醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理細(xì)則范例
醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理細(xì)則
1、目的
為加強(qiáng)對儀器設(shè)備檔案的管理,妥善收集與管理大型、貴重、精密儀器、設(shè)備的相關(guān)資料,制定本細(xì)則。
2、適用范圍
2.1本細(xì)則適用于醫(yī)院對重點(diǎn)儀器設(shè)備資料的管理,包括設(shè)備說明書、合格證、維修證、圖紙等全部隨機(jī)資料及后續(xù)服務(wù)資料。
2.2本細(xì)則僅針對儀器設(shè)備檔案的管理,從屬于醫(yī)院《檔案管理制度》。
3、管理范圍
3.1凡價(jià)值在1萬元以上的進(jìn)口和國產(chǎn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備,必須建立檔案。
3.2凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的購置申請報(bào)告及批復(fù)文件,應(yīng)存入該儀器設(shè)備檔案內(nèi)。
3.3凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備,到貨后應(yīng)由藥械部的兼職檔案人員參加開箱驗(yàn)收,詳細(xì)填寫驗(yàn)收報(bào)告(一式兩份)并存檔備案。
3.4凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機(jī)技術(shù)文件、儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料,均為存檔范圍。
3.5已建檔的儀器設(shè)備在管理、使用、維修和改進(jìn)工作中形成的文件材料應(yīng)歸檔,不得隨意亂放,以免丟失。
4、工作要求
4.1藥械部的兼職檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、維修和使用統(tǒng)計(jì)工作。
4.2儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時(shí)間順序排列,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面標(biāo)在右上角,背面標(biāo)在左上角,并完整填寫卷內(nèi)目錄。
4.3儀器設(shè)備檔案應(yīng)一式三份,原件交院辦(人事行政部)檔案室,一份復(fù)印件留在設(shè)備使用部門備用,一份復(fù)印件在藥械部存檔。院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查檔案管理情況和設(shè)備使用情況。
4.4儀器設(shè)備檔案應(yīng)放置在專用的檔案柜中,做到完整安全,存放有序,查找方便,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀壞和散失。
4.5儀器設(shè)備檔案的原件一般不外借,如因特殊需要必須借用時(shí),應(yīng)經(jīng)院辦(人事行政部)負(fù)責(zé)人同意。
4.6辦理借閱手續(xù)后借出的檔案材料,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,并應(yīng)按期歸還,如有損壞或遺失,由借用人負(fù)責(zé)賠償。
