第1篇 z公司檔案管理規(guī)定
公司檔案管理規(guī)定:人事檔案管理規(guī)定
第一章總 則
第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)工作之一,是檔案工作的重要組成部分。
人事檔案是員工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的記錄,是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據(jù)。
第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管,其任務(wù)是:收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料,辦理檔案的查詢、借用和轉(zhuǎn)遞,建立科學(xué)的檔案檢索工具。
調(diào)查研究檔案工作情況,逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第三條貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定,結(jié)合我司的實(shí)際情況制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度,并負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。
第四條嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,同時(shí)確保檔案的安全。
第二章 人事檔案歸檔范圍和要求
第五條歸檔范圍
(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡(jiǎn)歷表、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。
(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料;民主評(píng)議干部的綜合材料,組織審定的考察材料等。
(三)審計(jì)工作中涉及個(gè)人的有關(guān)處分材料。
(四)成人教育(大中專)、黨校、學(xué)生(學(xué)員)登記表、考生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書(shū)、學(xué)習(xí)鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。
(五)評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料:專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報(bào)表、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料等。
(六)政審工作中形成的材料:調(diào)查報(bào)告,審查報(bào)告,上級(jí)批復(fù),本人對(duì)結(jié)論的意見(jiàn),檢查交代或情況說(shuō)明材料;作為結(jié)論依據(jù)的調(diào)查證明、證據(jù)材料:甄別、復(fù)查結(jié)論(意見(jiàn)、決定)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、國(guó)籍、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等工作中形成的有關(guān)材料;個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料,上級(jí)批復(fù)等材料。
(八)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料:
1、中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū)(已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的)、入黨申請(qǐng)書(shū)、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;團(tuán)員登記表、民主評(píng)議黨員中認(rèn)定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見(jiàn)及主要事實(shí)的依據(jù)材料;取消預(yù)備黨員資格的組織意見(jiàn),*材料。
2、中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料。
3、加入民主黨派的有關(guān)材料。
(九)表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的有關(guān)材料:
勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團(tuán)員等審批表,立功、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關(guān)材料;處分決定,免予處分的意見(jiàn),上級(jí)批復(fù),核實(shí)(調(diào)查)報(bào)告,本人檢查、交待、對(duì)處分決定的意見(jiàn);撤消處分的有關(guān)材料;法院判決書(shū);復(fù)查甄別報(bào)告,決定(結(jié)論)、上級(jí)批復(fù)等。
(十一)任免、調(diào)動(dòng)、軍隊(duì)干部轉(zhuǎn)業(yè)安置工作中形成的有關(guān)材料:任免審批表;考察材料;軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉(zhuǎn)業(yè)鑒定;定職、定級(jí)材料;離退休審批表等材料。
(十二)考試錄用形成的有關(guān)材料:錄用審批表,聘用審批表和合同書(shū),政審結(jié)論和有關(guān)證明材料,辭退材料,辭職審批材料等。
(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料:轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各種工資變動(dòng)審批表,提職晉級(jí)和獎(jiǎng)勵(lì)工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報(bào)表;解決各種待遇問(wèn)題的審批表,批復(fù)材料等。
(十四)辦理出國(guó)(出境)審批工作中形成的有關(guān)材料:因公出國(guó)(出境)審批表、備案表;因私出國(guó)(出境)審批表等材料。
(十五)參加區(qū)縣級(jí)以上(包括區(qū)縣級(jí))黨*會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì),以及民主黨派代表會(huì)議的代表登記表等。
(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料:有嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表,工傷致殘?jiān)\斷書(shū),確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料,新錄用人員體檢表等。
(十七)其它起重要依據(jù)作用的材料。
第六條收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要,要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門收集員工任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績(jī)、廉的材料,充實(shí)檔案的內(nèi)容。
(二)建立主動(dòng)送交員工檔案材料歸檔的工作制度,及時(shí)地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計(jì)劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等,并及時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。
(四)人力資源部要嚴(yán)格執(zhí)行中組部有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項(xiàng)規(guī)定,主動(dòng)和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序,以使員工檔案材料及時(shí)完成歸檔。
第七條歸檔要求
(一)收集的材料,必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別,屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整齊全、文字清楚,對(duì)象明確,手續(xù)完備,需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,蓋章簽字后方能歸入干部檔案。
(二)不屬于歸檔范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過(guò)鑒別,可分別情況予以處理,凡銷毀材料(三年處理一次),必須詳細(xì)登記,經(jīng)人力資源部經(jīng)理檢查,并報(bào)請(qǐng)公司主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
(三)歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料原件,材料必須有承辦單位或個(gè)人署名,有形成材料的日期并注意不歸重復(fù)材料。
(四)凡規(guī)定要同本人見(jiàn)面的材料(如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見(jiàn)、組織鑒定等)一般應(yīng)有本人的簽字,特殊情況下本人見(jiàn)面后未簽字的,可由組織注明。
(五)員工人事檔案材料的載體,一般應(yīng)使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙,材料左邊應(yīng)留出2―2.5厘米裝訂線,文字須是打印、鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水書(shū)寫,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書(shū)寫。
除電傳材料復(fù)印存檔外,一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。
(六)各類人事檔案材料應(yīng)在材料形成后盡快歸檔。
第三章 人事檔案工作崗位職責(zé)
第八條檔案管理實(shí)行專員責(zé)任制,對(duì)檔案實(shí)行密級(jí)管理,由人力資源部檔案專管員負(fù)責(zé)保管與整理。
第九條負(fù)責(zé)人力資源部工作的部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
(一)組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī),認(rèn)真執(zhí)行公司員工人事檔案工作規(guī)章制度,把檔案工作納入本部門的議事日程。
(二)與公司各部門相互配合,加強(qiáng)聯(lián)系,共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo),檢查工作,保證歸檔檔案質(zhì)量。
(三)關(guān)心和支持兼職檔案工作人員的工作,提出具體要求并幫助他們解決工作中的實(shí)際困難。
第十條負(fù)責(zé)管理員工人事檔案工作人員的職責(zé)
(一)自覺(jué)執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)人事檔案工作的安全保密規(guī)定,嚴(yán)格遵守安全
保密制度,確保員工人事檔案的安全保密,保守黨和國(guó)家秘密。
(二)認(rèn)真執(zhí)行中組部關(guān)于人事檔案工作的政策和法規(guī),制定和不斷完善本公司員工人事檔案工作的各項(xiàng)管理制度。
(三)做好對(duì)員工人事檔案收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用與傳遞及指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作。
(四)認(rèn)真執(zhí)行員工檔案歸檔的各項(xiàng)規(guī)定,自覺(jué)堅(jiān)持平時(shí)立卷,做好文件材料的收集積累、保管、整理立卷歸檔工作,保證歸檔文件材料完整準(zhǔn)確。
(五)歸檔材料做到案卷目錄填寫清楚,并做到歸檔材料合適清楚,準(zhǔn)確無(wú)誤。
(六)積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案工作的有關(guān)法規(guī)及業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高檔案管理工作水平。
(七)做好員工人事檔案的統(tǒng)計(jì)工作。
第十一條檔案整理工作規(guī)定
(一)在整理檔案時(shí),嚴(yán)禁吸煙、以確保檔案安全。
(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案。
(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。
整理中按規(guī)定剔出的檔案材料,須進(jìn)行登記,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按情況分別予以處理。
(四)在整理檔案過(guò)程中,要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理,防止丟失檔案材料和泄露員工檔案內(nèi)容。
(五)加強(qiáng)檔案管理,提高檔案的保存價(jià)值,應(yīng)做到每月歸檔材料一次。
每年整理檔案及裝訂一次,不得存在有檔案未整理、未裝訂的現(xiàn)象。
第四章 員工人事檔案的使用規(guī)定
第十二條借閱規(guī)定
檔案查閱原則上實(shí)行對(duì)上級(jí)公開(kāi)查詢,對(duì)下級(jí)以人力資源部經(jīng)理簽字為準(zhǔn),方可查閱。
(一)凡因需要查閱人事檔案的,要經(jīng)過(guò)公司人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可查閱。
(二)查閱者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。
1、查閱人員必須是*黨員,并填寫好《查閱員工檔案審批表》及登記表。
2、查閱人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度、閱檔規(guī)定,不準(zhǔn)與無(wú)關(guān)人員議論檔案內(nèi)容;不準(zhǔn)查閱本人及其親屬的檔案。
3、查閱必須愛(ài)護(hù)檔案,嚴(yán)禁在材料上畫線、涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損、彎折,保持檔案的整潔。
4、未經(jīng)批準(zhǔn),不得私自摘抄、拍攝復(fù)制員工檔案材料,如需復(fù)制須辦理登記手續(xù),復(fù)制的材料,必須加蓋人力資源部公章方可生效,摘抄材料一般不予蓋章。
材料由使用單位妥善保存、用畢自行銷毀。
5、嚴(yán)禁在閱檔室內(nèi)或閱覽檔案時(shí)吸煙及吃東西。
6、對(duì)查閱人員,審查閱檔材料,一看查檔理由是否充分;二看是否有審批人簽名及公章。
對(duì)查閱人員手續(xù)不完備的,應(yīng)做好說(shuō)明及解釋工作,并做好登記手續(xù)。
7、接待閱檔時(shí),須將案卷先清點(diǎn)后再交給閱檔人員,收回時(shí)應(yīng)清點(diǎn)后再入庫(kù)歸位。
第十三條檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)定
(一)員工工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)后應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位。
(二)轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列事項(xiàng):
1、員工檔案應(yīng)以機(jī)密件通過(guò)機(jī)要交通或?qū)T送取,不準(zhǔn)郵寄或交員工本人自帶。
2、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全,并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真整理裝訂,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
3、轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知”的項(xiàng)目詳細(xì)登記,嚴(yán)密包封。
4、收到檔案的單位,經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后,應(yīng)在回執(zhí)及登記本上簽名(蓋章)后立即退回。
逾期一個(gè)月未退回者,應(yīng)寫信或電話催問(wèn),以防丟失。
(三)嚴(yán)格執(zhí)行轉(zhuǎn)遞制度,避免產(chǎn)生“無(wú)頭檔案”,對(duì)已出現(xiàn)的“無(wú)頭檔案”應(yīng)認(rèn)真查轉(zhuǎn),對(duì)確屬查不到員工下落的應(yīng)留公司檔案室保存。
第十四條借用規(guī)定
(一)員工檔案一般不外借。
(二)本公司或本部門內(nèi)部需要借用時(shí),必須做好登記;能當(dāng)天歸還還必須做好當(dāng)天入庫(kù)歸位;借用一般不超過(guò)1天,不得擅自轉(zhuǎn)借或送有關(guān)單位查閱。
(三)借用手續(xù)與查閱規(guī)定相同,嚴(yán)格執(zhí)行查檔規(guī)定。
(四)每月檢查核對(duì)一次借用和查檔次數(shù),并做好及時(shí)入庫(kù)歸位工作。
第五章人事檔案保密要求
第十五條檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行《保密法》和有關(guān)的保密制度,增強(qiáng)保密觀念,同一切失密、泄露現(xiàn)象做斗爭(zhēng)。
第十六條檔案工作人員在保管檔案期間不得私自翻閱人事檔案,對(duì)所了解的檔案內(nèi)容不得向外泄密。
第十七條 接收檔案要嚴(yán)格辦理交接手續(xù),離職后不得泄露任何機(jī)密。
第十八條 閱檔人員要嚴(yán)格遵守閱檔保密制度,不得在公共場(chǎng)所及無(wú)關(guān)人員面前議論檔案內(nèi)容,不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借或給無(wú)關(guān)人員翻閱;不得向無(wú)關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者應(yīng)視情節(jié)輕重,予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。
第十九條 辦理公證所需要出具的各種證明,由檔案管理工作人員填寫并加蓋“檔案證明專用章”,本人不得翻閱自己的檔案。
第二十條 非人事檔案工作人員不得擅自進(jìn)入人事檔案庫(kù)房,確保檔案安全。
第二十一條 嚴(yán)格履行員工檔案的保管及保密規(guī)定,做好以下幾點(diǎn):
(一)配置必要的檔案存放、保管等設(shè)備。
(二)認(rèn)真做好防火、盜、潮、蟲(chóng)蛀、曬和高溫等六防工作。
(三)每天上、下班要認(rèn)真對(duì)保管柜的安全和保密進(jìn)行檢查,及時(shí)做好防范工作。
(四)每季度定期對(duì)案卷進(jìn)行細(xì)致的防蟲(chóng)檢查,及時(shí)做好放防蟲(chóng)藥等防蟲(chóng)工作。
