發(fā)展總公司合同管理規(guī)定
**發(fā)展總公司合同管理規(guī)定
第一章 總則
第一條為了加強(qiáng)合同管理工作,建立、健全合同管理責(zé)任制度,規(guī)范簽訂、履行、變更、解除和終止合同的行為,及時(shí)解決合同糾紛,維護(hù)公司合法權(quán)益,根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,制訂本規(guī)定。
第二條本規(guī)定適用于中國ee發(fā)展總公司各部門、各專業(yè)公司、駐外分支機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱業(yè)務(wù)單位),其他所屬公司應(yīng)參照本規(guī)定執(zhí)行。
第三條本規(guī)定所涉及的合同是指經(jīng)貿(mào)類型的各種法律文件。涉及項(xiàng)目投資的法律文件按照投資管理部的有關(guān)規(guī)定辦理。
第四條總公司綜合計(jì)劃部(以下簡稱計(jì)劃部)是經(jīng)貿(mào)類合同的歸口管理部門,負(fù)責(zé)合同編號(hào)的申領(lǐng)、合同履行情況的統(tǒng)計(jì)、合同檔案的管理。
第五條總公司法規(guī)室(以下簡稱法規(guī)室)具體負(fù)責(zé)客戶資信調(diào)查、建立客戶檔案;提供規(guī)范的合同文本;負(fù)責(zé)合同審核及審批程序的完成;對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查、跟蹤管理;指導(dǎo)所屬各業(yè)務(wù)單位建立和規(guī)范合同管理機(jī)制。
第六條各業(yè)務(wù)單位的負(fù)責(zé)人是合同管理工作的第一責(zé)任人,全面負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)的合同管理工作,承擔(dān)合同的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)審核責(zé)任。法規(guī)人員協(xié)助負(fù)責(zé)人從法律角度對(duì)合同進(jìn)行審核,提供法律咨詢意見。
第二章 資信審查
第七條總公司將對(duì)所有業(yè)務(wù)合作對(duì)方按其資信情況實(shí)行三檔a級(jí)管理。
第八條第一次與我公司合作的國內(nèi)外中小型企業(yè)屬于a級(jí)企業(yè)。對(duì)于與a級(jí)企業(yè)合作的合同,必須在業(yè)務(wù)操作上采取可靠的保障措施,使我方不承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。
對(duì)于a級(jí)企業(yè)必須提供法人營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)執(zhí)業(yè)許可證、技術(shù)等級(jí)證書;可相應(yīng)提供法定代表人或負(fù)責(zé)人的簡歷、財(cái)產(chǎn)所有權(quán)證明、財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行資信證明等文件。
第九條在一年內(nèi)與我公司合作過,商業(yè)信譽(yù)良好,資信狀況較好的中小型企業(yè)和第一次與我公司合作的國內(nèi)外大型企業(yè)屬于aa級(jí)企業(yè)。對(duì)于與aa級(jí)企業(yè)合作的合同,也應(yīng)在業(yè)務(wù)操作中要求對(duì)方提供一定的保證措施,將我司風(fēng)險(xiǎn)控制在一定范圍內(nèi)。
對(duì)于aa級(jí)企業(yè)應(yīng)提供一般性的企業(yè)資料。
第十條與我公司合作多次,已形成親密伙伴關(guān)系的企業(yè)以及世界知名的大企業(yè)均屬于aaa級(jí)企業(yè)。對(duì)于與aaa級(jí)客戶合作的合同,可適當(dāng)提供相應(yīng)資料。
第十一條對(duì)于a級(jí)及aa級(jí)企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體情況提供相應(yīng)的保證措施,保證措施包括:合法有效的財(cái)產(chǎn)抵押擔(dān)保、具有擔(dān)保能力的第三方提供的連帶責(zé)任的履約擔(dān)保書、銀行保函、履約保證金等。
