后勤發(fā)展總公司財(cái)務(wù)管理實(shí)施細(xì)則
師大后勤發(fā)展總公司財(cái)務(wù)管理實(shí)施細(xì)則
為了進(jìn)一步加強(qiáng)總公司的資金管理,規(guī)范財(cái)務(wù)制度,在總公司[20**]14號(hào)文件規(guī)定的原則下,結(jié)合各行業(yè)公司的特點(diǎn),特制定總公司的財(cái)務(wù)管理實(shí)施細(xì)則:
一、各類(lèi)經(jīng)費(fèi)審批程序及權(quán)限:
1、總公司所有的人員經(jīng)費(fèi)(工資、崗位津貼、效益工資、各類(lèi)補(bǔ)貼等)發(fā)放,以總公司人力資源部核定的人員為準(zhǔn);根據(jù)各部門(mén)內(nèi)部分配辦法,由部門(mén)主要負(fù)責(zé)人審核,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
2、部門(mén)的各類(lèi)分配管理辦法,需經(jīng)征求部門(mén)員工意見(jiàn),報(bào)總公司審核同意后報(bào)財(cái)務(wù)備案方能執(zhí)行。各部門(mén)增減人員(含非校編職工),都必須經(jīng)過(guò)人力資源部同意備案,否則財(cái)務(wù)結(jié)算中心有權(quán)不予支付一切費(fèi)用。
3、總公司直屬的接待費(fèi)、宣傳費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、車(chē)輛費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、社會(huì)保障費(fèi),勞保用品費(fèi)、離退休管理經(jīng)費(fèi)、各類(lèi)規(guī)費(fèi)等由公司總經(jīng)理審批。
4、總公司的職工福利費(fèi)、工會(huì)經(jīng)費(fèi)開(kāi)支,在總公司核定的預(yù)算范圍內(nèi),由總公司工會(huì)主席審批。
5、總公司內(nèi)所有辦公、經(jīng)營(yíng)設(shè)備、固定資產(chǎn)、低值易耗品、維修、裝修物品等的申購(gòu),按總公司資產(chǎn)設(shè)備管理辦法執(zhí)行。申購(gòu)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)部門(mén)、名稱(chēng)、數(shù)量、單價(jià)、所需金額及用途,報(bào)總公司辦公室審核,經(jīng)總經(jīng)理審批后,交配送中心統(tǒng)一集中采購(gòu),配送中心應(yīng)按審批數(shù)予以配送。
6、總公司的對(duì)外投資、對(duì)外借款(含各部門(mén)積累資金),均需總公司辦公會(huì)議通過(guò),總經(jīng)理簽批后予以執(zhí)行;總公司投資改造的項(xiàng)目,各部門(mén)要提交項(xiàng)目報(bào)告,進(jìn)行可行性分析論證說(shuō)明,經(jīng)辦公會(huì)討論。50000元以上工程按規(guī)定進(jìn)行招投標(biāo),并報(bào)學(xué)校紀(jì)委監(jiān)察處審核。
7、各部門(mén)人員經(jīng)費(fèi)、業(yè)務(wù)接待經(jīng)費(fèi)開(kāi)支,在核定范圍內(nèi),由各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人審核報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,交財(cái)務(wù)結(jié)算中心核對(duì)并發(fā)放。各部門(mén)的各類(lèi)運(yùn)行經(jīng)費(fèi)開(kāi)支,則按各部門(mén)的運(yùn)行特點(diǎn)、方式,分別制定審批程序(附件1)后執(zhí)行。各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)超計(jì)劃開(kāi)支,則須報(bào)總經(jīng)理審批。
8、按規(guī)定創(chuàng)收留存用于人員獎(jiǎng)勵(lì)部分的各種費(fèi)用開(kāi)支及非在編人員培訓(xùn)費(fèi)由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
9、各部門(mén)的會(huì)務(wù)費(fèi)、差旅費(fèi)等外出開(kāi)支費(fèi)用報(bào)銷(xiāo),按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,在規(guī)定的范圍內(nèi),由財(cái)務(wù)結(jié)算中心預(yù)先審核后經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
