物業(yè)項目樣板房管理細則-3
物業(yè)項目樣板房管理細則(三)
1.0目的
指引如何具體執(zhí)行樣板房相關管理制度,指引具體的實施細節(jié)和注意事項,以使樣板房管理工作達到公司的要求。
2.0適用范圍
樣板房管理相關工作。
3.0職責
3.1項目物業(yè)負責人:負責樣板房管理工作的組織實施和檢查,確保相關制度得到執(zhí)行和達到執(zhí)行目的。
3.2樣板房管理員:樣板房管理員可由項目物業(yè)負責人指定的物業(yè)助理、行政人員或其他員工當任,負責樣板房資產管理、日常巡查、維修跟進等工作。
3.3項目物業(yè)安管部:負責樣板房安全管理、接待服務和協(xié)助樣板房管理人員做好樣板房管理工作。
3.4項目物業(yè)環(huán)衛(wèi)部:負責樣板房環(huán)衛(wèi)工作,包括清潔和綠化,在樣板房管理員的指導下協(xié)助做好樣板房管理工作。
3.5項目物業(yè)工程部:負責樣板房設備設施的維護與保養(yǎng),指導安管部正確開關設備。
4.0管理細則
4.1項目物業(yè)負責人
4.1.1在樣板房交接前做好所需物品申購工作,如地毯、鞋套等,在樣板房開放前申購到位。
4.1.2組織樣板房管理員、工程人員等人員在樣板交接前提前對樣板房進行檢查和預驗收,對于發(fā)現的問題提前向項目有關部門提出,促使在樣板房交接前整改完畢,交接前未整改完畢的在交接時做好記錄,交接完畢要求施工單位繼續(xù)整改。
4.1.3在樣板房交接時需交接門窗鎖匙、施工圖紙、設備設施的位置、開關閥門位置、設備設施的合格證、保修卡、使用說明書等。
4.1.4在樣板房交接完畢后,安排工作人員跟進安裝家私和裝飾情況,牽頭與項目行政部辦理樣板房資產和裝飾物交接工作。
4.1.5每周對樣板房的巡查工作不應少于三次,并在《工作日志》上做好巡查記錄。
4.1.6在樣板房交接完畢后,立即組織建立樣板房資產檔案,經審核無誤后遞公司總部備案。
4.1.7組織做好樣板資產管理、設施設備維護保養(yǎng)、接待服務、安全管理、清潔綠化等工作。
4.1.8對樣板房管理工作和相關制度執(zhí)行情況做到每周進行點評和總結,不斷完善日常管理工作,指導和督促相關責任部門、責任人嚴格執(zhí)行制度。
4.2樣板管理員
4.2.1在項目物業(yè)負責人的領導下負責樣板房管理工作的具體實施工作。
4.2.2在樣板房交接前做好預驗收工作,提前發(fā)現存在問題并跟進整改完善情況。
4.2.3及時掌握樣板房工程質量問題報修工作,及時掌握存在問題并督促相關責任單位或責任人整改。
4.2.4在項目物業(yè)負責人的指導下做好資產的交接和登記工作,對于樣板房資產的增減、報修、報損情況及時做好記錄和資產登記變更工作。
4.2.5從樣板房接管之日起,對易丟失物品進行登記造冊,將由安管部每日進行交接。
4.2.6在工程人員的協(xié)助下擬定設施設備開關時間表遞項目物業(yè)負責人批準后執(zhí)行。
4.2.7當值期間做到每日巡查樣板房,向當值安管員和環(huán)衛(wèi)員收集發(fā)現問題并跟進處理。
4.3物業(yè)安管部負責人
4.3.1在項目物業(yè)負責人的領導下做好樣板房安全管理、參觀接待工作,對樣板房物品的出入負責,每日對樣板房檢查一次。
4.3.2協(xié)助樣板房管理員做好樣板資產管理和日常管理工作,根據樣板房管理制度與樣板房管理人員對樣板房資產進行盤點。
