第1篇 某某物業(yè)公司物料管理規(guī)定
某物業(yè)公司物料管理規(guī)定
1.0 目的
規(guī)范公司所用物料申購、倉管、領(lǐng)用、統(tǒng)計等一系列工作,確保所耗物料安全;各項管理有序;合理控制物料使用;減少非正常清耗和物料相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作。
2.0 適用范圍
物業(yè)公司下屬各單位的物料管理工作。
3.0 概念
3.1 物料管理員:指各單位倉管員或負責物料管理工作責任人,負責物料申購統(tǒng)計、下單、跟蹤、收驗貨、倉管、入倉、出倉、盤點、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等工作。
3.2 物料管理結(jié)算周期:物料管理結(jié)算周期是指上月的21日至本月20日。
4.0 職責
4.1 物料使用部門負責20日前向物料管理員遞交《物料申購計劃表》申購所需物料,逾期未遞交申計劃所造成的后果由責任部門自行負責。
4.2 物料管理員負責物料申購統(tǒng)計、下單、跟蹤、收驗貨、倉管、入倉、出倉、盤點、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等工作。
4.3 公司財務(wù)中心物業(yè)會計負責各單位物料的核算。
4.4 項目物業(yè)負責人負責指導、監(jiān)督、檢查物料管理員按公司規(guī)定做好物料管理工作。
4.5 公司品質(zhì)部負責協(xié)助項目物業(yè)負責人指導物料管理員做好物料管理工作,并不定期抽查執(zhí)行情況。
5.0 程序要點
5.1 庫存物料的限額標準
5.1.1 日常消耗物料的庫存限額:
1) 一般為每月平均消耗量的兩倍;
2) 特殊情況另行處理。
5.1.2 常備的零件物料的庫存限額:
1) 一般為每月平均消耗量的3倍;
2) 特殊情況另行處理。
5.2 物料采購的申請
5.2.1 物料需求部門在20日前向物料管理員遞交本部門《物料申購計劃表》,并在23日前向物料管理員遞交本部門《庫存物料盤點表》和本部門本物料管理結(jié)算周期《物料消耗記錄》。
5.2.2 對于特殊需求的物料,申購部門需提供詳盡的規(guī)格型號、圖片或供應商等資料,如有需要還應提供實物樣本。
5.2.3物料管理員在收到申請部門遞交的《物料申購計劃表》后,根據(jù)以往該部門領(lǐng)用物
料記錄對該部門的申請計劃進行審核,發(fā)現(xiàn)異常立即了解原由,如有需要應檢查該部門物料使用記錄和實物庫存情況。
5.2.4 當倉庫物料低于規(guī)定的庫存限額時,應在本物料管理結(jié)算周期結(jié)束后及時填制所需物料的采購計劃。
5.2.5 物料的申購應有計劃和預見性,在一般情況下每月25日后公司不再受理各單位遞交的物料申購申請。
5.2.6 因特殊原因需臨時申購的零星、應急物料由使用部門填寫《零星/應急物料申購表》遞物料管理員審核,經(jīng)項目物業(yè)負責人和區(qū)域主管領(lǐng)導批準后遞物業(yè)總部。
5.2.4 每月23日前匯總各部門《物料申購計劃表》,結(jié)合庫存情況編制本單位下月物料申購計劃,并遞項目物業(yè)負責人審核,區(qū)域負責人審批。
1)項目物業(yè)負責人依據(jù)下列內(nèi)容審核:
a 倉庫實際庫存量;
b 當月實際消耗量;
c 庫存物料的限額標準;
d 下月預計消耗量;
e 下月資金預算。
2)區(qū)域主管負責人審批:
a 采購計劃不合理的,應及時予以調(diào)整申購計劃;
b 采購計劃合理的,區(qū)域負責人應在審批欄內(nèi)簽署姓名、日期。
5.2.9 物業(yè)總部行政助理在每月25日前收齊各各單位遞交采購申請后遞公司總經(jīng)理審閱批示。
