第1篇 a公司辦公自動(dòng)化管理規(guī)定
1 目的
為強(qiáng)化公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理,確保系統(tǒng)各功能有效運(yùn)行,信息及時(shí)處理和反饋。對(duì)電子公文準(zhǔn)確、規(guī)范、安全、及時(shí)地進(jìn)行處理,提高工作效率。
2 適用范圍
本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷(xiāo)商、服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理。
3 術(shù)語(yǔ)和定義
電子公文:電子公文是指在企業(yè)管理過(guò)程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式,能被計(jì)算機(jī)處理、拷貝、存儲(chǔ)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務(wù)文書(shū)如:(決定、決議、指示、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、通告、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要、公函等)。文秘資源網(wǎng)
4 職責(zé)
4.1公司辦公室是公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén),對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
4.2公司電算室是保證公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正常運(yùn)行的系統(tǒng)維護(hù)部門(mén),對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能否正常運(yùn)行負(fù)責(zé),并負(fù)責(zé)對(duì)永久保留的信息備份工作。
4.3人力資源開(kāi)發(fā)室負(fù)責(zé)人員流動(dòng)、用戶(hù)變更信息的及時(shí)提供。
4.4網(wǎng)絡(luò)室是解放經(jīng)銷(xiāo)商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén),對(duì)解放經(jīng)銷(xiāo)商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放經(jīng)銷(xiāo)商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
4.5服務(wù)管理部是解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén),對(duì)解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
5 管理要求
5.1 電子公文管理規(guī)定。
5.1.1 電子公文與紙質(zhì)公文關(guān)系。
5.1.1.1各部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦公系統(tǒng)管理,按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。
5.1.1.2電子公文行文關(guān)系,與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。
5.1.1.3除特殊注明外,電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致,包括:公文版頭、秘密等級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)、附件等。
5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理,其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。
5.1.2上機(jī)操作人員必須熟記本人的用戶(hù)代碼和口令,并保守秘密,在系統(tǒng)中不得從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng),系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。上機(jī)人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時(shí)通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務(wù)流程、更改用戶(hù)設(shè)置。非辦公系統(tǒng)中注冊(cè)的人員不得上機(jī)操作或?yàn)g覽。
5.1.3 對(duì)機(jī)密級(jí)以上(含機(jī)密級(jí))的文件和篇幅較長(zhǎng)的轉(zhuǎn)發(fā)附件,仍以紙質(zhì)方式發(fā)送,但要形成簡(jiǎn)要說(shuō)明,進(jìn)入業(yè)務(wù)流程,批復(fù)工作仍在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行。
