裝飾公司費(fèi)用報(bào)銷流程管理規(guī)定
裝飾公司費(fèi)用報(bào)銷流程管理規(guī)定
第一條 根據(jù)總經(jīng)理辦公會(huì)的有關(guān)精神和目前市場上的現(xiàn)實(shí)情況,為明確各類費(fèi)用在報(bào)銷付款中的管理責(zé)任、權(quán)限和流程,制定本規(guī)定
第二條 本規(guī)定適用于**裝飾有限公司(以下簡稱總公司)本級(jí)、公司所屬分公司、辦事處、項(xiàng)目部(以下簡稱各單位)。
第三條 各單位可根據(jù)本規(guī)定,結(jié)合本單位實(shí)際情況,制定相應(yīng)的費(fèi)用報(bào)銷實(shí)施辦法,并報(bào)公司財(cái)務(wù)處審核后在本單位實(shí)施
第四條 本規(guī)定所稱費(fèi)用是指日常所發(fā)生的差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、汽車費(fèi)、運(yùn)雜費(fèi)、郵電通訊費(fèi)、水電費(fèi)、租賃費(fèi)、會(huì)議費(fèi)保險(xiǎn)費(fèi)、低值易耗品、各種規(guī)費(fèi)、咨詢訴訟費(fèi)、檢測測繪費(fèi)、證照費(fèi)、年檢費(fèi)、其他營業(yè)費(fèi)用和其他管理費(fèi)用等。
第五條 權(quán)簽人
1.本規(guī)定的權(quán)簽人是指部門負(fù)責(zé)人、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理等,名單以公司的任命文件為準(zhǔn)。
2.權(quán)簽人享有在規(guī)定管理權(quán)限內(nèi)對報(bào)銷付款簽字審核審批的權(quán)利,并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和對費(fèi)用真實(shí)、合法、合理性負(fù)責(zé)的義務(wù)。
第六條 員工借款
1.日常費(fèi)用開支原則上不允許員工借款,應(yīng)由個(gè)人先墊支,事后報(bào)銷;符合《貨幣資金管理制度》或大額開支確需借備用金的,根據(jù)費(fèi)用預(yù)算,填報(bào)《借款審批表》(同差旅費(fèi)借款審批單)報(bào)批后,到公司財(cái)務(wù)處申領(lǐng)借款。但需在事項(xiàng)完畢后3個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。當(dāng)年12月31日前的借款尚未核銷的,如無特殊情況,一律從工資或獎(jiǎng)金中先扣回。
2.借款實(shí)行“前款不清,后款不借”的原則。員工在公司財(cái)務(wù)處有借款余額或上次借款尚未歸還或核銷的,除非有特殊情況,否則不允許再次借款;費(fèi)用報(bào)銷時(shí),如無特殊理由,應(yīng)先歸還借款,扣除借款后有余額的,按余額付款。
3.公司員工借款經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)處審核同意后,報(bào)總經(jīng)理審批;總經(jīng)理借款由公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字;兼任多單位負(fù)責(zé)人的,指定在一個(gè)單位借款,所有人員嚴(yán)禁多單位(多頭)借款和多頭報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對員工借款的管理,定期催收。出差借款按照《差旅費(fèi)管理規(guī)定》執(zhí)行。
第七條 報(bào)銷的要求
1.發(fā)票的基本要求
a、發(fā)票必須合法、真實(shí)、有效。
b、發(fā)票不得涂改、挖補(bǔ),大小寫金額相符,字跡清楚。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤,應(yīng)當(dāng)退回重開或更正,更正處應(yīng)加蓋單位公章。
c、發(fā)票用膠水分類、整齊地粘貼在報(bào)銷粘貼單上,防止原始憑證在傳遞過程中丟失。
d、發(fā)票抬頭與公司名稱應(yīng)一致,并具有規(guī)定印章(公章或財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章等)。
e、其他要求參見《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范制度》和國家相關(guān)法律、法規(guī)。財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒收不合法的票據(jù),應(yīng)當(dāng)扣留虛假票據(jù),并及時(shí)通報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人。
