客房部庫房管理細(xì)則
客房部庫房管理細(xì)則
庫房是客房部的后勤保障分部,負(fù)責(zé)客房部物品管理、成本控制工作,對(duì)客房部成本管理以及客房產(chǎn)品的品質(zhì)負(fù)有重大責(zé)任。庫管具有對(duì)客房部物品進(jìn)行收發(fā)、保管、控制消耗及監(jiān)督使用的職能,成本管理工作是考核庫管工作的重要依據(jù)。現(xiàn)對(duì)庫房管理工作做出如下規(guī)定:
(一)物品申購
1、客房部的物品申購工作由客房部秘書和庫管共同承擔(dān)。庫管負(fù)責(zé)申購或與財(cái)務(wù)部大庫聯(lián)系訂購客房部日常業(yè)務(wù)所需的各項(xiàng)物資及酒水、小食,其余的雜項(xiàng)物品由秘書負(fù)責(zé)申購。
2、客房部庫管應(yīng)與財(cái)務(wù)部大庫保持密切聯(lián)系,掌握財(cái)務(wù)部大庫中客房部物資的動(dòng)態(tài)并不斷調(diào)節(jié),確保物資備量充足、有效。
(二)物品入庫
1、客房部申購的物品、設(shè)備、酒水、小食等,除辦公用品、布草、制服類物品以及用于維修洗衣房、pa設(shè)備設(shè)施的配件,其余均由庫管統(tǒng)一收貨并發(fā)放,各分部不得自行接收使用。
2、根據(jù)物品正常使用周期、平均消耗率以及客房每周的預(yù)測出租率,庫管每周星期一、星期二填寫《倉庫用品申請(qǐng)表》,經(jīng)客房部經(jīng)理簽字審批后,從財(cái)務(wù)部大庫將足夠本周發(fā)放的物品提取至客房部庫房,做好記錄后嚴(yán)格按照物品的保存要求進(jìn)行保管。
(三)物品發(fā)放
1、客用品的發(fā)放
(1)庫管每周星期三、星期四發(fā)放各樓層客用品。
(2)每周星期三、星期四各樓層領(lǐng)班根據(jù)客房出租率填寫《樓層客用品統(tǒng)計(jì)表》,并憑該表領(lǐng)用客用品。
(3)發(fā)放客用品時(shí),庫房管理員應(yīng)將實(shí)際發(fā)貨量填寫在《樓層客用品統(tǒng)計(jì)表》相應(yīng)欄目內(nèi),并與領(lǐng)貨人分別簽字確認(rèn)。發(fā)貨完畢后妥善保存原始單據(jù),以備每月的客用品盤點(diǎn)之用。
(4)被客人帶走或損壞的客用品需憑前臺(tái)掛帳的《雜項(xiàng)通知單》給予補(bǔ)發(fā)。
(5)被客人帶走或損壞而客人拒賠的客用品需憑大堂經(jīng)理或前廳部經(jīng)理簽發(fā)的減免《雜項(xiàng)通知單》給予補(bǔ)發(fā)。財(cái)務(wù)相關(guān)文件規(guī)定,前臺(tái)接待可簽發(fā)減免金額在10元之內(nèi)的《雜項(xiàng)通知單》;《雜項(xiàng)通知單》減免金額在50元之內(nèi)由大堂經(jīng)理簽發(fā)即可生效;減免金額在50—100元之內(nèi)需由前廳部經(jīng)理簽發(fā)(前廳部副經(jīng)理簽免權(quán)限同大堂經(jīng)理)。減免金額在100—600元之內(nèi)需由前廳部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理及分管客房副總經(jīng)理共同簽發(fā)方可生效;簽免金額在600元以上的需由總經(jīng)理簽發(fā)方可生效。(以上限額為每筆)
庫管憑減免《雜項(xiàng)通知單》發(fā)放物品時(shí),必須認(rèn)真審核簽免權(quán)限,不得越權(quán)發(fā)放。
(7)《雜項(xiàng)通知單》庫房有效聯(lián)為黃聯(lián),其它聯(lián)次視為無效聯(lián)。如黃聯(lián)丟失,必須憑其它聯(lián)次補(bǔ)領(lǐng)物品時(shí),應(yīng)由樓層主管及客房部經(jīng)理簽字認(rèn)可后方能補(bǔ)領(lǐng)。
(8)每月第一周星期二庫管對(duì)各樓層儲(chǔ)物柜進(jìn)行檢查。如有過多的客用品,庫管有權(quán)在該樓層領(lǐng)班本周申請(qǐng)領(lǐng)用量中予以沖減,以便合理控制經(jīng)營成本及物耗。在檢查中如發(fā)現(xiàn)有違規(guī)使用現(xiàn)象,庫管將直接向客房部經(jīng)理匯報(bào)并由客房部經(jīng)理做出相應(yīng)處罰。
(9)庫管應(yīng)嚴(yán)格做好客用品,特別是低值易耗品的使用控制,并定期統(tǒng)計(jì)平均消耗率,如有樓層的實(shí)際物耗指數(shù)明顯高于平均消耗率,經(jīng)分析無合理原因,應(yīng)報(bào)告客房部經(jīng)理,追究相關(guān)人員的成本管理責(zé)任。
(10)庫管應(yīng)隨時(shí)關(guān)注低值易耗品中有保質(zhì)期限品種的保質(zhì)期。臨近保質(zhì)期限前一個(gè)半月,應(yīng)組織更換并與采購部聯(lián)系調(diào)換事宜。確保庫房保存與樓層使用的客用品均在有效使用期內(nèi)。