4.3.3定期抽查安管部每日交接物品,檢查物品交接記錄與實物是否相符。
4.3.4在暴風雨天氣組織做好樣板房防防暴風雨工作,防止發(fā)生損失。
4.4物業(yè)工程人員
4.4.1在項目物業(yè)負責人的領導下做好樣板房設備設施的維護及管理。
4.4.2每日巡查樣板房內的設備設施,有異常的及時處理,對于樣板房管理員和樣板房崗位工作人員的報修工作及時跟進處理。
4.4.3配合樣板房管理員做好設施設備開關時間表。
5.0各崗位日常操作細則
5.1項目物業(yè)負責人
5.1.1每周不少于3次對樣板房及配套設施設備進行巡查,檢查樣板房衛(wèi)生、家私擺放和使用情況,檢查設備設施是否正常,樣板房崗位的操作是否達到規(guī)定,對于未達要求通過每日碰頭工作會議、工作例會或簽閱崗位《工作日志》時給予指正。
5.1.2留意本地天氣預報,在有暴風雨天氣前啟動預防預案,防止意外發(fā)生。
5.1.3暴風雨天氣后,組織人員對樣板房進行一次檢查,檢查是否有損失或滲水情況,如有異常立即安排跟進,避免影響樣板房正常開放。
5.1.4對樣板房內的重大維修工程,在工程開始前要到現場檢查施工單位的防護措施是否到
5.1.5位,并提醒注意事項,在施工結束后檢查現場清理和恢復情況,如有未達標準和要求繼續(xù)整改。
5.1.6在樣板房管理人員對樣板房資產盤點結束后,認真核查盤點情況,并每月現場核查一間樣板房盤點記錄與實物是否一致,促使做到賬實相符。
5.1.7有班次遞交施工申請時,在申請表上提示相關注意事項,根據施工內容判斷是否要關閉樣板房進行施工并請示項目負責人,根據項目負責人意見在申請表上明示是否關閉,以便樣板房當值人員根據批示跟進工作。
5.2物業(yè)安管部負責人
5.2.1每日對樣板房檢查一次,并盡量安排在上午完成,以便及時掌握樣板房內情況和當值工作狀況。
5.2.2巡查時了解當值隊員的當值情況,審閱該崗位的當值記錄并簽閱,了解鞋套是不充足,當值隊員的精神狀態(tài)、儀容儀表和禮儀禮節(jié)等,檢查樣板房內的清潔衛(wèi)生、綠化養(yǎng)護、家具和裝飾物等,有異常的了解情況后作出處理。
5.2.3不定期抽查樣板房非開放時間門窗鎖閉情況,如有未達要求的找出原由并追究責任。
5.2.4每周抽查樣板房當值崗位交接物品與實物是否相符,發(fā)現問題找出原由跟進處理。
5.2.5不定期抽查當值人員是否有不按相關制度執(zhí)行情況,指導和督促員工嚴格執(zhí)行制度。
5.2.6協(xié)助樣板房管理員做好樣板房的管理工作。
5.3樣板房管理員
5.3.1樣板房交接結束后,在3個工作日內要求行政部提供交接物品及資產的電子版詳細資料,包括名稱、規(guī)格型號、價值、單位、數量、供應商和聯(lián)系電話、合格證、保修資料等。如行政部不能提供詳細資料的,書面請行政部提供,以明確相關責任。
5.3.2要樣板房交接之日
起確定易丟失物品清單,并登記造冊后交由安管部執(zhí)行。
5.3.3在工程人員的協(xié)助下,在樣板房開放后3個工作日內,根據樣板房開放情況制定設備設施開啟與關閉時間表。
5.3.4樣板房交接結束后3個工作日內完成資產檔案建立工作,并附上與行政部辦理的書面交接記錄遞總公司物業(yè)部備案。
5.3.5每日上午10:30和下午15:30前,完成對樣板房的巡視工作。
