物業(yè)公司分級(jí)采購管理規(guī)定
物業(yè)公司分級(jí)采購管理規(guī)定(試行)
一、目的:
對(duì)采購過程進(jìn)行控制,確保產(chǎn)品符合規(guī)定要求,及時(shí)有效地滿足服務(wù)需求。
二、范圍:
1、二級(jí)采購是指對(duì)各管理中心(處)日常服務(wù)所需的零星低值、易耗物品以及突發(fā)性事件所需的物品采購。
2、一級(jí)采購指有一定需求周期可預(yù)計(jì)的公司行政與人力資源部統(tǒng)一采購的批量物品,含特約委外服務(wù)采購。一級(jí)采購執(zhí)行公司質(zhì)量手冊(cè)zswy/zc-08、b/0《采購控制程序》。
三、職責(zé):
1、管理中心(處)負(fù)責(zé)二級(jí)采購,(詳見二級(jí)采購目錄)。物品檢驗(yàn)員(兼職)負(fù)責(zé)采購和物品驗(yàn)證及物品的發(fā)放登記。二級(jí)采購申請(qǐng)仍需公司職能部門及分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審核、批準(zhǔn)。
2、二級(jí)采購人員職責(zé):
(1)負(fù)責(zé)管理中心(處)辦公、工程、保安、保潔用品的采購、登記和領(lǐng)發(fā)工作。
(2)掌握各類采購物品的性能用途。
(3)及時(shí)了解各類采購物品的市場價(jià)格行情。
(4)及時(shí)了解管理中心(處)的采購需求情況,并根據(jù)需求提出采購建議。
(5)負(fù)責(zé)建立本單位的物品采購臺(tái)帳、物品供應(yīng)商檔案等。
(6)積極參加公司及外部開展的采購培訓(xùn)課程,提高采購業(yè)務(wù)水平。
(7)協(xié)助公司一級(jí)采購人員完成公司一級(jí)采購任務(wù)。
四、二級(jí)采購程序規(guī)定:
1、各部門、管理中心(處)每月25日前將采購計(jì)劃報(bào)公司行政與人力資源部,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批后,由管理中心(處)派專人到合格供應(yīng)商處采購。各部門、管理中心(處)質(zhì)檢員驗(yàn)證、驗(yàn)收必須將合格證明貼在采購任務(wù)單檢測結(jié)論欄進(jìn)行物品登記、發(fā)放,每月25日盤存一次,詳見采購流程圖,建立物品進(jìn)、出、存二級(jí)臺(tái)帳。
2、采購方式:
(1)通知公司確定的合格供方配送。
(2)到最近的經(jīng)銷商或百貨批發(fā)市場采購(必須符合合格供方條件)。
3、采購物品時(shí),供應(yīng)商必須提供生產(chǎn)廠家產(chǎn)品檢驗(yàn)合格證。
4、采購人員必須對(duì)采購物品進(jìn)行驗(yàn)證、及時(shí)登記,填寫《物品登記表》、《物品發(fā)放驗(yàn)收表》。
5、管理中心(處)可自選供應(yīng)商,但必須提前將供應(yīng)商報(bào)行政與人力資源部進(jìn)行合格供方評(píng)審,合格供方評(píng)審執(zhí)行《采購控制程序》4.2、4.2.1、4.2.2條款。
6、公司行政與人力資源部每月1-2次,管理中心(處)經(jīng)理、主任每月2-4次憑采購計(jì)劃對(duì)采購工作進(jìn)行監(jiān)控、檢查,填寫《采購監(jiān)控檢查表》。
7、每月25日前將當(dāng)月一級(jí)、二級(jí)采購物品的《采購任務(wù)單》、《物品發(fā)放驗(yàn)收表》原件,購貨發(fā)票交至行政與人力資源部備存、審核。各管理中心(處)負(fù)責(zé)人在采購任務(wù)單簽字有效,行政與人力資源部實(shí)行統(tǒng)一報(bào)銷。
8、各管理中心(處)不得擅自超限額采購物品,若經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅查處。
(1)限額:二級(jí)采購金額:寫字樓每月不得超過500元;住宅小區(qū)每月不得超過300元。
(2)罰責(zé):第1次罰款50元,第2次罰款100元,第3次罰款500元,3次以上責(zé)任人降薪一級(jí)。
五、本規(guī)定由公司行政與人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
六、本規(guī)定自2004年3月1日起執(zhí)行。
附:1、采購流程圖
2、一級(jí)采購物品目錄
3、二級(jí)采購物品目錄
4、二級(jí)采購物品參考價(jià)格一覽表
5、《采購任務(wù)單》
6、《**采購計(jì)劃表》
7、《物資發(fā)放驗(yàn)收表》
8、《工具領(lǐng)用登記表》
9、《采購監(jiān)控檢查表》