(五)建立健全員工檔案的花名冊(cè),按規(guī)定做好保密等工作。
(六)凡是員工及工作人員不準(zhǔn)保管和攜帶本人及其親屬的檔案。
(七)每季度必須做好定期對(duì)庫(kù)存的人事檔案進(jìn)行核對(duì)及檢查,并定期做好歸檔材料的入卷工作,確保有效地保護(hù)和利用員工人事檔案。
第六章附 則
第二十二條 本規(guī)定今后如與國(guó)家規(guī)定有抵觸,應(yīng)及時(shí)修改補(bǔ)充。
第二十三條 本規(guī)定由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
公司檔案管理規(guī)定:企業(yè)檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第一條 根據(jù)國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),特制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體,包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等方面檔案。
第三條 企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。
第四條 企業(yè)檔案工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。
第二章 文件材料的形成與歸檔
第五條 企業(yè)要根據(jù)國(guó)家法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定,制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。
文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)要遵循計(jì)劃、生產(chǎn)(施工)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等項(xiàng)工作(以下簡(jiǎn)稱生產(chǎn)活動(dòng))和文書(shū)處理的程序。
第六條 企業(yè)生產(chǎn)(施工)活動(dòng)中形成的科技文件材料(含縮微膠片,照片,錄音、錄像和計(jì)算機(jī)磁帶等,以下同),由產(chǎn)品試制、科研課題和工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。
各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍,指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。
第七條 企業(yè)文件材料歸檔的基本要求
1、歸檔的文件材料必須完整。
2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。
3、歸檔的文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。
第八條 企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件i材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面:
1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件,原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。
2、經(jīng)營(yíng)銷售方面。有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息,廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。
3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件,設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過(guò)程中的技術(shù)性、憑證性文件材料,設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄,設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。
4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。
5、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。
6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。
7、勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。
8、財(cái)務(wù)管理方面。有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。
9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。
10、黨、政、工、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料,企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會(huì)工作中的各種文件材料等。
11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
12、其他方面。
第九條 歸檔時(shí)間
1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目,在任務(wù)完成后或告一段落時(shí),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門歸檔。
2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年內(nèi),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門歸檔。
第十條 企業(yè)各類文件材料一般歸檔一式一份,比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。
第十一條 企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理程序;列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃;列入企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。
第十二條 企業(yè)產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收,必須有檔案部門參加。文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng),不能進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。
第十三條 企業(yè)產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評(píng)獎(jiǎng),歸檔的文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)要作為一項(xiàng)考核內(nèi)容,檔案部門不簽署意見(jiàn)不得申報(bào)成果。
第十四條 企業(yè)新購(gòu)重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí),有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會(huì)同檔案部門檢查驗(yàn)收文件材料;并及時(shí)歸檔。
第十五條 企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議,收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定,及時(shí)向檔案部門歸檔。
第十六條 企業(yè)檔案部門要對(duì)企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
第三章 檔案管理
第十七條 企業(yè)要建立健全各項(xiàng)檔案管理制度,列入企業(yè)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制體系,并制定嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲辦法。
第十八條 檔案分類
1、根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門檔案分類編號(hào)的規(guī)定,編制企業(yè)檔案分類編號(hào)方法。
2、分類編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且要便于保管和提供利用。
3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號(hào)。
4、常用的分類方法有:
(1)按產(chǎn)品型號(hào)分類;(2)按設(shè)備型號(hào)分類; (3)按科研課題分類;(4)按工程項(xiàng)目分類;(5)按專業(yè)性質(zhì)分類;(6)按組織機(jī)構(gòu)分類; (7)按時(shí)間分類。
第十九條 檔案編目與編制檢索工具
1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。
2、要根據(jù)需要編制檔案檢索工具,并且進(jìn)行檔案著錄工作,著錄方法按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)gb3792.5一85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。
第二十條 檔案保管
1、接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理接交手續(xù)。
2、存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學(xué)和便于查找。
3、底圖除修改,送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù),認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況。底圖存放以平放為宜。
4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管:
(1)存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。縮微母片和拷貝片應(yīng)分別存放;
(2)膠片庫(kù)房應(yīng)設(shè)置在沒(méi)有臭氧、氧化氮、硫化氫,二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段,庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)有防火和空氣調(diào)節(jié)設(shè)施,溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定的要求。
5、要定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)工作,做到帳、物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,庫(kù)藏檔案因移交,作廢、遺失等注銷帳卡時(shí),要查明原因,保存依據(jù)。
6、檔案庫(kù)房的一般要求:
(1)保存檔案必須有專門的庫(kù)房,并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施;
(2)檔案庫(kù)房建設(shè)要列入企業(yè)基本建設(shè)計(jì)劃,庫(kù)房建筑設(shè)計(jì)按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》執(zhí)行。
第二十一條 圖紙的修改、補(bǔ)充
1、修改已歸檔的圖紙要有經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的圖紙修改、補(bǔ)充通知單。
2、修改內(nèi)容較小時(shí),可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”,采用“杠改”、“刮改”時(shí)應(yīng)在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記”。
3、修改內(nèi)容較多時(shí),應(yīng)另出新圖代替,原來(lái)圖紙作廢。新圖列入原圖紙目錄,并且注明所代替的原圖圖號(hào)。作廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號(hào),根據(jù)需要另行保管。
4、整個(gè)保管單位內(nèi)圖紙作廢,由新圖代替時(shí),應(yīng)重新編制保管單位,并且注明原保管單位編號(hào)。原保管單位標(biāo)注新保管單位的編號(hào)后,根據(jù)需要另行保管。
第二十二條 檔案鑒定
1 、企業(yè)要根據(jù)國(guó)家利有關(guān)部門的規(guī)定,編制檔案保管期限表,檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。確定保管期限的基本原則是:
(1)對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存:
(2)對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存;
(3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長(zhǎng)。
2、鑒定工作要組織由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員參加的鑒定小組,直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。每次鑒定要寫出鑒定報(bào)告,在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn),由小組負(fù)責(zé)人簽名,并且注明鑒定日期。
3、鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行,具體由企業(yè)根據(jù)實(shí)際需要確定。
4、檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,企業(yè)應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
5、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事,銷毀前要造具清冊(cè),提出銷毀報(bào)告,經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批,并報(bào)送有關(guān)檔案管理機(jī)關(guān)備案。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。
第二十三條 檔案統(tǒng)計(jì)
1、企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計(jì)工作,統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準(zhǔn)確、可靠。
2、檔案統(tǒng)計(jì)主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì),檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì),檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計(jì)等。
第二十四條 檔案管理現(xiàn)代化
1、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的組成部分,要列入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體計(jì)劃中統(tǒng)籌考慮。
2、企業(yè)檔案部門要應(yīng)用現(xiàn)代管理方法。有條件的大中型企業(yè)要逐步應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)為主,包括縮微技術(shù)和先進(jìn)的監(jiān)控裝置、通訊設(shè)施和辦公自動(dòng)化等現(xiàn)代管理手段。
第二十五條 檔案管理經(jīng)費(fèi)按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局(1980)財(cái)企字第629號(hào)文《關(guān)于企業(yè)檔案庫(kù)房建設(shè)和購(gòu)置設(shè)備所需費(fèi)用如何列支的規(guī)定》執(zhí)行。
第二十六條 企業(yè)要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定向有關(guān)檔案館移交有關(guān)檔案或復(fù)制件。
第二十七條 企業(yè)破產(chǎn)以后,除設(shè)備檔案、基建檔案等隨同實(shí)物移交外,其余檔案應(yīng)向有關(guān)檔案館移交。
第四章 檔案信息開(kāi)發(fā)利用
第二十八條 企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,開(kāi)發(fā)工作主要是指對(duì)生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營(yíng)管理的檔案信息開(kāi)發(fā)。檔案信息開(kāi)發(fā)利用要重點(diǎn)服務(wù)于改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等方面。
第二十九條 企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的幾種形式
1、在企業(yè)內(nèi)部實(shí)行檔案開(kāi)架閱覽。
2、編制并交流檔案目錄。
3、對(duì)檔案進(jìn)行加工整理,匯編專題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、基建工程簡(jiǎn)介、文摘和數(shù)據(jù)手冊(cè)、圖表手冊(cè)、市場(chǎng)信息、用戶反映、國(guó)內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等。
第三十條 企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)與提供利用,必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
第三十一條 對(duì)于積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)與提供利用檔案,為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟(jì)效益等做出貢獻(xiàn)的人員,企業(yè)應(yīng)給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)辦法按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第五章 檔案管理體制
第三十二條 企業(yè)檔案管理涉及生產(chǎn)活動(dòng)和黨、政、群等各個(gè)部門,應(yīng)由一位副廠長(zhǎng)(副經(jīng)理)分工領(lǐng)導(dǎo),并且列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日常,作為考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人政績(jī)的一部分。
