第1篇 公司發(fā)貨管理控制程序2
公司發(fā)貨管理控制程序(二)
一、目的:服務(wù)公司客戶(hù)的產(chǎn)品銷(xiāo)售,滿足客戶(hù)的發(fā)貨要求,保證發(fā)貨的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和有效實(shí)施款到發(fā)貨的原則,防止管理不善和失誤而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失行為的發(fā)生,確保公司發(fā)貨流程的順暢,提高公司和客戶(hù)的經(jīng)濟(jì)效益。
二、適用范圍:公司產(chǎn)品發(fā)貨及專(zhuān)賣(mài)店貨架、噴繪發(fā)貨及公司所有涉及發(fā)貨的工作。
三、職責(zé)與權(quán)限:
3.1經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督和控制公司產(chǎn)品、專(zhuān)賣(mài)店貨架、噴繪及其它的發(fā)貨過(guò)程,負(fù)責(zé)對(duì)超額欠款客戶(hù)發(fā)貨的監(jiān)督審查。
3.2片區(qū)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)實(shí)施產(chǎn)品發(fā)貨工作,對(duì)客戶(hù)要求的發(fā)貨《客戶(hù)配貨單》的審核并監(jiān)督倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨過(guò)程,確保嚴(yán)格按客戶(hù)要求及時(shí)發(fā)貨。
3.3專(zhuān)賣(mài)店貨架、噴繪負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)所有客戶(hù)要求的貨架、噴繪的發(fā)貨工作;負(fù)責(zé)下單,安排控制所有貨架、噴繪合格供方質(zhì)量和包裝,確保發(fā)貨的及時(shí)性,安全性,準(zhǔn)確性。
3.4倉(cāng)庫(kù)主管負(fù)責(zé)安排倉(cāng)庫(kù)人員根據(jù)《客戶(hù)配貨單》配貨裝箱,確保嚴(yán)格按客戶(hù)要求按質(zhì)按量地配貨。
3.5倉(cāng)庫(kù)管理員負(fù)責(zé)《客戶(hù)配貨單》的配貨、裝箱、打包工作并根據(jù)《成品倉(cāng)庫(kù)管理程序》中的發(fā)貨程序具體實(shí)施。
3.6駕駛員負(fù)責(zé)客戶(hù)貨物的運(yùn)輸、發(fā)送工作并嚴(yán)格按客戶(hù)或公司指定的貨運(yùn)站及運(yùn)輸方式及時(shí)發(fā)送。
3.7電腦室負(fù)責(zé)收集和登記客戶(hù)的傳真配貨單,并及時(shí)交收件人簽收。
3.8營(yíng)銷(xiāo)統(tǒng)計(jì)員負(fù)責(zé)電腦統(tǒng)計(jì)《匯總發(fā)貨單》。
3.9財(cái)務(wù)部主管負(fù)責(zé)匯總經(jīng)營(yíng)部發(fā)貨單據(jù),監(jiān)督和控制客戶(hù)欠款額度。
四、控制程序:
4.1客戶(hù)的發(fā)貨單傳真,必須由電腦室負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集登記。營(yíng)銷(xiāo)部文員應(yīng)根據(jù)傳真貨單及時(shí)交予該片區(qū)負(fù)責(zé)人并簽收確認(rèn)。
4.2各片區(qū)負(fù)責(zé)人收到客戶(hù)交予或傳真的要求發(fā)貨的《配貨單》后,認(rèn)真統(tǒng)計(jì)該貨單的發(fā)貨金額并評(píng)審該客戶(hù)的貨款余額,如在規(guī)定的欠款額度內(nèi)應(yīng)在《配貨單》上簽字確認(rèn)并及時(shí)交予倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨;如超過(guò)公司規(guī)定的欠款額度,應(yīng)交經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人審核同意后方可執(zhí)行發(fā)貨。片區(qū)負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定的權(quán)限內(nèi)簽名批準(zhǔn)發(fā)貨,如發(fā)現(xiàn)違反本控制程序規(guī)定的將嚴(yán)格按獎(jiǎng)懲辦法(5.2)執(zhí)行。
