廈門(mén)s物業(yè)管理公司垂直指揮系統(tǒng)規(guī)定
廈門(mén)**物業(yè)管理公司垂直指揮系統(tǒng)
l 必須準(zhǔn)確自如。
l 一個(gè)上級(jí)的原則。(指揮行為)
l 服從的原則。
l 逐級(jí)的原則。
一、 垂直指揮系統(tǒng)的依據(jù)
垂直指揮系統(tǒng)以組織系統(tǒng)表(機(jī)構(gòu)圖)為序列,以崗位描述為依據(jù)。
二、 垂直指揮的原則
(一) 服從指揮的原則
l 沒(méi)有服從,就沒(méi)有管理。
在一般情況下,下級(jí)無(wú)權(quán)判斷上級(jí)的對(duì)錯(cuò),上級(jí)的對(duì)錯(cuò)由上級(jí)的上級(jí)來(lái)裁定。
(二) 一個(gè)上級(jí)的原則(指揮行為)
每個(gè)崗位、每個(gè)人只有一個(gè)上級(jí),只服從一個(gè)上級(jí)的指揮,只向一個(gè)上級(jí)報(bào)告。
(三) 逐級(jí)的原則
l 上級(jí)對(duì)下級(jí)可以越級(jí)檢查不能越級(jí)指揮。
下列情況,可以越級(jí)指揮:
1) 緊急情況
上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有找到他的直線下級(jí),不能眼看著損失發(fā)生,即可越級(jí)指揮。
2) 直接下屬表示或?qū)嶋H上不服從指揮
直接下屬用種種理由不貫徹執(zhí)行上級(jí)的指示,任何領(lǐng)導(dǎo)都有權(quán)越級(jí)直接指揮。這種情況發(fā)生后,直接下級(jí)應(yīng)該表示自己錯(cuò)了或辭職。
3) 下級(jí)無(wú)力完成上級(jí)安排的任務(wù)
4) 必要的情況下,進(jìn)行整體指揮
l 下級(jí)對(duì)上級(jí)可以越級(jí)申訴,不能越級(jí)報(bào)告。
申訴和報(bào)告的界定是:
報(bào)告是在正常情況下,向直接上級(jí)請(qǐng)示工作取得指示。
申訴是告狀。
申訴只有在以下三種情況下是被認(rèn)為合法的。
1) 上級(jí)有貪污、盜竊、違法亂紀(jì)的行為。
2) 上級(jí)有重大出賣(mài)和危害公司的行為。
3) 上級(jí)濫用職權(quán),對(duì)申訴者有重大不公正的行為。
以上三種情況,如果屬實(shí),即可成立。如屬誣告,申訴者必須對(duì)此負(fù)責(zé)。
三、 垂直指揮的類(lèi)型
1、 單向指揮
只與單個(gè)的直接下級(jí)有關(guān)。
2、 多項(xiàng)指揮
與兩個(gè)或兩個(gè)以上直接下級(jí)有關(guān)。
3、 整體指揮
命令同時(shí)發(fā)給下屬各級(jí)人員。也就是說(shuō),命令內(nèi)容與各級(jí)下屬都有關(guān)聯(lián)。
例:總經(jīng)理宣布調(diào)整工資方案。
4、 在緊急情況下的現(xiàn)場(chǎng)指揮
當(dāng)發(fā)生緊急事件時(shí),有現(xiàn)場(chǎng)最高級(jí)別的管理人員負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)指揮,并及時(shí)上報(bào)上級(jí)。
四、 垂直指揮的常用形式
1、 命令
命令一般分為口頭命令和書(shū)面命令兩種。
口頭命令主要是指面談、小組討論、電話或其他情況下以講話形式出現(xiàn)的命令方式。
書(shū)面命令主要是指通過(guò)下任務(wù)單和命令書(shū)的形式的命令,往往顯得比較嚴(yán)肅和正式,而且可以避免口頭命令帶來(lái)的問(wèn)題。
l 命令人
即接受命令的執(zhí)行人,也就是讓誰(shuí)去完成任務(wù)。
l 命令內(nèi)容
即讓某個(gè)人去干什么工作,包括時(shí)間、地點(diǎn)、人員、行動(dòng)、行動(dòng)的對(duì)象。
l 完成的標(biāo)準(zhǔn)