第三十三條 要加強(qiáng)和充實(shí)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu),集中統(tǒng)一管理企業(yè)檔案工作。有條件的大型企業(yè)要建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料信息中心。
第三十四條 企業(yè)檔案部門是企業(yè)檔案、資料的貯存基地和利用中心,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理企業(yè)的檔案、資料工作。
第三十五條 檔案管理人員
1、企業(yè)要配備適應(yīng)檔案、資料工作需要的專職檔案人員,并且應(yīng)有一定數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員。
2、大中型企業(yè)檔案部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)具備中級(jí)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)的學(xué)識(shí)水平和工作能力。
3、企業(yè)檔案管理人員享受專業(yè)技術(shù)管理人員待遇,按工程技術(shù)專業(yè)或檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。
第六章 附則
第三十六條 企業(yè)黨、政、工、團(tuán)檔案管理按照*中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十七條 企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理按照財(cái)政部和國(guó)家檔案局制發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十八條 企業(yè)人事檔案管理按照*中央組織部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十九條 集體企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)可參照本規(guī)定執(zhí)行。
第四十條 本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第四十一條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第2篇 國(guó)電電力新能源公司檔案管理規(guī)定
一 總 則
1、為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案的科學(xué)、規(guī)范管理,提高文書(shū)檔案工作質(zhì)量,保證和維護(hù)檔案的安全、完整,進(jìn)一步充分發(fā)揮檔案的功能,提高利用價(jià)值為公司經(jīng)營(yíng)管理直接服務(wù)的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及檔案法實(shí)施辦法,結(jié)合本公司實(shí)際情況特制訂本暫行規(guī)定。
2、本規(guī)定所稱檔案,是指公司在經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的資料,包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實(shí)物資料等。
3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。
4、公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理,定期歸檔的方式,共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。
二 檔案管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)
1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門,對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一歸檔和日常管理。
2、公司檔案工作實(shí)行部門收集整理,檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。
3、各部門為檔案管理的分管部門,由指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。
4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員(兼職)均為公司的檔案管理工作人員,應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定,各部門專(兼)職檔案管理員名單須報(bào)行政部備案,如有變動(dòng)須及時(shí)通知行政部。
5、檔案管理員出現(xiàn)工作變動(dòng)或離職,應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交,嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。
6、檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》,保守公司秘密,不得向其他人員泄露檔案內(nèi)容。
三 檔案的收集
1、堅(jiān)持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專(兼)職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負(fù)責(zé)及時(shí)收集、管理本部門的資料,即把好文件“質(zhì)量關(guān)”,要檢查文件及附件是否完整,文書(shū)處理程序是否完備,處理的來(lái)龍去脈是否注明,文件質(zhì)量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷,并辦好交接簽收手續(xù)。
2、凡公司發(fā)出的公文(含原稿、正件和附件)一律由行政部統(tǒng)一收集管理。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門收集、立卷、歸檔。
4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議,在用印時(shí)即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。
5、召開(kāi)的各種重大會(huì)議,由會(huì)議主管部門將會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議材料、聲像資料等向行政部移交,季度統(tǒng)一向檔案室移交。
6、其他聲像檔案的收集應(yīng)在聲像資料形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔(歸檔的聲像資料均必須為原版、原件,照片含底片)。
四、歸檔范圍
1、公司應(yīng)歸檔的資料包括:公司在日常工作和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有保存和利用、參考價(jià)值的文書(shū)資料、工程資料、圖片和聲像制品。
2、上級(jí)部門發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、批復(fù)、命令、條例、規(guī)定等文件材料。
3、公司對(duì)外的正式發(fā)文以及與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
4、公司對(duì)內(nèi)進(jìn)行管理、規(guī)范事務(wù)的正式發(fā)文。
5、重要的會(huì)議材料,參加上級(jí)部門會(huì)議帶回的會(huì)議材料,公司內(nèi)部會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄等。
6、公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)及合理化建議等。
7、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)和有關(guān)法律文書(shū)等文件材料。
8、公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬本、憑證等。
9、公司關(guān)于員工勞動(dòng)、人事、工資、福利方面的文件材料以及對(duì)員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
10、公司工程項(xiàng)目資料及有關(guān)報(bào)建審批手續(xù)和驗(yàn)收記錄、證明資料。
11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的報(bào)道、照片、錄音、錄像等。
12、凡是加蓋過(guò)公章未經(jīng)正式使用文件資料的必須交回行政部。
五 檔案的立卷
1、公司各部門要堅(jiān)持檔案資料的平時(shí)立卷工作。
2、各部門對(duì)處理完畢或保存的文件資料,由專(兼)職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。
3、各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料立卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
4、公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職檔案人員歸卷。
5、專(兼)職檔案管理員應(yīng)及時(shí)將收集的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一規(guī)范立卷,保證案卷質(zhì)量,各相關(guān)部門專(兼)職檔案人員配合,共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。
五、文件歸檔與移交
1、各部門文檔應(yīng)于次年三月份以前向檔案室移交;
2、《移交清單》(見(jiàn)附表一)一式二份,清單上需包含的內(nèi)容:文件名稱、文件號(hào)、行文日期、文件頁(yè)數(shù)、是否原件、文件密級(jí)、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。
3、文件移交清單三方簽字為有效。
4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范,具體的分類標(biāo)準(zhǔn)為:先大類(行政管理、經(jīng)營(yíng)、科研、后勤),后部門(董事會(huì)、行政、人事、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部等),再小類(文件在前、資料在后)。
5、保管期限分為永久、長(zhǎng)期(50年)、短期(15年)三種。新規(guī)則對(duì)2007年以后形成的歸檔文件,保管期限分為永久、長(zhǎng)期(30年、10年)兩種。
6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是:
(1)從維護(hù)公司歷史面貌完整出發(fā),用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn),分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內(nèi)容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。
(2)凡是記錄和反映公司主要經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、中心工作和基本歷史面貌的,在維護(hù)公司權(quán)益等方面具有永久性憑證價(jià)值和文化價(jià)值,對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的各種文件材料應(yīng)定為永久保管;
(3)凡是記錄和反映公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng),在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考利用價(jià)值,在維護(hù)公司權(quán)益方面具有憑證性價(jià)值的文件材料,應(yīng)定為長(zhǎng)期保管。
7、案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件資料之間的 有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
8、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,放在一起,不得分開(kāi);絕密文件單獨(dú)立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年;工程資料放在項(xiàng)目驗(yàn)收年度;其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
10、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依次序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
11、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序,依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右下角,背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
12、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
六、檔案的保管、統(tǒng)計(jì)
1、公司檔案資料實(shí)行專人、專柜、專室管理。
2、公司檔案資料的保管按機(jī)構(gòu)、年度、保存期限、編號(hào)次序進(jìn)行保管,并編制好案卷目錄等工作。
3、檔案管理員須做好檔案資料的保護(hù)工作,做到“八防”:防盜、防火、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。
4、公司檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)監(jiān)控管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、自動(dòng)化、現(xiàn)代化。
5、公司檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案的管理和利用,定期對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定。
6、聲像檔案在保管期限內(nèi)須進(jìn)行定期檢查,防止檔案的變質(zhì)、退磁。對(duì)重要的聲像檔案應(yīng)制作光盤保管。嚴(yán)禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。
文書(shū)檔案的統(tǒng)計(jì)
7、文書(shū)檔案要建立健全統(tǒng)計(jì)制度,對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、庫(kù)存、利用、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)做到準(zhǔn)確可靠。
編制案卷目錄、全引目錄,專題卡片、資料等檢索工具,方便利用,提高效率。
七、檔案的查閱、借閱
1、公司員工查閱、借閱檔案資料時(shí),應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理,填寫《查(借)閱檔案審批表》,檔案室負(fù)責(zé)人對(duì)查(借)閱人、查閱檔案內(nèi)容、查閱時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)登記后方予查閱。
2、查(借)閱檔案員工應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查閱,對(duì)檔案內(nèi)容與本身工作無(wú)關(guān)的檔案,一律不得查閱。
3、檔案查(借)閱的批準(zhǔn)人:普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批;秘密級(jí)以上檔案由總裁或主管副總裁審批。
4、公司檔案原件原則上不外借,如因工作需要確需外借帶出,普通檔案由行政部經(jīng)理批準(zhǔn),秘密級(jí)檔案由總裁或主管副總裁批準(zhǔn)。對(duì)常用的檔案資料,檔案室可提供復(fù)印副本供借閱,副本在使用部門使用完畢后,應(yīng)及時(shí)交還檔案室。嚴(yán)禁未經(jīng)允許私自對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制。
查(借)閱檔案人員須愛(ài)護(hù)檔案,不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志或涂改,不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶,不得在閱覽時(shí)吸煙,以免造成檔案的損壞。
5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下,經(jīng)總裁或主管副總裁批準(zhǔn)可用于公司內(nèi)部學(xué)習(xí)、對(duì)外宣傳。
八、檔案的銷毀
1、對(duì)超過(guò)保管期限和確已失去價(jià)值的檔案,檔案工作人員應(yīng)定期整理,進(jìn)行銷毀。檔案的銷毀具體見(jiàn)《檔案銷毀程序》。
2、檔案需要銷毀時(shí),由行政部檔案管理員提出銷毀意見(jiàn),經(jīng)行政部經(jīng)理會(huì)同相關(guān)職能部門經(jīng)理嚴(yán)格審查,并編制檔案銷毀清冊(cè),經(jīng)公司相關(guān)系統(tǒng)總監(jiān)審核,并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上審批簽字后銷毀。
3、其他檔案銷毀前,應(yīng)將需銷毀檔案在清單一一列明,報(bào)行政部經(jīng)理審核,經(jīng)總裁或主管副總裁審批后,方可實(shí)施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。
4、檔案銷毀時(shí)須有兩人以上人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督,并在銷毀清單上簽字確認(rèn)該檔案確已銷毀。不得一人單獨(dú)進(jìn)行檔案的銷毀。
九、罰則
有下列行為之一的,由公司行政部責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的,報(bào)請(qǐng)總裁或主管副總裁對(duì)負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人給予處分。
1、將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有,拒絕移交檔案室歸檔的。
2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。
3、明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施,造成檔案損失的。
4、檔案管理員、對(duì)檔案負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
5、未經(jīng)批準(zhǔn),私自復(fù)印或銷毀檔案的。
拆件、涂改、勾劃、折疊、轉(zhuǎn)借,損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。
