某地產(chǎn)集團(tuán)合同審核簽約管理規(guī)定
地產(chǎn)集團(tuán)合同審核簽約管理規(guī)定
一、目的
為加強(qiáng)合同管理、規(guī)范合同審核及簽約管理,降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)及結(jié)合公司實(shí)際,制定本規(guī)定。
二、適用范圍
集團(tuán)及下屬各公司。
一、合同審核管理規(guī)定
1.基本規(guī)定
1)合同審核的責(zé)任部門主要為:業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門。
2)合同審核實(shí)行各責(zé)任部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核會簽的責(zé)任制原則。
2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的下列內(nèi)容進(jìn)行審核
1)簽約對方的主體資格及資信情況:通過背景調(diào)查核實(shí)簽約對方的資格、資質(zhì)、資信情況等與合同履行具有重大關(guān)系的事項(xiàng)。審查營業(yè)執(zhí)照、批準(zhǔn)文件、許可證明、授權(quán)書等書面材料時,應(yīng)當(dāng)核對原件。
2)商務(wù)條款、技術(shù)條款等其他非法務(wù)條款。
3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的下列內(nèi)容進(jìn)行審核
1)履行合同資金安排的可行性、合理性。
2)相關(guān)稅費(fèi)安排的合理性、上市合規(guī)性。
4.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同的下列內(nèi)容進(jìn)行審核
1)合同的形式。
2)合同的實(shí)質(zhì)性條款。
3)合同的效力。
4)其他法律條款。
5.合同審核后的處理
1)各審核部門在審核合同時發(fā)現(xiàn)重大錯誤或遺漏的,應(yīng)退回發(fā)起部門;材料不齊全的,通知發(fā)起部門在合理期限內(nèi)一次性補(bǔ)齊。
2)合同發(fā)起部門負(fù)責(zé)匯總、整理各審核部門的審核意見。部門審核意見相沖突的,一般性問題由合同發(fā)起部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào),重大問題需報(bào)請共同上級決策。
3)倒簽的合同,一般情況下對合同內(nèi)容不予審核。同時,發(fā)起部門需詳細(xì)說明合同倒簽的具體原因并確保合同條款與實(shí)際履行情況相符。
二、合同簽約管理規(guī)定
1.基本規(guī)定
1)合同簽約實(shí)行洽談權(quán)、審查權(quán)、批準(zhǔn)權(quán)相對獨(dú)立的原則,經(jīng)辦人、審查人、批準(zhǔn)人分工負(fù)責(zé)。
2)合同簽約過程中,對嚴(yán)重?fù)p害公司利益的下列行為,將追究有關(guān)人員的法律責(zé)任(對涉嫌職務(wù)侵占、挪用資金等刑事犯罪的依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任):
*收受賄賂,與他人惡意串通,損害公司利益的;
*嚴(yán)重玩忽職守,導(dǎo)致公司遭受巨大經(jīng)濟(jì)損失;
*故意違反本管理規(guī)定的其他行為;
*對涉嫌職務(wù)侵占、挪用資金等刑事犯罪的依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
2.簽約文本
1)除能即時清結(jié)的小額經(jīng)濟(jì)事務(wù)外,嚴(yán)禁口頭協(xié)議和非正規(guī)書面形式。
2)對外簽約所使用的合同文本,必須編制合同序列號,以便于查詢。
3)原則上集團(tuán)有標(biāo)準(zhǔn)文本的,應(yīng)使用集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)文本,如確實(shí)無法適用集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)文本,發(fā)起部門應(yīng)詳細(xì)說明原因。
4)合同最終簽署文本應(yīng)保證是清晰版本,無任何修改痕跡。
5)合同簽約經(jīng)辦人需確保簽約文本與會簽審核后的文本保持一致。否則,經(jīng)辦人需承擔(dān)由此產(chǎn)生的全部責(zé)任與損失。
3.簽約流程
1)簽約文件經(jīng)審核確認(rèn)后,由業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定的份數(shù)打印合同文本。
2)合同蓋章前,需根據(jù)公司的印鑒管理規(guī)定提交《印鑒會簽單》。未經(jīng)印鑒會簽審核,不得擅自在任何合同上加蓋公章。否則,印鑒保管人員需承擔(dān)由此產(chǎn)生的全部責(zé)任與損失。
3)合同簽署份數(shù)原則上根據(jù)簽約方數(shù)量確定。合同簽署后,發(fā)起部門需留存合同原件(至少一份),并根據(jù)公司的檔案管理制度移交給檔案管理人員。業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門可視情況各保留一份合同復(fù)印件。
4)原則上合同由對方公司先行簽字蓋章,如確需我司先行蓋章,經(jīng)辦人應(yīng)在《印鑒會簽單》上注明,并跟蹤合同相對人簽字蓋章情況,于3日內(nèi)完成合同相對人蓋章及合同回收工作。
4.簽約要求
1)合同的簽署應(yīng)嚴(yán)格按照合同的約定執(zhí)行,并加蓋騎縫章。
2)簽字、蓋章的具體要求:
*如簽約方是公司,應(yīng)加蓋公章或合同專用章以及騎縫章。
*如簽約方是個人,應(yīng)由本人親自簽署(應(yīng)使用黑色水筆或中性筆,杜絕使用圓珠筆、鉛筆或紅筆)并在簽名處加摁指印確認(rèn)以及在合同文本上加摁騎縫指印。確有特殊情況無法親自簽署的,須由本人出具授權(quán)委托書,由授權(quán)人員代為簽署。
*因特殊情況需要對已經(jīng)簽署的合同進(jìn)行修改的,應(yīng)采用補(bǔ)充協(xié)議形式;如確需在原簽署合同中進(jìn)行修改的,應(yīng)在修改處由簽署雙方蓋章或簽字并按指印確認(rèn)。
5.監(jiān)督檢查
1)各公司應(yīng)指定專人對已簽署合同進(jìn)行審核,如發(fā)現(xiàn)簽署的合同不符合集團(tuán)要求的,應(yīng)及時要求相關(guān)人員予以修正,以保證合同簽署的規(guī)范。
2)集團(tuán)將不定期對合同審核及簽署情況進(jìn)行抽查。
3)經(jīng)查實(shí)違反本規(guī)定的相關(guān)人員及直接主管,將按下述相關(guān)規(guī)定予以處罰:
*已簽署的合同未及時移交導(dǎo)致遺失的,每發(fā)生一例罰款人民幣1000元,并給予警告處分。
*擅自簽署合同給公司造成損失的,需承擔(dān)由此產(chǎn)生的全部損失與責(zé)任,并給予開除處分。如涉嫌刑事犯罪的,將移交司法機(jī)關(guān)進(jìn)行處理。