5.1.4 使用人員要在每個(gè)工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看'待辦事宜',并簽署意見(jiàn)。
5.1.5國(guó)家秘密級(jí)以上(含秘密級(jí))和集團(tuán)公司機(jī)密級(jí)秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。
5.1.6各部門(mén)在收到電子公文后,有必要復(fù)制成一份(經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)可復(fù)制成多份)紙質(zhì)公文,應(yīng)需在所復(fù)制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復(fù)制專(zhuān)用章(電子公文復(fù)制專(zhuān)用章圖樣附后)注明復(fù)制單位、日期、份數(shù),然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應(yīng)作為備份存檔。
5.1.7 電子公文處理和存儲(chǔ),必須采用專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備,由收到電子公文的人員負(fù)責(zé)管理,確保有關(guān)設(shè)備的安全。
5.1.8 電子公文介質(zhì)[硬(軟)磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等]應(yīng)按下列要求管理:
5.1.8.1 電子公文介質(zhì)的使用和保存,等同紙質(zhì)公文的使用和保存。
5.1.8.2 電子公文介質(zhì)的維護(hù)和維修,由公司電算室負(fù)責(zé)。
5.1.8.3 電子公文介質(zhì)的銷(xiāo)毀,等同紙質(zhì)公文的銷(xiāo)毀,須進(jìn)行登記并由兩人監(jiān)銷(xiāo),確保不漏銷(xiāo)、不丟失。
5.1.9用戶(hù)認(rèn)證管理。
5.1.9.1用戶(hù)密碼方式:用戶(hù)首次登陸時(shí)系統(tǒng)強(qiáng)制更改密碼,日常要求每隔1個(gè)月修改用戶(hù)密碼。
5.1.9.2建議系統(tǒng)采用電子身份認(rèn)證卡確保系統(tǒng)的安全。
5.1.10用戶(hù)管理。
5.1.10.1用戶(hù)重新審核:將現(xiàn)有的oa用戶(hù)按部門(mén)列表由用戶(hù)所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。
5.1.10.2新用戶(hù)申請(qǐng)程序:新增用戶(hù)由本人填寫(xiě)新增(變更)用戶(hù)表(附后),本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后,到人力資源開(kāi)發(fā)室蓋章確認(rèn),由電算室創(chuàng)建用戶(hù)。
5.1.10.3用戶(hù)權(quán)限變更:當(dāng)對(duì)用戶(hù)權(quán)限有特殊需要時(shí),請(qǐng)?zhí)顚?xiě)用戶(hù)權(quán)限變更表(附后)。
5.1.10.4用戶(hù)變更:人員流動(dòng)時(shí),由人力資源開(kāi)發(fā)室填寫(xiě)用戶(hù)新增(變更)表(附后)提供給電算室,由電算室對(duì)這些用戶(hù)變更所屬部門(mén)。
5.1.10.5用戶(hù)注銷(xiāo):人員調(diào)離,退休、退養(yǎng)、離職時(shí),由人力資源開(kāi)發(fā)室填寫(xiě)用戶(hù)注銷(xiāo)表(附后)提供給電算室,由電算室注銷(xiāo)用戶(hù)。
5.1.11用戶(hù)組管理。
5.1.11.1用戶(hù)群組重新審核:將群組名稱(chēng)及群組成員列出后,由各主管部門(mén)重新審核。
5.1.11.2新用戶(hù)組申請(qǐng)程序:由使用部門(mén)填寫(xiě)用戶(hù)新增(變更)表(附后),與電算室協(xié)商創(chuàng)建。
5.1.11.3用戶(hù)組的日常管理:用戶(hù)組由電算室進(jìn)行日常維護(hù)。
5.1.11.4用戶(hù)組信息的發(fā)布:為方便查詢(xún)各用戶(hù)組包含的成員,電算室將每隔一個(gè)月在通知公告中發(fā)布用戶(hù)組信息。
5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專(zhuān)人對(duì)模塊中的文檔進(jìn)行維護(hù)。
5.1.13系統(tǒng)操作要求。
5.1.13.1要求每天早8:00打開(kāi)oa辦公系統(tǒng),下班時(shí)觸發(fā)按鈕,形成的信息由各部門(mén)專(zhuān)人管理并與考勤掛勾。
5.1.13.2上班期間每隔一個(gè)小時(shí)查看一次最新信息。
5.1.13.3各模塊的主管理單位負(fù)責(zé)及時(shí)更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1電子郵件系統(tǒng):要求經(jīng)常清理,保證郵件占用空間小于100m。
5.1.14.2通知公告、留言板:文檔保留一個(gè)月時(shí)間,超期后由電算室對(duì)文檔進(jìn)行刪除。
5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理:由辦公室對(duì)文檔進(jìn)行維護(hù)。
