設備設施管理方面擁有雄厚的實力,我司在機電設備保養(yǎng)方面在同行業(yè)中已走在前列。