也就是說(shuō)該項(xiàng)任務(wù)要完成到什么程度,即做成什么樣,一般分常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和特定標(biāo)準(zhǔn)。
常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)即公司已做好的規(guī)定或工作標(biāo)準(zhǔn)--下令時(shí)不用講明,可以強(qiáng)調(diào)。
特定標(biāo)準(zhǔn)指沒(méi)有先例或未做規(guī)定的工作標(biāo)準(zhǔn)--下令時(shí)必須講明。
l 完成的標(biāo)志
驗(yàn)收合格,交回令簽。
l 復(fù)命的時(shí)限和方式
在什么時(shí)間以前,用書(shū)面、電訊或口頭的形式向誰(shuí)報(bào)告。
八小時(shí)復(fù)命制
對(duì)任何命令不管完成與否,都要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)復(fù)命,如執(zhí)行人在執(zhí)行開(kāi)始后發(fā)現(xiàn)有
困難或阻力,應(yīng)努力去克服;如確實(shí)有不可克服的困難,執(zhí)行人無(wú)法按時(shí)、按標(biāo)準(zhǔn)完成,
要立即向下命令者復(fù)命,講明不能完成任務(wù)的困難或原因。如已完成任務(wù),也要復(fù)命。
'立即':我們規(guī)定為不得超過(guò)八小時(shí),這就叫'八小時(shí)復(fù)命制'。
這條規(guī)定特別重要。不能完成任務(wù)的人,可以取得下命令人的新指示,保證任務(wù)的完成或取得下命令人的幫助,及時(shí)克服困難完成任務(wù)。無(wú)論出于什么原因,在發(fā)現(xiàn)不能執(zhí)行命令以后,沒(méi)有向下命令人復(fù)命,延誤了工作,要由受命令人負(fù)責(zé)。
l 命令時(shí)的語(yǔ)言要求
a. 簡(jiǎn)煉、準(zhǔn)確、不需要形容和描繪。
b. 使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ),概念清楚,盡可能排除誤解。
c. 有可操作性。
d. 保證傳達(dá)渠道暢通無(wú)誤。
2、 會(huì)議
會(huì)議經(jīng)常用來(lái)決定多項(xiàng)指揮和總體指揮。會(huì)議要求開(kāi)得簡(jiǎn)短,并能解決實(shí)際問(wèn)題。
廈門(mén)**物業(yè)管理有限公司會(huì)議種類(lèi)
no 會(huì)議名稱(chēng) 主持人 召開(kāi)時(shí)間 會(huì)議內(nèi)容 參加人員 基本要求
1 公司月度工作例會(huì) 總經(jīng)理或總經(jīng)理助理 每月1日下午2:00~4:00 1. 上個(gè)月工作中存在問(wèn)題及解決方案。2. 下個(gè)月工作計(jì)劃完成情況。 總經(jīng)理總經(jīng)理助理各部門(mén)經(jīng)理 每月28日前將書(shū)面材料交到綜合管理部以便會(huì)議中使用。
2 公司月度工作計(jì)劃例會(huì) 每月5日下午4:00~5:00 1. 上月工作中存在問(wèn)題及解決方案。2. 下月重點(diǎn)工作方案研討。3. 對(duì)公司建議。
3 公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析會(huì)議 總經(jīng)理 每月15日下午2:00~4:00 1. 對(duì)上個(gè)月財(cái)務(wù)管理、資金使用、經(jīng)濟(jì)效益情況給予匯報(bào)分析。2. 下個(gè)月資金計(jì)劃 及調(diào)配使用。 總經(jīng)理總經(jīng)理助理財(cái)務(wù)部經(jīng)理
