恒大地產(chǎn)營銷短信管理規(guī)范
恒大地產(chǎn)集團營銷短信管理規(guī)范
一、短信合同簽訂與審批
為加強和規(guī)范各地區(qū)公司短信廣告合同簽訂與審批制度,充分維護短信廣告的投放效果,確保集團2023年銷售目標順利完成,經(jīng)集團公司研究決定,特制定《恒大地產(chǎn)集團短信廣告合同簽訂與審批管理辦法》,具體有關事項通知如下:
1.合作單位
(1)各地區(qū)公司要根據(jù)在售項目的數(shù)量、當?shù)爻鞘腥丝?、投放需求等相應條件簽定2家以上的短信公司作為長期合作公司,同時預留3家以上短信公司作為備選單位。
(2)為確保通道的穩(wěn)定性和合法性,我方所選擇短信公司,必須是移動、聯(lián)通、電信三大運營商正式授權(quán)委托的一級代理商。短信公司必須要與三大運營商之一直接簽訂一手代理協(xié)議。
(3)為保證短信投放方式的多樣性,我方原則上不再簽訂卡發(fā)方式的短信公司。
(4)為保證滿足我方能長期有效進行短信投放,短信公司必須具備充足有效的號碼數(shù)據(jù)庫,同時擁有長期更新號碼資源的渠道能力。
(5)短信發(fā)送地點盡量設在項目所在地城市,短信投放通道盡量是本省的通道,以方便我方監(jiān)控和檢查。如本省無可用通道,可選用口碑較好的其他地區(qū)公司所在省份的通道代理。
2.短信合同的簽訂與審批
(1)短信公司的前期洽談至最終選定全過程須由營銷部、合同部、監(jiān)察室三部室負責人參加,洽談結(jié)果要及時向董事長匯報。
(2)各地營銷部短信專員負責與短信公司針對合同條款進行洽談,各地可根據(jù)當?shù)貙嶋H情況對模版進行局部調(diào)整。所有的短信立項報告和調(diào)整后的合同模板,必須經(jīng)當?shù)睾贤繉徍撕?由地區(qū)公司董事長簽字后方可執(zhí)行。
(3)除短期的試發(fā)短信公司外,長期合作單位的合同簽訂必須將短信立項報告及合同須一同上報集團主管副總裁審批。
二、數(shù)據(jù)包管理
數(shù)據(jù)包管理是數(shù)據(jù)庫營銷中的重要工作。為確保短信投放的準確性、科學性、有效性,避免數(shù)據(jù)的重復使用,減少投訴與浪費,根據(jù)各地數(shù)據(jù)庫總量和潛在客戶數(shù)據(jù)庫做好數(shù)據(jù)投放循環(huán)計劃,特制定本管理辦法。
1.數(shù)據(jù)庫的搜集與整理
(1)各地區(qū)公司營銷部必須在首次短信投放前,建立相對完善的當?shù)爻鞘袛?shù)據(jù)庫。各地區(qū)公司短信負責人可利用號碼魔方4.5軟件導出當?shù)爻鞘械娜刻柖?通過濾號器濾出全部實號,匯總建立項目數(shù)據(jù)庫。
(2)監(jiān)控人員在短信投放過程中,要有意識地搜集短信公司的數(shù)據(jù)庫資源。所得數(shù)據(jù)通過號碼魔方4.5濾除重號功能過濾后補充至我方數(shù)據(jù)總庫。
(3)地區(qū)公司數(shù)據(jù)庫應2個月更新一次,同時應敦促短信公司及時更新數(shù)據(jù)資源。
(4)營銷部每天及時通過來電顯示設備收集當日來電號碼,每周匯總各項目銷售現(xiàn)場的來電、來訪號碼,并將該數(shù)據(jù)按項目分類匯總建立項目意向客戶數(shù)據(jù)庫,營銷品牌中心將不定期抽查該項工作落實情況。
(5)短信負責人須建立數(shù)據(jù)庫紅、黑名單機制,將相關政府官員、運營商高管等數(shù)據(jù)積累形成紅名單,將每周現(xiàn)場投訴號碼積累形成黑名單,每次發(fā)送之前須先將紅黑名單號碼過濾。
