后勤發(fā)展總公司財務管理實施細則
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為了進一步加強總公司的資金管理,規(guī)范財務制度,在總公司[20**]14號文件規(guī)定的原則下,結合各行業(yè)公司的特點,特制定總公司的財務管理實施細則:
一、各類經費審批程序及權限:
1、總公司所有的人員經費(工資、崗位津貼、效益工資、各類補貼等)發(fā)放,以總公司人力資源部核定的人員為準;根據各部門內部分配辦法,由部門主要負責人審核,報分管領導審批。
2、部門的各類分配管理辦法,需經征求部門員工意見,報總公司審核同意后報財務備案方能執(zhí)行。各部門增減人員(含非校編職工),都必須經過人力資源部同意備案,否則財務結算中心有權不予支付一切費用。
3、總公司直屬的接待費、宣傳費、培訓費、車輛費、會務費、社會保障費,勞保用品費、離退休管理經費、各類規(guī)費等由公司總經理審批。
4、總公司的職工福利費、工會經費開支,在總公司核定的預算范圍內,由總公司工會主席審批。
5、總公司內所有辦公、經營設備、固定資產、低值易耗品、維修、裝修物品等的申購,按總公司資產設備管理辦法執(zhí)行。申購時應填寫部門、名稱、數(shù)量、單價、所需金額及用途,報總公司辦公室審核,經總經理審批后,交配送中心統(tǒng)一集中采購,配送中心應按審批數(shù)予以配送。
6、總公司的對外投資、對外借款(含各部門積累資金),均需總公司辦公會議通過,總經理簽批后予以執(zhí)行;總公司投資改造的項目,各部門要提交項目報告,進行可行性分析論證說明,經辦公會討論。50000元以上工程按規(guī)定進行招投標,并報學校紀委監(jiān)察處審核。
7、各部門人員經費、業(yè)務接待經費開支,在核定范圍內,由各部門主要負責人審核報分管領導審批,交財務結算中心核對并發(fā)放。各部門的各類運行經費開支,則按各部門的運行特點、方式,分別制定審批程序(附件1)后執(zhí)行。各項經費超計劃開支,則須報總經理審批。
8、按規(guī)定創(chuàng)收留存用于人員獎勵部分的各種費用開支及非在編人員培訓費由分管領導審批。
9、各部門的會務費、差旅費等外出開支費用報銷,按有關標準執(zhí)行,在規(guī)定的范圍內,由財務結算中心預先審核后經分管領導審批。
10、各部門自行組織工會活動或福利,在人員經費中支出,由分管領導審批。
11、總公司所有的經費開支,都應符合規(guī)定的審批程序,各類報銷憑證應具備經手、審核、審批三者(購買物品還需加驗收人)簽字,應注明事由及開支渠道,簽字用鋼筆或簽字筆。
12、總公司、各行業(yè)公司及部門簽定的各項經濟協(xié)議,應符合相應規(guī)范及審核程序,需及時報財務結算中心備案,便于財務監(jiān)督執(zhí)行。
13、部門各類經費,按計劃執(zhí)行,人員及運行經費分別核算,校編人員與非校編人員按計劃開支,不予通用;運行經費一般情況下不予通用,特殊情況確需通用,請先報財務經理審核后經總經理審批。
14、各部門對倉庫庫存物品的盤盈、盤虧,不得自行處理,應提出情況說明及處理意見,報財務結算中心審核,分管領導審批,金額超過1000元則由總經理審批。
二、支票的收支使用
1、各部門以支票形式收到的各項收入款,應及時上交財務結算中心入帳。
2、各部門使用支票,須先到財務結算中心填寫用款申請單,以“附件1”規(guī)定的程序審批,方可領取并登帳簽發(fā)。
3、支票領出后,一般須在七天內辦理結報手續(xù),如支票遺失須及時與財務結算中心聯(lián)系,辦理掛失、查詢等手續(xù),造成經濟損失的,視程度將予以賠償,支票無故作廢,按開票金額的1%提取工本手續(xù)費。
4、嚴格審批、領用程序,不得簽發(fā)空頭、空白支票。
三、現(xiàn)金的收支使用
1、各部門的各類現(xiàn)金收入,應及時足額上交財務結算中心,結算中心應及時存交銀行,各行業(yè)公司部門不得私設“小金庫”,嚴禁私自挪用公款。