5.1.14.4政策法規(guī)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制:由企管辦對(duì)文檔進(jìn)行定期維護(hù)。
5.1.14.5信息發(fā)布、信息收集:由指定部門(mén)的專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)。
5.1.14.6對(duì)于永久保留的信息由電算室負(fù)責(zé)備份。
5.1.14.7重要信息主管理部門(mén)要自已備份
5.2經(jīng)銷(xiāo)商電子公文管理規(guī)定。
5.2.1每家經(jīng)銷(xiāo)商一個(gè)用戶(hù)名,由專(zhuān)人管理與使用,用戶(hù)名和密碼要有兩人知曉,避免人員調(diào)動(dòng),其他人不能登錄。
5.2.2上機(jī)人員調(diào)離工作崗位,新的操作人員應(yīng)及時(shí)更改用戶(hù)設(shè)置。
5.2.3上機(jī)操作人員必須熟記用戶(hù)名和密碼,并保守秘密。
5.2.4上機(jī)操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng),系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。
5.2.5不許將ie瀏覽器設(shè)置成“表單自動(dòng)提示密碼”。
5.2.6上機(jī)人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶(hù)群發(fā)郵件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),作為劣跡記入經(jīng)銷(xiāo)商綜合考評(píng)。
5.2.7使用人員要每日登錄系統(tǒng),至少保證早、晚各一次,并及時(shí)將一汽貿(mào)易總公司的有關(guān)信息通知到相關(guān)人員。
5.3服務(wù)商電子公文管理規(guī)定。
5.3.1外來(lái)公文進(jìn)行登記、處理,在收文流程中處理,例如:一汽網(wǎng)上公文、服務(wù)通報(bào)、月報(bào)審核通知及其它形式的文件等。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。
5.3.2服務(wù)站內(nèi)部制定的公文,需按流程辦理且歸檔,在發(fā)文流程中辦理。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。
5.3.3信息采編用來(lái)從各種媒體采集各種相關(guān)信息,經(jīng)篩選整理編輯后形成各種主題刊物,進(jìn)行發(fā)布。例如:質(zhì)量信息反饋、重大質(zhì)量問(wèn)題匯報(bào)、用戶(hù)信息、索賠申請(qǐng)、市場(chǎng)信息等。主要由持有一汽貿(mào)易公司頒發(fā)的培訓(xùn)上崗證的服務(wù)經(jīng)理、鑒定員、資料員負(fù)責(zé)。
5.3.4公共服務(wù)為各服務(wù)站提供資料和服務(wù),資料內(nèi)容由服務(wù)管理部整理更新后供查詢(xún)、使用。
5.3.4.1服務(wù)系統(tǒng)通訊錄,供服務(wù)站使用,主要由貿(mào)易公司電算室負(fù)責(zé)。
5.3.4.2服務(wù)信息通報(bào)、月報(bào)審核信息每月由服務(wù)管理部進(jìn)行編寫(xiě),以供服務(wù)站查看。
5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料,例如:新車(chē)型信息、產(chǎn)品改進(jìn)信息、零部件信息、故障編碼、保用標(biāo)準(zhǔn)等。主要由服務(wù)管理部負(fù)責(zé)。
5.3.4.4電子公告板用于發(fā)布各類(lèi)公共信息和通知等,各服務(wù)站均可發(fā)布。
5.3.5直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內(nèi)的信息溝通。
5.3.6關(guān)于磁盤(pán)上機(jī)使用的規(guī)定。
5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購(gòu)回的磁盤(pán),必須由有關(guān)服務(wù)站站長(zhǎng)同意并經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理人員作病毒檢查后,方可上機(jī)使用。
5.3.6.2外單位人員來(lái)服務(wù)站上機(jī)時(shí),所帶磁盤(pán)必須由服務(wù)站站長(zhǎng)同意,經(jīng)作病毒檢查確認(rèn)無(wú)病毒后,方可上機(jī)使用。
5.3.6.3發(fā)現(xiàn)病毒時(shí),操作者不得擅自處理,須經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理負(fù)責(zé)人查明原因后,責(zé)成專(zhuān)人處理。
6相關(guān)文件
(無(wú))
7相關(guān)記錄及保存期
7.1新增(變更)用戶(hù)表 保存期限五年
7.2用戶(hù)權(quán)限變更表 保存期限 五年
7.3用戶(hù)注銷(xiāo)表保存期限五年
第2篇 某公司辦公自動(dòng)化管理規(guī)定
公司辦公自動(dòng)化管理規(guī)定