第十二條各業(yè)務(wù)單位在簽訂合同前,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真考察、調(diào)研、論證其所經(jīng)辦的合同項(xiàng)目,細(xì)心準(zhǔn)備有關(guān)業(yè)務(wù)資料,詳細(xì)調(diào)查、了解對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信狀況和履約能力。
合同經(jīng)辦人自行調(diào)查對(duì)方當(dāng)事人主體資格、資信狀況確有困難的,可以要求法規(guī)室協(xié)助調(diào)查。調(diào)查費(fèi)用由業(yè)務(wù)單位承擔(dān)。
第十三條法規(guī)室將依據(jù)業(yè)務(wù)合作方的資信材料及合同履行情況建立客戶檔案。
第三章合同的報(bào)審
第十四條屬于總公司審核并管理的合同:
(一)需要以總公司名義對(duì)外簽約的合同;
(二)需要占用總公司資金的合同(包括需要總公司代為開出信用證或出具擔(dān)保的合同);
(三)涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的合同。
屬于上述任何一種情形的合同都必須報(bào)送總公司審核,建檔管理。
第十五條所屬各業(yè)務(wù)單位以自己的名義對(duì)外簽約的合同,各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格按照本規(guī)定承擔(dān)簽約責(zé)任,經(jīng)咨詢法規(guī)人員意見后簽訂。
第四章 合同審核內(nèi)容
第十六條業(yè)務(wù)單位的負(fù)責(zé)人從以下方面對(duì)合同進(jìn)行審查:
(一)各方當(dāng)事人的資信狀況;
(二)各方當(dāng)事人的履約能力;
(三)履行合同的商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)及其防范措施;
(四)與合同有關(guān)的業(yè)務(wù)問題和技術(shù)問題的解決方法;
(五)與合同有關(guān)的財(cái)務(wù)及稅務(wù)問題。
第十七條財(cái)務(wù)人員、法規(guī)人員及其他審核人員應(yīng)針對(duì)以下內(nèi)容進(jìn)行審核:
(一)履行合同的經(jīng)濟(jì)合理性;
(二)收付款方式的可行性及風(fēng)險(xiǎn)防范;
(三)財(cái)務(wù)單據(jù)及稅務(wù)方面有無問題;
(四)簽約對(duì)方的主體資格;
(五)合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化,違約條款及訴訟管轄條款;
(六)合同編號(hào)及許可證文件。
第十八條業(yè)務(wù)人員、負(fù)責(zé)人員、財(cái)務(wù)人員、法規(guī)人員及其他有關(guān)審核人員均有責(zé)任使合同不違反《貿(mào)易經(jīng)營過程中的禁止性規(guī)定》。
第五章 合同審批程序
第十九條各業(yè)務(wù)單位應(yīng)在合同內(nèi)容確定后,向綜合計(jì)劃部申領(lǐng)合同編號(hào),填寫《合同審批表),連同資信材料,經(jīng)審核程序,由負(fù)責(zé)人簽批同意后,再由印章管理人員在合同文本上用印。具體審核程序如下:
(一)屬于總公司審核范圍內(nèi)的合同,應(yīng)先報(bào)財(cái)務(wù)本部及綜合計(jì)劃部審核,再轉(zhuǎn)交法規(guī)室審核。審核通過后,由法規(guī)人員在審批表及合同文本上騎縫加蓋法規(guī)審核專用章,各業(yè)務(wù)單位或總公司的印章管理人員憑蓋有法規(guī)審核騎縫章及主管領(lǐng)導(dǎo)簽字的合同審批表在合同文本上用印。
(二)不屬于總公司審核范圍內(nèi)的合同,由各單位的負(fù)責(zé)人在合同審批表中簽批決定是否在合同文本上用印,各業(yè)務(wù)單位的印章管理人員憑負(fù)責(zé)人的簽字用印。各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)向法規(guī)等有關(guān)人員咨詢意見后再?zèng)Q定是否簽署合同。