10、各部門(mén)自行組織工會(huì)活動(dòng)或福利,在人員經(jīng)費(fèi)中支出,由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
11、總公司所有的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支,都應(yīng)符合規(guī)定的審批程序,各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)憑證應(yīng)具備經(jīng)手、審核、審批三者(購(gòu)買(mǎi)物品還需加驗(yàn)收人)簽字,應(yīng)注明事由及開(kāi)支渠道,簽字用鋼筆或簽字筆。
12、總公司、各行業(yè)公司及部門(mén)簽定的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)協(xié)議,應(yīng)符合相應(yīng)規(guī)范及審核程序,需及時(shí)報(bào)財(cái)務(wù)結(jié)算中心備案,便于財(cái)務(wù)監(jiān)督執(zhí)行。
13、部門(mén)各類(lèi)經(jīng)費(fèi),按計(jì)劃執(zhí)行,人員及運(yùn)行經(jīng)費(fèi)分別核算,校編人員與非校編人員按計(jì)劃開(kāi)支,不予通用;運(yùn)行經(jīng)費(fèi)一般情況下不予通用,特殊情況確需通用,請(qǐng)先報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后經(jīng)總經(jīng)理審批。
14、各部門(mén)對(duì)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存物品的盤(pán)盈、盤(pán)虧,不得自行處理,應(yīng)提出情況說(shuō)明及處理意見(jiàn),報(bào)財(cái)務(wù)結(jié)算中心審核,分管領(lǐng)導(dǎo)審批,金額超過(guò)1000元?jiǎng)t由總經(jīng)理審批。
二、支票的收支使用
1、各部門(mén)以支票形式收到的各項(xiàng)收入款,應(yīng)及時(shí)上交財(cái)務(wù)結(jié)算中心入帳。
2、各部門(mén)使用支票,須先到財(cái)務(wù)結(jié)算中心填寫(xiě)用款申請(qǐng)單,以“附件1”規(guī)定的程序?qū)徟?方可領(lǐng)取并登帳簽發(fā)。
3、支票領(lǐng)出后,一般須在七天內(nèi)辦理結(jié)報(bào)手續(xù),如支票遺失須及時(shí)與財(cái)務(wù)結(jié)算中心聯(lián)系,辦理掛失、查詢(xún)等手續(xù),造成經(jīng)濟(jì)損失的,視程度將予以賠償,支票無(wú)故作廢,按開(kāi)票金額的1%提取工本手續(xù)費(fèi)。
4、嚴(yán)格審批、領(lǐng)用程序,不得簽發(fā)空頭、空白支票。
三、現(xiàn)金的收支使用
1、各部門(mén)的各類(lèi)現(xiàn)金收入,應(yīng)及時(shí)足額上交財(cái)務(wù)結(jié)算中心,結(jié)算中心應(yīng)及時(shí)存交銀行,各行業(yè)公司部門(mén)不得私設(shè)“小金庫(kù)”,嚴(yán)禁私自挪用公款。
2、現(xiàn)金結(jié)算實(shí)行“收支兩條線(xiàn)”分別核算,各項(xiàng)現(xiàn)金收入必須及時(shí)上交,各部門(mén)不得坐支現(xiàn)金,不得白條抵押現(xiàn)金。
3、各種現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)憑證必須完善審批手續(xù),在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)(一般為費(fèi)用發(fā)生后一周),到財(cái)務(wù)結(jié)算中心辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。
4、現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)發(fā)票金額一般不得超過(guò)200元,超過(guò)200元的須事先申領(lǐng)轉(zhuǎn)帳支票,遇特殊情況,應(yīng)與財(cái)務(wù)結(jié)算中心聯(lián)系,否則,財(cái)務(wù)結(jié)算中心視情況有權(quán)拒絕現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)。