5.3.6在樣板房巡查時如安管人員和環(huán)衛(wèi)員的工作未達要求,在現場給予指正,并告知當值班長。
5.3.7向樣板房工作人員了解當值期間是否發(fā)現有異常和參觀客人、領導是否提出有關意見。
5.3.8檢查樣板房崗位的工作質量是否達到制度和公司要求,未達要求的《物業(yè)巡查記錄》上做好記錄,巡查完畢后通知相關責任部門跟進,對于急需解決的問題立即聯(lián)系責任部門解決。
5.3.9巡查樣板房內的設備設施開啟情況是否達到《樣板房設備設施開關規(guī)定》。
5.3.10檢查樣板房內的家私是否齊全,是否有移動、坐臥、使用、破損、刮花等情況,如有異常了解原因后作出跟進處理。
5.3.11對樣板房出入的物品進行審核把關,凡有物品進入的情況在物品擺放到位后必須到現場檢查核對;物品有搬出的,在物品搬出后對原物品擺放的空余區(qū)域要做出處理。所有經批準有物品出入后,立即做好樣板房資產或物品的登記變更工作,做到賬實相符。
5.3.12每月25日前,與物業(yè)安管部班長級以上的管理人員對樣板房的資產進行盤點,雙方簽名確認后遞項目物業(yè)負責人審核,在25號前將盤點結果遞總公司物業(yè)部。
5.3.13資產盤點期間如發(fā)現實物和登記情況不相符的,檢查所有《物品出入放行條》是否有漏登記。如有無故丟失或損壞的情況,需向公司遞交詳細的書面報告,經公司研究決定后對由樣板房管理相關責任人承擔相應的責任。
5.3.14 對于樣板房當值崗位報修、存在問題反饋等,在跟進處理后要給予回復,做到所反映的問題事事有跟進,事事有回音。
5.3.15 在樣板房巡查期間或接報有物品需報修、報損,立即了解情況后填寫《樣板房資產報修/報損處理記錄》,并跟進其結果。
5.4物業(yè)部工程人員
5.4.1物業(yè)部工程人員在早上9:30前對開放的樣板房進行檢查,重點檢查樣板房空調、照明、水景、魚池等設備設施的開啟情況,有異常的及時處理,同進檢查房間家具、墻壁是否有發(fā)霉,墻壁是否有滲水等情況,檢查門窗鎖的開關、鎖閉情況是否正常。
5.4.2對于檢查發(fā)現有異常的,如不影響樣板房開放盡量安排在非開放時間維修,如需在開放時間維修的,維修現場必須設置警示牌,有必要的可作區(qū)域性圍閉。
5.4.3所有維修工程在維修完畢后需在《工作日志》上注明發(fā)現時間,維修完成時間及維修耗料,對于因缺少零配件而不能及時維修的,由樣板房管理員告知項目營銷中心,影響較大的向項目負責人匯報。及時向倉庫管理人員提出申購申請,并督促供貨,對于易買錯、難買或較特殊的,盡量提供樣板或與采購員聯(lián)系。
5.4.4協(xié)助樣板房管理員制定設施設備開關時間表。
5.5樣板房物業(yè)安管部當值人員
5.5.1上崗后立即對需交接的物品進行現場核對,有異常的了解原因并做好記錄,確定交接清晰后才在《樣板房物品交接記錄》簽名確認。
5.5.2在對樣板房交接物品進行交接期間,向交班人員或自行檢查相關情況,如家私是否完好無損;設備設施是否正常;是否有需維修的設備設施;樣板房墻壁是否有滲水現象等,并及時向當值班長匯報。
5.5.3樣板房內的交接物品、問題交接不清,接班人員可拒絕簽名接班。
5.5.4物品交接和現場檢查完畢,其他的交接手續(xù)全部辦理完畢后,檢查空調、照明、音響、水景、魚池開啟情況是否按《樣板房設備設施開關規(guī)定》執(zhí)行,在天氣有異常時可根據天氣和光線情況適當自行調節(jié)空調和照明開關情況。