7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對(duì)外公布的檔案內(nèi)容的。
十、附則
本規(guī)定由行政部制訂和解釋,經(jīng)總裁或主管副總裁審批,修改時(shí)亦同。
本規(guī)定施行后,凡既有的類似制度自行終止。
本規(guī)定自2023年10月30日起試實(shí)行。
第3篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定2
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(二)
一、檔案分類
所屬部門、項(xiàng)目部需進(jìn)行檔案分類,明確各類檔案的保管人,并結(jié)合公司實(shí)際,將檔案分為以下類別:
檔案的分類
類別號(hào)檔案的類別名稱檔案涉及部門/項(xiàng)目部備注
1l合同/協(xié)議公司、項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部
2l公司文件/通知公司、項(xiàng)目部
3l上級(jí)公司文件公司
4l政府主管部門文件公司、項(xiàng)目部
5l相關(guān)部門文件公司、項(xiàng)目部
6l政策法規(guī)文件公司、項(xiàng)目部
7l工程開(kāi)發(fā)圖紙、資料項(xiàng)目部
8l業(yè)戶檔案、資料項(xiàng)目部
9l日常工作資料公司、項(xiàng)目部、各部門日常工作中各部
門、各專業(yè)涉及的文檔資料(含質(zhì)量認(rèn)證要求記錄),按質(zhì)量認(rèn)證文件要求管理。
9l1客服日常工作資料客服專業(yè)
9l2工程日常工作資料工程專業(yè)
9l3保安日常工作資料保安專業(yè)
9l4保潔日常工作資料保潔專業(yè)
9l5綠化日常工作資料綠化專業(yè)
9l6財(cái)務(wù)日常工作資料項(xiàng)目部財(cái)務(wù)
二、檔案編號(hào)
1、檔案盒/文件夾統(tǒng)一編號(hào):
(1)檔案盒/文件夾編號(hào)構(gòu)成:類別號(hào)-部門/項(xiàng)目部識(shí)別號(hào)-檔案盒序號(hào)
(2)檔案盒/文件夾編號(hào)說(shuō)明:
類別號(hào):1l-9l,9l1-9l6
部門/項(xiàng)目部識(shí)別號(hào):gs-公司;gsc-公司財(cái)務(wù);gsr-公司人力;gsz-公司綜合計(jì)劃;gy-國(guó)英項(xiàng)目部;ty-桃園項(xiàng)目部;qsy-清上園項(xiàng)目部。
③檔案盒/文件夾序號(hào):各部門、項(xiàng)目部、各專業(yè)確定,以檔案存放地點(diǎn)或保管人為單位對(duì)所管理的檔案盒/文件夾排序。
如:1l-gy-03,代表國(guó)英項(xiàng)目部合同類檔案,合同檔案盒的排序?yàn)?3;9l1-ty-05,代表桃園項(xiàng)目部工程日常工作類檔案,該檔案盒的排序?yàn)?5;
2、檔案盒/文件夾內(nèi)文件編號(hào):
在檔案盒/文件夾編號(hào)下所列文件目錄的序號(hào)即為此盒/夾內(nèi)文件的編號(hào)。
三、建立檔案盒/文件夾明細(xì)單
整理所有的檔案盒/文件夾,按要求統(tǒng)一編號(hào)并填寫《**物業(yè)部門/項(xiàng)目部檔案盒/文件夾明細(xì)單》
四、建立檔案盒內(nèi)存檔文件目錄
整理每個(gè)檔案盒/文件夾內(nèi)所有文件,分別填入《**物業(yè)部門/項(xiàng)目部×××檔案盒/文件夾文件存檔目錄》,其中的編號(hào)即為該檔案盒/文件夾在附件2中的編號(hào),其中的序號(hào)即為該文件在此檔案盒/文件夾的編號(hào),同時(shí)在該文件右上方用筆標(biāo)注所排序號(hào),使文件編號(hào)與文件存檔目錄相符。
四、各類檔案保管的基本要求
1、按檔案的存放和使用部門設(shè)專人保管,每類檔案必須明確保管責(zé)任人。
2、檔案的保管須做到標(biāo)識(shí)清晰,分類明確,易查找。
3、檔案的鑒定必須由公司指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無(wú)權(quán)決定。
4、檔案的借出必須由部門經(jīng)理、項(xiàng)目部經(jīng)理確認(rèn)并經(jīng)過(guò)登記后方可借出。文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。
5、重要檔案資料入室時(shí)必須經(jīng)過(guò)檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任。
6、檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件丟失和泄密。
7、保管檔案的環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防蟲(chóng)、防變質(zhì)等,配置有效的滅火器材和防潮物品及設(shè)施,檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文檔管理要求。
第4篇 公司檔案管理規(guī)定范本
公司檔案管理規(guī)定
一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到:
①愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第5篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定12
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(十二)
(一)總則
公司實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),各負(fù)其責(zé)。分級(jí)歸檔,集中管理”的原則。
公司的檔案是公司全體員工在日常工作中直接形成,能反映公司日?；顒?dòng),業(yè)務(wù)往來(lái),重要事項(xiàng)、歷史沿革、人員變化等重要的各種資料。其特點(diǎn)是有重要保存價(jià)值。包括計(jì)算機(jī)文字、書(shū)面文稿、圖紙、圖表、照片、聲像等資料。
在工作中形成的具有保存、查考價(jià)值的各種信息載體的項(xiàng)目資料均要立卷、歸檔。
公司的所有工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定,定期向本部門移交,在一個(gè)工作周期內(nèi)自己經(jīng)手的各種檔案資料。任何人不得據(jù)為己有。
(二)管理機(jī)構(gòu)和崗位職責(zé)
公司的檔案管理工作為總經(jīng)理負(fù)責(zé)制。公司設(shè)立檔案室,行政人事部門負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。辦公室定期到各部門,復(fù)制各部門計(jì)算機(jī)內(nèi)所形成的文字資料和圖片資料。每個(gè)年度的一月份,到各部門指導(dǎo)督促催辦檔案的立卷歸檔和上繳保管工作。各部門的經(jīng)理為本部門檔案管理的負(fù)責(zé)人,各部門指定一名工作人員為兼職檔案員,經(jīng)辦本部門檔案的管理工作。
行政人事的檔案管理職責(zé)是,掌握國(guó)家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策的動(dòng)態(tài),做好信息的傳達(dá)工作,根據(jù)國(guó)家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策變化和公司領(lǐng)導(dǎo)的指示及時(shí)調(diào)整公司的管理制度;檢查、指導(dǎo)和督促各部門的檔案工作,組織對(duì)有關(guān)人員的培訓(xùn)。檔案的編目工作均由辦公室按照檔案編目要求統(tǒng)一進(jìn)行。保證檔案的齊全完整,并使每個(gè)部門的檔案在公司檔案管理體系中形成一個(gè)有機(jī)的整體。
(三)歸檔范圍
1、各類請(qǐng)示,報(bào)告,會(huì)議紀(jì)要。
2、意向書(shū)、協(xié)議書(shū)、項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū),
3、重要的治談和會(huì)議記錄、備忘錄,
4、開(kāi)發(fā)項(xiàng)目機(jī)會(huì)性分析可行性研究報(bào)告
5、公司資信變動(dòng)情況,
6、外出考察、調(diào)查培訓(xùn)等活動(dòng)中形成及收集的材料(包影像資料),
7、企業(yè)負(fù)責(zé)人,名單,及人選情況,
8、合同、章程,
9、向上級(jí)單位上報(bào)的報(bào)告書(shū)及批復(fù),
10、有關(guān)部門出具的證明制將:
11、營(yíng)業(yè)合法證件(包括企業(yè)負(fù)責(zé)人證件),
12、營(yíng)業(yè)執(zhí)照和營(yíng)業(yè)證書(shū)內(nèi)容文稿,
13、企業(yè)代碼證書(shū)等。
14、與重要的客戶來(lái)往的信件、函電,
15、歷年工作總結(jié),
16、年度預(yù)算報(bào)告;
(四)立卷程序
根據(jù)“誰(shuí)辦誰(shuí)立卷”的原則,項(xiàng)目協(xié)議、合同簽訂或重要的文檔資料形成后,經(jīng)辦人要建立檔案材料收集袋,隨時(shí)積累材料。
對(duì)每年年度內(nèi)各部門形成的文件材料立卷、歸檔,上交辦公室后,辦公室按照文件的重要程度應(yīng)劃分永久、長(zhǎng)期、短期保管期限。
(五)管理與利用
1、公司辦公室應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計(jì)登記表,完善借閱制度。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等隋況進(jìn)行精確的統(tǒng)計(jì)并注意收集檔案的利用效果。
2、檔案存放案卷的箱柜必須堅(jiān)固,并有防盜、防潮防高溫、防蟲(chóng)鼠、防潮、肺塵等設(shè)施。定期檢查檔案曲保管情況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。
3、檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)
4、辦公室根據(jù)工作需要,編日常管理與查詢系統(tǒng),編制各種必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,力求查找方便,調(diào)卷迅速準(zhǔn)確,積極為一線部門提供服務(wù)。
5、檔案的移交、鑒定與銷毀
各部門凡以公司名義行文所形成的檔案應(yīng)在第二年的上半年向公司檔案室移交,交接取方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì),并履行簽字蓋章手續(xù)。移交目錄一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。
各部門在人員發(fā)生變化時(shí),應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。按照工作移交的有關(guān)規(guī)定,列出清單,部門經(jīng)理作為監(jiān)交人,負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對(duì)檔案的移交工作。
辦公室應(yīng)根據(jù)保管期限的規(guī)定,定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案應(yīng)在本單位主管領(lǐng)導(dǎo)主持下,由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成的鑒定小組共同進(jìn)行。鑒定結(jié)束后應(yīng)自本單位領(lǐng)導(dǎo)提出鑒定報(bào)告。
經(jīng)過(guò)鑒定失去保存價(jià)值的檔案,要登記造冊(cè),經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)簽字。
(六)考核與獎(jiǎng)懲
對(duì)于將材料散存在個(gè)人手中,歸為已有,不按要求立卷、歸檔、上交者,辦公室應(yīng)寫出書(shū)面報(bào)告,上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)做出處理意見(jiàn)。
對(duì)于丟失、銷毀、出賣、私自攜帶出公司者,將視情節(jié)輕重,給子處理,問(wèn)題嚴(yán)重的,按照《中華人民共和國(guó)檔案法”》有關(guān)規(guī)定處理。
對(duì)于完成好的部門和個(gè)人,公司將予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
(七)其它
其它檔案,參照國(guó)家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第6篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(試行)
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司的檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化,充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用,根據(jù)****工業(yè)區(qū)、**地產(chǎn)控股的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱檔案,是指公司總部及各屬下公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中形成的對(duì)本單位、公司和社會(huì)具有保存價(jià)值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像資料和實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
凡是總部及各屬下公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和職能活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的原始材料,包括收發(fā)文、電、內(nèi)部資料、會(huì)議文件、會(huì)議記錄或紀(jì)要、本單位編印的出版物原稿與印本、印模、錄像帶、錄音帶、照片、計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等,都屬于文件材料的歸檔范圍。
人事檔案、會(huì)計(jì)檔案由各相關(guān)各部門歸檔保管。
第三條在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則下,總部綜合管理部負(fù)責(zé)總部檔案的收集、整理和保管,并指導(dǎo)、監(jiān)督各屬下公司檔案管理工作;各屬下公司檔案由各單位行政管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管。
第四條各屬下公司必須配備固定的檔案管理人員,負(fù)責(zé)各公司檔案立卷、歸檔和保管。各屬下公司的檔案管理工作是年終績(jī)效考核的重要內(nèi)容。
第二章歸檔責(zé)任和要求
第五條總部及各屬下公司應(yīng)將文件材料的立卷歸檔工作列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,分管領(lǐng)導(dǎo)要督促檢查承辦人員做好立卷歸檔工作,確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。各種文件材料須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成立卷歸檔,不得積存。
第六條歸檔要求:
(一)歸檔的文件材料,應(yīng)以保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則,反映出各公司工作的歷史真實(shí)面貌;
(二)案卷內(nèi)的文件應(yīng)按照文件的問(wèn)題、時(shí)間順序或重要程度作系統(tǒng)排列。擬定案卷題名要簡(jiǎn)明確切,概括反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。填好案卷封面,編寫卷內(nèi)文件目錄、張?zhí)?、劃分保管期?以便查找利用;
(三)歸檔案卷應(yīng)依照一定方案排列,按照保管期限分開(kāi)年度編制案卷目錄;
(四)歸檔的文件材料原則上須是原件(即定稿及其打印正本),沒(méi)有原件的可以復(fù)印件歸檔,但須加注說(shuō)明;
(五)需歸檔保存的文件材料,應(yīng)將底稿隨同印本同時(shí)歸入案卷。需長(zhǎng)期保存,但使用頻繁的文件可留復(fù)印件一至二份,供日常借閱使用,以減少原件的磨損。
(六)項(xiàng)目合同、公司制度建設(shè)以及有關(guān)公司股權(quán)的重要文件應(yīng)單獨(dú)存放,如與其他文件共同存放,必須列出單獨(dú)目錄,以便查找。
(七)公司發(fā)文過(guò)程中形成的初稿、修改稿應(yīng)同終稿合并存放。
第七條如發(fā)現(xiàn)歸檔的文件材料的作者、標(biāo)題、年月日、印章、頁(yè)次等標(biāo)志有錯(cuò)誤,立卷人員不得在原文上涂改增刪,應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明。
第三章檔案管理和利用
第八條各屬下公司要定期檢查檔案保管狀況,對(duì)損壞或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或采取其他保護(hù)措施。
第九條檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三種,檔案數(shù)量不多的單位可只分為長(zhǎng)期、短期兩種,對(duì)超過(guò)保管期限的檔案,必須進(jìn)行鑒定。鑒定工作由分管領(lǐng)導(dǎo)、工作人員共同進(jìn)行,經(jīng)過(guò)鑒定,對(duì)失去使用、保管價(jià)值的檔案,必須編制銷毀清冊(cè),經(jīng)負(fù)責(zé)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后,由工作人員銷毀。
第十條總部及各屬下公司行政部門應(yīng)根據(jù)工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,有條件的單位應(yīng)使用電腦儲(chǔ)存和檢索檔案,逐步實(shí)現(xiàn)檔案檢索電子化。
第十一條總部及屬下各公司行政部門應(yīng)建立檔案的借閱、保密制度。
第十二條各屬下公司或臨時(shí)機(jī)構(gòu)因各種原因被撤銷,應(yīng)在撤銷前指定專人,將該機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成與收集的具有保存利用價(jià)值的文件材料進(jìn)行分類整理、立卷、填寫案卷目錄,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向公司總部移交。
第四章附則
第十七條本規(guī)定由總部綜合管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。
第十八條本規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行。
附件1:文書(shū)檔案立卷歸檔辦法
第7篇 x地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定
為了加強(qiáng)檔案室管理,提高檔案保管的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性,作規(guī)定如下:
一、檔案室管理責(zé)任部門和責(zé)任人
公司檔案室管理責(zé)任部門為總經(jīng)理辦公室,責(zé)任人為總經(jīng)理辦公室檔案管理 員,其它人員不得隨意進(jìn)出檔案室。
二、檔案室存檔范圍
公司形成的各類檔案以及各部門上報(bào)的存檔資料,除此之外的其它物品不得 存放檔案室。
三、檔案柜編號(hào)與存放