5、各部門(mén)需用大額現(xiàn)金,應(yīng)事先與財(cái)務(wù)結(jié)算中心經(jīng)理聯(lián)系預(yù)約,各部門(mén)需財(cái)務(wù)派出人員幫助收費(fèi)工作,應(yīng)事先與財(cái)務(wù)協(xié)商確定時(shí)間、收費(fèi)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)等。
四、臨時(shí)借款及備用金的使用
1、嚴(yán)格控制臨時(shí)采購(gòu)、差旅費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)等借款數(shù)額,各種預(yù)支借款,均須經(jīng)財(cái)務(wù)結(jié)算中心經(jīng)理及分管領(lǐng)導(dǎo)審批,方可辦理,在工作完畢后七天內(nèi)辦理結(jié)報(bào)手續(xù),逾期不報(bào),從部門(mén)或經(jīng)辦人次月崗位津貼中扣回。
2、因工作需要而領(lǐng)取定額備用金作零星開(kāi)支的部門(mén),應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng),報(bào)總經(jīng)理同意。
3、采用定額備用金制,應(yīng)嚴(yán)格在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)開(kāi)支,及時(shí)到財(cái)務(wù)結(jié)算中心結(jié)報(bào),并于每年年底歸還。
4、嚴(yán)格按規(guī)定使用備用金,不得公款私用,如因工作疏忽而造成經(jīng)濟(jì)損失,應(yīng)由當(dāng)事人自行負(fù)責(zé)并賠償損失。
五、各種報(bào)銷(xiāo)憑證的規(guī)定
1、各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo),均須提供真實(shí)、完整的原始憑證。
2、各種開(kāi)支發(fā)票、憑證的報(bào)銷(xiāo),應(yīng)為稅務(wù)部門(mén)監(jiān)制的統(tǒng)一發(fā)票憑證,各類(lèi)綜合性發(fā)票需隨附明細(xì)清單。確系無(wú)法取得發(fā)票,應(yīng)使用無(wú)據(jù)證明并完善驗(yàn)收、核準(zhǔn)手續(xù)。
3、各行業(yè)公司的報(bào)銷(xiāo)憑證,應(yīng)注明用途及開(kāi)支渠道,以便于財(cái)務(wù)結(jié)算中心進(jìn)行單項(xiàng)成本核算。
六、收費(fèi)管理
1、各部門(mén)需要收費(fèi)項(xiàng)目,須提出書(shū)面報(bào)告,并提供有關(guān)政策、行業(yè)規(guī)定等依據(jù)或正當(dāng)理由及費(fèi)用管理辦法,經(jīng)總公司、學(xué)校或有關(guān)物價(jià)部門(mén)批準(zhǔn)同意后,方可收費(fèi)。
2、收費(fèi)部門(mén)在收費(fèi)時(shí),必須向交費(fèi)人或單位開(kāi)具由總公司統(tǒng)一規(guī)定使用的各類(lèi)發(fā)票,未經(jīng)批準(zhǔn)禁止使用收費(fèi)部門(mén)自購(gòu)或自制的收款收據(jù)。
3、各類(lèi)收費(fèi)必須納入總公司財(cái)務(wù)的統(tǒng)一管理,嚴(yán)格遵守現(xiàn)金管理規(guī)定,嚴(yán)禁各部門(mén)自收自支,設(shè)立小金庫(kù)。對(duì)未經(jīng)總公司批準(zhǔn)或不按有關(guān)規(guī)定及收費(fèi)許可證上的批準(zhǔn)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收費(fèi),單位和個(gè)人有權(quán)拒付。
4、凡不按規(guī)定審批程序有關(guān)規(guī)定而自行收費(fèi)的一律按亂收費(fèi)論處,對(duì)亂收費(fèi)所得全部沒(méi)收;對(duì)私自提供收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、增設(shè)收費(fèi)項(xiàng)目的部門(mén)勒令糾正;對(duì)亂收費(fèi)部門(mén)要追究經(jīng)辦人或部門(mén)負(fù)責(zé)人的責(zé)任,并視情況處以經(jīng)濟(jì)處罰。
七、發(fā)票及各類(lèi)票證管理的規(guī)定
1、票據(jù)的領(lǐng)用
