住宅區(qū)檔案資料管理設(shè)想規(guī)范
住宅區(qū)檔案資料管理設(shè)想
1 檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)
1.1 資料的收集
1.1.1建立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段,實(shí)施現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、多元化、規(guī)范化、經(jīng)?；取傲惫芾?建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。
1.1.2資料的收集堅持系統(tǒng)、完整的原則,根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容,從實(shí)際需要出發(fā),擴(kuò)大信息資料的來源,從時間上講是指從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面,大到房屋本體、公共設(shè)施,小到一樹一木都有詳細(xì)的資料收集。
1.2資料分類整理
1.3資料歸檔管理
歸檔就是按照資料自身規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行分類保存。根據(jù)實(shí)際需要,****一期的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號、造冊、編輯并分柜保存,運(yùn)用計算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和調(diào)用。
檔案的出、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出,入室時須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。
檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質(zhì)。
1.4檔案的運(yùn)用
采用先進(jìn)的檢索軟件,逐步建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。
1.4.1外部網(wǎng):與廣大業(yè)戶、主管部門進(jìn)行聯(lián)網(wǎng),所有管理資料如
住戶資料、裝修資料、財務(wù)狀況等,隨時可以查閱調(diào)用,便于工作監(jiān)督和檢查。
1.4.2內(nèi)部網(wǎng):管理處內(nèi)部聯(lián)網(wǎng),運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施,對文件進(jìn)行分級管理、分層使用。
2 檔案資料的類別
檔案資料大體分為物業(yè)管理政策、法規(guī)資料,竣工驗(yàn)收資料、房屋的單體竣工圖、住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運(yùn)行記錄、運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務(wù)活動記錄及檔案。
2.1竣工驗(yàn)收資料(如下表)
名 稱 資料內(nèi)容
工程建筑
產(chǎn)權(quán)資料 a:規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證
c:拆遷安置資料
工 程 技 術(shù) 資 料 a 竣工圖-總平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙;
b 地質(zhì)勘察報告;
c 工程合同及開工、竣工報告;
d 工程預(yù)算
e 圖紙會審記錄
f 工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄);
g 隱蔽工程驗(yàn)收簽證;
h 沉降觀察記錄;
i 竣工驗(yàn)收證明書;
k 新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書;
l 水、電、采暖、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備檢驗(yàn)合格證書;
m 砂漿、混凝土試塊試壓報告;
n 供水、供暖的試壓報告;
o 園林綠化的圖紙和清樣;
p 設(shè)備清單、安裝調(diào)試記錄、使用注意事項(xiàng)說明、質(zhì)保書和保修單,操作手冊等;
q 有關(guān)工程項(xiàng)目的其他重要技術(shù)決定和文件
2.2管理檔案資料(含業(yè)戶檔案、裝修管理檔案巡視記錄)
名稱 資料內(nèi)容
物業(yè)資料 小區(qū)基本資料、分區(qū)資料、環(huán)境文化設(shè)施資料
住戶資料 a:住戶遷入資料
b:住戶人員檔案
c:住戶維修檔案
事務(wù)資料 a:事務(wù)值班表 b:事務(wù)交接記錄表
c:業(yè)戶搬出(入)物品登記表d:日常事務(wù)巡視記錄
e:業(yè)戶回訪登記表
合格分承包方資料 a:維修申請表(附圖紙)b:維修工程隊安全責(zé)任書
c:臨時施工人員登記表 d:施工單位營業(yè)執(zhí)照
2.3投訴與回訪及其他管理服務(wù)
名稱資料內(nèi)容
維修資料 a:維修申報表 b:維修服務(wù)派工單
c:維修回訪記錄表d:公共設(shè)施維修記錄
治安交通
管理資料 a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶
c:物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料、車位使用協(xié)議
設(shè)備管理
資料 a:公用
設(shè)施保養(yǎng)維修記錄
b:各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄
c:設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d:設(shè)備檢查記錄
社區(qū)文化
資料 a:活動計劃實(shí)施方案、總結(jié)記錄
b:文化活動圖片及錄像記錄
c:傳媒報導(dǎo)
員工管理
資料 a:員工個人資料、聘用表b:員工業(yè)績考核及獎懲記錄
c:員工培訓(xùn)計劃及實(shí)施記錄 d:員工培訓(xùn)考核記錄
e:員工外出考評及參加演練記錄 f:員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄
業(yè)戶反饋
資料 a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表 b:業(yè)戶意
見調(diào)查、統(tǒng)計記錄
c:業(yè)戶投訴及處理記錄表
行政文件
資料 a:管理處主管值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件
d:管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件
e:管理處榮譽(yù)一覽表
f:管理處接待來訪參觀記錄表
業(yè)主委員會
