某設(shè)備公司檔案管理規(guī)定
設(shè)備公司檔案管理規(guī)定
第一章總則
第一條為保證公司檔案的完整、準確、系統(tǒng),更好地為日后查考、利用服務(wù),依據(jù)《中華人民共和國檔案法》,結(jié)合本公司實際情況,制訂本規(guī)定。
第二條本規(guī)定適用于公司所有檔案的管理,對于財務(wù)、人事檔案、質(zhì)量文件管理,國家和地方政府及公司質(zhì)量管理體系有專門規(guī)定的,按專門規(guī)定辦理。
第二章確定歸檔范圍
第三條立卷歸檔的范圍
(一)公司印發(fā)的各種文件、函件、簡報、總結(jié)、請示、報告、資料(包括底稿及辦文依據(jù)的有關(guān)附件)。
(二)公司召開的各種會議的文件資料,包括領(lǐng)導(dǎo)講話、會議紀要、翻印文件、參閱文件、代表名單等。
(三)公司擬訂的各種計劃、規(guī)劃。
(四)公司簽訂的合資、合作、中外合資和參股等合同和協(xié)議,包括可行性研究、項目建設(shè)書、初步設(shè)計、開工和竣工驗收等報告及批復(fù)。是我方擬稿的,應(yīng)連同底稿,由各部門負責(zé)內(nèi)勤的員工收集整理齊全,定期移交辦公室歸檔。
(五)公司參加上級或有關(guān)單位召開的會議帶回來的文件資料。
(六)中央和國務(wù)院、政府機關(guān)的有關(guān)政策性文件。
(七)公司員工錄用、轉(zhuǎn)正定級、調(diào)資、退職、退休、離休、病殘、撫恤、死亡等有關(guān)材料。
(八)公司黨委、工會、團委在工作活動中形成的文件資料,包括年度計劃、總結(jié)、工作的請示報告和批復(fù),以及黨員、團員、干部、工人名冊、統(tǒng)計報表等材料。
(九)干部任免、人事調(diào)動、獎懲、福利和工資、行政、黨、團組織關(guān)系介紹信及存根等材料。
(十)公司的財產(chǎn)、設(shè)備檔案等交接憑證和清冊。
(十一)公司下屬單位報送的工作計劃、請示報告、工作總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計報表等文件資料。
(十二)政府機關(guān)對公司請示、報告的批復(fù)文件。
第四條不歸檔的文件材料范圍
(一)公司印發(fā)的無查考利用價值的臨時性、事務(wù)性文件。
(二)重份文件。
(三)專項會議討論,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的未生效文件、電報簽證,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)文件、定稿除外),鉛印文件的各次核對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
(四)無特殊保存價值的一般性表態(tài),提出一般性建議或意見的信函。
(五)公司負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無關(guān)的文件材料。
(六)非下屬單位抄送、不需要辦理的文件材料。
(七)公司下屬單位送來參閱的簡報、情況反映,不應(yīng)抄報或不必備案的文件材料。
(八)公司下屬單位抄報備案的一般性文件材料。
第三章管理辦法
第五條立卷歸檔的方法
(一)為方便日常查閱,有利保密,凡當(dāng)年度的文件資料在經(jīng)辦完畢后,應(yīng)及時交辦公室檔案人員保管。
(二)根據(jù)檔案的機密程度,將檔案分為絕密、秘密、保密、普通、其他五個級別,分類保存。
(三)參加上級組織召開的會議帶回來的文件資料,由出席會議的員工交辦公室檔案人員歸檔。
(四)為方便工作,有的需要立卷歸檔的文件資料,可由本部門經(jīng)辦人暫時保管,但當(dāng)年文件必須于第二年度一月移交辦公室歸檔。
第六條檔案借閱辦法
(一)公司工作人員需要查閱與其業(yè)務(wù)有關(guān)的文件,可向檔案員直接借閱,因工作需要外借時,要辦理登記手續(xù),限期三天。
(二)檔案的原始稿件一般不予外借。
(三)外單位向本公司借閱檔案,須憑介紹信,并須公司辦公室主任批準。
(四)借閱檔案人員要愛護檔案,注意安全和保密,禁止在文件上作標記、圖點,折角;不準在檔案室吸煙。
(五)摘抄檔案文件資料,要經(jīng)檔案人員審核同意。如需加蓋辦公室印章,必須使用16開材料紙抄錄,經(jīng)檔案人員簽字,否則不予蓋章。
(六)對于電子文檔,借閱人員只能借閱電子文檔的打印稿,不能借閱電子版本。
第七條檔案鑒定小組
(一)公司成立檔案鑒定小組,由分管副總經(jīng)理、辦公室主任、文秘專職人員及專職檔案員組成,分管副總?cè)谓M長。
(二)鑒定小組負責(zé)公司檔案的自查、鑒定和銷毀等工作。
(三)協(xié)調(diào)各部門兼職或?qū)Ｂ毼臅芾砣藛T的檔案事務(wù)。
第八條做好檔案的安全防護工作,進行嚴格的防火、防盜、防潮、防鼠工作,保持檔案管理場所整潔。
第九條檔案的保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者,以下列規(guī)定辦理:
(一)永久保存:公司章程、股東名冊、組織章程及辦事規(guī)則、董事會及股東會記錄、財務(wù)報表、政府機關(guān)核準文件、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要的技術(shù)資料、其他經(jīng)核定須永久保存的檔案。
(二)10年保存:預(yù)決算書類、會計憑證、事業(yè)計劃資料、重要合同文本、其他經(jīng)核定須保存10年的檔案。
(三)5年保存:期滿或解除之和約、其他經(jīng)核定須保存5年的檔案。
(四)1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。
第十條對于保存期限已滿的檔案,給予銷毀。銷毀前應(yīng)將銷毀檔案造冊呈總經(jīng)理核準,銷毀工作在相應(yīng)權(quán)責(zé)主管或檔案評審小組的監(jiān)督下由總經(jīng)理辦公室進行。
第十一條關(guān)于公司合同檔案管理
(一)經(jīng)濟合同檔案在公司檔案中單獨設(shè)置,集中管理。凡公司簽訂的合同、協(xié)議,統(tǒng)一由辦公室編號立卷。
(二)職能部門起草的經(jīng)濟合同、協(xié)議的稿件(包括合同、協(xié)議要求的附件),在合同、協(xié)議生效后歸檔。
(三)合同協(xié)議文本在公司發(fā)放的范圍和數(shù)量:檔案室二份,營銷副總一份,財務(wù)部一份。分送文本由辦公室固定編號,便于查考,各部門要設(shè)專人負責(zé)管理。
(四)凡公司簽訂的合同、協(xié)議文本,蓋有合同、協(xié)議雙方法人代表和單位印章的,不再以'正本'、'副本'區(qū)分,因工作需要印發(fā)'副本'的,應(yīng)不蓋法人代表和單位印章。
第四章附則
第十二條本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負責(zé)制訂并解釋,報總經(jīng)理審核批準,自公布之日起施行,修改亦同。
第十三條本辦法施行后,既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。