第二十條特批程序:對(duì)屬于總公司審核范圍內(nèi)的合同,如審核人員與業(yè)務(wù)人員意見不一致,須經(jīng)主管業(yè)務(wù)單位的總公司領(lǐng)導(dǎo)簽批,并報(bào)總公司總經(jīng)理審批后方得簽約;對(duì)不屬于總公司審核范圍內(nèi)的合同,經(jīng)主管業(yè)務(wù)單位的總公司領(lǐng)導(dǎo)審批后即可簽約。
第二十一條為了確保合同的審核質(zhì)量,業(yè)務(wù)人員應(yīng)在正式簽約前三天報(bào)審,不得將已蓋有對(duì)方印章的合同報(bào)審。
第二十二條對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較大,背景比較復(fù)雜的擬簽合同,法規(guī)室有權(quán)提交計(jì)劃部召集'ee經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)論證小組'開會(huì)進(jìn)行專題討論,報(bào)總公司總經(jīng)理決定。
第六章合同文本
第二十三條法規(guī)室負(fù)責(zé)起草、匯編合同的正式文本。各業(yè)務(wù)單位在使用合同正式文本過程中,不得隨意刪改,如有需要,可做增補(bǔ)。如確需使用其他公司的合同文本,應(yīng)按第二十條的規(guī)定申請(qǐng)?zhí)嘏?/p>
第七章 合同的簽署與用印
第二十四條簽約人必須是依《對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)權(quán)限證書管理規(guī)定》享有簽約資格的人,任何人未經(jīng)授權(quán)不得在合同上簽字。
委托代理人代表本單位簽訂合同,必須在授權(quán)委托書規(guī)定的權(quán)限和時(shí)間范圍內(nèi)行使代理權(quán),禁止越權(quán)代理。
第二十五條非經(jīng)法定代表人批準(zhǔn),合同經(jīng)辦人不得攜帶空白合同書和合同專用章外出簽訂合同。
第二十六條在簽訂合同時(shí),應(yīng)當(dāng)認(rèn)真查驗(yàn)對(duì)方簽約人的《法定代表人身份證明書》或《企業(yè)事業(yè)單位代表人身份證明書》、《授權(quán)委托書》及其《居民身份證)或其他具有同等效力的證件,以及對(duì)方當(dāng)事人的《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》、《營業(yè)執(zhí)照》副本或其他具有同等效力的證照,并與對(duì)方交換上述證、照的原件或復(fù)制件。
第二十七條簽訂合同必須以法人名義進(jìn)行。國內(nèi)合同除了各方當(dāng)事人的法定代表人或其委托代理人簽字外,還應(yīng)加蓋雙方單位的合同專用章或公章。涉外合同必須取得對(duì)方當(dāng)事人法定代表人或其委托代理人的簽字原件,不得以傳真件代替。
合同中設(shè)定了擔(dān)保條款,或者規(guī)定由第三人享受權(quán)利,承擔(dān)義務(wù)的,應(yīng)由擔(dān)保人或第三人簽字、蓋章予以確認(rèn)。
第二十八條法律、法規(guī)和規(guī)章要求公證、簽證、登記、批準(zhǔn)或辦理其他手續(xù)的合同,合同簽訂以后還應(yīng)及時(shí)辦理相應(yīng)的手續(xù)。
第二十九條總公司的合同章由法規(guī)室管理使用,總公司的公章由總公司辦公室管理使用,各業(yè)務(wù)單位應(yīng)設(shè)專人、專柜負(fù)責(zé)管理使用各自的公章、合同章。
第三十條負(fù)責(zé)總公司及業(yè)務(wù)單位印章管理的人員,應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定,沒有負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)的簽字,不得在具有合同性質(zhì)的法律文件上加蓋公章或合同章。除非法律另有規(guī)定,不得以財(cái)務(wù)章、部門章替代公章或合同章簽署法律文件。
第八章合同的履行、變更和終止
第三十一條合同生效以后,業(yè)務(wù)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)行使合同規(guī)定的權(quán)利,認(rèn)真履行合同規(guī)定的義務(wù)。發(fā)生影響合同履行的不可抗力事件時(shí),應(yīng)當(dāng)在法律、法規(guī)或合同規(guī)定的期限內(nèi)通知對(duì)方當(dāng)事人,并收集、提供相應(yīng)的證據(jù)。