檔案室共有檔案柜十四列,編號(hào)為a―n列,每列分為1―5欄,根據(jù)各部門歸 檔資料分類存放如下:
1、a列為總經(jīng)理辦公室資料、人力資源部資料,以及歷年來(lái)獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證 書(shū)、相片、光盤等。
a1-a2:公司獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獲獎(jiǎng)證書(shū)等;
a3:公司歷年活動(dòng)相片、公司調(diào)研、房展會(huì)、部門活動(dòng)、集團(tuán)、社區(qū)活動(dòng)及 項(xiàng)目圖片、公司歷年內(nèi)刊及光盤資料。
a4:總經(jīng)理辦公室檔案
a5:人力資源部檔案
2、b列為公司重要證照及各部門歷年簽署的合同
b1:公司重要證照
b2-b5:歷年來(lái)各部門簽署的合同,根據(jù)時(shí)間、部門進(jìn)行分類保存
3、c列為工程前期部檔案(按項(xiàng)目分類)
c1-c5:2006g72地塊文件、z國(guó)際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊
4、d列工程前期資料
5、e列為工程項(xiàng)目檔案
6、f列為工程項(xiàng)目檔案
7、g列為營(yíng)銷部檔案
公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認(rèn)購(gòu)協(xié)議等(按項(xiàng)目分類)
8、h列為營(yíng)銷部檔案
公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認(rèn)購(gòu)協(xié)議等(按項(xiàng)目分類)
9、i列為預(yù)算部檔案
10、j列為預(yù)算部檔案
11、k列為物資部、物管技術(shù)部檔案
k1-k3:物資部各類招投標(biāo)文件
k4-k5:物管技術(shù)部盤點(diǎn)表
12、l列為財(cái)務(wù)部檔案(財(cái)務(wù)部歷年憑證)
13、m列為財(cái)務(wù)部檔案(財(cái)務(wù)部歷年憑證)
14、n列為財(cái)務(wù)部檔案
n1:財(cái)務(wù)部歷年財(cái)務(wù)報(bào)表
n2:貸款合同、貸款按揭協(xié)議登記表、抵押合同、審計(jì)業(yè)務(wù)約定書(shū)、稅務(wù)局 與外經(jīng)委等單位來(lái)函、其它資料
n3:再投資退稅審核資料、公司注銷資料、利潤(rùn)再投資相關(guān)資料、審計(jì)報(bào)告 、評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等
n4:銀行資料
n5:增加注冊(cè)資本相關(guān)資料、投資方名稱變更相關(guān)資料
四、檔案存放要求
檔案文件根據(jù)內(nèi)容分列存放整齊,每列文件須有檔案文件目錄,并做好存放 時(shí)間及借閱時(shí)間的記錄。存放在檔案盒內(nèi)的資料必須在檔案盒上統(tǒng)一字體標(biāo)明名稱,便于查找。
五、檔案室的清理要求
檔案室必須定期打掃與清潔。檔案柜及所有保存文檔資料存放超過(guò)一年后, 檔案管理員必須定期清掃與整理,避免灰塵與污損。
六、其它規(guī)定按檔案管理辦法執(zhí)行。
第8篇 監(jiān)理公司檔案管理規(guī)定
建設(shè)監(jiān)理公司檔案管理規(guī)定
第一章 總則
為建立健全公司檔案工作,規(guī)范檔案管理,更好地為企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù),根據(jù)國(guó)家有關(guān)法規(guī),結(jié)合公司具體情況,制定本制度。
第一條 公司檔案是指公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的全部檔案總和,包括工程建設(shè)監(jiān)理、工程技術(shù)咨詢、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、行政管理、董事會(huì)等方面形成的檔案資料。
第二條 公司檔案工作是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的組成部分。
第三條 公司檔案工作采取集中統(tǒng)一管理。
第二章 文件材料的形成和歸檔
第四條 公司經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的文件材料(含膠片、照片、錄音、錄像和磁卡等)由責(zé)任人積累、整理后歸檔。
第五條 文件材料歸檔的基本要求
1.歸檔的文件材料必須完整。
2.歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司工程建設(shè)和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。
3.歸檔材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。
4.歸檔文件必須編制目錄。
第六條 文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面:
1.建設(shè)行政主管部門來(lái)文。
2.董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議及監(jiān)理公司內(nèi)部規(guī)章制度。
3.監(jiān)理咨詢合同、協(xié)議。
4.向政府有關(guān)主管部門的報(bào)告或復(fù)文。
5.與監(jiān)理項(xiàng)目有關(guān)的業(yè)主、承建商的來(lái)文及復(fù)文。
6.按監(jiān)理項(xiàng)目形成的監(jiān)理業(yè)務(wù)檔案、技術(shù)檔案、監(jiān)理工作總結(jié)。
7.有關(guān)公司人事管理檔案。
8.公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)檔案。
9.公司會(huì)議紀(jì)要及決議。
10.其他。
第七條 歸檔時(shí)間
1.工程項(xiàng)目及科研項(xiàng)目,在項(xiàng)目告一段落或項(xiàng)目完成后,責(zé)任人應(yīng)在14日內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,交檔案管理部門歸檔。
2.各類文件材料歸檔一式一份,重要文件及自制文件應(yīng)將原件歸檔。
3.公司工作人員因公外出學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議收集得到的文件材料,要按照歸檔范圍的規(guī)定,及時(shí)交檔案管理部門歸檔。
4.文件材料的形成、積累、整理和移交歸檔是各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任。
第八條 公司檔案管理部門要對(duì)公司各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
第三章 檔案管理
第九條 檔案實(shí)行分類管理,檔案分類要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且便于保管利用。
第十條 公司檔案分類
1.工程監(jiān)理及咨詢類
2.財(cái)務(wù)管理類
3.人事管理類
4.行政文書(shū)類
5.董事會(huì)類
第十一條 檔案鑒定
檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種,其確定保管期限的基本原則是;
1.對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存。
2.對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
3.符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定。
第四章 檔案利用
第十二條 檔案借閱手續(xù)
1.檔案管理部門應(yīng)建立《借閱檔案登記簿》
2.借閱檔案應(yīng)向檔案管理員說(shuō)明其利用目的,并在登記簿加以記載,由檔案管理員提供服務(wù)。
3.借閱涉及公司秘密的檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意,方可借閱。
4.未經(jīng)總經(jīng)理同意,不得向非公司人員提供檔案。
第十三條 公司合同檔案由合同管理人員統(tǒng)一管理,不得隨意讓他人查閱或帶出公司,若確因工作需要須查看或帶出公司,必須經(jīng)合同統(tǒng)管機(jī)構(gòu)批準(zhǔn),并出具借條,注明合同類型、編號(hào)方可借走,完后即時(shí)歸還。
第十四條 非檔案管理人員不得擅自提取檔案。
第9篇 總公司檔案管理辦法規(guī)定
總公司檔案管理辦法
總公司檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際,制定本規(guī)定。
第二章 檔案管理
第二條公司檔案實(shí)行集中與分級(jí)管理相結(jié)合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)全公司主體檔案的管理,并對(duì)部門及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第三條檔案室履行下列職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;
(三)指導(dǎo)各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。
第四條各部門確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時(shí)間定期交檔案室集中管理。
第五條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。
第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。
一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
二、本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)(包括境外機(jī)構(gòu))應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料;
三、本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料;
四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
五、本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料;
六、本單位執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料。
第七條 歸檔的時(shí)間:
一、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
三、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。
四、企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。
五、會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。
六、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。
第八條下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:
一、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;
二、企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料;
三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料;
四、其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。
第四章 檔案的鑒定
第九條每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次清理,從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書(shū)、財(cái)務(wù)、科技檔案見(jiàn)具體辦法附表)。
公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長(zhǎng)。
第五章 檔案的銷毀
第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對(duì)已失效的檔案,認(rèn)真鑒定,編制銷毀清冊(cè),立卷歸檔,永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門(分公司)對(duì)擬銷毀案卷的清冊(cè)進(jìn)行初審,經(jīng)處(分公司)級(jí)負(fù)責(zé)人簽字同意后,連同銷毀檔案的書(shū)面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。
第十二條 銷毀時(shí)要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊(cè)上簽字。
第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法及公司各項(xiàng)保密制度,認(rèn)真做好保密工作。
檔案管理人員,必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。
[1][2] 下一頁(yè)
總公司檔案管理辦法
第十四條 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間,不許轉(zhuǎn)借他人,不許帶入公共場(chǎng)所。
第十五條 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員,如有泄露和公布檔案內(nèi)容者,應(yīng)視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴(yán)肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時(shí),一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機(jī)密的檔案材料,必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定,嚴(yán)防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫(kù)房, 明顯處要有安全防火設(shè)備。
第十八條 非檔案管理人員,未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。
第十九條 檔案人員下班必須對(duì)檔案室進(jìn)行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開(kāi)。
第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。
第二十二條 查閱文書(shū)、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財(cái)務(wù)、技術(shù)、設(shè)計(jì)等主管部門負(fù)責(zé)人簽批。抄摘檔案內(nèi)容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料,應(yīng)有主管部門批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容,由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字,外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,主管部門簽署意見(jiàn)后,經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書(shū)記批準(zhǔn)。
第二十四條 借閱期限不得超過(guò)15天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù),辦理借閱登記,當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
第二十六條 檔案管理人員對(duì)查閱借閱檔案及歸還檔案,均應(yīng)在檔案查閱登記薄上進(jìn)行登記;對(duì)重大或重要項(xiàng)目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。
第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項(xiàng)檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補(bǔ)充。
第二十八條 本規(guī)定從印發(fā)
上一頁(yè)[1][2]
第10篇 國(guó)電電力青海新能源開(kāi)發(fā)有限公司檔案管理規(guī)定
一?? 總? 則
1、為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案的科學(xué)、規(guī)范管理，提高文書(shū)檔案工作質(zhì)量，保證和維護(hù)檔案的安全、完整，進(jìn)一步充分發(fā)揮檔案的功能，提高利用價(jià)值為公司經(jīng)營(yíng)管理直接服務(wù)的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及檔案法實(shí)施辦法，結(jié)合本公司實(shí)際情況特制訂本暫行規(guī)定。
2、本規(guī)定所稱檔案，是指公司在經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的資料，包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實(shí)物資料等。
3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。
4、公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，定期歸檔的方式，共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。
二?? 檔案管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)
1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門，對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一歸檔和日常管理。
2、公司檔案工作實(shí)行部門收集整理，檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。
3、各部門為檔案管理的分管部門，由指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。
4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員（兼職）均為公司的檔案管理工作人員，應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定，各部門專（兼）職檔案管理員名單須報(bào)行政部備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知行政部。
5、檔案管理員出現(xiàn)工作變動(dòng)或離職，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交，嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。