2.報(bào)銷憑證的填寫要求
a、必須按費(fèi)用報(bào)銷單要求填寫相關(guān)內(nèi)容
b、報(bào)銷事項(xiàng)的內(nèi)容、用途說明必須清晰準(zhǔn)確,并注明費(fèi)用歸屬(屬于哪個(gè)項(xiàng)目或公司,便于分類核算),必要時(shí)附清單詳細(xì)說明。
c、凡是費(fèi)用需要在項(xiàng)目或公司之間分?jǐn)偟?報(bào)銷人應(yīng)該根據(jù)原始憑證抬頭與費(fèi)用歸屬部門(項(xiàng)目、公司)關(guān)系,分別歸依后,調(diào)協(xié)相應(yīng)的報(bào)銷憑證,確實(shí)不能歸集的應(yīng)按適當(dāng)分配比例分配。
d、報(bào)銷金額大小寫必須一致,不得涂改,不得使用鋼筆、圓珠筆、紅色墨水筆填寫。
e、財(cái)務(wù)部門在審核時(shí)根據(jù)相關(guān)財(cái)務(wù)制度規(guī)定有權(quán)去除不符合要求的票據(jù)(如白條 、不符合要求的發(fā)票等)可以核小報(bào)銷金額;審核金額超過原報(bào)銷金額時(shí),應(yīng)退回經(jīng)辦人重填或按申報(bào)金額報(bào)銷。
f、費(fèi)用報(bào)銷單分差旅費(fèi)報(bào)銷單和費(fèi)用報(bào)銷單,差旅費(fèi)報(bào)銷填寫差旅費(fèi)報(bào)銷單,其他所有費(fèi)用填寫費(fèi)用報(bào)銷單。
3.其他報(bào)銷附件要求
a、除發(fā)票外,其他附件報(bào)表必須合法、合規(guī),有相關(guān)責(zé)任人的簽字審批,業(yè)務(wù)招待費(fèi)的報(bào)銷應(yīng)附業(yè)務(wù)招待申請單,業(yè)務(wù)招待費(fèi)申請單不作為原始入賬憑證。
b、差旅費(fèi)報(bào)銷除當(dāng)天往返等特殊情況外應(yīng)附出差審批單,汽車費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)當(dāng)附派車單。
c、簽有合同的費(fèi)用報(bào)銷(如廣告費(fèi)、設(shè)計(jì)費(fèi)等)附件必須符合合同付款流程管理規(guī)定。
4.報(bào)銷的時(shí)效要求
a、當(dāng)月費(fèi)用一般應(yīng)在當(dāng)月報(bào)銷處理完畢,部分費(fèi)用如電話費(fèi)等可以延至下月。
b、當(dāng)年費(fèi)用一般在當(dāng)年12月31日前報(bào)銷處理完畢,部分費(fèi)用的發(fā)票如當(dāng)年無法取得,只能在次年1月取得的,應(yīng)在1月取得時(shí)立即辦理報(bào)銷;財(cái)務(wù)部門如果財(cái)務(wù)處理允許,應(yīng)記入當(dāng)年費(fèi)用。
c、申請先由公司預(yù)付支票的,經(jīng)辦人應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)拿回相應(yīng)發(fā)票按報(bào)銷流程辦理預(yù)支核銷手續(xù),否則視同個(gè)人借款按相關(guān)規(guī)定處理。
第八條 報(bào)銷審批付款流程
1.經(jīng)辦人:根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需要,在費(fèi)用事項(xiàng)發(fā)生后,按照報(bào)銷流程管理要求分類粘貼原始憑證填寫報(bào)銷單,交部門負(fù)責(zé)人審核。經(jīng)辦人對其發(fā)生費(fèi)用的真實(shí)、合理、合法、完整性負(fù)責(zé),嚴(yán)禁虛報(bào)、假公濟(jì)私。
2.部門負(fù)責(zé)人:按管理及責(zé)任權(quán)限對本部門發(fā)生費(fèi)用的真實(shí)性、合理性負(fù)責(zé)審核并簽字,對費(fèi)用是否符合部門計(jì)劃、預(yù)算承擔(dān)責(zé)任;部門負(fù)責(zé)人可以根據(jù)事項(xiàng)、金額的重要性,讓分管業(yè)務(wù)主管等先行審核簽字,并落實(shí)責(zé)任。對審核不通過的予以退回。
3.分管副總:按管理及責(zé)任權(quán)限對負(fù)責(zé)分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)所發(fā)生費(fèi)用的真實(shí)性、合理性負(fù)責(zé)審核簽字;對總經(jīng)理授權(quán)范圍內(nèi)的費(fèi)用予以審批簽字,并承擔(dān)責(zé)任。對審批審核不通過的予以退回。
4.財(cái)務(wù)處審核人員:財(cái)務(wù)處審核人員對報(bào)銷憑證的相關(guān)內(nèi)容。