第三十二條在合同履行過程中,我方當(dāng)事人發(fā)生違約或者發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人違約的。合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人和法規(guī)人員,以便研究對(duì)策,采取措施,妥善解決違約問題。
第三十三條合同履行終結(jié)后,合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫《合同履行終結(jié)報(bào)告表》,交合同管理部門備案。
第三十四條在合同有效期內(nèi),需要變更、解除、終止合同的,合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真填寫《變更、解除、終止合同審批表》,說明原因并提出處理意見,按照簽訂合同的審批程序報(bào)批。然后再書面通知對(duì)方當(dāng)事人,說明理由并明確作出答復(fù)的方式和期限,與對(duì)方當(dāng)事人造行協(xié)商,達(dá)成變更、解除或終止合同的書面協(xié)議。
第三十五條對(duì)方當(dāng)事人要求變更、解除、終止合同的,合同經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人及法規(guī)人員,并提出處理意見,經(jīng)審批后,在法律、法規(guī)或合同規(guī)定的期限內(nèi)向?qū)Ψ阶鞒黾由w合同專用章或公章的書面答復(fù),并采取有效措施,避免或減少經(jīng)濟(jì)損失。
對(duì)方提出變更、解除或終止合同給我方造成經(jīng)濟(jì)損失的,除了依法可以免除對(duì)方責(zé)任的情況外,應(yīng)當(dāng)積極向?qū)Ψ剿髻r。
第三十六條財(cái)務(wù)人員在辦理合同項(xiàng)下的開證、改證、議付等對(duì)外結(jié)算時(shí),必須以附帶審批表的正本合同和有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字的'進(jìn)出口貿(mào)易項(xiàng)目忖款申請(qǐng)表'作為依據(jù),否則,財(cái)務(wù)人員應(yīng)拒絕對(duì)外辦理結(jié)算手續(xù)。
第九章合同糾紛解決
第三十七條在履行合同過程中如產(chǎn)生糾紛,屬于總公司審核范圍內(nèi)的合同,合同經(jīng)辦業(yè)務(wù)員應(yīng)立即通報(bào)法規(guī)室采取措施以避免損失、維護(hù)總公司的利益,如因經(jīng)辦業(yè)務(wù)員延誤通報(bào)而造成損失由該業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)。
第三十八條不屬于總公司審核范圍內(nèi)的合同糾紛由總公司決定是否參與解決。在處理所屬業(yè)務(wù)單位的合同糾紛過程中所發(fā)生的費(fèi)用應(yīng)由該業(yè)務(wù)單位承擔(dān),對(duì)有過錯(cuò)的人員應(yīng)給予一定的經(jīng)濟(jì)處罰。
第三十九條發(fā)生合同糾紛時(shí),合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告本單位主管領(lǐng)導(dǎo),如需要法規(guī)人員介人,應(yīng)填寫《合同糾紛處理意見表》,如實(shí)全面反映情況,提供所有材料和證據(jù),經(jīng)主管法規(guī)室的公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,共同處理合同糾紛。
第四十條因處理合同糾紛而發(fā)生的各種費(fèi)用,由業(yè)務(wù)單位承擔(dān)。法規(guī)人員參與處理合同糾紛的差旅費(fèi)用及其他費(fèi)用按總公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)在業(yè)務(wù)單位報(bào)銷。
第十章合同檔案和統(tǒng)計(jì)資料的管理
