實(shí)物檔案管理細(xì)則范例
機(jī)關(guān)實(shí)物檔案管理規(guī)范
1 范圍
本規(guī)范規(guī)定了市直機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,具有保存和參考利用價(jià)值實(shí)物的收集、整理、歸檔和實(shí)物檔案保管、利用和移交進(jìn)館的原則和方法。
本規(guī)范適用于青島市市直機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織,市政府直屬工作部門所屬的獨(dú)立承擔(dān)行政管理職能的機(jī)構(gòu)參照?qǐng)?zhí)行,各區(qū)(市)可依此制定本區(qū)域的管理規(guī)范。
2 歸檔
2.1 歸檔范圍
凡是本單位在行使職能活動(dòng)時(shí),形成、獲得或者收集的,對(duì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的實(shí)物均屬實(shí)物檔案歸檔范圍,實(shí)物檔案歸檔范圍如下:
2.1.1 應(yīng)進(jìn)館實(shí)物檔案歸檔范圍
2.1.1.1 本單位獲得的省部級(jí)(含)以上涉及綜合工作的各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、牌匾等。
2.1.1.2 本單位舉辦或承辦重大活動(dòng)形成的有保存利用價(jià)值的憑證性實(shí)物,包括活動(dòng)標(biāo)志、證件、證書、獎(jiǎng)?wù)隆⒓o(jì)念品、首日封、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章、贈(zèng)送的禮品等。
2.1.1.3 本單位外事活動(dòng)中獲贈(zèng)的紀(jì)念品、禮品。
2.1.1.4 其它有重要保存利用價(jià)值的實(shí)物。
2.1.2 非進(jìn)館實(shí)物檔案歸檔范圍
2.1.2.1 本單位獲得的(2.1.1.1.1規(guī)定范圍之外)各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、牌匾等。
2.1.2.2 本單位國(guó)內(nèi)交往中獲贈(zèng)的紀(jì)念品、禮品。
2.1.2.3 其它有一般保存利用價(jià)值的實(shí)物。
2.2 歸檔要求
2.2.1 實(shí)物檔案應(yīng)在形成或獲得實(shí)物一個(gè)月內(nèi)向本單位檔案部門移交,任何單位、部門或個(gè)人不得將實(shí)物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。
2.2.2 歸檔實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題和時(shí)間的,移交單位或個(gè)人應(yīng)在移交時(shí)對(duì)實(shí)物的主題和時(shí)間進(jìn)行說(shuō)明。
2.2.3 歸檔的實(shí)物檔案應(yīng)保持整潔、無(wú)破損。
2.3 移交接收
2.3.1 各單位檔案部門對(duì)應(yīng)歸檔的實(shí)物檔案進(jìn)行檢查,確保實(shí)物檔案符合歸檔要求。
2.3.2 移交實(shí)物檔案時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù),清點(diǎn)后交接雙方在移交清冊(cè)上簽字。
3 整理
3.1 分類
實(shí)物檔案原則上按實(shí)物形狀分類,實(shí)物形狀具體分為平面實(shí)物、立體實(shí)物等類別。
3.2 編號(hào)
3.2.1 實(shí)物檔案按實(shí)物形狀結(jié)合級(jí)別,依其時(shí)間先后順序排列。
3.2.2 實(shí)物檔案按平面實(shí)物、立體實(shí)物分別從“1”開(kāi)始編制流水號(hào)。
需進(jìn)館與不需進(jìn)館的實(shí)物檔案應(yīng)分別編號(hào)。
3.2.3 實(shí)物檔案應(yīng)以“件”為單位按一件一號(hào)原則進(jìn)行編號(hào),并在實(shí)物上粘貼歸檔章(見(jiàn)附圖1)。
平面實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物右下方,立體實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物底部。
歸檔章項(xiàng)目包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)。
3.2.3.1 全宗號(hào):同級(jí)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
3.2.3.2 目錄號(hào):全宗內(nèi)所屬目錄的編號(hào)。
3.2.3.3 案卷號(hào):按分類方案,每件實(shí)物檔案的流水編號(hào)。
3.2.4 歸檔章項(xiàng)目應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫,書寫材料應(yīng)符合檔案管理要求。
3.3 編目
實(shí)物檔案應(yīng)按分類編號(hào)要求,將目錄錄入計(jì)算機(jī),編制實(shí)物檔案案卷目錄(見(jiàn)附圖2)。
實(shí)物檔案案卷目錄包括案卷號(hào)、受獎(jiǎng)單位、題名、授獎(jiǎng)單位、授獎(jiǎng)年度、期限、類別、備注等項(xiàng)目。
3.3.1 案卷號(hào):填寫實(shí)物的件號(hào)。
3.3.2 受獎(jiǎng)單位:填寫立檔單位名稱。
3.3.3 題名:填寫實(shí)物名稱。
3.3.4 授獎(jiǎng)單位:填寫實(shí)物制作、頒發(fā)單位。
3.3.5 授獎(jiǎng)年度:填寫實(shí)物制作、頒發(fā)年度。
3.3.6 期限:暫空。
3.3.7 類別:填寫實(shí)物檔案的種類名稱,如:證書、獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、牌匾、紀(jì)念品、宣傳品。
3.3.8 備注:填寫需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
4 保管
4.1 實(shí)物檔案一般應(yīng)專柜保管,對(duì)貴重的實(shí)物檔案,要采取相應(yīng)措施確保安全,移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。
4.2 對(duì)實(shí)物檔案應(yīng)定期清點(diǎn),做到帳物一致,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查對(duì)清楚。
4.3 實(shí)物檔案應(yīng)保持整潔,定期除塵,避免褪色,確保實(shí)物檔案完好無(wú)損。
4.4 存放錦旗、證書等易蟲蛀的櫥柜,要投放防蟲劑;
4.5 實(shí)物檔案應(yīng)使用數(shù)碼相機(jī)數(shù)字化,并將形成的數(shù)碼照片按《青島市機(jī)關(guān)數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范(試行)》要求整理。
4.6 獎(jiǎng)狀可卷成筒狀保管,錦旗也可卷成筒狀保管或折疊后放入檔案盒保管。
5 利用
5.1 利用實(shí)物檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)。
5.2 利用實(shí)物檔案原則上只能使用實(shí)物照片,如確需使用實(shí)物檔案原件,須寫明利用目的,經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能利用。
5.3 歸還實(shí)物檔案時(shí),檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的實(shí)物檔案仔細(xì)檢查,核查無(wú)誤后方可簽字注銷。
如發(fā)現(xiàn)損壞,應(yīng)立即追究責(zé)任。
6 移交進(jìn)館
6.1 移交進(jìn)館時(shí)間
屬于進(jìn)館范圍的實(shí)物檔案,應(yīng)隨本單位其他門類檔案定期向青島市檔案館移交。
6.2 移交進(jìn)館要求
實(shí)物檔案移交進(jìn)館時(shí),一并移交下列材料。
6.2.1 機(jī)讀實(shí)物檔案案卷目錄。
6.2.2 計(jì)算機(jī)打印實(shí)物檔案案卷目錄三套。
6.2.3 進(jìn)館說(shuō)明。
