置業(yè)公司公文管理規(guī)定
置業(yè)公司公文管理規(guī)定
一、本文所指的公文是指:
1、以公司名義向公司內(nèi)部人員發(fā)出的正式文件,如規(guī)章制度、通知通報(bào)、人事任免等;
2、以公司名義向公司以外的單位、團(tuán)體、部門(mén)發(fā)出的正式文件;
3、以各部門(mén)名義發(fā)出的文件;
二、公文種類
1、請(qǐng)示:請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn),用'請(qǐng)示'。
2、報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用'報(bào)告'。
3、通告:在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用'通告'。
4、批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng),用'批復(fù)'。
5、通知:傳達(dá)上級(jí)的指示,要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文,用'通知'。
6、通報(bào):表?yè)P(yáng)好人好事,批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用'通報(bào)'。
7、決定、決議:對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)作出安排,用'決定'.經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò),要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用'決議'。
8、函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,用'函'。
9、會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用'會(huì)議紀(jì)要'。
10、其它資料:包括公司內(nèi)部各種專業(yè)計(jì)劃、方案、報(bào)表、報(bào)告等資料,適用于公司內(nèi)部的經(jīng)營(yíng)和管理。
11、外來(lái)公文:包括獲自于或來(lái)自于本公司以外的各類文件、資料、批復(fù)、傳真、信函等公文。
三、公文格式
公文一般由公司文頭、公文字號(hào)、秘級(jí)、簽發(fā)人、簽發(fā)時(shí)間、標(biāo)題、正文、落款、成文時(shí)間、公文用印、主題詞、主送單位、抄報(bào)抄送單位、辦文事項(xiàng)、附件等部分組成。
1、公司文頭:一律事先在電腦上制作好。外行編號(hào)文首頁(yè)一律用彩色打印;內(nèi)行編號(hào)文首頁(yè)一律用黑白打印;部門(mén)行文不得使用公司正式紅頭文式。
2、公文字號(hào):按上述規(guī)范執(zhí)行。發(fā)文號(hào)統(tǒng)一由行政部編排。
3、公文秘級(jí):分為'絕密'、'機(jī)密'和'秘密'。
絕密是最重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;機(jī)密是重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)力和利益遭受損害。
文件機(jī)密級(jí)數(shù),由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。
4、簽發(fā)人/時(shí)間:按內(nèi)容性質(zhì)由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)在定稿上審簽。正式公文上打印。
5、公文標(biāo)題:應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容;標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào);標(biāo)題用2號(hào)簡(jiǎn)體宋體字。
6、公文正文:正文用小4號(hào)字;正文中的一極小標(biāo)題,用4號(hào)黑體字;其余字體一律使用宋體字;行距22。
7、落款/成文時(shí)間/公文用印:除會(huì)議紀(jì)要外,正式編號(hào)公文應(yīng)在落款和成文時(shí)間上加蓋印章。
8、主題詞:一般為標(biāo)題的關(guān)鍵詞。
9、主送/抄送單位:由審稿人確定。
10、辦文事項(xiàng):如實(shí)記載擬稿人、審核人、打印人、校對(duì)人的姓名,以及實(shí)際印發(fā)、存檔的份數(shù)。
11、公文附件:單獨(dú)排版、裝訂在正文之后;成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。
12、附樣式:
文頭
(公文字號(hào))
簽發(fā)人: 秘級(jí) 簽發(fā)時(shí)間:
標(biāo) 題
主送單位:
(正 文)
(落款、成文時(shí)間、用印)
(附件序號(hào)、名稱)
主題詞:
報(bào)送:
發(fā)送: 存檔()
擬稿: 審核:打印: 校對(duì): 共印 份
本公司公文行文一律使用下列公文字號(hào),并對(duì)應(yīng)適用范圍使用:
“發(fā)”字號(hào)
“函”字號(hào)
“紀(jì)”字號(hào)
國(guó)地公司
國(guó)地發(fā)[ ]號(hào)
國(guó)地函[ ]號(hào)
國(guó)地紀(jì)[ ]號(hào)
適
用
公
文
范
圍
內(nèi)行/下行文
決定、決議、制度、規(guī)定、辦法、通告、通知、通報(bào)、
/
會(huì)議紀(jì)要
內(nèi)行/上行文
/
請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、
會(huì)議紀(jì)要
外行/上行文
/
公函
/
四、公文辦理
(一)、收文處理
1、程序:凡送交公司或公司收到的外來(lái)公文,均按:'簽收-登記-分送-處理-復(fù)文-立卷存檔'程序辦理。
2、要求:
1 )當(dāng)公文送達(dá)或收到公文時(shí),均由總經(jīng)辦文書(shū)收。根據(jù)公文內(nèi)容和要求,用傳閱夾并附上批閱單后,將其及時(shí)分送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱和批示;待領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示后,再轉(zhuǎn)送相關(guān)部門(mén)辦理公文涉及和領(lǐng)導(dǎo)批閱涉及的有關(guān)事項(xiàng)。辦理過(guò)程中,辦文部門(mén)、人員應(yīng)根據(jù)要求,及時(shí)了解辦理情況并向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理信息。如需就公文辦理事項(xiàng)向來(lái)文單位作出答復(fù),則由公文辦理相關(guān)部門(mén)按下述內(nèi)部公文辦理程序向來(lái)文單位復(fù)文。辦理完結(jié),總經(jīng)辦或相關(guān)部門(mén)及時(shí)將公文收回并存檔。