6、檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》，保守公司秘密，不得向其他人員泄露檔案內(nèi)容。
三? 檔案的收集
1、堅(jiān)持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專（兼）職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負(fù)責(zé)及時(shí)收集、管理本部門的資料，即把好文件“質(zhì)量關(guān)”，要檢查文件及附件是否完整，文書(shū)處理程序是否完備，處理的來(lái)龍去脈是否注明，文件質(zhì)量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷，并辦好交接簽收手續(xù)。
2、凡公司發(fā)出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部統(tǒng)一收集管理。
3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集、立卷、歸檔。
4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議，在用印時(shí)即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。
5、召開(kāi)的各種重大會(huì)議，由會(huì)議主管部門將會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議材料、聲像資料等向行政部移交，季度統(tǒng)一向檔案室移交。
6、其他聲像檔案的收集應(yīng)在聲像資料形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔（歸檔的聲像資料均必須為原版、原件，照片含底片）。
四、歸檔范圍
1、公司應(yīng)歸檔的資料包括：公司在日常工作和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有保存和利用、參考價(jià)值的文書(shū)資料、工程資料、圖片和聲像制品。
2、上級(jí)部門發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、批復(fù)、命令、條例、規(guī)定等文件材料。
3、公司對(duì)外的正式發(fā)文以及與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
4、公司對(duì)內(nèi)進(jìn)行管理、規(guī)范事務(wù)的正式發(fā)文。
5、重要的會(huì)議材料，參加上級(jí)部門會(huì)議帶回的會(huì)議材料，公司內(nèi)部會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄等。
6、公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)及合理化建議等。
7、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)和有關(guān)法律文書(shū)等文件材料。
8、公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬本、憑證等。
9、公司關(guān)于員工勞動(dòng)、人事、工資、福利方面的文件材料以及對(duì)員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
10、公司工程項(xiàng)目資料及有關(guān)報(bào)建審批手續(xù)和驗(yàn)收記錄、證明資料。
11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的報(bào)道、照片、錄音、錄像等。
12、凡是加蓋過(guò)公章未經(jīng)正式使用文件資料的必須交回行政部。
五?? 檔案的立卷
1、公司各部門要堅(jiān)持檔案資料的平時(shí)立卷工作。
2、各部門對(duì)處理完畢或保存的文件資料，由專（兼）職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。
3、各部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料立卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。
4、公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職檔案人員歸卷。
5、專（兼）職檔案管理員應(yīng)及時(shí)將收集的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。
6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一規(guī)范立卷，保證案卷質(zhì)量，各相關(guān)部門專（兼）職檔案人員配合，共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。
五、文件歸檔與移交
1、各部門文檔應(yīng)于次年三月份以前向檔案室移交；
2、《移交清單》（見(jiàn)附表一）一式二份，清單上需包含的內(nèi)容：文件名稱、文件號(hào)、行文日期、文件頁(yè)數(shù)、是否原件、文件密級(jí)、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。
3、文件移交清單三方簽字為有效。
4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范，具體的分類標(biāo)準(zhǔn)為：先大類（行政管理、經(jīng)營(yíng)、科研、后勤），后部門（董事會(huì)、行政、人事、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部等），再小類（文件在前、資料在后）。
5、保管期限分為永久、長(zhǎng)期（50年）、短期（15年）三種。新規(guī)則對(duì)2007年以后形成的歸檔文件，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年、10年）兩種。
6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是：
（1）從維護(hù)公司歷史面貌完整出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內(nèi)容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。
（2）凡是記錄和反映公司主要經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)、中心工作和基本歷史面貌的，在維護(hù)公司權(quán)益等方面具有永久性憑證價(jià)值和文化價(jià)值，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的各種文件材料應(yīng)定為永久保管；
（3）凡是記錄和反映公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考利用價(jià)值，在維護(hù)公司權(quán)益方面具有憑證性價(jià)值的文件材料，應(yīng)定為長(zhǎng)期保管。
7、案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件資料之間的 有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
8、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，放在一起，不得分開(kāi)；絕密文件單獨(dú)立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年；工程資料放在項(xiàng)目驗(yàn)收年度；其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
10、卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依次序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
11、卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右下角，背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
12、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
六、檔案的保管、統(tǒng)計(jì)
1、公司檔案資料實(shí)行專人、專柜、專室管理。
2、公司檔案資料的保管按機(jī)構(gòu)、年度、保存期限、編號(hào)次序進(jìn)行保管，并編制好案卷目錄等工作。
3、檔案管理員須做好檔案資料的保護(hù)工作，做到“八防”：防盜、防火、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。
4、公司檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)監(jiān)控管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、自動(dòng)化、現(xiàn)代化。
5、公司檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案的管理和利用，定期對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定。
6、聲像檔案在保管期限內(nèi)須進(jìn)行定期檢查，防止檔案的變質(zhì)、退磁。對(duì)重要的聲像檔案應(yīng)制作光盤保管。嚴(yán)禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。
文書(shū)檔案的統(tǒng)計(jì)
7、文書(shū)檔案要建立健全統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、庫(kù)存、利用、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)做到準(zhǔn)確可靠。
編制案卷目錄、全引目錄，專題卡片、資料等檢索工具，方便利用，提高效率。
七、檔案的查閱、借閱
1、公司員工查閱、借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理，填寫《查（借）閱檔案審批表》，檔案室負(fù)責(zé)人對(duì)查（借）閱人、查閱檔案內(nèi)容、查閱時(shí)間和歸還時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)登記后方予查閱。
2、查（借）閱檔案員工應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行查閱，對(duì)檔案內(nèi)容與本身工作無(wú)關(guān)的檔案，一律不得查閱。
3、檔案查（借）閱的批準(zhǔn)人：普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批；秘密級(jí)以上檔案由總裁或主管副總裁審批。
4、公司檔案原件原則上不外借，如因工作需要確需外借帶出，普通檔案由行政部經(jīng)理批準(zhǔn)，秘密級(jí)檔案由總裁或主管副總裁批準(zhǔn)。對(duì)常用的檔案資料，檔案室可提供復(fù)印副本供借閱，副本在使用部門使用完畢后，應(yīng)及時(shí)交還檔案室。嚴(yán)禁未經(jīng)允許私自對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制。
查（借）閱檔案人員須愛(ài)護(hù)檔案，不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志或涂改，不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶，不得在閱覽時(shí)吸煙，以免造成檔案的損壞。
5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下，經(jīng)總裁或主管副總裁批準(zhǔn)可用于公司內(nèi)部學(xué)習(xí)、對(duì)外宣傳。
八、檔案的銷毀
1、對(duì)超過(guò)保管期限和確已失去價(jià)值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期整理，進(jìn)行銷毀。檔案的銷毀具體見(jiàn)《檔案銷毀程序》。
2、檔案需要銷毀時(shí)，由行政部檔案管理員提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)行政部經(jīng)理會(huì)同相關(guān)職能部門經(jīng)理嚴(yán)格審查，并編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司相關(guān)系統(tǒng)總監(jiān)審核，并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上審批簽字后銷毀。
3、其他檔案銷毀前，應(yīng)將需銷毀檔案在清單一一列明，報(bào)行政部經(jīng)理審核，經(jīng)總裁或主管副總裁審批后，方可實(shí)施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。
4、檔案銷毀時(shí)須有兩人以上人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)該檔案確已銷毀。不得一人單獨(dú)進(jìn)行檔案的銷毀。
九、罰則
有下列行為之一的，由公司行政部責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，報(bào)請(qǐng)總裁或主管副總裁對(duì)負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人給予處分。
1、將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕移交檔案室歸檔的。
2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。
3、明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的。
4、檔案管理員、對(duì)檔案負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
5、未經(jīng)批準(zhǔn)，私自復(fù)印或銷毀檔案的。
拆件、涂改、勾劃、折疊、轉(zhuǎn)借，損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。
7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對(duì)外公布的檔案內(nèi)容的。
十、附則
本規(guī)定由行政部制訂和解釋，經(jīng)總裁或主管副總裁審批，修改時(shí)亦同。
本規(guī)定施行后，凡既有的類似制度自行終止。
本規(guī)定自2023年10月30日起試實(shí)行。
第11篇 房地產(chǎn)公司檔案與圖書(shū)資料管理規(guī)定
房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司檔案與圖書(shū)資料管理規(guī)定
檔案管理與資料管理
檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分,其管理的規(guī)范程度反映了 公司的管理水平。為使檔案與圖書(shū)資料管理制度化,提高檔案資料處理、 管理的質(zhì)量及效率,特制定本規(guī)定。
(一)歸檔適用范圍范圍
凡公司與外界往來(lái)及公司與各協(xié)作單位之間往來(lái)的以及公司經(jīng)營(yíng) 管理所必需的有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、計(jì)劃或總結(jié)(年、月度)、財(cái)務(wù)審 計(jì)、經(jīng)營(yíng)狀況、項(xiàng)目可行研究報(bào)告(方案)、各類許可證書(shū)、圖紙、 政府批文、公司執(zhí)照(與注冊(cè)文件)、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、請(qǐng)示、決 定、決議、通告、通知、協(xié)議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷 售廣告等有價(jià)值的文件資料及重大公關(guān)活動(dòng)的圖片、文字、錄像資料。
(二)管理部門
1、公司行政人事部設(shè)綜合檔案資料室,設(shè)專職檔案管理人員;各部門設(shè)兼 職檔案管理人員(必須報(bào)行政人事部備案),負(fù)責(zé)本部門、企業(yè)日常經(jīng) 營(yíng)管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理,并負(fù)責(zé)定期移交公司綜合 檔案室。
2、公司檔案資料由行政人事部負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理,各部門實(shí)行專業(yè)對(duì)口分 級(jí)管理。
(三)移交歸檔與使用
公司總部各部門兼職檔案管理員,按照歸檔時(shí)間將有關(guān)襠案文件移 交公司綜合檔案室,各部門留存復(fù)印件使用(公司所發(fā)文件除外); 需要已經(jīng)歸檔的原件時(shí),需經(jīng)批準(zhǔn)后履行借閱手續(xù)使用。
2、歸檔時(shí)間分與歸口管理部門
2.1管理性文件:辦理完畢的管理性文件材料,形成部門在第1年12 月末以前整理分類,移交檔案室后立卷。
2.2會(huì)計(jì)檔案:會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)預(yù)算部保留一年后,次年三月末歸檔。 2.3人事檔案:人事檔案由人行政人事部根據(jù)人員變動(dòng)情況隨時(shí)歸檔。 2.4基建工程、設(shè)備檔案:基建工程(合同、協(xié)議、預(yù)算書(shū)、許可證、 隱蔽資料等)、設(shè)備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設(shè)備、動(dòng)力安 裝投入使用后一個(gè)月內(nèi)歸檔,此期間由部門檔案人員進(jìn)行分類保管。
2.5 各類報(bào)告、方案、內(nèi)部申請(qǐng)批復(fù)、內(nèi)部管理制度規(guī)范、計(jì)劃書(shū): 該類檔案在確立形成時(shí)由部門留存,同時(shí)送交行政人事部留存正 本歸檔。
2.6合同協(xié)議類:正本原件需二份以上,在批準(zhǔn)簽署后分別由簽署部 門、財(cái)務(wù)預(yù)算部、檔案室各存檔一份。
2.7圖書(shū)、期刊、報(bào)紙類:在購(gòu)入或訂購(gòu)后先列入管理臺(tái)帳,后又綜 合檔案室負(fù)責(zé)分類保管、借閱、歸類、管理。
2.8其它資料:如各類企業(yè)沿革資料、公關(guān)接待活動(dòng)圖像、錄音錄象資料 以及外出開(kāi)會(huì)、學(xué)習(xí)、考察、參觀人員帶回具有保存價(jià)值的資料,一 般在該檔案資料形成后一周內(nèi)交公司行政人事部歸檔。
(三)文件點(diǎn)收
文件結(jié)案移送歸檔時(shí),依如下原則點(diǎn)收:
1、檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。
2、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。
3、與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 (四)文件整理標(biāo)準(zhǔn)
1、本檔案按問(wèn)題組卷,一事一卷或一事多卷。
2、對(duì)接收的所有檔案及時(shí)審查,進(jìn)行科學(xué)分類,排列編號(hào)。
3、歸檔的文件材料要齊全完整,每份文件的正件和附件、印件與底稿, 請(qǐng)示與批復(fù)合并一起立卷。