第四十一條所有合同都應(yīng)建立檔案。合同簽訂以后,業(yè)務(wù)單位自留合同正本及其附件和合同審批表各一份。隨著合同的履行、變更、解除或終止,各業(yè)務(wù)單位應(yīng)將相應(yīng)的文件存入檔案,使之成為一個(gè)完整的合同檔案。屬于總公司審核的合同檔案,計(jì)劃部留存一套。
第四十二條各業(yè)務(wù)單位應(yīng)有專人負(fù)責(zé)合同編號(hào)的申領(lǐng),合同的立卷、歸檔及檔案管理。業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)妥善保管簽訂、履行、變更、解除、終止合同過程中形成的各種文書、信函、電報(bào)、電傳、傳真、電話記錄、洽談筆錄、會(huì)談紀(jì)要、備忘錄、表格、圖紙、單證及有關(guān)業(yè)務(wù)和技術(shù)資料,于合同履行完畢后交本單位合同管理人員按照時(shí)間順序統(tǒng)一建檔立卷。
第四十三條各業(yè)務(wù)單位合同管理人員應(yīng)當(dāng)妥善保管尚未立卷的合同檔案材料,嚴(yán)格保守商業(yè)秘密。非經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),不得私自出借合同檔案材料。
第四十四條各業(yè)務(wù)單位的合同管理人員應(yīng)于每年的一月將過去一年的合同檔案進(jìn)行整理后,經(jīng)計(jì)劃部統(tǒng)一交總公司辦公室檔案管理部門保管。合同檔案的保管期限與會(huì)計(jì)檔案相同,發(fā)生糾紛的合同檔案永久保存。
第十一章獎(jiǎng)懲
第四十五條各業(yè)務(wù)單位的業(yè)務(wù)人員、合同管理人員及法規(guī)人員有下列情形之一的,由總公司法規(guī)室向人事本部提議,按照有關(guān)規(guī)定,給予獎(jiǎng)勵(lì):
(一)在合同管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé),取得顯著成績的;
(二)在簽訂、履行、變更、解除、終止合同過程中,努力維護(hù)企業(yè)權(quán)益,避免或減少經(jīng)濟(jì)損失數(shù)額巨大的;
(三)勇于檢舉合同簽訂、履行、變更、解除、終止過程中的違法行為,避免造成不良后果的;
(四)其他應(yīng)當(dāng)予以獎(jiǎng)勵(lì)的情況。
第四十六條有關(guān)單位和個(gè)人違反本辦法的規(guī)定,有下列情形之一的,總公司法規(guī)室有權(quán)向人事本部提議,按照(職工獎(jiǎng)懲條列)及其他有關(guān)規(guī)定,根據(jù)情節(jié)輕重,予以相應(yīng)的行政處分和經(jīng)濟(jì)處罰,直至移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
(一)不認(rèn)真進(jìn)行合同項(xiàng)目的考察、調(diào)研,盲目簽訂合同,造成合同不能履行或不能全面履行,被對(duì)方追究違約責(zé)任的;
(二)不認(rèn)真調(diào)查、了解合同當(dāng)事人的主體資格、資信狀況和履約能力,引起合同糾紛或被他人詐騙的;
(三)擅自越權(quán)簽訂、變更、解除、終止合同,情節(jié)嚴(yán)重的;
(四)不認(rèn)真查驗(yàn)對(duì)方簽約證明文件,造成嚴(yán)重后果的;
(五)不認(rèn)真調(diào)查有關(guān)情況,盲目為他人提供擔(dān)保,并給本單位造成經(jīng)濟(jì)損失的;
(六)疏乎大意,造成簽約證明文件、合同書及其他有關(guān)文件、資料、證據(jù)損毀、丟失,后果嚴(yán)重的;
(七)出現(xiàn)違約行為以后,不及時(shí)采取補(bǔ)救措施,不積極追究對(duì)方違約責(zé)任,造成重大經(jīng)濟(jì)損失的;
(八)隱瞞事實(shí)真相,欺騙領(lǐng)導(dǎo)和合同管理人員,或與他人惡意串通,騙取本單位財(cái)產(chǎn),造成嚴(yán)重后果的;
(九)利用簽訂合同之機(jī),索賄、受賄或進(jìn)行其他違法犯罪活動(dòng)的;
(十)不認(rèn)真審查合同,或者有意規(guī)避合同審批程序,導(dǎo)致合同糾紛,造成較大經(jīng)濟(jì)損失的。
第十二章附則
第四十七條總公司屬于行政事務(wù)性對(duì)外簽約的,原則上按本規(guī)定執(zhí)行。
第四十八條本規(guī)定由總公司法規(guī)室負(fù)責(zé)解釋。
