某設備公司會議管理規(guī)定
設備公司會議管理規(guī)定
第一章總則
第一條 為規(guī)范會議的組織召開,提高會議效率,及時糾正和預防企業(yè)經營管理中出現的實際問題,特制定本規(guī)定。
第二條 會議召開原則:精簡、經濟、注重實效,避免開冗會。
第二章會議通知和準備
第三條 公司級會議、專題會議由總經理辦公室書面下發(fā)通知,書面會議通知包括:會議的名稱、議題、議程、時間、地點、參加人、需帶資料和注意事項等。
第四條 各系統(tǒng)、部門工作會議由召集部門口頭通知,也可采用書面通知。如會議有變動,負責通知部門應提前一天告知與會人員。
第五條 會議的準備內容包括議題、議程、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、發(fā)言材料準備、對會議進程的預測和對策、會場布置等。
(一)會議召集者就議題準備充分的資料、信息,擬就會議議程及時間分配,確定好主持人及會議記錄人。
(二)與會人員接到通知后就議題認真準備好言簡意賅的發(fā)言稿。
(三)會議場所提前布置,保持整潔,所需儀器設備提前到位并調試就緒。
第三章會議召開
第六條 會議主持人事先按禮儀規(guī)定安排好與會人員座次,會議開始時向與會人員宣布議程,召開過程中主持人應緊緊圍繞議題按照議程主持會議,并及時做出結論,及時制止干擾會議的任何情況。已成結束時,適時宣布散會,保證會議富有成效。
第七條 記錄員要在會議進行期間認真記錄,對結論性發(fā)言做重點記錄。會議結束后,記錄員要在規(guī)定時間內根據會議記錄整理出會議紀要,交由主持人簽發(fā)。簽發(fā)后由記錄人送達有關人員。會議召集部門或指定部門(辦公室)負責督辦會議決議的執(zhí)行。
第八條 記錄員負責簽到和考勤統(tǒng)計。
第四章會議紀律及保密規(guī)定
第九條 會議紀律與要求:
(一)不得遲到、早退或缺席,特殊情況提前向主持人請假。
(二)遲到、中途離席者應輕聲入、出席,盡量不干擾會議進行。
(三)集中精神,認真記錄,不得'開小會'。
(四)應關閉通訊工具或改為振動。
(五)注意言談舉止,發(fā)言力求簡短、切題,不可無故打斷他人的發(fā)言,不可對發(fā)言者惡語攻擊。
(六)保持會場整潔,不準隨地吐痰、扔紙屑,會議結束后將座椅整理好。
(七)違反以上規(guī)定者由會議召集人依據《員工日常獎懲細則》進行考核。
第十條 會議保密:會議召集者對會議內容的秘密事項的保密工作負總責。與會人員及記錄員對會議內容的秘密事項負有保密的義務。涉及到秘密事項的會議紀要,記錄員應在指定場所整理,并且嚴格按照主持人簽發(fā)的抄送人員送達。
泄密經查屬實者,按《員工日常獎懲細則》相關規(guī)定執(zhí)行。
第五章附則
第十一條 本規(guī)定由總經理辦公室負責制訂并解釋,報總經理審核批準,自公布之日起施行,修改亦同。
第十二條 本規(guī)定施行后,既有的類似規(guī)章制度或與本規(guī)定相抵觸的規(guī)定自行終止。