①總公司所有票據(jù)(包括發(fā)票、收據(jù)及各種浴票、餐券、201卡等有價(jià)定額票證),統(tǒng)一由財(cái)務(wù)結(jié)算中心專(zhuān)人專(zhuān)職負(fù)責(zé)管理、發(fā)放、領(lǐng)用、結(jié)報(bào)手續(xù)。
②各部門(mén)應(yīng)確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)票據(jù)的領(lǐng)用、結(jié)算、保管等工作,領(lǐng)用各類(lèi)票據(jù)時(shí),應(yīng)先填寫(xiě)票據(jù)領(lǐng)用單,并登記領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用票據(jù)的類(lèi)別及數(shù)量,并簽字或蓋章。
2、票據(jù)的使用和結(jié)報(bào):
①各部門(mén)領(lǐng)用的各種發(fā)票、收據(jù)在使用時(shí),應(yīng)按規(guī)定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及范圍,正確填寫(xiě)各種發(fā)票、收據(jù),不得開(kāi)具虛假發(fā)票,不得用白條收取各種款項(xiàng),及時(shí)足額上交各種收費(fèi)。
②各部門(mén)票據(jù)結(jié)報(bào)時(shí),財(cái)務(wù)結(jié)算中心應(yīng)對(duì)領(lǐng)用的各種票據(jù)逐一進(jìn)行核對(duì)、審核,再予以結(jié)報(bào)。
③財(cái)務(wù)結(jié)算中心負(fù)責(zé)按規(guī)定及時(shí)到學(xué)校計(jì)財(cái)處或財(cái)政部門(mén)辦理有關(guān)票據(jù)的報(bào)、核銷(xiāo)手續(xù)。
3、票據(jù)存根的保管:
①加強(qiáng)票據(jù)存根的管理和保存,便于上級(jí)有關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查,加強(qiáng)公司內(nèi)部財(cái)務(wù)監(jiān)控管理。
②各類(lèi)票據(jù)存根,應(yīng)分類(lèi)按順序分別裝訂成冊(cè),根據(jù)規(guī)定的年限給予保存,未經(jīng)核準(zhǔn)不得銷(xiāo)毀。
八、財(cái)務(wù)稽查制度
1、稽查范圍:總公司范圍內(nèi)所有相關(guān)經(jīng)濟(jì)往來(lái),包括收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、倉(cāng)庫(kù)保管、經(jīng)濟(jì)合同協(xié)議的執(zhí)行等情況。
2、稽查方法:定期或不定期自查、抽查。
3、稽查結(jié)果:對(duì)稽查結(jié)果做分析說(shuō)明,并填寫(xiě)稽查情況報(bào)告表,反饋給對(duì)應(yīng)部門(mén),各部門(mén)對(duì)稽查結(jié)論有異議或需情況說(shuō)明的,應(yīng)及時(shí)提出。報(bào)告經(jīng)總經(jīng)理審定后,通知相關(guān)部門(mén)執(zhí)行。
九、固定資產(chǎn)、低值易耗品攤銷(xiāo)
參照國(guó)家有關(guān)固定資產(chǎn)、低值易耗品的分類(lèi)折舊辦法,以總公司關(guān)于固定資產(chǎn)管理文件為依據(jù),按月計(jì)提折舊或攤銷(xiāo)費(fèi)用。
十、加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的注意事項(xiàng)
1、各部門(mén)必須按照計(jì)劃開(kāi)支經(jīng)費(fèi),以“增收節(jié)支,量入為出”為經(jīng)費(fèi)使用原則,嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)制度,加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的管理與使用。
2、根據(jù)財(cái)務(wù)規(guī)章制度,,發(fā)票及收據(jù)的印章,由財(cái)務(wù)結(jié)算中心統(tǒng)一提供和管理,各部門(mén)不得私自用公章或其它印章對(duì)外收取任何費(fèi)用。
3、各部門(mén)不得自行在銀行開(kāi)設(shè)帳戶(hù)及各類(lèi)儲(chǔ)蓄本(卡),如遇特殊情況,應(yīng)事先與財(cái)務(wù)聯(lián)系,經(jīng)同意方可辦理,否則按“小金庫(kù)”查處。
4、財(cái)務(wù)結(jié)算中心應(yīng)定期向各部門(mén)提供財(cái)務(wù)報(bào)表及財(cái)務(wù)分