5.5.5檢查私家花園和露臺桌椅是否擺放整齊。
5.5.6在天氣異?；虮╋L雨天氣前,將板房私家花園、樓層露臺的園林傘收起后放到車庫或雜物間內,天氣轉晴無異常后放回原位。檢查花園和露臺的盆景是否牢固,對易被風吹倒、跌落的提前收到避風處放置,天氣好轉后再放回原位,檢查所有門窗是否關閉。
5.5.7檢查鞋套是否夠當日使用,不夠時向班長匯報,放置鞋套時,要將鞋套整理好,以便于客人取用。
5.5.8對參觀客人、領導行舉手禮,在客人不多的情況下主動將鞋套遞到客人手中,客人離開時禮貌請客人除下鞋套回回收籃或箱內。
5.5.9對參觀的客人有坐臥家私、使用設施、觸動擺設和裝飾物等行為時,應禮貌制止。在接到申請人遞來的《樣板房物品出入申請表》時,要求申請人出示公司證件,核對確屬公司員工后,讓物品搬運經手人出示身份證,并在《樣板房物品出入申請表》上對搬運經手人姓名和身份證號碼進行登記。
5.5.10物品搬入時提醒小心注意搬運期間不要損壞、刮花樣板房內任何家私或設施,搬運完畢后逐一核對與申請表上所申請內容是否相符,如有增加請申請人在申請表上補充,如有不足要禁止申請人離開,立即通知樣板房管理員前來處理。
5.5.11 物品搬出時,要逐一核對搬出物品是否與申請表相符,確認無誤后才給予放行。
5.5.12 對當值環(huán)衛(wèi)員反映的樣板房的問題,已有記錄的給予回復,對于新的問題要與環(huán)衛(wèi)員一道進行核實,確認屬實后在《值班記錄》上做好登記,并報上級處理。
5.5.13《樣板房物品出入申請表》執(zhí)行完畢后立即向當值班長匯報,由當值班長遞回物業(yè)部存檔。
5.5.14有施工班組憑經批準的《樣板房維修施工工程申請表》進場施工時,在《值班記錄》上對進場施工人員的姓名、單位、負責人姓名、聯(lián)系電話等進行登記,并提醒做好施工前家私和設施設備的防護措施工作,否則可禁止施工。施工完畢后通知班長或樣板房管員檢查現場清理恢復情況,確認符合要求后才給予離開。
5.5.15樣板房施工期間,對不外開放的,如有來訪客人時要禮貌的做好解釋工作;如仍需開放的,要提醒施工人員注意禮貌和勿大聲喧嘩,工具擺放在不明顯位置。在客人對施工工程有疑問時,要主動上前做好解釋工作,但解釋內容需提前請班長給予明示,避免錯誤解釋形成負面影響。
5.5.16下班時,要對原存在未解決問題、新發(fā)生問題、已解決問題等進行登記交接,并口頭提醒接班人。
5.5.17安管部晚上負責鎖閉門窗工作人員負責對樣板內進行消殺一次。
5.6樣板房當值物業(yè)環(huán)衛(wèi)部員工
5.6.1上崗后立即對樣板房
及私家花園的清潔衛(wèi)生和綠化進行檢查,了解清潔和綠化存在問題,同時檢查房內家私、裝飾物的擺放情況,觀察是否有移動、缺失、損壞等情況,如有異常報當值安管員。
5.6.2檢查完畢后首先重點清理衛(wèi)生較差的區(qū)域,在開放參觀前保證樣板房整體清潔無明顯問題,大體清潔工作完畢后對室內綠化燒水。
5.6.3樣板房開放后,在清潔期間如遇到有客人參觀,應停止手中的工作并主動問好,待客人經過后才繼續(xù)工作。
5.6.4樣板房開放期間要盡量減少在房內清潔的時間,利用早上8:00至10:00,中午12:00至14:00期間做好房內清潔和綠化澆水工作。
5.6.5對參觀的客人有坐臥家私、使用設施、觸動擺設和裝飾物等行為時,應禮貌制止。
