盛華物業(yè)檔案管理規(guī)定
盛華物業(yè)檔案管理規(guī)定
1.0目的
加強(qiáng)公司各管理處、行政內(nèi)部管理檔案的建立和管理,通過(guò)檔案管理,為人事、行政工作提供情況,規(guī)范公司在管物業(yè)資料,便于物業(yè)的維修和養(yǎng)護(hù),整理管理運(yùn)作資料,便于提高服務(wù)質(zhì)量。
2.0適用范圍
公司、部門(mén)、管理處檔案管理。
3.0檔案管理
3.1人事、行政內(nèi)部管理檔案由公司、管理處設(shè)專(zhuān)人統(tǒng)一管理。
3.2檔案管理員要根據(jù)檔案管理規(guī)定,通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集入檔材料,有關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合。檔案管理人員對(duì)歸檔材料應(yīng)及時(shí)歸檔。
3.3凡歸檔材料,均應(yīng)認(rèn)真鑒別,材料應(yīng)詳實(shí)、完整。
3.5檔案必須分類(lèi)明確,編排有序、目錄清楚、裝訂整齊,質(zhì)量記錄按月裝訂,相關(guān)行政檔案分年度裝訂。
3.6檔案應(yīng)存放入專(zhuān)用檔案柜,檔案室必須堅(jiān)固適用,有防火、防盜、防潮等安全措施。
3.7對(duì)保管的檔案要逐一登記造冊(cè)、編號(hào),每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少及時(shí)查找。
3.8檔案移交要填寫(xiě)移交清單,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。
3.9嚴(yán)禁任何人私自保存公司、部門(mén)、管理處及他人的檔案材料,對(duì)造成泄密或其他后果的,視情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理。
4.0檔案的查閱和借用
4.1外來(lái)單位前來(lái)查閱有關(guān)檔案須經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),必要時(shí)報(bào)公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.2檔案管理人員應(yīng)根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)指示提供有關(guān)材料。
4.3檔案一般不外借,特殊情況,經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱,但須嚴(yán)格履行登記手續(xù),按期歸還。
4.4私人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
4.5查閱必須嚴(yán)格遵守保密制度,嚴(yán)禁復(fù)印、涂改、圈畫(huà)、拆換檔案材料,不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容。如確需復(fù)制檔案材料須經(jīng)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。違反者視情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理。
5.0檔案工作人員守則
5.1認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家的勞動(dòng)人事政策、檔案管理規(guī)定,不斷提高工作水平。
5.2熱愛(ài)本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),提高業(yè)務(wù)水平和工作能力,努力為人事工作服務(wù)。
5.3保護(hù)檔案安全,不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷(xiāo)毀檔案。嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。
5.4嚴(yán)格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露檔案內(nèi)容,無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。
5.5堅(jiān)持原則,遵守紀(jì)律,嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。
