公司文檔管理細(xì)則
1 產(chǎn)生目的
為保證公司文件的完整,便于查找利用,特制定本規(guī)則。
2 適用范圍
適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3 正文
3.1 文件資料的收集
3.1.1 收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集,具體包括以下各項:
3.1.1.1 上級來文
(1) 上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;
(2) 上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 會議文件,包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;
(2) 公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;
(3) 公司的請示與上級批復(fù)文件,下級單位的請示與公司的批復(fù)文件;
(4) 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告;
(5) 反映公司業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料;
(6) 公司檢查下級單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;
(7) 公司的統(tǒng)計報表、統(tǒng)計分析材料(包括計算機盤片等)、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;
(8) 公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;
(9) 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的重要信件、電報、電話記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料;
(10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料,公司直接管理的科研、建設(shè)項目的科技文件材料;
(11)公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料;
(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(13)公司制定的工作條例、章程、規(guī)則等文件材料;
(14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料;
(15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根;
(16)公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊;
(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;
(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;
(19)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(20)各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中應(yīng)注意的問題
3.1.2.1 公務(wù)電報要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同時收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿,其它底稿不必存檔,但特別重要的文件例外。
3.1.2.4 作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補充完整后再立卷歸檔。
3.1.2.5 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單,應(yīng)隨文件一起存檔。
3.1.2.6 有請示無批復(fù)的文件,應(yīng)當(dāng)查明原因,采取補救措施補齊,沒有書面文件的,應(yīng)注明情況,并加蓋公章。
3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿,應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。
3.1.2.8 經(jīng)多方查找,證明確實已丟失的文件,應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱,注明丟失原因,加蓋公章,替代所丟文件歸檔。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分類
應(yīng)先按文件材料的重要性,在收藏時間上分為永久、長期、短期三種,然后依據(jù)事先編好的立卷類目,從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各單位形成的文件,自行立卷;
3.2.3.2 下級單位報來的重要的、批辦了的文件,由承辦單位立卷;
3.2.3.3 上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件,由承辦單位立卷;非專業(yè)性文件,由辦公室立卷。
3.2.4 歸檔
3.2.4.1 各單位于 月底前將上年度文件材料立卷完畢,交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的,由其職能部門負(fù)責(zé)管理)。
3.2.4.2 各種文件、資料,按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。
3.2.4.3 不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨立卷。
3.2.4.4 卷必須整齊,底圖一律按要求存放,以便保管、查閱。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管,膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3 底圖入庫要認(rèn)真檢查,平放或卷放。
3.3.4 庫藏檔案要定期核對,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復(fù)制。
3.4 檔案借閱
3.4.1 借閱檔案必須當(dāng)面查點清楚,并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還。
3.4.2 借出的檔案要注意保密,不得將檔案帶入宿舍或公共場所,不得讓無關(guān)人員翻閱。
3.4.3 借閱時間最長不得超過一個月,卻因工作需要到期不能歸還者,要說明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.4 歸還檔案時,由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚,并在借閱登記簿上及時注銷。
3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件材料,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀。
3.6 檔案統(tǒng)計
3.6.1 銷毀秘密公文,應(yīng)進(jìn)行登記,有2人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷。
3.6.2 要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計。
3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計資料外,還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作。
3.6.4 統(tǒng)計數(shù)字要準(zhǔn)確真實。
3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計,以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴(yán)守機密,檔案存放要單獨設(shè)鎖,無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
3.7.2 不得傳播、議論有關(guān)機密問題。
3.7.3 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。
