雅居樂(lè)物業(yè)行政公文管理規(guī)定
雅居物業(yè)行政公文管理規(guī)定
一、管理范圍:
1、外來(lái)公文一般分為兩大類(lèi):正式公文--包括上級(jí)單位及兄弟單位來(lái)文;便函。
2、內(nèi)部公文以公司名義發(fā)至上級(jí)或兄弟單位、政府機(jī)關(guān)、相關(guān)單位或發(fā)至公司各部門(mén)紅頭文件,包括一些請(qǐng)示、重要通知、公司的重大決定、規(guī)章制度的頒布等。
3、各部門(mén)下發(fā)至物業(yè)管理中心的有關(guān)通告等規(guī)定性文件。
4、各部門(mén)、物業(yè)管理中心的會(huì)議紀(jì)要、通知等。
二、管理程序:
1、公文接收
2、登記
1)綜合管理部收到公文由綜合管理部文員進(jìn)行拆封。
2)按來(lái)文機(jī)關(guān)進(jìn)行分組編號(hào),填寫(xiě)《公文閱辦單》,附在公文前面,并檢查來(lái)文的頁(yè)數(shù)、附件是否齊全,如不全應(yīng)提出索補(bǔ)的建議,按照來(lái)文的急緩程度分急件和慢件,急件需特別說(shuō)明。
3、擬辦
所有公文登記后報(bào)送綜合管理部負(fù)責(zé)人檢閱,提出'擬辦'意見(jiàn),擬辦意見(jiàn)要簡(jiǎn)明具體,對(duì)有必須在短期內(nèi)辦完的公文,應(yīng)注明催辦及檢查時(shí)間。
4、批示
由綜合管理部文員將批注'擬辦'公文上報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行批示,總經(jīng)理同意綜合管理部擬辦意見(jiàn)時(shí),可在'公文閱辦單'批示欄內(nèi)簽字,如認(rèn)為不妥可重新批示或加注明。
5、分辦及傳閱
1)綜合管理部文員將經(jīng)過(guò)批示的公文(附《文件閱辦單》)送承辦部門(mén)辦理或送有關(guān)人員和部門(mén)傳閱。
2)傳閱時(shí)各部門(mén)應(yīng)在公文閱辦單內(nèi)簽字并注明接件日期,文員應(yīng)在傳閱登記表上進(jìn)行登記,以便查閱傳閱進(jìn)展情況。急件,先辦理后傳閱,慢件可先傳閱,后辦理。
3)傳閱文件時(shí),傳閱人如發(fā)現(xiàn)有必要補(bǔ)充和糾正事項(xiàng)應(yīng)通知綜合管理部。
6、傳閱后的落實(shí)。
1)承辦部門(mén)在接到公文后,立即組織對(duì)公文的處理,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成。
2)對(duì)于不屬于本部門(mén)所承辦時(shí),應(yīng)立即將公文退回綜合管理部要求重批,凡不進(jìn)行處理又不退回的,若延誤工作由接文部門(mén)承擔(dān)責(zé)任。
3)催辦的公文,批示在公文閱辦單上注明檢查日期,綜合管理部文員按檢查日期到辦文部門(mén)檢查辦文情況,并做好記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向綜合管理部負(fù)責(zé)人匯報(bào)。
7、回復(fù)、存檔
1)辦理完的公文,需要回復(fù)時(shí),由承辦部門(mén)起草回文,經(jīng)審批后發(fā)出,并即時(shí)將辦完的公文交綜合管理部歸檔。
2)辦理完的公文,不需要回復(fù)的,由承辦部門(mén)在公文處理單上注明辦理情況。辦完后的公文應(yīng)盡快交綜合管理部歸檔,歸檔時(shí)間不得超過(guò)一周。
8、擬稿
1)公司名義發(fā)文(紅頭文件)應(yīng)在文稿前用公文稿紙,逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚,公文稿紙的內(nèi)容包括:標(biāo)題、主送單位、抄送單位、擬稿部門(mén)、擬稿人、部門(mén)審批、主管領(lǐng)導(dǎo)審批、簽發(fā)人、會(huì)簽等(見(jiàn)附表)。
2)擬稿內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律、法規(guī)、方針政策及已下發(fā)的各項(xiàng)規(guī)定,如與已發(fā)布規(guī)定不一致時(shí),應(yīng)聲明原規(guī)定作廢或失效。