2、現(xiàn)金結算實行“收支兩條線”分別核算,各項現(xiàn)金收入必須及時上交,各部門不得坐支現(xiàn)金,不得白條抵押現(xiàn)金。
3、各種現(xiàn)金報銷憑證必須完善審批手續(xù),在規(guī)定的時間內(一般為費用發(fā)生后一周),到財務結算中心辦理報銷手續(xù)。
4、現(xiàn)金報銷發(fā)票金額一般不得超過200元,超過200元的須事先申領轉帳支票,遇特殊情況,應與財務結算中心聯(lián)系,否則,財務結算中心視情況有權拒絕現(xiàn)金報銷。
5、各部門需用大額現(xiàn)金,應事先與財務結算中心經理聯(lián)系預約,各部門需財務派出人員幫助收費工作,應事先與財務協(xié)商確定時間、收費項目、標準等。
四、臨時借款及備用金的使用
1、嚴格控制臨時采購、差旅費、活動費等借款數(shù)額,各種預支借款,均須經財務結算中心經理及分管領導審批,方可辦理,在工作完畢后七天內辦理結報手續(xù),逾期不報,從部門或經辦人次月崗位津貼中扣回。
2、因工作需要而領取定額備用金作零星開支的部門,應提出書面申請,報總經理同意。
3、采用定額備用金制,應嚴格在標準范圍內開支,及時到財務結算中心結報,并于每年年底歸還。
4、嚴格按規(guī)定使用備用金,不得公款私用,如因工作疏忽而造成經濟損失,應由當事人自行負責并賠償損失。
五、各種報銷憑證的規(guī)定
1、各項費用報銷,均須提供真實、完整的原始憑證。
2、各種開支發(fā)票、憑證的報銷,應為稅務部門監(jiān)制的統(tǒng)一發(fā)票憑證,各類綜合性發(fā)票需隨附明細清單。確系無法取得發(fā)票,應使用無據證明并完善驗收、核準手續(xù)。
3、各行業(yè)公司的報銷憑證,應注明用途及開支渠道,以便于財務結算中心進行單項成本核算。
六、收費管理
1、各部門需要收費項目,須提出書面報告,并提供有關政策、行業(yè)規(guī)定等依據或正當理由及費用管理辦法,經總公司、學?；蛴嘘P物價部門批準同意后,方可收費。
2、收費部門在收費時,必須向交費人或單位開具由總公司統(tǒng)一規(guī)定使用的各類發(fā)票,未經批準禁止使用收費部門自購或自制的收款收據。
3、各類收費必須納入總公司財務的統(tǒng)一管理,嚴格遵守現(xiàn)金管理規(guī)定,嚴禁各部門自收自支,設立小金庫。對未經總公司批準或不按有關規(guī)定及收費許可證上的批準項目和標準進行收費,單位和個人有權拒付。
4、凡不按規(guī)定審批程序有關規(guī)定而自行收費的一律按亂收費論處,對亂收費所得全部沒收;對私自提供收費標準、增設收費項目的部門勒令糾正;對亂收費部門要追究經辦人或部門負責人的責任,并視情況處以經濟處罰。
七、發(fā)票及各類票證管理的規(guī)定
1、票據的領用
①總公司所有票據(包括發(fā)票、收據及各種浴票、餐券、201卡等有價定額票證),統(tǒng)一由財務結算中心專人專職負責管理、發(fā)放、領用、結報手續(xù)。
②各部門應確定專人負責票據的領用、結算、保管等工作,領用各類票據時,應先填寫票據領用單,并登記領用時間、領用票據的類別及數(shù)量,并簽字或蓋章。
2、票據的使用和結報:
①各部門領用的各種發(fā)票、收據在使用時,應按規(guī)定收費標準及范圍,正確填寫各種發(fā)票、收據,不得開具虛假發(fā)票,不得用白條收取各種款項,及時足額上交各種收費。
②各部門票據結報時,財務結算中心應對領用的各種票據逐一進行核對、審核,再予以結報。
③財務結算中心負責按規(guī)定及時到學校計財處或財政部門辦理有關票據的報、核銷手續(xù)。
3、票據存根的保管:
①加強票據存根的管理和保存,便于上級有關部門的監(jiān)督檢查,加強公司內部財務監(jiān)控管理。
②各類票據存根,應分類按順序分別裝訂成冊,根據規(guī)定的年限給予保存,未經核準不得銷毀。
八、財務稽查制度