5.2.10總部行政助理在28日前將經(jīng)總經(jīng)理審閱批準的《物料申購計劃表》集中后交集團采購部。
5.3 申購跟進
5.3.1 申請計劃一經(jīng)批準,由物料管理員負責與集團采購部負責跟進本項目采購工作采購員聯(lián)系,對于特殊物料加以說明以避免購買錯誤,并跟蹤購買效率是否能達到使用單位要求。
5.3.2 特殊物料,物料管理員應提醒申購部門主動與采取部采購員聯(lián)系。
5.3 物料的入倉程序
5.3.1 物料的入倉程序:
1) 物料管理員應按照《物料驗收管理規(guī)定》中的相關(guān)規(guī)定進行驗收;
2) 經(jīng)驗收合格的物料,將送貨單據(jù)進行復印,開具《進倉單》,并將物料分類存放;
3) 根據(jù)當天的物料送貨單、《進倉單》、《領(lǐng)料單》,當日在《進銷存賬》上做好物料明細帳,并在《物料申購收貨記錄》上做好收貨記錄;
4) 物料管理員應在每日下班前,將《進倉單》、物料送貨單和《領(lǐng)料單》匯總整理好后存檔,作為本物料管理結(jié)算周期物料統(tǒng)計和費用核算依據(jù)之一。
5.3.2 退回物料的入倉程序:
1) 相關(guān)人員將未使用完的物料送到倉庫。
2) 物料管理員應根據(jù)核查結(jié)果,按照《物料驗收管理規(guī)定》中的相關(guān)規(guī)定進行驗收。
a)合格品,填寫《進倉單》,在說明欄內(nèi)填寫'退回物料'字樣,存入合格品存放區(qū)內(nèi);
b)不合格品,填寫《不合格品處理表》后存放在不合格品區(qū)等待處理。
3) 物料管理員應在每日下班前,根據(jù)《進倉單》在《進銷存賬》賬簿上登記倉庫物料明細賬,并將《進倉單》匯總后存檔。
5.3.4 設(shè)備工具的入倉程序:
1) 新采購的工具按物料的入倉程序執(zhí)行。
2) 以舊換新的設(shè)備工具入倉程序:
a) 經(jīng)辦人應憑其所在各部門負責人簽名確認的《工具領(lǐng)用記錄》到倉庫辦理舊工具入倉手續(xù);
b) 物料管理員經(jīng)檢查無誤后予以辦理入倉手續(xù),同時在《工具領(lǐng)用記錄》上簽名確認。
c)填寫《入倉單》將舊工具辦理入倉手續(xù),不能使用的填寫《不合格品處理表》后存放在不合格品區(qū)等待處理。
d)新領(lǐng)出的工具按出倉程序填寫《領(lǐng)料單》辦理工具領(lǐng)出手續(xù),同時在《工具領(lǐng)用記錄》上簽名確認。
3)退還的設(shè)備工具入倉程序:
a)物料管理員根據(jù)使用人的《工具領(lǐng)用記錄》或《工具借領(lǐng)單》上的項目,逐項清點退還工具,并填寫《入倉單》將舊工具辦理入倉手續(xù),
b)物料管理員按照《物料驗收管理規(guī)定》中的相關(guān)規(guī)定對退回的設(shè)備工具進行驗收。
5.4 倉庫物料的存放管理
5.4.1 物料存放倉庫的自然條件:
1) 有通風設(shè)備;
2) 光線充足;
3) 面積寬敞。
5.4.2 倉庫物料的存放分類:
1) 易燃、易爆與揮發(fā)性強的物料;
2) 吸水性強、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生銹的物料;
3) 常用工具、材料和配件等;
4) 易碎、易損物料;
5) 食品類。
5.4.3 物料存放倉庫的區(qū)域劃分:
1) 合格物料存放區(qū);
2) 不合格物料存放區(qū);
3) 待檢物料存放區(qū)。
5.4.4 倉庫區(qū)域劃分的方法:
1) 在貨架上標識并隔離;
2) 劃線掛標牌。
5.4.5 倉庫物料的存放要求:
1) 易燃、易爆與揮發(fā)性強的物料應單獨設(shè)置倉庫存放,存放時應注意:
a)周圍無明火、遠離熱源;
b)擺放在地下;
c)配備滅火器;