2 )上級(jí)發(fā)來(lái)的文件及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電傳、資料和平級(jí)發(fā)來(lái)的文件,均由總經(jīng)辦統(tǒng)一簽收、開(kāi)拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件,及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。
各部門(mén)收到急件時(shí),應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù),一般要辦理的文件,一周內(nèi)應(yīng)辦理。需要研究而不能馬上處理的,要先書(shū)面或口頭簡(jiǎn)要回復(fù)。
3 )加強(qiáng)公文檢查催辦工作?？偨?jīng)辦對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件,要認(rèn)真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各部門(mén)對(duì)上級(jí)發(fā)出的文件,需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的,要及時(shí)檢查反饋。
4 )領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議帶回的文件,在匯報(bào)和傳達(dá)后,應(yīng)將會(huì)議文件交總經(jīng)辦檔案管理員立卷歸檔。
(二)發(fā)文處理。
一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。
1、草擬公文的要求:
1)要符合公司制度、政策和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。
2)情況要確實(shí),觀點(diǎn)要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確,篇幅要力求簡(jiǎn)短。
3)引用的公文要寫(xiě)明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。
4)草擬公文必須使用a4的公文稿紙,文面應(yīng)保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。
5)數(shù)字的寫(xiě)法。正式文件中,除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě)外,其他用漢字書(shū)寫(xiě)。章節(jié)序數(shù)的寫(xiě)法。一般應(yīng)按下列順序排列:第一層為:'一',第二層為'(一)',第三層為'1',第四為'(1)'。
6)不要濫用簡(jiǎn)稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡(jiǎn)稱。
2、公文審核。
公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前,應(yīng)由起草文件部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后呈送。
1)審核的重點(diǎn):
2)是否需要行文。
3)是否符合公司制度、政策;與本單位發(fā)過(guò)的公文是否銜接。
4)提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。
5)處理程序是否完備,行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。
6)文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確。
7)審核時(shí)如發(fā)現(xiàn)不妥之處,必須進(jìn)行修改,屬于重要的原則性的問(wèn)題,應(yīng)退回原承辦部門(mén)修改,改動(dòng)過(guò)大的,要重新擬正。
3、公文簽發(fā)。
1)公司行政文件,由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件,由分管副總簽署意見(jiàn)后,由總經(jīng)理簽發(fā)。
2)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。
3)公文辦理完畢后,要及時(shí)送交檔案管理人員整理立卷,個(gè)人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。
4)印制:
①公文印制一般應(yīng)使用a4紙張打印一套,其余復(fù)印;
②各公司、各部門(mén)的打印件,應(yīng)提供已制作、命名、u盤(pán),或提供已撰寫(xiě)的手稿給總經(jīng)辦打印加工;
③各部門(mén)行文不得使用公司正式紅頭文式。
5)存盤(pán)拷貝:原則上,凡經(jīng)電腦處理、經(jīng)公司打印機(jī)打印的正式公文、資料,均需在公司檔案機(jī)要室電腦上及時(shí)存盤(pán)和按規(guī)定分類,不得遺漏。
6)用印/裝訂/分送/登記/存檔:公文印制完成后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理公文的用印和裝訂;在公司內(nèi)部分送時(shí),由總經(jīng)辦在發(fā)文簿上登記和領(lǐng)件簽字;凡編排了發(fā)文字號(hào)的文件公文和有保存價(jià)值的非文件公文,均需將印制稿交公司檔案管理人員存檔。
(三)其它內(nèi)部公文的辦理:
1、程序:凡其它非編號(hào)的內(nèi)部公文,均按擬稿-審稿、校對(duì)-印制-存盤(pán)拷貝-分送-處理-復(fù)文-存檔程序辦理。
2、要求:
(1)需辦理的公文,應(yīng)及時(shí)送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門(mén)辦理。
(2)根據(jù)閱批范圍送公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)處理。批閱公文,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn),并寫(xiě)上姓名和審批時(shí)間。其他人圈閱,應(yīng)當(dāng)視為同意。
(3)為縮短傳閱時(shí)間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)經(jīng)理要及時(shí)閱看,閱簽后退公司文書(shū)。公文不得自行傳遞,也不允許帶離公司,以免丟失和延時(shí)誤事。
(4)傳遞秘密公文須采取保密措施。密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。