4.3對(duì)簽名確認(rèn)后或經(jīng)經(jīng)理審批后的發(fā)貨單,片區(qū)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)交予倉(cāng)庫(kù)配發(fā)貨,嚴(yán)禁無(wú)故拖延影響發(fā)貨時(shí)間而給客戶(hù)和公司造成損失。所有《客戶(hù)配貨單》各片區(qū)負(fù)責(zé)人及倉(cāng)庫(kù)必須保存原單,作為發(fā)貨和發(fā)生問(wèn)題溯源的依據(jù)。
4.4經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人必須隨時(shí)對(duì)公司各客戶(hù)發(fā)貨情況進(jìn)行查詢(xún)和監(jiān)督,嚴(yán)格按規(guī)定的權(quán)限審批《客戶(hù)配貨單》;對(duì)發(fā)貨過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)予以解決;疑難及重大問(wèn)題應(yīng)及時(shí)匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),取得充分授權(quán)和批準(zhǔn)后方可最后確定。
4.5倉(cāng)庫(kù)主管收到經(jīng)營(yíng)部(經(jīng)相關(guān)人員評(píng)審簽名確認(rèn)后)下達(dá)的《客戶(hù)配貨單》后應(yīng)按倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨程序安排倉(cāng)庫(kù)人員及時(shí)配貨,倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)保證嚴(yán)格按配貨單上的客戶(hù)要求配貨;倉(cāng)庫(kù)主管負(fù)責(zé)嚴(yán)格監(jiān)督配貨速度和質(zhì)量,防止配錯(cuò)、漏配、短貨和貨單不相符的現(xiàn)象的發(fā)生。
4.6如倉(cāng)庫(kù)不能配齊或暫時(shí)短缺配貨單上的產(chǎn)品,倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)認(rèn)真做好記錄,列表存檔以作為該品種向生技部下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)的依據(jù)并及時(shí)通知該單的營(yíng)銷(xiāo)負(fù)責(zé)人反饋客戶(hù),以便客戶(hù)做相應(yīng)的變更。
4.7公司新產(chǎn)品或緊俏品種入庫(kù)后,倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)及時(shí)地通知營(yíng)銷(xiāo)片區(qū)負(fù)責(zé)人安排發(fā)樣或通知客戶(hù)看樣發(fā)貨;營(yíng)銷(xiāo)人員應(yīng)保證公司每個(gè)新樣都有發(fā)到公司各個(gè)客戶(hù)手中,以確保公司每個(gè)客戶(hù)系列產(chǎn)品上貨齊全。
4.8對(duì)客戶(hù)要求公司提供專(zhuān)賣(mài)店貨架配件、噴繪等,專(zhuān)賣(mài)店形象負(fù)責(zé)人應(yīng)按《采購(gòu)控制程序》及時(shí)下單制做并負(fù)責(zé)監(jiān)督和控制制作商的制做質(zhì)量和速度,制作完畢后,應(yīng)及時(shí)按客戶(hù)要求配貨;配貨時(shí)應(yīng)特別應(yīng)注意包裝的牢固性并認(rèn)真清點(diǎn)配件、品種和件數(shù),確保貨架發(fā)貨的準(zhǔn)確性,防止錯(cuò)配、漏配、短貨現(xiàn)象的發(fā)生。
4.9產(chǎn)品發(fā)出后,營(yíng)銷(xiāo)統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)及時(shí)統(tǒng)計(jì)《匯總發(fā)貨單》的數(shù)量和金額,錄入電腦并確保財(cái)務(wù)賬目的準(zhǔn)確性。