4、卷內(nèi)文件的排列與編目要科學(xué)規(guī)范,便于查找。
(五)檔案分類編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)
檔案按職能設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目,即(1)合同協(xié)議類;(2)行政人事文書(shū)管理類;(3)經(jīng)營(yíng)管理類;(4)工程技術(shù)圖紙類;(5)內(nèi)部文件與制度規(guī)范類;(6)專題報(bào)告和專項(xiàng)技術(shù)研究類;(7)預(yù)算項(xiàng)目類;(8)資產(chǎn)設(shè)備材料類;(9)會(huì)計(jì)檔案類;(10)公司以及員工檔案類。二級(jí)類目是按檔案的具體內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行設(shè)置。按問(wèn)題分類,結(jié)合年度,一事一卷。 檔案分類一級(jí)類目采用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí),a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十個(gè)一級(jí)類目(二級(jí)類目由綜合檔案室劃分該類明細(xì)科目按統(tǒng)一名稱通知各部門)。 按各項(xiàng)要大類分別排架,大類之間不交叉排列,充分體現(xiàn)企業(yè)檔案分類的指導(dǎo)思想和分類準(zhǔn)則,保持各類檔案的有機(jī)聯(lián)系和及時(shí)、高效提供利用。
根據(jù)檔案的形成特點(diǎn)和管理要求,按大類、分年代排架法、即按大類---年代進(jìn)行排架,就是在同一大類內(nèi)按同一問(wèn)題的案卷排列在一起,在同一問(wèn)題內(nèi)再按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列,第二年依次接著排,分階段排列,一個(gè)階段不超過(guò)三位數(shù)。排列時(shí)按大類、年度、流水編制案卷順序號(hào),即類、年度大流水編號(hào)。
(六)保存期限
保管期限可分為:永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存。
(七)檔案借閱
1、無(wú)論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進(jìn)行登記, 注明借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、查閱內(nèi)容及利用目的和效果。
2、查閱檔案原則上在閱檔室進(jìn)行,一般不得借出。必須借出時(shí),需經(jīng)檔 案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù)。
3、查閱人事檔案需經(jīng)主管人事部門批準(zhǔn),經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) 后,方可查閱。
4、借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)案件,應(yīng)經(jīng)檔 案管理部門負(fù)責(zé)人同意。
5、檔案借閱要履行登記手續(xù);借閱檔案必須愛(ài)護(hù),嚴(yán)禁涂改;注意安全 和保密,嚴(yán)禁擅自復(fù)制、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和 復(fù)制,必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
6、檔案歸還時(shí),經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后,方予以辦理歸還手續(xù)。 7、財(cái)務(wù)以及企業(yè)戰(zhàn)略方面檔案一般不于借閱。
(八)檔案保管標(biāo)準(zhǔn)
檔案入庫(kù)前必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格檢查,防止錯(cuò)、漏或夾帶害蟲(chóng)及有害物質(zhì) 進(jìn)行侵蝕。 檔案入庫(kù)后要系統(tǒng)化整理,做到排列科學(xué)、整齊美觀,便于保管和 利用。
3、檔案室門窗裝具要堅(jiān)固,檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),確保檔案安全; 非工作人員不得進(jìn)入檔案室。 保持檔案整潔,備有防盜防火、防蟲(chóng)、防霉、防塵、防曬等器材與 設(shè)施。 每季度對(duì)檔案保管情況進(jìn)行一次全面檢查,定期投放藥物。查閱后 的檔案及時(shí)歸回原處。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁放置與檔案無(wú)關(guān)物品,嚴(yán)禁在檔案室吸煙。
(九)保密守則(詳見(jiàn)保密規(guī)定)
對(duì)保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級(jí)規(guī)定》,由主管領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案員會(huì)同歸檔部門合理劃分密級(jí)(絕密、機(jī)密、秘密)。
2、檔案材料不得任意帶出檔案室,更不得將檔案秘密向無(wú)關(guān)人員泄露。
3、查閱密級(jí)檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù),在閱檔室 查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱、摘抄、翻印、復(fù)制。
4、
銷毀檔案要嚴(yán)格履行鑒定、審批手續(xù),要配有二人以上進(jìn)行監(jiān)銷, 任何個(gè)人不得將檔案私自處理。
5、如發(fā)生丟失檔案和泄密現(xiàn)象,須立即向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,不 得隱瞞,情節(jié)嚴(yán)重者要依法嚴(yán)肅處理。
(十)附則
第12篇 傳媒公司檔案管理規(guī)定
廣告?zhèn)髅焦緳n案管理規(guī)定
(一)公司的檔案范圍
1、企業(yè)行政文書(shū)檔案:包括法規(guī)性文件;各種合同及協(xié)議書(shū);會(huì)議文件;工作計(jì)劃、規(guī)劃和工作總結(jié);有關(guān)人員的任免、獎(jiǎng)勵(lì)和處分、調(diào)配人事材料;職工花名冊(cè)、人事檔案等。
2、企業(yè)管理檔案:包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場(chǎng)信息、勞動(dòng)工資檔案,固定資產(chǎn)及辦公用品名冊(cè),產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。
3、企業(yè)技術(shù)檔案:包括技術(shù)研究檔案、項(xiàng)目方案、樣片等。
4、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案:包括會(huì)計(jì)憑證檔案、會(huì)計(jì)帳簿檔案、會(huì)計(jì)報(bào)表檔案等。
5、企業(yè)業(yè)務(wù)檔案:包括與客戶往來(lái)函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)單據(jù)等。
6、企業(yè)聲像檔案:包括照片、錄音、錄像檔案等。
(二)公司檔案管理體制
1、公司檔案管理機(jī)構(gòu):辦公室統(tǒng)一管理公司各類檔案(會(huì)計(jì)檔案除外)。
2、公司指定專人分管公司檔案工作,保管人須維護(hù)檔案的完整與安全,并接受必要的培訓(xùn)。
(三)立卷歸檔制度
1、檔案的收集:收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門將辦(理)完畢的文件材料,經(jīng)過(guò)挑選,立卷,定期移交各檔案室集中保存。
2、歸檔范圍:凡本單位具有考查利用價(jià)值的文件材料。包括與客戶的往來(lái)函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)單據(jù),以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。
3、歸檔時(shí)間:辦(理)完畢的文件,按工作階段性進(jìn)行歸檔:
(1)按年形成的文件,第二年第一季度歸檔。
(2)凡有法律效用的文件材料,簽訂后就立即歸檔。當(dāng)事人、部門負(fù)責(zé)人留復(fù)印件備查。
(3)凡是有機(jī)密性的文件,隨時(shí)形成,隨時(shí)歸檔。
(4)項(xiàng)目、科研課題,鑒定,驗(yàn)收后,兩個(gè)月內(nèi)歸檔。
4、歸檔要求
(1)材料完整齊全。
(2)系統(tǒng)、條理、保持有機(jī)聯(lián)系。凡是歸檔文件材料,均要按其不同特征組卷,盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系,并區(qū)分它們不同的保存價(jià)值。文件分類準(zhǔn)確、立卷合理。
(3)立卷時(shí),要求將文件的正件與附件,印件與定稿,請(qǐng)示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷,不得分散。
(4)在進(jìn)行卷內(nèi)文件排列時(shí),要合理安排文件的先后秩序,按時(shí)間先后排列。對(duì)于同一事情的同一文件,應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行,比如:正件與附件,應(yīng)正件在前,附件在后等。
(5)由檔案部門對(duì)業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo),協(xié)助業(yè)務(wù)部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續(xù),雙方在移交清冊(cè)上簽字。
5、部門歸檔要求
(1)編制立卷項(xiàng)目,將辦(理)完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi),便于次年立卷。
(2)文件按時(shí)間順序排列,最近的在最上面。
(3)一個(gè)客戶一個(gè)立卷,一個(gè)項(xiàng)目立一個(gè)卷,一個(gè)檔案盒。
(4)貿(mào)易檔案與往來(lái)函件分開(kāi)放,貿(mào)易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號(hào)放在文件袋里。
(5)定時(shí)交檔案室:文件量少的,一季交一次,季后第一個(gè)月收集。文件量大的,一月交一次。
6、檔案室在收到業(yè)務(wù)部門的歸檔和各類文件后進(jìn)行分類編目排列。
7、記錄檔案文件材料目錄須打印,統(tǒng)一用a4紙。
(四)、檔案管理工作
1、檔案的管理:區(qū)分全宗,正確立檔單位;分類,依據(jù)檔案、來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。
2、檔案保管:公司設(shè)立專用文件庫(kù)保存檔案。
3、檔案的鑒定:從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價(jià)值,確定各類檔案的保管期限,編制成表。
4、檔案的銷毀編制銷毀清冊(cè);辦(理)銷毀手續(xù),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),方能銷毀;銷毀要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊(cè)上簽字。
(五)、檔案利用工作
1、凡需調(diào)閱檔案,均須填寫檔案借閱單,依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記,注明借閱檔案的名稱、密級(jí)、借閱方式、數(shù)量、期限。
2、檔案利用方式有:提供檔案原件;提供檔案復(fù)印件;提供文獻(xiàn)索引資料。
3、檔案管理部門要主動(dòng)向部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù),主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、市場(chǎng)信息等。
4、依據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)和有關(guān)法律法規(guī),做好企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)工作。
第13篇 投資公司檔案管理補(bǔ)充規(guī)定
投資開(kāi)發(fā)公司檔案管理補(bǔ)充規(guī)定
為進(jìn)一步規(guī)范公司檔案管理,提高檔案管理水平,保證檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔,結(jié)合公司現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定及其他相關(guān)制度,現(xiàn)將檔案管理作以下補(bǔ)充規(guī)定:
一、檔案移交
1.公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理制度,任何人不得將檔案資料據(jù)為己有,由辦公室統(tǒng)一保管。各部門要及時(shí)收集、整理本部門的檔案,各經(jīng)辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將本年度的所有檔案資料于次年三月底前整理后移交辦公室進(jìn)行歸檔。有關(guān)公司的重大事件重要資料應(yīng)隨時(shí)向辦公室移交。
2.所有歸檔材料內(nèi)容必須填寫完整,特別是合同、協(xié)議日期及簽字欄。
3.所有需加蓋公司印章的材料,辦公室必須留存一份原件存檔,確因情況特殊,無(wú)法以原件備存的,應(yīng)以復(fù)印件存檔。所有合同、協(xié)議(除財(cái)務(wù)合同)完成簽訂后,應(yīng)及時(shí)移交辦公室歸檔;財(cái)務(wù)合同由計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)于每季度末月25日前向辦公室統(tǒng)一移交一次。
4.建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作,應(yīng)做到與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。在項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)后,項(xiàng)目主管要按照檔案清單內(nèi)容開(kāi)始進(jìn)行資料的積累、整理工作:
(1)施工許可證申領(lǐng)完成后1個(gè)月內(nèi),應(yīng)將項(xiàng)目前期資料移交至公司檔案室;
(2)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格,取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告后,應(yīng)在15天內(nèi)完成后期業(yè)主檔案資料的移交工作;
(3)施工、監(jiān)理方除按規(guī)定直接將檔案交至區(qū)城建檔案館外,另一套裝訂成冊(cè),由項(xiàng)目主管驗(yàn)收后移交至公司檔案室。
5.項(xiàng)目前期資料自上交區(qū)城建檔案館起三個(gè)月內(nèi),項(xiàng)目主管需完成資料的補(bǔ)齊完善工作。
6.會(huì)計(jì)檔案由計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔,滿兩年后于次年3月移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。
7.檔案移交工作需堅(jiān)持誰(shuí)項(xiàng)目誰(shuí)負(fù)責(zé)原則,并將此項(xiàng)工作納入個(gè)人年度績(jī)效考核中,如超出規(guī)定期限未移交或整改的,酌情扣分。
各類檔案歸檔移交期限表
檔案類型 歸檔內(nèi)容 移交時(shí)限 責(zé)任部門/責(zé)任人
文書(shū)檔案 各類合同、協(xié)議等(除財(cái)務(wù)合同) 簽訂后一周內(nèi) 各部門
其他資料 次年三月底前 各部門
財(cái)務(wù)檔案 財(cái)務(wù)合同 每季度末25日前 計(jì)劃財(cái)務(wù)部
所有會(huì)計(jì)檔案 每年三月 計(jì)劃財(cái)務(wù)部
工程檔案 公司歸檔前期業(yè)主
檔案資料 待施工許可證申領(lǐng)完成后1個(gè)月內(nèi) 項(xiàng)目主管 公司歸檔后期業(yè)主
檔案資料 竣工驗(yàn)收合格,取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告后15天內(nèi) 項(xiàng)目主管
移交城建檔案館資料 上交城建檔案館起三個(gè)月內(nèi)完成檔案前期資料移交工作 項(xiàng)目主管
二、檔案利用
(一)公司內(nèi)部借閱、查閱
公司檔案內(nèi)部借閱、查閱范圍僅限本公司員工。
1.借閱、查閱檔案時(shí),需填寫《檔案借閱、查閱審批表》(詳見(jiàn)附件)。如借閱、查閱本部門檔案,由部門負(fù)責(zé)人簽字同意;如借閱、查閱非本部門檔案,另需檔案所屬部門負(fù)責(zé)人審批簽字;重要檔案及機(jī)密檔案原則不予借閱、查閱,特殊情況須總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。
2.借閱檔案需限時(shí)歸還,借閱人在《檔案借閱、查閱審批表》中應(yīng)注明借閱期限,按期歸還,逾期未歸還的,將視情況計(jì)入個(gè)人年度績(jī)效考核成績(jī);確因特殊情況無(wú)法及時(shí)歸還的,可申請(qǐng)延期,并辦理延期審批手續(xù)。
3.借閱人必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),并報(bào)辦公室備案,嚴(yán)重者追究責(zé)任。
4.必須愛(ài)護(hù)檔案,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等;不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等,必須保持檔案完整及整潔。
(二)外部人員借閱、查閱
公司檔案原則不予外部人員查閱、借閱,若因工作需要,確需查閱、借閱的,按相關(guān)程序辦理。
1.未經(jīng)許可,公司員工不得替外部人員借閱、查閱檔案,不得向外部人員提供一切檔案,不得私帶外部人員到檔案室查閱檔案。
2.外部人員查閱相關(guān)檔案,須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);如重要檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.外部人員借閱相關(guān)檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),限期歸還,并由檔案管理員負(fù)責(zé)跟蹤催討。
附件:檔案借閱查閱申請(qǐng)表
附件: 檔案借閱查閱申請(qǐng)表
□借閱□查閱
申請(qǐng)人:
檔案名稱:
事由:
時(shí)間:
借閱檔案:□原件□復(fù)印件
借閱期限:
歸還日期:
部門領(lǐng)導(dǎo)審批:
年月日
辦公室審批:
年月日
分管副總審批:
年月 日
總經(jīng)理審批:
年月 日
第14篇 w公司檔案室管理規(guī)定
公司的檔案事關(guān)眾多員工的隱私,需要進(jìn)行嚴(yán)格的管理。下面是小編給大家?guī)?lái)的關(guān)于公司檔案室管理規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容,歡迎閱讀。