1、稽查范圍:總公司范圍內所有相關經濟往來,包括收費標準、倉庫保管、經濟合同協(xié)議的執(zhí)行等情況。
2、稽查方法:定期或不定期自查、抽查。
3、稽查結果:對稽查結果做分析說明,并填寫稽查情況報告表,反饋給對應部門,各部門對稽查結論有異議或需情況說明的,應及時提出。報告經總經理審定后,通知相關部門執(zhí)行。
九、固定資產、低值易耗品攤銷
參照國家有關固定資產、低值易耗品的分類折舊辦法,以總公司關于固定資產管理文件為依據,按月計提折舊或攤銷費用。
十、加強財務管理的注意事項
1、各部門必須按照計劃開支經費,以“增收節(jié)支,量入為出”為經費使用原則,嚴格遵守財務制度,加強對本部門各項經費的管理與使用。
2、根據財務規(guī)章制度,,發(fā)票及收據的印章,由財務結算中心統(tǒng)一提供和管理,各部門不得私自用公章或其它印章對外收取任何費用。
3、各部門不得自行在銀行開設帳戶及各類儲蓄本(卡),如遇特殊情況,應事先與財務聯(lián)系,經同意方可辦理,否則按“小金庫”查處。
4、財務結算中心應定期向各部門提供財務報表及財務分
析,對報表及財務分析有異議或不時之處,財務結算中心應予以解釋說明;財務結算中心要做到實事求是、真實地反映情況。各部門核對本部門的財務情況,應經分管領導同意,不得核查其他部門。
5、明確職責,各部門對本部門所提供的任何憑據負責,明確職責,財務結算中心所提供的任何數(shù)據資料,應對總公司負責。
附件1:
后勤總公司各部門經費審批程序
一、總公司辦公室、財務結算中心:
1、人員經費由總公司分管領導審批;
2、辦公費在核定的范圍內,由部門經理審批;
二、配送中心:
1、配送中心的日常運行管理費開支,在核定的范圍內,單項開支金額在200元以下,發(fā)票金額500元以下,由部門負責人審批,超出此范圍,則由分管領導審批。
2、每月采購物品結帳,在具備經手、驗收、核對等各相關程序后,發(fā)票金額在20000元以下,由部門負責人審批,超出此范圍,則由分管領導審批;(屬于招標范圍的物品、設備除外)
3、各類采購物品所收的禮金(禮品折價),折價款應及時上繳財務結算中心,設立專項基金帳戶,開支使用由公司總經理審批;
三、物業(yè)管理公司:
1、各物業(yè)公司的維持費用,在總公司核定的開支范圍、定額內,單項開支金額在200元以下,發(fā)票金額500元以下,由部門負責人審批,超此范圍,則由分管領導審批。
2、各物業(yè)公司的創(chuàng)收成本開支,及創(chuàng)收分配中屬于部門留存費用使用的由部門經理審核,報分管領導審批。
3、各物業(yè)公司的各類專項工程結算由部門經理審核,報分管領導審批,50000元以上報產業(yè)后勤管理處及紀委監(jiān)察處審批,并隨附工程預決算表。
四、住宿服務公司:
1、公司各部門的辦公、勞保、清衛(wèi)等各項定額費用,單項開支金額在200元以上,發(fā)票金額500元以下,由部門經理審批,超此范圍,則由分管領導審批。
2、經批準實施的各項房屋、設備等維修費用,按預決算單項金額500元以下,由部門負責人審批,500元以上至5000元,由分管領導審批,5000元以上則報總經理審批,并隨附立項審批表和工程預決算表。
五、飲食服務公司:
1、公司的各類辦公、低耗品、勞保、維修費等定額費用,單項開支金額在500元以下,發(fā)票金額在1000元以下,由公司主要負責人審批,超此范圍,則由分管領導審批。
2、公司對特困生的困難補助費,由公司主要負責人審批,并附具體附件。
六、商貿服務公司(含靜湖貿易公司):
1、公司的各類辦公、低耗品、勞保等費用,在總公司定額內,單項開支金額在200元以下,發(fā)票金額在500元以下,由公司經理或主要負責人審批,超此范圍,則由主管副總經理審批;
七、體育工程公司審批程序:
1、公司進行校內工程的各項辦公經費,在總公司核定的開支范圍、定額內由公司經理審批。
2、公司進行校內工程的各項材料、工程預(決)算等開支,由公司經理審批,報分管領導審批。
3、公司進行校外工程的各項人員、運行等各類經費,在符合開支標準規(guī)定范圍內,由公司經理審批。