2.數(shù)據(jù)的投放與使用
(1)短信投放前,營銷部須會同代理公司分析項目潛在客戶,制定出相對精確合理的短信投放排期(短信內(nèi)容、排期、投放項目、發(fā)送單位(發(fā)送方式)、投放數(shù)量、數(shù)據(jù)庫情況),并報領導審批(營銷部負責人→地區(qū)公司主管領導)。
(2)短信投放前一天,短信負責人應按照短信排期從數(shù)據(jù)總庫中提取相應數(shù)量的號碼資源,利用號碼魔方濾除紅、黑名單,消除重號,并拆分成數(shù)量為5000或10000的數(shù)據(jù)小包編號備用。
(3)如使用短信公司數(shù)據(jù),短信投放前一天,短信負責人應知會短信公司我方投放數(shù)據(jù),以避免雙方數(shù)據(jù)重復造成的浪費。同時,短信負責人須提前到短信發(fā)送現(xiàn)場,監(jiān)督短信公司按照我司挑選的手機號碼資源進行打包、分類,并在該過程中隨機抽查號碼真實性。
(4)短信投放前,短信負責人須將意向客戶數(shù)據(jù)(即每周來電來訪號碼)濾出,通過移動adc平臺或mas通道對該批數(shù)據(jù)進行投放。
(5)短信公司發(fā)送過程中,現(xiàn)場檢測人員要對當日發(fā)送的手機號碼按萬分之一比例進行抽查,對抽查號碼進行電訪,統(tǒng)計投放數(shù)據(jù)庫中的死號、空號、異地號等無效號碼,并將無效號碼的抽查比率作為最后結(jié)款的重要考核標準。
3.關于近期數(shù)據(jù)投放
(1)根據(jù)近期短信投放的特點,為確保短信發(fā)送工作的精細化,各地須根據(jù)項目對目標客戶進行細分及數(shù)據(jù)篩選,保證目標客戶在一周內(nèi)陸續(xù)收到內(nèi)容為同一項目不同案名的短信;同時,應保證兩周內(nèi)目標客戶數(shù)據(jù)不重復收到同一個案名的短信,以避免重復投放。
(2)具體投放方式為:以周為時間段,以數(shù)據(jù)包為投放單位。對總數(shù)據(jù)包進行編號,例如總數(shù)據(jù)包為1-64號,則第一周投放1-8號,第二周投放9-16號,以此類推。這樣可以保證每周每個項目投放8個數(shù)據(jù)包,分別對項目的三個案名進行投放。
(以長沙恒大華府為例,每周提前挑選數(shù)據(jù)40萬,拆分編號為8個數(shù)據(jù)包,分6天輪流投放。其中周二至周四、周日每天每個案名5萬,周五、周六每個案名10萬。每個數(shù)據(jù)包一周內(nèi)將分別使用于項目的三個案名,即每周每項目案名投放40萬,每周項目投放短信總量為120萬。)
長沙恒大華府短信排期表
3、數(shù)據(jù)包有效性檢測
為檢驗短信發(fā)送數(shù)據(jù)包的準確性及有效性,營銷部負責在拆分數(shù)據(jù)包時將短信監(jiān)測人員的手機號碼作為監(jiān)測號碼一次性分別埋在不同的數(shù)據(jù)包內(nèi),同時對檢測號碼的短信接收情況進行登記、匯總。
例如:監(jiān)測人員甲、乙號碼埋入長沙恒大華府目標客戶數(shù)據(jù)包1,監(jiān)測人員丙、丁號碼埋入數(shù)據(jù)包3中,則監(jiān)測人員甲、乙將于周二、周四、周六分別收到內(nèi)容為案名a、案名c、案名b的短信,監(jiān)測人員丙、丁將于周二、周五、周六分別收到內(nèi)容為案名c、案名a、案名b的短信,即每人每周收到三條不同短信。以此類推。
