建筑企業(yè)費用報銷流程管理規(guī)定
建筑施工企業(yè)費用報銷流程管理規(guī)定
第一條為明確各類費用在報銷付款中的管理責任、權限和流程，根據制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定適用于公司內部各獨立核算單位、全資子公司和控股子公司(以下簡稱“各單位”)。
第三條各單位可根據本規(guī)定，結合本單位實際情況，制定相應的費用報銷細則或實施辦法，并報公司審核后在本單位實施。
第四條本規(guī)定所稱費用報銷是指日常發(fā)生的差旅費、辦公費、業(yè)務招待費、汽車費、運雜費、郵電通信費、水電費、租賃費、會議費、保險費、低值易耗品、各種規(guī)費、咨詢訴訟費、檢測測繪費、證照費、年檢費、其他營業(yè)費用和其他管理費用等。
第五條權簽人
1、本規(guī)定的權簽人是指部門經理、副總經理、財務總監(jiān)、總經理、董事長等，名單以控股公司、集團公司、公司及各單位的任命文件為準。
2、權簽人享有在規(guī)定管理權限內對報銷付款簽字審核審批的權利，并承擔相應的責任和對費用真實、合法、合理性負責的義務(公司權簽人的授權待進一步明確后修改本制度再上報控股公司)。
第六條員工借款
1、日常費用開支原則上不允許員工借款，應由個人先墊支，事后報銷;符合《貨幣資金管理制度》或大額開支確需借備用金的，根據費用預算，填報《借款審批表》報批后，到所屬財務部門申領借款。但需在事項完畢后5個工作日內辦理報銷手續(xù)。
當年12月31日前的借款尚未核銷的，如無特殊情況，一律從工資或獎金中先扣回。
2、借款實行“前款不清，后款不借”原則。員工在財務部門有借款余額或上次借款尚未歸還或核銷的，除非有特殊情況，否則不允許再次借款;費用報銷時，如無特殊理由，應先歸還借款，扣除借款后有余額的，按余額付款。
3、公司員工借款經部負責人、財務總監(jiān)、總經理審批;各單位員工借款經部門負責人、公司派出財務負責人審核同意后，報經理(或指定的副經理)審批;各單位經理、公司總經理、董事長借款由各單位公司派出財務負責人、財務總監(jiān)審核簽字;公司總經理、副總經理兼任下屬單位董事長的，指定在公司借款，所有人員嚴禁多單位(多頭)借款和多頭報銷。
4、財務部門應加強對員工借款的管理，定期催收。
5、出差借款按照《差旅費管理規(guī)定》執(zhí)行。
第七條報銷的要求
1、發(fā)票的基本要求
①發(fā)票必須合法、真實、有效。
②發(fā)票不得涂改、挖補、大小寫金額必須相符，字跡清楚。發(fā)現發(fā)票有誤，應當退回重開或更正，更正處應加蓋開票單位公章。
③發(fā)票用膠水分類、整齊地粘貼在報銷粘貼單上，防止原始憑證在傳遞過程中丟失。
④發(fā)票抬頭與公司名稱應一致，并具有規(guī)定印章(公章或財務專用章或發(fā)票專用章等)。
⑤其它要求參見《會計基礎工作規(guī)范制度》和國家相關法律、法規(guī)。
財務部門有權拒收不合法不合規(guī)的票據，應當扣留虛假票據，并及時通報相關責任人。
2、報銷憑證的填寫要求
①必須按費用報銷單要求填寫相關內容。
②報銷事項的內容、用途說明必須清晰準確，并注明費用歸屬(屬于哪個單位或項目，便于分類核算或轉賬)，必要時附清單詳細說明。
③凡是費用需要在公司和各單位之間分攤的，報銷人應該根據原始憑證抬頭與費用歸屬關系，分別歸集后，填寫相應的報銷憑證，確不能歸集應給予適當分配比例。
④報銷金額大小寫必須一致，不得涂改，不得使用鉛筆、圓珠筆、紅色墨水筆填寫。
⑤財務在審核時按相關制度規(guī)定有權去除不符合要求的票據(如白條、不符合要求的發(fā)票等)，可以核小報銷金額;但審核金額超過原報銷金額時，應退回經辦人重填或按申報金額報銷。
⑥費用報銷單分差旅費報銷單、招待費用報銷單和費用報銷單，差旅費報銷填差旅費報銷單，其他所有費用填費用報銷單;
3、其他報銷附件要求
①除發(fā)票外，其他附件、報表必須合法、合規(guī)，有相關責任人的簽字審批，業(yè)務招待費的報銷報銷人對應說明的事項根據管理需要要求填寫費用說明清單，但費用說明清單不做為原始入帳憑證。