析,對(duì)報(bào)表及財(cái)務(wù)分析有異議或不時(shí)之處,財(cái)務(wù)結(jié)算中心應(yīng)予以解釋說(shuō)明;財(cái)務(wù)結(jié)算中心要做到實(shí)事求是、真實(shí)地反映情況。各部門(mén)核對(duì)本部門(mén)的財(cái)務(wù)情況,應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意,不得核查其他部門(mén)。
5、明確職責(zé),各部門(mén)對(duì)本部門(mén)所提供的任何憑據(jù)負(fù)責(zé),明確職責(zé),財(cái)務(wù)結(jié)算中心所提供的任何數(shù)據(jù)資料,應(yīng)對(duì)總公司負(fù)責(zé)。
附件1:
后勤總公司各部門(mén)經(jīng)費(fèi)審批程序
一、總公司辦公室、財(cái)務(wù)結(jié)算中心:
1、人員經(jīng)費(fèi)由總公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批;
2、辦公費(fèi)在核定的范圍內(nèi),由部門(mén)經(jīng)理審批;
二、配送中心:
1、配送中心的日常運(yùn)行管理費(fèi)開(kāi)支,在核定的范圍內(nèi),單項(xiàng)開(kāi)支金額在200元以下,發(fā)票金額500元以下,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批,超出此范圍,則由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
2、每月采購(gòu)物品結(jié)帳,在具備經(jīng)手、驗(yàn)收、核對(duì)等各相關(guān)程序后,發(fā)票金額在20000元以下,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批,超出此范圍,則由分管領(lǐng)導(dǎo)審批;(屬于招標(biāo)范圍的物品、設(shè)備除外)
3、各類(lèi)采購(gòu)物品所收的禮金(禮品折價(jià)),折價(jià)款應(yīng)及時(shí)上繳財(cái)務(wù)結(jié)算中心,設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)基金帳戶(hù),開(kāi)支使用由公司總經(jīng)理審批;
三、物業(yè)管理公司:
1、各物業(yè)公司的維持費(fèi)用,在總公司核定的開(kāi)支范圍、定額內(nèi),單項(xiàng)開(kāi)支金額在200元以下,發(fā)票金額500元以下,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批,超此范圍,則由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
2、各物業(yè)公司的創(chuàng)收成本開(kāi)支,及創(chuàng)收分配中屬于部門(mén)留存費(fèi)用使用的由部門(mén)經(jīng)理審核,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
3、各物業(yè)公司的各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)工程結(jié)算由部門(mén)經(jīng)理審核,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,50000元以上報(bào)產(chǎn)業(yè)后勤管理處及紀(jì)委監(jiān)察處審批,并隨附工程預(yù)決算表。
四、住宿服務(wù)公司:
1、公司各部門(mén)的辦公、勞保、清衛(wèi)等各項(xiàng)定額費(fèi)用,單項(xiàng)開(kāi)支金額在200元以上,發(fā)票金額500元以下,由部門(mén)經(jīng)理審批,超此范圍,則由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
2、經(jīng)批準(zhǔn)實(shí)施的各項(xiàng)房屋、設(shè)備等維修費(fèi)用,按預(yù)決算單項(xiàng)金額500元以下,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批,500元以上至5000元,由分管領(lǐng)導(dǎo)審批,5000元以上則報(bào)總經(jīng)理審批,并隨附立項(xiàng)審批表和工程預(yù)決算表。
五、飲食服務(wù)公司:
1、公司的各類(lèi)辦公、低耗品、勞保、維修費(fèi)等定額費(fèi)用,單項(xiàng)開(kāi)支金額在500元以下,發(fā)票金額在1000元以下,由公司主要負(fù)責(zé)人審批,超此范圍,則由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
2、公司對(duì)特困生的困難補(bǔ)助費(fèi),由公司主要負(fù)責(zé)人審批,并附具體附件。
六、商貿(mào)服務(wù)公司(含靜湖貿(mào)易公司):
1、公司的各類(lèi)辦公、低耗品、勞保等費(fèi)用,在總公司定額內(nèi),單項(xiàng)開(kāi)支金額在200元以下,發(fā)票金額在500元以下,由公司經(jīng)理或主要負(fù)責(zé)人審批,超此范圍,則由主管副總經(jīng)理審批;
七、體育工程公司審批程序:
1、公司進(jìn)行校內(nèi)工程的各項(xiàng)辦公經(jīng)費(fèi),在總公司核定的開(kāi)支范圍、定額內(nèi)由公司經(jīng)理審批。
2、公司進(jìn)行校內(nèi)工程的各項(xiàng)材料、工程預(yù)(決)算等開(kāi)支,由公司經(jīng)理審批,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
3、公司進(jìn)行校外工程的各項(xiàng)人員、運(yùn)行等各類(lèi)經(jīng)費(fèi),在符合開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定范圍內(nèi),由公司經(jīng)理審批。
八、幼兒園審批程序:
1、幼兒園辦公、會(huì)議、水電、維修、接待等各類(lèi)費(fèi)用在由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批,1000元以上則由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
2、幼兒園伙食費(fèi)、代管費(fèi)專(zhuān)款專(zhuān)用,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批,學(xué)期末多退少不補(bǔ)。
3、添置幼兒玩具、園舍設(shè)備投入等,單項(xiàng)開(kāi)支金額在3000元以下,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批,超出此范圍,則由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
附件2:
后勤總公司會(huì)計(jì)電算化管理暫行辦法
為了確保會(huì)計(jì)核算的正常運(yùn)行及安全,加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息處理和保存中的效用,根據(jù)財(cái)政部有關(guān)規(guī)定結(jié)合本單位具體情況制定本規(guī)定:
一、軟件維護(hù)管理
會(huì)計(jì)核算軟件是用于完成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的軟件及其有關(guān)資料,財(cái)務(wù)結(jié)算中心采用會(huì)計(jì)電算化軟件,必須經(jīng)過(guò)三個(gè)月計(jì)算機(jī)與手工雙軌進(jìn)行會(huì)計(jì)核算試運(yùn)行和考核合格才能正式啟用計(jì)算機(jī)記帳。
1、會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)是指保證會(huì)計(jì)軟件所屬設(shè)計(jì)功能正常完成功能實(shí)施的程序修正,會(huì)計(jì)軟件參數(shù)調(diào)整和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)等工作;
2、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)一般由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé),其他操作人員一律不得進(jìn)行維護(hù)操作;
3、財(cái)務(wù)結(jié)算中心在獲得會(huì)計(jì)軟件后必須做好多套軟盤(pán)備份,并分別放在總公司辦公室(或機(jī)房)、結(jié)算中心經(jīng)理室;
4、財(cái)務(wù)結(jié)算中心必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)軟件、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全與保護(hù)工作,應(yīng)根據(jù)軟件提供的功能和工作需要設(shè)置操作人員的操作權(quán)限的密碼,操作人員必須對(duì)自己的操作密碼嚴(yán)格保密,不得泄露。