4、短信發(fā)送效果統(tǒng)計及分析
營銷部須安排2人負責短信投放后的匯總工作,1人負責分析統(tǒng)計及填寫《項目短信發(fā)送及效果分析表》,另1人負責統(tǒng)計并填寫《監(jiān)測號碼驗證報告(周統(tǒng)計表)》。統(tǒng)計分析過程中如遇異常情況,務必及時向營銷部負責人匯報。
三、短信廣告發(fā)送及監(jiān)控管理辦法(通道)
短信監(jiān)控為公司各部門的工作職責之一,由各地公司行政人事部統(tǒng)一安排。
1.短信廣告發(fā)送前期準備工作
(1)每月最后一天,各部門按要求上報下月監(jiān)控人員名單,行政人事部負責統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排,以周為單位進行編組。
(2)鑒于短信發(fā)送時間固定在周二到周日,各地區(qū)公司每周應成立6-12個短信監(jiān)控小組,每組由3
人組成,1名組長,2名組員。
(3)每周一9:30分前,營銷部短信負責人將本周所需短信監(jiān)控的日期及數(shù)量等情況報行政人事部;人事部根據(jù)本周的短信排期合理安排短信監(jiān)控排班表,并于每周一15:00前向各成員發(fā)布排班表。
(4)短信監(jiān)控小組組長要落實組員在監(jiān)控前一天的17:30前確定監(jiān)測號碼,并到短信監(jiān)控點進行埋號。埋號號碼數(shù)量至少為30個,并通知號碼所有人收到短信廣告后保留,方便后期統(tǒng)計。
(5)短信監(jiān)控小組組長需提前一天與短信公司聯(lián)系,確定發(fā)送時間、地點、發(fā)送量,并知會短信小組成員。
2.監(jiān)控點工作
(1)短信監(jiān)控組所有成員需提前15分鐘到達短信監(jiān)控點,全程監(jiān)控至短信發(fā)送結(jié)束后方可離開。
(2)短信監(jiān)控小組組長需在發(fā)送開始前向地區(qū)公司董事長短信匯報人員抵達情況、開始發(fā)送時間及當天發(fā)送量(短信版本:**董事長:*月*日的短信監(jiān)控***點,小組成員已全部按時到達,當天預計發(fā)送量為*條,于*點開始發(fā)送,匯報完畢。***點組長***部***);在發(fā)送結(jié)束后再以短信形式向董事長匯報實際發(fā)送量及發(fā)送情況。
(3)監(jiān)控人員在監(jiān)控過程中,要詳細記錄每批次短信發(fā)送的時間,發(fā)送結(jié)束后保留原始資料備查。
(4)每隔半小時記錄該時間段內(nèi)短信發(fā)送量,每隔1個小時要求短信發(fā)送人對該時間段內(nèi)發(fā)送數(shù)量進行統(tǒng)計并截圖。
(5)根據(jù)短信發(fā)放記錄情況,填寫附表一:《****樓盤短信每日發(fā)送監(jiān)控表》并簽字。
(6)短信發(fā)送完畢后,隨機抽取當日短信發(fā)送量的萬分之一(最低50,最高100)進行電話驗證,填寫附表二:《隨機樣本號碼有效性檢驗報告》并簽字。
(7)統(tǒng)計預先所埋30個監(jiān)測號碼的短信廣告接收情況,填寫附表三《監(jiān)測測試號碼驗證報告》;
(8)各地區(qū)公司營銷部負責填寫每周發(fā)送效果分析報告。見附表四《短信效果周報表》。
(9)整理相關表格及原始材料,監(jiān)控結(jié)束后24小時內(nèi)將簽字版資料提交行政人事部,所有監(jiān)控人員需在各類監(jiān)控資料上簽字確認。