4.10《匯總發(fā)貨單》統(tǒng)計(jì)完畢后,營(yíng)銷(xiāo)文員負(fù)責(zé)及時(shí)審核《匯總發(fā)貨單》并予第二天上午12:00前把《匯總發(fā)貨單》傳真給各客戶(hù),以便客戶(hù)及時(shí)了解發(fā)貨情況。
4.11駕駛員應(yīng)隨時(shí)了解倉(cāng)庫(kù)配貨情況按時(shí)將貨物發(fā)出,不得無(wú)故拖延并嚴(yán)格按客戶(hù)和公司指定的貨運(yùn)站和運(yùn)輸方式發(fā)貨。
4.12財(cái)務(wù)部主管按公司制定的欠款標(biāo)準(zhǔn)隨時(shí)檢查經(jīng)營(yíng)部發(fā)貨及財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)記錄運(yùn)行情況,監(jiān)督和審核各客戶(hù)的欠款額度,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)并對(duì)違反本控制程序規(guī)定的行為嚴(yán)格按獎(jiǎng)懲辦法(5.2)執(zhí)行。
五、獎(jiǎng)懲辦法:
為確保本控制程序的有效實(shí)施,提高各相關(guān)執(zhí)行人員的工作積極性,考核發(fā)貨過(guò)程中各執(zhí)行人員的工作業(yè)績(jī),特訂本獎(jiǎng)罰辦法:
5.1客戶(hù)交予的或傳真的《配貨單》如因各相關(guān)執(zhí)行人員玩忽職守,粗心大意,無(wú)故拖延嚴(yán)重失職而造成不能按時(shí)給客戶(hù)發(fā)貨的,給予各相關(guān)執(zhí)行人員50-100元的罰款。
5.2倉(cāng)庫(kù)主管、片區(qū)負(fù)責(zé)人、經(jīng)營(yíng)部負(fù)責(zé)人超越權(quán)限,未按公司規(guī)定的允許欠款額度控制執(zhí)行,任意批準(zhǔn)發(fā)貨超過(guò)公司規(guī)定的欠款額度的客戶(hù),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)評(píng)定分析,確屬失職或有意的根據(jù)超越欠款額度和性質(zhì)分別予以50-200元罰款。情節(jié)特別嚴(yán)重的,將按《公司法》追究其責(zé)任。
5.3在配貨過(guò)程中,如因倉(cāng)庫(kù)人員玩忽職守,粗心大意,造成配錯(cuò)貨、串號(hào)、漏貨、少貨或多貨,根據(jù)失職程度,每次給予5-20元的罰款。
5.4新產(chǎn)品入庫(kù)后,相關(guān)執(zhí)行人員粗心大意,沒(méi)有根據(jù)市場(chǎng)銷(xiāo)售管理人員的安排及時(shí)給客戶(hù)發(fā)樣而影響產(chǎn)品銷(xiāo)售的,處以相關(guān)倉(cāng)庫(kù)人員5-10元的罰款。
5.5客戶(hù)要求發(fā)貨架、噴繪的,如因?qū)Ｙu(mài)店形象負(fù)責(zé)人以及相關(guān)人員玩忽職守,粗心大意,在足夠的時(shí)間內(nèi)因不能按時(shí)給客戶(hù)發(fā)貨或配錯(cuò)貨架和配件及漏配少貨的而影響專(zhuān)賣(mài)店(專(zhuān)廳)開(kāi)業(yè)或營(yíng)業(yè)的,根據(jù)影響程序和性質(zhì),每次分別處于相關(guān)人員50-100元的罰款。
5.6營(yíng)銷(xiāo)統(tǒng)計(jì)員和營(yíng)銷(xiāo)文員未按時(shí)統(tǒng)計(jì)和傳真給客戶(hù)的,根據(jù)實(shí)際情況每次予以5-20元罰款。
5.7駕駛員未能按時(shí)發(fā)貨或不按公司或客戶(hù)指定的貨運(yùn)站和運(yùn)輸方式發(fā)貨,給公司和客戶(hù)因發(fā)貨失誤造成經(jīng)濟(jì)損失的,根據(jù)實(shí)際情況,每次予以5-20元的罰款。
5.8在發(fā)貨過(guò)程中,各相關(guān)人員忠于職守,認(rèn)真負(fù)責(zé),一視同仁,一切以公司和客戶(hù)利益為重者,發(fā)貨工作成績(jī)顯著者、所負(fù)責(zé)的片區(qū)銷(xiāo)售業(yè)績(jī)明顯提高者,公司將根據(jù)實(shí)際情況,組織相關(guān)部門(mén)評(píng)定,每月給予頒發(fā)人民幣100-300元的獎(jiǎng)金。
第2篇 分公司發(fā)貨管理程序
分公司要貨及發(fā)貨管理程序
