物業(yè)信息傳遞管理程序文件
物業(yè)程序文件:信息傳遞管理程序
1.目的
建立zz物業(yè)統(tǒng)一的信息管理標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步規(guī)范衡量物業(yè)公司業(yè)務(wù)體系。
2. 適用范圍
本規(guī)定適用于公司各部門、各管理處信息傳遞管理。
3.定義
無
4.職責(zé)
各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行,由辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。
5.方法及過程控制
5.1公司各部門人員應(yīng)保持開放心態(tài),及時、準(zhǔn)確地將信息傳遞給公司相應(yīng)部門。
5.2各部門/管理處經(jīng)理(負(fù)責(zé)人)是本部門信息工作的第一責(zé)任人,全權(quán)負(fù)責(zé)本部門/管理處的信息管理工作。各部門/管理處設(shè)一名信息員(可以兼職)。
5.3公司各部門/管理處之間及部門/管理處內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實的加入個人主觀臆測的信息,對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應(yīng)責(zé)任,嚴(yán)重者將移交司法機關(guān)處理。
5.4公司員工應(yīng)樹立高度的保密意識,嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無關(guān)人員泄露。
5.5定時編制并傳遞文件時間
5.5.1工作計劃:每月26日(遇公休日順延)由各管理處、各部門自行制定,并經(jīng)項目、部門負(fù)責(zé)人審核后,傳遞辦公室匯總,待公司辦公室主任審批后知會地產(chǎn)公司相關(guān)部門或人員。
5.5.2物業(yè)管理信息周報:每周五由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作,并經(jīng)項目、部門負(fù)責(zé)人審核后,傳遞行政事務(wù)辦公室匯總,品質(zhì)管理部審核,公司總經(jīng)理最終審核后發(fā)送地產(chǎn)公司和物業(yè)公司相關(guān)人員。
5.5.3物業(yè)管理月報:每月1次,每月3日報送;由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作,并經(jīng)主管第一負(fù)責(zé)人審核后,傳遞辦公室,由辦公室發(fā)送至地產(chǎn)公司總辦和集團物業(yè)管理部。
5.5.4經(jīng)營月報表:每月8日前(遇法定節(jié)假日,順延);
5.5.5重大的質(zhì)量事故、突發(fā)事件、顧客投訴須在一個工作日內(nèi)通報。見《突發(fā)事件管理控制程序》、《顧客投訴處理程序》
5.6職能部門人員向其他部門發(fā)送郵件,需提前報送本部門經(jīng)理(負(fù)責(zé)人)審批,否則將視為無效信息。
5.7關(guān)于公司內(nèi)外文件的收發(fā)與網(wǎng)絡(luò)安全
5.7.1公司對內(nèi)、對外發(fā)文都應(yīng)有統(tǒng)一格式,公司對外發(fā)文需由總經(jīng)理確認(rèn)后方可發(fā)送。各部門在公司內(nèi)部發(fā)文由部門經(jīng)理確認(rèn)后張貼、發(fā)送。
5.7.2各部門及各位職員必須采用給定的帳號和密碼上公司內(nèi)部網(wǎng),并對帳號嚴(yán)格保密,不得泄露給外界(他人)使用,對于因泄露帳號給公司造成損失的,視情節(jié)給予相應(yīng)處理,直至追究相關(guān)法律責(zé)任。
5.7.3各部門對上網(wǎng)帳號及密碼要嚴(yán)格管理,部門及職員的上網(wǎng)密碼應(yīng)定時更換,如本部門有人員離職,應(yīng)立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。
5.7.4不得利用internet及e-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。
5.7.5不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機密,查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對違反此規(guī)定的行為,公司將做嚴(yán)肅處理。
5.7.6操作時,應(yīng)遵守internet國際慣例,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵 件,不得隨意向不認(rèn)識的企業(yè)或機構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。
5.7.7不得利用internet從事私人工作,辦公室電腦人員將定期對各部門電腦使用情況進(jìn)行監(jiān)控、檢查。
5.8單據(jù)、合同的傳遞與督促
5.8.1單據(jù)、文件、合同的傳遞
各類單據(jù)、文件、合同,經(jīng)總經(jīng)理批復(fù)后,將批復(fù)件轉(zhuǎn)交指定人員取回。
5.8.2審批時限
審批人自接收后不超過2個工作日(物業(yè)公司范圍內(nèi)),完成審批。
5.8.3如審批人外出,可通過電話方式授權(quán)其他人員代簽意見,待審批人員外出歸來后補簽。
5.9 關(guān)于公司內(nèi)部網(wǎng)平臺
5.9.1公司內(nèi)部網(wǎng)各部門信息由各部門/管理處信息管理員負(fù)責(zé)維護更新,整體維護由辦公室電腦管理員負(fù)責(zé)。
5.9.2內(nèi)部網(wǎng)建立了正常的溝通渠道,即內(nèi)部網(wǎng)論壇.不得利用公司網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行人身攻擊,否則后果自負(fù)。
5.9.3內(nèi)部網(wǎng)各部門/管理處的信息需由各部門/管理讓經(jīng)理確認(rèn)后方可上傳發(fā)布。
5.10內(nèi)部溝通辦法
5.10.1公司各項政策、制度、措施一般通過會議或文件的形式進(jìn)行傳達(dá),一般情況每二周召開經(jīng)營管理業(yè)務(wù)會,每年年初召開年度工作會議,以及召開一些臨時會議。
5.10.2每月第一個整周的周六為總經(jīng)理接待日,所反映問題由總經(jīng)理落實有關(guān)部門妥善處理。
5.10.3各部門可采取例會、座談等方式進(jìn)行內(nèi)部溝通,傳達(dá)公司和部門政策,聽取各組意見。
5.10.4溝通時應(yīng)耐心、禮貌傾聽員工意見,對員工的意見及困難予以重視并做好回復(fù)工作。
5.10.5減少浪費、節(jié)約成本。開源與節(jié)流,是公司在經(jīng)營管理中并行不悖的兩種手段,公司歡迎員工提出增產(chǎn)節(jié)約的方法和節(jié)約費用開支的建議。
5.10.6通過公司內(nèi)部網(wǎng)平臺實現(xiàn)信息共享與內(nèi)部溝通,總經(jīng)理online板塊實現(xiàn)了員工與領(lǐng)導(dǎo)層的直接對話.暢所欲言板塊體現(xiàn)了溝通無極限.
5.10.7溝通的信息及內(nèi)容:
a)正常信息,如工作情況、方針、目標(biāo)、檢驗、檢測結(jié)果、顧客對產(chǎn)品質(zhì)量投訴、內(nèi)部審核與管理評審報告及體系運行的其他記錄;
b) 不符合信息;
c) 其他內(nèi)部信息,如員工對于產(chǎn)品質(zhì)量工作的建議等。
6支持性文件
無
7質(zhì)量記錄表格
tjzzwy5.5.3-z02-f1 《物業(yè)信息收集一覽表》