(10)短信監(jiān)控組組長必須高度負責,密切關注短信發(fā)送情況,出現(xiàn)突發(fā)及異常情況需要及時與營銷部相關負責人聯(lián)系。
(11)如遇特殊情況需提前離開,組員請假需得到組長同意,組長請假需得到董事長同意,兩者均要立刻報備行政人事部。
四、短信廣告發(fā)送管理辦法(卡發(fā))
本階段短信卡發(fā)皆為內(nèi)部操作,原則上我方不再使用卡發(fā)的短信公司。因此本管理辦法針對的是我公司內(nèi)部卡發(fā)流程管理。
1.sim卡管理辦法要求如下
(1)營銷部、行政人事部負責派出專人了解短信卡卡源、價格等市場行情并提出購買建議,經(jīng)兩部負責人簽字確認后上報地區(qū)公司董事長,經(jīng)簽字確認后填報采購單,交由采購部負責組織2人以上去購卡。
(2)卡到貨后,由采購部、營銷部、行政人事部派出代表清點sim卡的數(shù)量并簽收確認,交由短信負責人帶到卡發(fā)現(xiàn)場備用。
(3)短信投放當日,短信負責人負責將卡分發(fā)給卡發(fā)實際操作人,督促其詳細記錄每張卡的詳細發(fā)送數(shù)量。
(4)sim卡賬上余額使用完后,卡發(fā)現(xiàn)場負責人應清點廢卡數(shù)量,確認與購卡數(shù)量一致時交由短信負責人備案。
(5)廢卡積累到1千張時,短信負責人應協(xié)同相關部門抽查卡上余額是否完全消費并簽字確認,上報主管領導審核后,視為廢卡處理,如應供貨商要求可還于供貨商。
(6)短信負責人須做好短信費用臺帳統(tǒng)計,對于購買sim卡費用臺帳,每月為一個節(jié)點,做好sim卡費用臺帳統(tǒng)計,由營銷部經(jīng)理審核簽字。
2.卡發(fā)操作管理及監(jiān)控要求如下
(1)短信負責人應在發(fā)送前半個小時到達機房,把卡和分好包的數(shù)據(jù)分給操作人員,確認短信內(nèi)容無誤后,方可進行投放。
(2)卡發(fā)操作人員在發(fā)送前應根據(jù)卡的性能,設置卡發(fā)發(fā)送速度,務必低于運營商規(guī)定的限速和數(shù)量,防止sim短信功能被停,造成損失。
(3)卡發(fā)操作人員應在每個分好的數(shù)據(jù)包中隨機埋入自己的手機號碼作為監(jiān)測號碼,并詳細記錄每包的發(fā)送完畢后的監(jiān)測號碼收到時間。
(4)每臺電腦發(fā)送1萬條后,現(xiàn)場人員應對發(fā)送報告進行截屏,每次更換新卡前,對發(fā)送數(shù)量進行截屏后方可清零軟件端口成功條數(shù),重啟卡發(fā)機和軟件,換取新卡。
(5)現(xiàn)場人員須在發(fā)送完畢后在截屏報告上簽字確認,交于短信負責人統(tǒng)一備案。
3.卡發(fā)機房人事安排要求如下
(1)每次發(fā)送,必須保證至少2個人到達發(fā)送現(xiàn)場實施發(fā)送,以保證短信發(fā)送前、中、后的各項操作高效率完成。
(2)人事部負責合理安排各部門的同事參與卡發(fā)工作,提前一天安排好次日卡發(fā)的人員排表,告知短信負責人。
(3)卡發(fā)前一天,短信負責人需專門召集現(xiàn)場操作人員開會,對卡的屬性、卡發(fā)注意事項進行簡單培訓。
(4)卡發(fā)過程中,現(xiàn)場工作人員如需請假須報知各地董事長同意。
(5)發(fā)送完畢,短信負責人應告知營銷部負責人。同時,至少3個人到達發(fā)送現(xiàn)場,做好每臺機器的發(fā)送情況統(tǒng)計簽字確認;并整理、保存好發(fā)送截屏或發(fā)送報告。