八、幼兒園審批程序:
1、幼兒園辦公、會議、水電、維修、接待等各類費用在由部門負責人審批,1000元以上則由分管領導審批。
2、幼兒園伙食費、代管費?？顚Ｓ?由部門負責人審批,學期末多退少不補。
3、添置幼兒玩具、園舍設備投入等,單項開支金額在3000元以下,由部門負責人審批,超出此范圍,則由分管領導審批。
附件2:
后勤總公司會計電算化管理暫行辦法
為了確保會計核算的正常運行及安全,加強會計信息處理和保存中的效用,根據財政部有關規(guī)定結合本單位具體情況制定本規(guī)定:
一、軟件維護管理
會計核算軟件是用于完成會計業(yè)務的軟件及其有關資料,財務結算中心采用會計電算化軟件,必須經過三個月計算機與手工雙軌進行會計核算試運行和考核合格才能正式啟用計算機記帳。
1、會計軟件的維護是指保證會計軟件所屬設計功能正常完成功能實施的程序修正,會計軟件參數(shù)調整和會計數(shù)據的更正與恢復等工作;
2、會計數(shù)據的更正與恢復一般由系統(tǒng)維護人員負責,其他操作人員一律不得進行維護操作;
3、財務結算中心在獲得會計軟件后必須做好多套軟盤備份,并分別放在總公司辦公室(或機房)、結算中心經理室;
4、財務結算中心必須加強會計軟件、會計數(shù)據的安全與保護工作,應根據軟件提供的功能和工作需要設置操作人員的操作權限的密碼,操作人員必須對自己的操作密碼嚴格保密,不得泄露。
二、硬件維護管理
1、會計電算化硬件設備由計算機主機、顯示器、打印機等組成,專門用于會計電算工作,其他部門不得使用或占用;
2、會計電算化設備專門用于運行帳務處理系統(tǒng)、報表處理系統(tǒng)和其他會計事務處理,任何人員不得將其用于游戲及個人文字處理,不得用于對外服務;
3、為了保護計算機不受病毒干擾,所有軟盤必須先進行病毒檢測和消除病毒操作才能進行其他操作;
4、硬件設備的啟用必須遵照以下順序:首先開總閘開關;其次開ups電源設備;第三開打印機;第四開顯示機;第五開計算機主機。
5、計算機和打印機要定期進行硬件設備的檢測工作,操作人員應定期清洗計算機的打印機上的臟物。
三、帳務處理制度
1、結算中心應在每年年初或上年末建立新的會計年度的完整的財務文件,根據現(xiàn)行財務制度運用當前在用系統(tǒng)的規(guī)則,正確地設置全部級次的會計科目;
2、任何登記入帳的經濟業(yè)務都必須填制記帳憑證,摘要應規(guī)范填入,在機器上填制的記帳憑證編號應當連續(xù)。編號出現(xiàn)間斷的,應在斷號的第一張憑證上注明間斷的編號,并在打印輸出的該張憑證上注明斷號的原因并簽字蓋章;
3、記帳憑證必須經過復核人員簽字后,才能根據其登記帳簿,復核人員必須在屏幕上直接對機器存儲的記帳憑證進行復核簽字,同時要對打印輸出的記帳憑證或代用憑單進行簽字蓋章;
4、總帳、明細帳及現(xiàn)金帳和銀行帳均可采用計算機打印輸出的活頁帳裝訂,出納人員根據審核人員審查并準許報銷的憑證收入或付出款項,出納人員登記訂本式日記帳;
5、每月需將存儲在機器內的賬簿數(shù)據打印輸出為書面賬簿,未滿頁的帳簿數(shù)據必須在每年年末全部打印輸出。
四、電算化檔案管理
1、會計檔案包括存儲在磁盤上的會計文件和以書面形式存放的會計憑證、會計賬簿和會計報表;
2、必須經常對硬盤上的會計數(shù)據建立軟盤備份,每月備份不得少于一次,不得直接對軟盤上的會計數(shù)據和作為正式檔案的備份軟盤上的會計數(shù)據進行非法操作,妥善保管好會計數(shù)據的備份軟盤,備份軟盤應貼上保護標簽并用印章簽封,專人保管;
3、每年根據數(shù)量和硬盤空間的大小清理一次硬盤,刪除硬盤上以前年度的會計數(shù)據,以利于提高機器的利用率和運行速度,沒有做過備份的硬盤數(shù)據不得清理刪除;
4、當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫用結算中心保管一年,期滿之后,編制移交清冊,移交檔案室統(tǒng)一保管;