1 目的
為強(qiáng)化公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理,確保系統(tǒng)各功能有效運(yùn)行,信息及時(shí)處理和反饋。對(duì)電子公文準(zhǔn)確、規(guī)范、安全、及時(shí)地進(jìn)行處理,提高工作效率。
2 適用范圍
本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷(xiāo)商、服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理。
3 術(shù)語(yǔ)和定義
電子公文:電子公文是指在企業(yè)管理過(guò)程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式,能被計(jì)算機(jī)處理、拷貝、存儲(chǔ)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務(wù)文書(shū)如:(決定、決議、指示、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、通告、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要、公函等)。文秘資源網(wǎng)
4 職責(zé)
4.1公司辦公室是公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén),對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
4.2公司電算室是保證公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正常運(yùn)行的系統(tǒng)維護(hù)部門(mén),對(duì)公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能否正常運(yùn)行負(fù)責(zé),并負(fù)責(zé)對(duì)永久保留的信息備份工作。
4.3人力資源開(kāi)發(fā)室負(fù)責(zé)人員流動(dòng)、用戶(hù)變更信息的及時(shí)提供。
4.4網(wǎng)絡(luò)室是解放經(jīng)銷(xiāo)商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén),對(duì)解放經(jīng)銷(xiāo)商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放經(jīng)銷(xiāo)商辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
4.5服務(wù)管理部是解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理部門(mén),對(duì)解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé),定期檢查、指導(dǎo)、評(píng)價(jià)、考核解放服務(wù)站辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用、運(yùn)轉(zhuǎn)、保密情況。
5 管理要求
5.1 電子公文管理規(guī)定。
5.1.1 電子公文與紙質(zhì)公文關(guān)系。
5.1.1.1各部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦公系統(tǒng)管理,按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。
5.1.1.2電子公文行文關(guān)系,與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。
5.1.1.3除特殊注明外,電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致,包括:公文版頭、秘密等級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、主題詞、抄報(bào)抄送機(jī)關(guān)、附件等。
5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理,其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。
5.1.2上機(jī)操作人員必須熟記本人的用戶(hù)代碼和口令,并保守秘密,在系統(tǒng)中不得從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng),系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。上機(jī)人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時(shí)通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務(wù)流程、更改用戶(hù)設(shè)置。非辦公系統(tǒng)中注冊(cè)的人員不得上機(jī)操作或?yàn)g覽。