1.范圍
本程序?qū)︿N(xiāo)售計(jì)劃的管理、發(fā)貨工作程序、管理職責(zé)等活動(dòng)進(jìn)行了規(guī)定;
本程序適用于所有與銷(xiāo)售計(jì)劃、發(fā)貨有關(guān)的單位及部門(mén)(物資儲(chǔ)運(yùn)部、財(cái)務(wù)部等)。
2.目的
規(guī)范銷(xiāo)售計(jì)劃、發(fā)貨管理,強(qiáng)化分公司的物流管理,合理地降低運(yùn)營(yíng)資金庫(kù)存占有率,提高銷(xiāo)售計(jì)劃、要貨開(kāi)單的準(zhǔn)確性。
3.職責(zé)
3.1分公司負(fù)責(zé)月、周要貨計(jì)劃和發(fā)貨計(jì)劃的編排、審報(bào)。
3.2物資儲(chǔ)運(yùn)部及第三方物流公司負(fù)責(zé)配送。
3.3財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)驗(yàn)審。
3.4銷(xiāo)售管理部負(fù)責(zé)商業(yè)單位代銷(xiāo)庫(kù)存量及駐外倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)及庫(kù)存比重。
4.活動(dòng)
4.1分公司應(yīng)對(duì)本省批發(fā)單位確定信譽(yù)額度,并在銷(xiāo)售管理部備案。
4.2分公司每月25日前上報(bào)本分公司下月的銷(xiāo)售預(yù)測(cè),并上傳銷(xiāo)售管理部備案。
4.3分公司在遵照本月銷(xiāo)售預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上,提出周要貨計(jì)劃,在每周三之前由銷(xiāo)售管理部匯總并提交生產(chǎn)制造部,指導(dǎo)公司生產(chǎn)作業(yè),生產(chǎn)制造部每周向銷(xiāo)售管理部提供貨源情況。
4.3.1分公司周要貨計(jì)劃申報(bào)程序
(1)每周一總庫(kù)向各分公司公布現(xiàn)有庫(kù)存情況,便于與各商業(yè)單位協(xié)調(diào)
(2)業(yè)務(wù)主管制作商業(yè)客戶(hù)要貨計(jì)劃
a業(yè)務(wù)主管對(duì)商業(yè)客戶(hù)實(shí)際庫(kù)存進(jìn)行每周跟蹤統(tǒng)計(jì);
b有促銷(xiāo)員的終端由促銷(xiāo)員提報(bào)該終端貨源短缺品種及數(shù)量;
c根據(jù)市場(chǎng)需求、商業(yè)客戶(hù)庫(kù)存狀況協(xié)助商業(yè)客戶(hù)申報(bào)要貨計(jì)劃,批發(fā)商計(jì)劃須以零售終端為單位申報(bào)計(jì)劃明細(xì).
d業(yè)務(wù)主管匯總所轄區(qū)域客戶(hù)要貨計(jì)劃,填寫(xiě)商業(yè)客戶(hù)要貨計(jì)劃表。主要內(nèi)容;單位代碼、單位名稱(chēng)、經(jīng)銷(xiāo)/代銷(xiāo)、要貨品種、數(shù)量、配送方式(分駐外倉(cāng)庫(kù)配送、總公司直接配送、總公司集中配送三種方式);
e向分公司提交所轄區(qū)域商業(yè)客戶(hù)要貨計(jì)劃表。
(2)分公司制作周要貨計(jì)劃
a匯總各區(qū)域商業(yè)客戶(hù)要貨計(jì)劃表,制作分公司商業(yè)客戶(hù)要貨計(jì)劃表;
b統(tǒng)計(jì)分公司駐外倉(cāng)庫(kù)實(shí)際庫(kù)存,結(jié)合分公司商業(yè)客戶(hù)要貨計(jì)劃表制作分公司周要貨計(jì)劃表;
c分公司周要貨計(jì)劃表制作規(guī)范:
a詳細(xì)填寫(xiě)計(jì)劃表要素:分公司、時(shí)間、型號(hào)、數(shù)量。
b總要貨品種及數(shù)量=商業(yè)客戶(hù)要貨品種及數(shù)量―駐外倉(cāng)庫(kù)實(shí)際庫(kù)存品種及數(shù)量+駐外倉(cāng)庫(kù)安全庫(kù)存量
4.4生產(chǎn)作業(yè)部門(mén)可根據(jù)規(guī)模生產(chǎn)要求,成批組織生產(chǎn),并預(yù)留庫(kù)存,銷(xiāo)售管理部制訂提貨權(quán)限(0.5…2),在第一個(gè)生產(chǎn)作業(yè)周結(jié)束前將權(quán)限及貨源情況下發(fā)至銷(xiāo)售分公司,便于銷(xiāo)售分公司組織貨源.