②差旅費報銷除當天往返等特殊情況外應當附出差審批單，汽車費用報銷應當附派車單。
③簽有合同的費用報銷(如廣告費、設計費等)附件必須符合合同付款流程管理規(guī)定。
4、報銷的時效要求
①當月費用一般應在當月報銷處理完畢，部分費用如電話費等可以延至下月。
②當年費用一般應在當年12月31日前報銷處理完畢。部分費用的發(fā)票如當年無法取得，只能在次年1月取得的，應在1月取得時立即辦理報銷;財務部門如果賬務處理允許，應進入當年費用。
③申請先由公司預付支票的，經辦人應在5個工作日內拿回相應發(fā)票按此報銷流程辦理簽字核銷手續(xù)，否則視同個人借款按相關規(guī)定處理。
第八條報銷審批付款流程
1、經辦人：根據本單位實際業(yè)務需要，在費用事項發(fā)生后，按照報銷流程管理要求分類粘貼原始憑證，填寫報銷單，交部門負責任審核。經辦人對其發(fā)生費用的真實、合理、合法、完整性負責，嚴禁虛報、假公濟私。
2、部門負責人：按管理及責任權限對本部門發(fā)生費用的真實性、合理性負責審核并簽字，對費用是否符合部門計劃、預算承擔責任;部門負責人可以根據事項、金額的重要性，讓部門業(yè)務主管先行審核簽字，并落實責任。對審核不通過的予以退回。
3、財務部門負責人：財務部門負責人(或授權主辦會計)對報銷憑證的相關內容，根據財務制度要求、標準進行審核;并復核報銷的金額、是否有備用金或其他借款，是否從報銷款中扣回相關借款;根據本單位的各項具體管理制度對票據的合法、合規(guī)性負責審核簽字，對審核不通過的予以退回。
5、財務總監(jiān)：對財務負責人(或授權主辦會計)審核后的報銷憑證，根據控股公司、行業(yè)集團、公司相關規(guī)定、本單位的制度進行整體審核，并結合本單位月度、年度預算的使用情況和實際資金情況，簽署審核付款意見，對整個報銷的合法性、合規(guī)性承擔責任。對不符合要求，有損本單位利益的要堅決予以拒絕和退回，如有弄虛作假的，應當扣留票據并及時上報。
有財務總監(jiān)的單位，財務總監(jiān)是財務負責人;沒有財務總監(jiān)的，財務部部門負責人(或授權副經理、主辦會計)行使財務負責人職責。
6、各單位經理、公司總經理：根據控股公司、行業(yè)集團、公司相關規(guī)定、董事長的授權，對授權范圍內所有費用予以審批，并對費用的真實性、合理性承擔責任;對授權給副總經理審批的事項負管理責任并要有授權書;對還需要董事長、集團公司、公司審批費用的真實、合理性負責審核簽字。對審批、審核不通過的予以退回。
經理、總經理的費用，由財務負責人審核后，交由董事長審批。
7、董事長：根據控股公司、行業(yè)集團、公司相關規(guī)定或授權，對費用具有最終審批權，并以法人代表身份對所有費用的真實、合理、合法合規(guī)性承擔責任。
董事長的費用由財務負責人審核。
8、出納：審核報銷單是否完成上述簽字流程，是否本人簽字，對審批簽字手續(xù)不全的堅決予以退回。對報銷金額再次復核，復核金額(付款金額)只能小于等于報銷人申報金額，對復核金額大于申報金額的，予以退回給經辦人重新辦理(或按申報金額辦理)。報銷費用沖抵借款的部份，出納應開具收據;收回多余的現金，收據中的一聯應作為憑證附件。
9、上述流程見附圖(費用報銷流程圖)。
第九條若員工為本單位其他職員代為辦理報銷或借款手續(xù)，報銷人應填被代辦人，并按被代辦人的職別進行審批，同時在報銷單上注明由代辦人代辦。員工借款在領款時必須由本人親筆簽字確認領款。
第十條本規(guī)定由公司財務處負責解釋和修改。
第十一條本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
附圖：費用報銷流程圖
財務總監(jiān)(或授權付經理)審核
財務部門負責人(或授權主辦會計)審核
部門負責人審核
費用發(fā)生
經辦人填制費用單據
經理或經理審核、審批
董事長審批
出納復核付款
費用報銷流程圖