d)保持包裝完好;
e)庫房結(jié)構(gòu)堅固,門窗封閉牢固;
f)庫房門內(nèi)開。
2) 吸水性強、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物料存放時:
a)用經(jīng)過防火處理的貨架處置;
b)放在干燥的地上或貨架上;
c)配備防潮通風設(shè)施。
3) 常用工具、材料和配件等:
a)不規(guī)則物料,用盒或袋裝好后擺放;
b)規(guī)則的物料整齊的擺放在貨架或地上;
4) 易碎易損的物料:
c)體積較小或瓶裝物料,放置貨架的底層、整齊的擺放在地上;
d)體積較大的,應靠墻立放,放置上方不懸掛物料;
e)放置位置有膠墊。
5) 食品:
a)放置在經(jīng)過防水處理的貨架上;
b)配備通風、防潮設(shè)施。
5.5 倉庫物料的領(lǐng)用管理
5.5.1物料的領(lǐng)用程序:
1) 物料領(lǐng)用人應憑其所在各部門負責人簽字確認的《領(lǐng)料單》到倉庫辦理材料領(lǐng)用手續(xù);
2) 物料管理員根據(jù)《領(lǐng)料單》上所列品種,逐一發(fā)放;
3) 物料管理員根據(jù)《領(lǐng)料單》內(nèi)容日在《進銷存賬》上登記倉庫物料發(fā)放明細登記;
4) 物料管理員應于每日下班前,將《領(lǐng)料單》匯總后存檔。
5.5.2 工具的領(lǐng)用管理:
1) 工具使用人應憑其所在各部門負責人簽名確認的《領(lǐng)料單》,并攜帶個人《工具領(lǐng)用記錄》到倉庫領(lǐng)用工具;
2) 物料管理員應根據(jù)使用人《工具領(lǐng)用記錄》的記錄,核對原卡上的領(lǐng)用工具是否有重復現(xiàn)象:
a)如經(jīng)核對,已有領(lǐng)用記錄,但沒有報廢或其他處理記錄,物料管理員應拒絕發(fā)放;
b)如經(jīng)核對沒有該工具的領(lǐng)用記錄,將工具發(fā)放給領(lǐng)用人后,并在使用人《工具領(lǐng)用記錄》上登記。
3) 物料管理員應在每日下班前將工具《領(lǐng)料單》匯總后在《進銷存賬》上登記倉庫物料發(fā)放明細登記。
5.5.3 借用工具的領(lǐng)用程序:
1) 凡因工作需要借用工具的人員,應憑其所在部門負責人簽名確認的《工具借領(lǐng)單》,到倉庫辦理工具借用手續(xù);
2) 維修人員也可憑有效的維修單借用工具;
3) 物料管理員根據(jù)《工具借領(lǐng)單》或維修單,填寫《領(lǐng)料單》后發(fā)放;
4) 物料管理員對借用的工具應根據(jù)規(guī)定的歸還期限督促借用人按時歸還。
5)在每日下班前將工具《領(lǐng)料單》匯總后在《進銷存賬》上登記倉庫物料發(fā)放明細登記。
5.6 倉庫物料報廢的管理
5.6.1 報廢的標準:
1) 物料到有效期;
2) 客觀原因造成物料工具已無使用價值的;
3) 按其他有關(guān)規(guī)定需報廢。
5.6.2 物料報廢的程序:
1) 報廢物料經(jīng)辦人憑其所在各部門負責人簽名確認的《物料報廢單》,到物料管理員處辦理物料報廢手續(xù);
2) 倉庫庫存的物料報廢,由物料管理員負責填寫《物料報廢單》;
3) 報廢物料經(jīng)手人在遞交《物料報廢單》時,應準備好報廢物料的關(guān)有原始資料,如入庫時間、物料性能介紹、使用時間、使用說明、其他有關(guān)資料等。
4) 單位負責人有接到《物料報廢單》申請后應組織相關(guān)人員驗證,并在《物料報廢單》上做好驗證記錄;
5) 報廢物料單位價值在500元以上的,將經(jīng)驗證后《物料報廢單》報公司總經(jīng)理審批;
6) 報廢物料單位價值在500元以內(nèi)的,將經(jīng)驗證后《物料報廢單》報區(qū)域主管領(lǐng)導審;