4 各部門(mén)月度工作例會(huì) 各部門(mén)經(jīng)理 每月25日下午2:00~4:00 1. 上個(gè)月工作中存在問(wèn)題及解決方案。2. 下個(gè)月重要工作,方案研討。3. 對(duì)公司建議。 各部門(mén)員工 每月28日交會(huì)議紀(jì)要到綜合管理部
(1) 會(huì)前準(zhǔn)備:
包括議題、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、有準(zhǔn)備發(fā)言,對(duì)會(huì)議進(jìn)程的預(yù)測(cè)和對(duì)策。
l 議題:不要多于三個(gè)。
l 主持人:主管級(jí)以上管理人員(不同層級(jí)會(huì)議)
l 記錄人由主持人委派,即各部門(mén)文員,總經(jīng)理會(huì)議有總經(jīng)理秘書(shū),行政例會(huì)有行政秘書(shū)。
l 將下發(fā)的文件要做到準(zhǔn)確,有錯(cuò)誤在會(huì)前要經(jīng)過(guò)修改。
l 文件要按照與會(huì)人數(shù)復(fù)印,不要造成開(kāi)會(huì)中途文件準(zhǔn)備不全。
l 要預(yù)先考慮到保密程
序。
(2) 會(huì)議通知:
根據(jù)會(huì)前準(zhǔn)備擬定會(huì)議通知。
會(huì)議通知包括:會(huì)議的名稱(chēng)、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人需帶資料,以及通知發(fā)放方法和途徑。
3、 會(huì)議紀(jì)要
l 由記錄人整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要只記決議,不記討論過(guò)程,個(gè)別重要語(yǔ)句可記。
l 會(huì)議紀(jì)要一定要有執(zhí)行人和完成時(shí)間。
l 會(huì)議紀(jì)要整理后要由會(huì)議主持人簽發(fā)。
l 如果是連續(xù)性會(huì)議(如例會(huì)),會(huì)議上要總結(jié)上次會(huì)議決議的執(zhí)行情況。
'會(huì)議的成果,凝固在會(huì)議紀(jì)要的決議中。'
3、 公文
l 批閱文件
批閱文件,下達(dá)書(shū)面指示是重要的指揮方法之一。
l 呈報(bào)文件
按文件呈報(bào)程序向有關(guān)負(fù)責(zé)人呈報(bào),呈報(bào)時(shí)間和批復(fù)時(shí)間要做記錄。
只能有一個(gè)人呈報(bào),可以抄送其他人。
l 批閱文件的處理形式
三種處理形式:發(fā)回、批轉(zhuǎn)、留中。
a. 發(fā)回即發(fā)回給呈報(bào)人執(zhí)行(或否)。
b. 批轉(zhuǎn)即被呈送人不能做出決定則批轉(zhuǎn)給有關(guān)負(fù)責(zé)人。
c. 留中有兩種情況:
① 做為資料收存。
② 暫不處理(文件暫不處理的決定要及時(shí)通知呈報(bào)人)。
l 公司中常用的文件
公司內(nèi)部日常事務(wù)文件,是一種信息決策、執(zhí)行配合、審批手續(xù)、立此存
照、公務(wù)聯(lián)系、宣傳教育、工作依據(jù)、規(guī)范指導(dǎo)等等一系列重要手段的媒介體裁。
常使用的公文種類(lèi)有:
計(jì)劃、通知、總結(jié)、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、章程、辦法、規(guī)則、準(zhǔn)則、守則、備忘錄、
函等等。
l 公文格式
1) 標(biāo)題:應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括公文的主要內(nèi)容,一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文部門(mén)和公文種類(lèi)。
2) 簽發(fā)人:發(fā)到哪一級(jí)的公文,應(yīng)注明簽發(fā)人。
3) 主送部門(mén):即負(fù)責(zé)承辦的受文單位。