5.1.3 對(duì)機(jī)密級(jí)以上(含機(jī)密級(jí))的文件和篇幅較長(zhǎng)的轉(zhuǎn)發(fā)附件,仍以紙質(zhì)方式發(fā)送,但要形成簡(jiǎn)要說(shuō)明,進(jìn)入業(yè)務(wù)流程,批復(fù)工作仍在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行。
5.1.4 使用人員要在每個(gè)工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看'待辦事宜',并簽署意見(jiàn)。
5.1.5國(guó)家秘密級(jí)以上(含秘密級(jí))和集團(tuán)公司機(jī)密級(jí)秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。
5.1.6各部門(mén)在收到電子公文后,有必要復(fù)制成一份(經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)可復(fù)制成多份)紙質(zhì)公文,應(yīng)需在所復(fù)制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復(fù)制專(zhuān)用章(電子公文復(fù)制專(zhuān)用章圖樣附后)注明復(fù)制單位、日期、份數(shù),然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應(yīng)作為備份存檔。
5.1.7 電子公文處理和存儲(chǔ),必須采用專(zhuān)用的計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備,由收到電子公文的人員負(fù)責(zé)管理,確保有關(guān)設(shè)備的安全。
5.1.8 電子公文介質(zhì)[硬(軟)磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等]應(yīng)按下列要求管理:
5.1.8.1 電子公文介質(zhì)的使用和保存,等同紙質(zhì)公文的使用和保存。
5.1.8.2 電子公文介質(zhì)的維護(hù)和維修,由公司電算室負(fù)責(zé)。
5.1.8.3 電子公文介質(zhì)的銷(xiāo)毀,等同紙質(zhì)公文的銷(xiāo)毀,須進(jìn)行登記并由兩人監(jiān)銷(xiāo),確保不漏銷(xiāo)、不丟失。
5.1.9用戶(hù)認(rèn)證管理。
5.1.9.1用戶(hù)密碼方式:用戶(hù)首次登陸時(shí)系統(tǒng)強(qiáng)制更改密碼,日常要求每隔1個(gè)月修改用戶(hù)密碼。
5.1.9.2建議系統(tǒng)采用電子身份認(rèn)證卡確保系統(tǒng)的安全。
5.1.10用戶(hù)管理。
5.1.10.1用戶(hù)重新審核:將現(xiàn)有的oa用戶(hù)按部門(mén)列表由用戶(hù)所在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。
5.1.10.2新用戶(hù)申請(qǐng)程序:新增用戶(hù)由本人填寫(xiě)新增(變更)用戶(hù)表(附后),本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字后,到人力資源開(kāi)發(fā)室蓋章確認(rèn),由電算室創(chuàng)建用戶(hù)。
5.1.10.3用戶(hù)權(quán)限變更:當(dāng)對(duì)用戶(hù)權(quán)限有特殊需要時(shí),請(qǐng)?zhí)顚?xiě)用戶(hù)權(quán)限變更表(附后)。
5.1.10.4用戶(hù)變更:人員流動(dòng)時(shí),由人力資源開(kāi)發(fā)室填寫(xiě)用戶(hù)新增(變更)表(附后)提供給電算室,由電算室對(duì)這些用戶(hù)變更所屬部門(mén)。
5.1.10.5用戶(hù)注銷(xiāo):人員調(diào)離,退休、退養(yǎng)、離職時(shí),由人力資源開(kāi)發(fā)室填寫(xiě)用戶(hù)注銷(xiāo)表(附后)提供給電算室,由電算室注銷(xiāo)用戶(hù)。
5.1.11用戶(hù)組管理。
5.1.11.1用戶(hù)群組重新審核:將群組名稱(chēng)及群組成員列出后,由各主管部門(mén)重新審核。
5.1.11.2新用戶(hù)組申請(qǐng)程序:由使用部門(mén)填寫(xiě)用戶(hù)新增(變更)表(附后),與電算室協(xié)商創(chuàng)建。
5.1.11.3用戶(hù)組的日常管理:用戶(hù)組由電算室進(jìn)行日常維護(hù)。
5.1.11.4用戶(hù)組信息的發(fā)布:為方便查詢(xún)各用戶(hù)組包含的成員,電算室將每隔一個(gè)月在通知公告中發(fā)布用戶(hù)組信息。
5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專(zhuān)人對(duì)模塊中的文檔進(jìn)行維護(hù)。
5.1.13系統(tǒng)操作要求。
5.1.13.1要求每天早8:00打開(kāi)oa辦公系統(tǒng),下班時(shí)觸發(fā)按鈕,形成的信息由各部門(mén)專(zhuān)人管理并與考勤掛勾。
5.1.13.2上班期間每隔一個(gè)小時(shí)查看一次最新信息。
5.1.13.3各模塊的主管理單位負(fù)責(zé)及時(shí)更新信息。
5.1.14信息管理要求。
5.1.14.1電子郵件系統(tǒng):要求經(jīng)常清理,保證郵件占用空間小于100m。