7) 物料管理員根據(jù)審批意見對報廢物料進行處理。
8)經(jīng)批準可處理的報廢物料,需在物料管理員同物料處理人的互相監(jiān)督下進行,并在《物料報廢單》上做好處理和所得收益記錄,雙方簽名確認。
9)報廢物料所得收益交項目物業(yè)收銀處,并開據(jù)收條后匯同《物料報廢單》共同存檔。
5.7 倉庫物料的清點
5.7.1本物料管理結(jié)算周期結(jié)束后3個工作日內(nèi),物料管理員應對倉庫內(nèi)物料進行逐一清點。
5.7.2 根據(jù)清點結(jié)果,填寫《庫存物料盤點表》。
5.7.3 物料管理員應將庫存物料《進銷存賬》明細賬的余額和盤點表上的實物作額進行核對:
1) 經(jīng)核對無誤的,物料管理員應根據(jù)本物料管理結(jié)算周期內(nèi)實際發(fā)生的《入倉單》及
《領(lǐng)料單》,編制《物料消耗記錄》,同時編制下月采購計劃;
2) 如經(jīng)核對有誤:
a)實物多于賬面余額的,應報項目負責人批準,按新購物料入倉程序,填寫《進倉單》辦理進倉手續(xù),在進倉單說明欄內(nèi)注明'盤贏物料'字樣;
b)如實物少于賬面余額的,應查找出原由后報項目負責人處理。
3) 盤點結(jié)束后,在23日前將當月報送項目負責人審核。
4) 項目物業(yè)負責人應于每月25日前對物料管理員所遞材料進行審核,并根據(jù)情況部分或全面進行抽檢,審核并抽檢無誤后將經(jīng)審核簽批的《物料消耗記錄》、《物料申購計劃表》資料遞總公司物業(yè)部。
5.8.1 物料管理員將經(jīng)項目負責審批的第月初5號前將上月物料管理相關(guān)資料整理成冊,并核對無誤后遞項目負責人審核簽批后的《物料盤點表》、《物料消耗記錄》、《物料申購
計劃表》整理成冊,交由客服部長期保存。
5.9 物料的管理情況,作為對物料管理員和相關(guān)責任人績效考評的依據(jù)之一。
6.0 記錄
6.1 《進倉單》
6.2 《領(lǐng)料單》
6.3 《工具借領(lǐng)單》wy/qr-wy-031
6.4 《工具領(lǐng)用記錄》wy/qr-wy-032
6.5 《物料盤點表》wy/qr-wy-033
6.6 《物料消耗記錄》wy/qr-wy-034
6.7 《物料申購計劃表》 wy/qr-wy-035
6.8 《物料申購收貨記錄》 wy/qr-wy-036
6.9 《物料報廢單》wy/qr-wy-037
6.9 《進銷存賬》簿
7.0 相關(guān)支持性文件
7.1 《物料驗收管理規(guī)定》
7.2 《績效考核管理制度》
第2篇 某物業(yè)公司物料驗收管理規(guī)定
物業(yè)公司物料驗收管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范物料驗收管理工作,確保所申購物料與所收物料相符,做好所購物料相關(guān)資料收集工作。
2.0適用范圍
物業(yè)公司所有物料驗收工作。
3.0概念
3.1物料管理員:指各單位倉管員或負責物料管理工作責任人,負責物料申購統(tǒng)計、下單、跟蹤、收驗貨、倉管、入倉、出倉、盤點、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等工作。
3.2物料管理結(jié)算周期:物料管理結(jié)算周期是指上月的21日至本月20日。
4.0內(nèi)容
4.1物料管理員負責物料收貨驗收工作,特殊物料需由申購部門使用人負責驗收質(zhì)量及規(guī)格型號是否適用。
4.2物料管理員因特殊原由不能親自收貨,必須提前與代替收貨人員做好工作交接或指引,并指導如何按規(guī)定做收收驗工作。
5.0記錄
5.1《物料申購收貨記錄》wy/qr-wy-036
6.0相關(guān)支持性文件
6.1《物料管理規(guī)定》