4) 正文:由開(kāi)頭、主題、結(jié)尾三部分組成,或由依據(jù)、說(shuō)明、決策三部分組成。要條理層次清楚,文字簡(jiǎn)練確切,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)精確無(wú)誤,篇幅短小,一目了然。
5)發(fā)文部門(mén)落款:俗稱(chēng)'下款'。發(fā)文部門(mén)應(yīng)寫(xiě)部門(mén)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng),幾個(gè)
部門(mén)聯(lián)合發(fā)文,將主辦部門(mén)排在前面。
6)發(fā)文時(shí)間:用公元,小寫(xiě)漢字?jǐn)?shù)碼,不能省略'年'、'月'、'日',也不能
省略數(shù)字。一個(gè)部門(mén)單獨(dú)成文的,按簽發(fā)人簽發(fā)的日期;幾個(gè)部門(mén)聯(lián)合制發(fā)
的,按最后一個(gè)部門(mén)的簽發(fā)人的簽發(fā)日期。
為了便于本公司的文件管理,現(xiàn)將各部門(mén)的文件統(tǒng)一編制文件頭,請(qǐng)各部門(mén)
按以下的文件頭參照本文的打印格式發(fā)出文件:
公司辦公室 **辦 字[年份]第 號(hào)
財(cái)務(wù)部 **財(cái) 字[年份]第 號(hào)
工程部 **工 字[年份]第 號(hào)
綜合管理部 **綜 字[年份]第 號(hào)
r-報(bào)告 p-計(jì)劃 n-通知 m-會(huì)議紀(jì)要 o-其它
例如:綜合管理部發(fā)出一份通知,那么其文件的編號(hào)為'**綜n字[2003]第001
號(hào)'。[ ]中填寫(xiě)的是年份,'第'和'號(hào)'之間填寫(xiě)的是第幾號(hào)文件。
5) 附件:補(bǔ)充說(shuō)明主題內(nèi)容的附件,與正文構(gòu)成一份完整的文件。
6) 印章:公文一律加蓋印章。這是正式成文的標(biāo)志。印章蓋在部門(mén)名稱(chēng)和日期上。落款部門(mén)應(yīng)與印章一致,否則失去法定存在權(quán)。
l 公文的撰寫(xiě)程序
撰寫(xiě)公文時(shí)所要遵守的一定的程序,專(zhuān)指公文的制作流程,基本程序有:
1) 交擬
2) 擬稿
3) 核稿
4) 繕校
5) 簽發(fā)
6) 用印
7) 封發(fā)
l 公文的發(fā)文程序
1)審核 公司各部門(mén)發(fā)文必須經(jīng)公司辦公室審核后才可簽發(fā)
2)簽發(fā)
3)用印
4) 分發(fā)
5) 立卷
6) 歸檔
7) 銷(xiāo)毀
l 公文的收文程序
1) 傳遞
2) 簽收
3) 登記
4) 分發(fā)
5) 催辦
6) 查辦
7) 立卷
8) 歸檔
9) 銷(xiāo)毀
簽收的方法是在原件上由收件人背簽,背簽后直接放入文件夾存檔備查。
五、垂直指揮系統(tǒng)的重要法則
1、 不間斷
公司的管理要做到指揮不間斷,包括休假、下班、夜間。
l 時(shí)間不間斷。
l 最高決策不間斷。
l 指揮渠道不間斷。
2、 及時(shí)
決策就是要不失時(shí)機(jī)。該決定時(shí)不決定是最大的失敗。
領(lǐng)導(dǎo)做出決定要有時(shí)限,任何指揮上的延誤都會(huì)造成混亂和損失。
3、 前后一致
領(lǐng)導(dǎo)人在進(jìn)行指揮的時(shí)候:
l 要考慮到同類(lèi)事情的連續(xù)性。
l 要考慮到領(lǐng)導(dǎo)者本人的連續(xù)性。
l 要考慮到換屆負(fù)責(zé)人之間的連續(xù)性,在這一條上,基本原則是人換法不換。
公司不同部門(mén)之間的一致性:
凡出現(xiàn)不一致的情況,要有以下三點(diǎn):
a. 原則
b. 內(nèi)容
c. 轉(zhuǎn)換時(shí)間
4、 確保執(zhí)行
確保能執(zhí)行,確保已執(zhí)行。
凡不能執(zhí)行的命令不要下,這就是可行性的問(wèn)題。
5、 可監(jiān)督