3)擬稿要注意情況屬實(shí),觀點(diǎn)明確,條理清楚,文字精煉,書(shū)寫(xiě)工整,標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確。
4)公文的標(biāo)題應(yīng)與公文內(nèi)容一致,人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。
5)請(qǐng)示問(wèn)題的公文應(yīng)采取一文一事。
6)對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)放公文,由主管業(yè)務(wù)部門(mén)草擬,對(duì)外來(lái)公文的復(fù)文,由承辦部門(mén)草擬。
7)草擬公文部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)所擬公文進(jìn)行審核:
8)文中情況無(wú)虛假不實(shí)之詞;
9)數(shù)字準(zhǔn)確,人名、地名、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)正確并書(shū)寫(xiě)清楚;
10)公文中內(nèi)容正確。
9、會(huì)簽
公文中的內(nèi)容涉及其它部門(mén)時(shí),由公文草擬部門(mén)組織各部門(mén)會(huì)簽。
10、核稿
公文草擬部門(mén)將經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審查簽字的或經(jīng)會(huì)簽部門(mén)簽字的公文草稿送綜合管理部審稿。
11、綜合管理部審核公文草稿是否達(dá)到公文的基本要求,并著重審查下列問(wèn)題:
1)公文的政策性;
2)有關(guān)部門(mén)是否協(xié)商一致,與已發(fā)布的規(guī)定是否矛盾;
3)無(wú)錯(cuò)別字、語(yǔ)法上的病句等。
12、審核及簽發(fā)
1)公司名義下放的內(nèi)容重要,涉及面廣,對(duì)公司工作有指導(dǎo)意義的公文由公司總經(jīng)理簽發(fā)。
2)以公司名義發(fā)出屬公司某方面工作的文件,由主管總經(jīng)理簽發(fā)。
3)業(yè)務(wù)部門(mén)代替主管領(lǐng)導(dǎo)起草的發(fā)文稿,應(yīng)由主管總經(jīng)理審核后由主管總經(jīng)理簽發(fā)。
4)各職能部門(mén)或項(xiàng)目物業(yè)處自行發(fā)文(非紅頭文件),經(jīng)分管總經(jīng)理審批后由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
5)簽發(fā)公文應(yīng)注意以下幾方面:
a、簽發(fā)人對(duì)文件在政策、指導(dǎo)思想等方面負(fù)有完全責(zé)任,因此,必須對(duì)文稿從內(nèi)容到文字進(jìn)行嚴(yán)格的審核、修改,確保準(zhǔn)確無(wú)誤;
發(fā)意見(jiàn)明確、具體,如簽署'發(fā)'、'同意'、'速印發(fā)'等;
修改簽發(fā)文稿應(yīng)力求字跡清楚;
13、印制、發(fā)送、登記、存檔
1)經(jīng)簽發(fā)的文件,如屬紅頭文件,由綜合管理部負(fù)責(zé)打印,首頁(yè)用專(zhuān)用公文紙,續(xù)頁(yè)用a4復(fù)印紙打印,在綜合管理部用印。綜合管理部應(yīng)在發(fā)文簿上登記按編號(hào)存檔。
2)簽發(fā)的文件,公司名文發(fā)文及部門(mén)發(fā)的規(guī)定性文件,應(yīng)將草稿及原件一份填寫(xiě)《發(fā)文記錄》并在綜合管理部存檔。
3)各部門(mén)所發(fā)非紅頭文件為便于歸檔,可在文件上附頁(yè)眉,頁(yè)眉右上角注年度發(fā)文序列號(hào)如:03-行(01)(詳見(jiàn)附表)。
三、支持性表格:
1、《公文閱辦單》(wh-zh-*-001)
2、《發(fā)文記錄》(wh-zh-*-002)
3、《行政公文稿紙》(wh-zh-*-003)
4、《資料存檔登記表》(wh-zh-*-004)