5.1.14.2通知公告、留言板:文檔保留一個(gè)月時(shí)間,超期后由電算室對(duì)文檔進(jìn)行刪除。
5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理:由辦公室對(duì)文檔進(jìn)行維護(hù)。
5.1.14.4政策法規(guī)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制:由企管辦對(duì)文檔進(jìn)行定期維護(hù)。
5.1.14.5信息發(fā)布、信息收集:由指定部門(mén)的專(zhuān)人負(fù)責(zé)維護(hù)。
5.1.14.6對(duì)于永久保留的信息由電算室負(fù)責(zé)備份。
5.1.14.7重要信息主管理部門(mén)要自已備份
5.2經(jīng)銷(xiāo)商電子公文管理規(guī)定。
5.2.1每家經(jīng)銷(xiāo)商一個(gè)用戶(hù)名,由專(zhuān)人管理與使用,用戶(hù)名和密碼要有兩人知曉,避免人員調(diào)動(dòng),其他人不能登錄。
5.2.2上機(jī)人員調(diào)離工作崗位,新的操作人員應(yīng)及時(shí)更改用戶(hù)設(shè)置。
5.2.3上機(jī)操作人員必須熟記用戶(hù)名和密碼,并保守秘密。
5.2.4上機(jī)操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng),系統(tǒng)用畢應(yīng)及時(shí)退出該系統(tǒng)。
5.2.5不許將ie瀏覽器設(shè)置成“表單自動(dòng)提示密碼”。
5.2.6上機(jī)人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶(hù)群發(fā)郵件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),作為劣跡記入經(jīng)銷(xiāo)商綜合考評(píng)。
5.2.7使用人員要每日登錄系統(tǒng),至少保證早、晚各一次,并及時(shí)將一汽貿(mào)易總公司的有關(guān)信息通知到相關(guān)人員。
5.3服務(wù)商電子公文管理規(guī)定。
5.3.1外來(lái)公文進(jìn)行登記、處理,在收文流程中處理,例如:一汽網(wǎng)上公文、服務(wù)通報(bào)、月報(bào)審核通知及其它形式的文件等。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。
5.3.2服務(wù)站內(nèi)部制定的公文,需按流程辦理且歸檔,在發(fā)文流程中辦理。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。
5.3.3信息采編用來(lái)從各種媒體采集各種相關(guān)信息,經(jīng)篩選整理編輯后形成各種主題刊物,進(jìn)行發(fā)布。例如:質(zhì)量信息反饋、重大質(zhì)量問(wèn)題匯報(bào)、用戶(hù)信息、索賠申請(qǐng)、市場(chǎng)信息等。主要由持有一汽貿(mào)易公司頒發(fā)的培訓(xùn)上崗證的服務(wù)經(jīng)理、鑒定員、資料員負(fù)責(zé)。
5.3.4公共服務(wù)為各服務(wù)站提供資料和服務(wù),資料內(nèi)容由服務(wù)管理部整理更新后供查詢(xún)、使用。
5.3.4.1服務(wù)系統(tǒng)通訊錄,供服務(wù)站使用,主要由貿(mào)易公司電算室負(fù)責(zé)。
5.3.4.2服務(wù)信息通報(bào)、月報(bào)審核信息每月由服務(wù)管理部進(jìn)行編寫(xiě),以供服務(wù)站查看。
5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料,例如:新車(chē)型信息、產(chǎn)品改進(jìn)信息、零部件信息、故障編碼、保用標(biāo)準(zhǔn)等。主要由服務(wù)管理部負(fù)責(zé)。
5.3.4.4電子公告板用于發(fā)布各類(lèi)公共信息和通知等,各服務(wù)站均可發(fā)布。
5.3.5直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內(nèi)的信息溝通。
5.3.6關(guān)于磁盤(pán)上機(jī)使用的規(guī)定。
5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購(gòu)回的磁盤(pán),必須由有關(guān)服務(wù)站站長(zhǎng)同意并經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理人員作病毒檢查后,方可上機(jī)使用。
5.3.6.2外單位人員來(lái)服務(wù)站上機(jī)時(shí),所帶磁盤(pán)必須由服務(wù)站站長(zhǎng)同意,經(jīng)作病毒檢查確認(rèn)無(wú)病毒后,方可上機(jī)使用。
5.3.6.3發(fā)現(xiàn)病毒時(shí),操作者不得擅自處理,須經(jīng)服務(wù)站計(jì)算機(jī)管理負(fù)責(zé)人查明原因后,責(zé)成專(zhuān)人處理。
6相關(guān)文件
(無(wú))
7相關(guān)記錄及保存期
7.1新增(變更)用戶(hù)表 保存期限五年
7.2用戶(hù)權(quán)限變更表 保存期限 五年
7.3用戶(hù)注銷(xiāo)表保存期限五年