4.5銷(xiāo)售分公司依照提貨權(quán)限,適當(dāng)修改要貨申請(qǐng),提出送貨計(jì)劃,填寫(xiě)計(jì)劃要素:分公司或商業(yè)單位、時(shí)間、型號(hào)、數(shù)量、配送方式、配送地點(diǎn)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話。
其中a、b類(lèi)分公司可一周安排兩次,c、d類(lèi)分公司可一周安排一次,具體配送交由物資儲(chǔ)運(yùn)部。
4.6配送形式:
a總公司配送
①現(xiàn)款:
a經(jīng)銷(xiāo)商要貨量滿整車(chē)由總公司直接配送
b同城不同經(jīng)銷(xiāo)商要貨量可湊足整車(chē)由總公司直接配送
c經(jīng)銷(xiāo)商要貨量不足整車(chē)的要貨由總公司配送至分公司駐外倉(cāng)庫(kù)。
②代銷(xiāo):
a經(jīng)銷(xiāo)商庫(kù)存在信用額度內(nèi)或已超額度但已付款的要貨量滿整車(chē)由總公司直接配送
b經(jīng)銷(xiāo)商庫(kù)存超信用額度的要貨部分經(jīng)分公司匯總參考駐外倉(cāng)庫(kù)存狀況統(tǒng)籌計(jì)劃要貨量由總公司配送至分公司駐外倉(cāng)庫(kù)。
b駐外倉(cāng)庫(kù)配送
①駐外倉(cāng)庫(kù)的產(chǎn)品首先滿足有要貨計(jì)劃的經(jīng)銷(xiāo)商提貨
②駐外倉(cāng)庫(kù)覆蓋區(qū)域內(nèi)的經(jīng)銷(xiāo)商已付款或庫(kù)存在信用額度內(nèi)的要貨由駐外倉(cāng)庫(kù)配送,經(jīng)銷(xiāo)商自提的給予一定補(bǔ)貼。
③駐外倉(cāng)庫(kù)覆蓋區(qū)域內(nèi)的經(jīng)銷(xiāo)商庫(kù)存超信用額度的要貨由駐外倉(cāng)庫(kù)分批配送,但送貨時(shí)必須結(jié)清上批超額的貨款
4.7銷(xiāo)售管理部每月依據(jù)要貨申請(qǐng)數(shù)量及送貨數(shù)量,制訂考核表,考核銷(xiāo)售分公司的開(kāi)單準(zhǔn)確性。
(1)管理部對(duì)分公司的激勵(lì)
周計(jì)劃月考核,綜合分公司每月各周計(jì)劃履行情況,結(jié)合其他因素及綜合指標(biāo)制定一定履行比例給予考核。
(2)分公司對(duì)商業(yè)客戶(hù)的激勵(lì)
方式同上,建議對(duì)商業(yè)客戶(hù)計(jì)劃履行率按高于分公司指標(biāo)考核,考核金額體現(xiàn)在對(duì)商業(yè)客戶(hù)的獎(jiǎng)勵(lì)中。
4.8發(fā)貨程序:
4.8.1向駐外倉(cāng)庫(kù)的發(fā)貨程序:
銷(xiāo)售分公司填報(bào)送貨計(jì)劃----內(nèi)勤經(jīng)理審核備案----物資儲(chǔ)運(yùn)部配送
4.8.2商業(yè)單位自提的發(fā)貨程序:
銷(xiāo)售分公司填報(bào)送貨計(jì)劃----內(nèi)勤經(jīng)理審核備案----商業(yè)單位自提
4.8.3商業(yè)單位從駐外庫(kù)的發(fā)貨程序:
a嚴(yán)格按照q/*fgrwz15-2001號(hào)文件《駐外倉(cāng)庫(kù)保管員工作職責(zé)》中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
b駐外庫(kù)保管員憑經(jīng)省經(jīng)理簽字、或省經(jīng)理書(shū)面授權(quán)人簽字認(rèn)可的、業(yè)務(wù)員出具的提貨單原件(如果用傳真件,要求原件在三天內(nèi)到駐外庫(kù)),對(duì)商業(yè)單位發(fā)貨。
c駐外保管員必須登記出庫(kù)產(chǎn)品的型號(hào)、條形碼、出廠日期、提貨單位、提貨車(chē)輛牌號(hào)等相關(guān)信息,以備查倒貨使用。一旦因未登記產(chǎn)品的相關(guān)信息而無(wú)法查處倒貨,則追究駐外庫(kù)保管員責(zé)任。
d駐外庫(kù)保管員每天將駐外庫(kù)的進(jìn)、出、存繪制成表,一份交辦事處,一份留存。
5.此管理規(guī)定在原工作程序執(zhí)行基礎(chǔ)上實(shí)施,過(guò)渡期限為2個(gè)月。