二、硬件維護(hù)管理
1、會(huì)計(jì)電算化硬件設(shè)備由計(jì)算機(jī)主機(jī)、顯示器、打印機(jī)等組成,專(zhuān)門(mén)用于會(huì)計(jì)電算工作,其他部門(mén)不得使用或占用;
2、會(huì)計(jì)電算化設(shè)備專(zhuān)門(mén)用于運(yùn)行帳務(wù)處理系統(tǒng)、報(bào)表處理系統(tǒng)和其他會(huì)計(jì)事務(wù)處理,任何人員不得將其用于游戲及個(gè)人文字處理,不得用于對(duì)外服務(wù);
3、為了保護(hù)計(jì)算機(jī)不受病毒干擾,所有軟盤(pán)必須先進(jìn)行病毒檢測(cè)和消除病毒操作才能進(jìn)行其他操作;
4、硬件設(shè)備的啟用必須遵照以下順序:首先開(kāi)總閘開(kāi)關(guān);其次開(kāi)ups電源設(shè)備;第三開(kāi)打印機(jī);第四開(kāi)顯示機(jī);第五開(kāi)計(jì)算機(jī)主機(jī)。
5、計(jì)算機(jī)和打印機(jī)要定期進(jìn)行硬件設(shè)備的檢測(cè)工作,操作人員應(yīng)定期清洗計(jì)算機(jī)的打印機(jī)上的臟物。
三、帳務(wù)處理制度
1、結(jié)算中心應(yīng)在每年年初或上年末建立新的會(huì)計(jì)年度的完整的財(cái)務(wù)文件,根據(jù)現(xiàn)行財(cái)務(wù)制度運(yùn)用當(dāng)前在用系統(tǒng)的規(guī)則,正確地設(shè)置全部級(jí)次的會(huì)計(jì)科目;
2、任何登記入帳的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都必須填制記帳憑證,摘要應(yīng)規(guī)范填入,在機(jī)器上填制的記帳憑證編號(hào)應(yīng)當(dāng)連續(xù)。編號(hào)出現(xiàn)間斷的,應(yīng)在斷號(hào)的第一張憑證上注明間斷的編號(hào),并在打印輸出的該張憑證上注明斷號(hào)的原因并簽字蓋章;
3、記帳憑證必須經(jīng)過(guò)復(fù)核人員簽字后,才能根據(jù)其登記帳簿,復(fù)核人員必須在屏幕上直接對(duì)機(jī)器存儲(chǔ)的記帳憑證進(jìn)行復(fù)核簽字,同時(shí)要對(duì)打印輸出的記帳憑證或代用憑單進(jìn)行簽字蓋章;
4、總帳、明細(xì)帳及現(xiàn)金帳和銀行帳均可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁(yè)帳裝訂,出納人員根據(jù)審核人員審查并準(zhǔn)許報(bào)銷(xiāo)的憑證收入或付出款項(xiàng),出納人員登記訂本式日記帳;
5、每月需將存儲(chǔ)在機(jī)器內(nèi)的賬簿數(shù)據(jù)打印輸出為書(shū)面賬簿,未滿(mǎn)頁(yè)的帳簿數(shù)據(jù)必須在每年年末全部打印輸出。
四、電算化檔案管理
1、會(huì)計(jì)檔案包括存儲(chǔ)在磁盤(pán)上的會(huì)計(jì)文件和以書(shū)面形式存放的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表;
2、必須經(jīng)常對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)建立軟盤(pán)備份,每月備份不得少于一次,不得直接對(duì)軟盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式檔案的備份軟盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行非法操作,妥善保管好會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份軟盤(pán),備份軟盤(pán)應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章簽封,專(zhuān)人保管;
3、每年根據(jù)數(shù)量和硬盤(pán)空間的大小清理一次硬盤(pán),刪除硬盤(pán)上以前年度的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),以利于提高機(jī)器的利用率和運(yùn)行速度,沒(méi)有做過(guò)備份的硬盤(pán)數(shù)據(jù)不得清理刪除;
4、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫用結(jié)算中心保管一年,期滿(mǎn)之后,編制移交清冊(cè),移交檔案室統(tǒng)一保管;