公司檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條為了加強(qiáng)11公司系統(tǒng)的檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為11公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本辦法。
第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交,集中管理,任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。
第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作,配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
第四條11公司系統(tǒng)的文書(shū)立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章
歸檔范圍
第五條凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤片j員片等)均屬歸檔范圍。
第六條上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。
(一)上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;
(二)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話。
題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。
(三)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。
(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件,各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請(qǐng)求與本公司的批復(fù)文件;
(三)公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;
(四)公司召開(kāi)的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料;
(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄,從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;
(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;
(七)反映公司經(jīng)營(yíng)和管理的專業(yè)文件材料,如實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;
(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括計(jì)算機(jī)盤片等);
(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;
(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;
(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡(jiǎn)介)、大事記、年鑒,反映公司重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、聲像材料,榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū),有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十二)公司編印的公司要聞、簡(jiǎn)報(bào)等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿、樣本;
(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊(cè)、報(bào)表;
(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;
(十六)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗?、聲像材料、有參考價(jià)值的材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等;
(十六)公司解決法律糾紛問(wèn)題形成的文件材料;
(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;
(十九)公司固定資產(chǎn)登記,財(cái)產(chǎn),物資、檔案等移交憑證;
(二十)公司購(gòu)置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。
第八條同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有:
(一)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營(yíng)范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;
(三)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來(lái)往文件。
第三章
立卷歸檔要求
第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向總公司辦公室移交。
第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。
第十二條歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。
具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件:項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項(xiàng)目人員任兔文件,有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書(shū)、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤片等。
(二)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開(kāi);文電應(yīng)全在一立卷。
(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。
裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。
(五)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫:沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。
第四章
檔案保管期限
第十三條文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。
長(zhǎng)期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
第十四條確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。
(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。
第五章
檔案的鑒定與銷毀
第十五條公司辦公室秘書(shū)處對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對(duì)于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。
第十七條檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷毀。
第十八條銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。
第六章
檔案的借閱
第十九條公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到公司辦公室秘書(shū)處機(jī)要室填寫檔案借閱單,方可借閱。
第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷。
第二十二條借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
第二十三條借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
第二十四條借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第七章
罰 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條,無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書(shū)面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報(bào)批評(píng)。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條,泄露秘密,按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。
對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對(duì)其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報(bào)批評(píng)。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書(shū)面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條,遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告。
因遺失檔案,泄露秘密的,按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。
第八章
附 則
第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細(xì)則。
第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本辦法為準(zhǔn)。
公司檔案管理制度匯編
一、檔案歸檔制度
一、文件材料的歸檔要求:
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。
10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書(shū)寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書(shū)寫材料。
書(shū)寫工整、圖像、字跡清晰。
二、歸檔范圍及保管期限(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
三、歸檔時(shí)間:
1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。
周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
3.外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。
4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。
5.每年形成的會(huì)計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。
9.相關(guān)會(huì)議(技術(shù)會(huì)議、專題會(huì)議、年度工作會(huì)議),在會(huì)議結(jié)束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來(lái)后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。
11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。
13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
第15篇 投資公司檔案管理規(guī)定辦法
投資公司檔案管理規(guī)定
外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定
(生效日期:1995.12.29--失效日期:)
第一條 為加強(qiáng)外商投資企業(yè)(包括中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)、中外合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè))的檔案管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家有關(guān)外商投資企業(yè)的法律、法規(guī),特制定本規(guī)定。
第二條 外商投資企業(yè)檔案是指外商投資企業(yè)籌建以來(lái)的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)本企業(yè)以及對(duì)國(guó)家、社會(huì)具有利用、保存價(jià)值的各種文件材料(包括不同載體形式)。
第三條 外商投資企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,受國(guó)家法律保護(hù)。企業(yè)承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。
第四條 外商投資企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作,是國(guó)家全部檔案工作的組成部分。其主要任務(wù)是貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案工作的有關(guān)法律、法規(guī),建立健全本企業(yè)檔案管理規(guī)章制度;統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案,并對(duì)本企業(yè)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)其檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),把企業(yè)檔案工作列入企業(yè)管理計(jì)劃,并確定管理檔案的部門和人員負(fù)責(zé)本企業(yè)的檔案工作。
負(fù)責(zé)管理檔案的人員應(yīng)有檔案專業(yè)知識(shí)、技能和企業(yè)管理知識(shí)。
各級(jí)政府檔案行政管理部門和上級(jí)主管部門,有權(quán)對(duì)本級(jí)行政區(qū)域內(nèi)或本系統(tǒng)、本行業(yè)的下屬外商投資企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查,承擔(dān)有關(guān)服務(wù)工作。
第六條 外商投資企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要包括:
1.外商投資企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投資企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.董事會(huì)或聯(lián)合管理機(jī)構(gòu)形成的文件材料;
3.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料;
4.勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料;
5.經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料;
6.生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料;
7.產(chǎn)品生產(chǎn)方面的文件材料;
8.儀器、設(shè)備方面的文件材料;
9.基本建設(shè)方面的文件材料;
10.科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料;
11.教育培訓(xùn)方面的文件材料;
12.情報(bào)信息方面的文件材料;
13.*黨組織和工會(huì)組織的文件材料;
14.其它具有利用和保存價(jià)值的文件材料。
第七條 外商投資企業(yè)各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔,按本企業(yè)的規(guī)定,定期向檔案部門或指定的部門移交,任何個(gè)人不得據(jù)為已有。
第八條 外商投資企業(yè)所形成的檔案參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和國(guó)際先進(jìn)方法,進(jìn)行科學(xué)分類和整理。
第九條 外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)有庫(kù)房和必要的設(shè)施及保護(hù)設(shè)備保管檔案,確保檔案的安全。暫不具備檔案安全保管條件的企業(yè),可委托主管部門或當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館代為保管。檔案代管單位必須保障代管檔案的安全,做好代管檔案的所有者利用檔案的各項(xiàng)服務(wù)工作。
第十條 外商投資企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和國(guó)家有關(guān)規(guī)定,編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用及研究?jī)r(jià)值的永久保存;在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的長(zhǎng)期或短期保存;凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限從長(zhǎng)。
第十一條 外商投資企業(yè)對(duì)保管到期的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定。鑒定工作由企業(yè)負(fù)責(zé)人、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負(fù)責(zé),直接對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案列出銷毀清單,報(bào)經(jīng)董事會(huì)審批后銷毀,銷毀清單永久保存。其中,會(huì)計(jì)檔案按《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 外商投資企業(yè)的中外各方都有利用檔案的權(quán)利,應(yīng)當(dāng)建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度,防止失密和泄密。
中國(guó)政府有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱企業(yè)檔案時(shí),企業(yè)應(yīng)予提供。
第十三條 外商投資企業(yè)終止、解散后,中外合資經(jīng)營(yíng)企業(yè)、中外合作經(jīng)營(yíng)企業(yè)的檔案交由原中方合資、合作者妥為保存,或向當(dāng)?shù)貒?guó)家檔案館移交。外資企業(yè)的檔案按以下情況,分別處理:
1.外資企業(yè)延長(zhǎng)期限、分立、合并或其它事項(xiàng)變更的,該企業(yè)的檔案向變更后的企業(yè)移交。
2.外資企業(yè)期滿或依法宣告破產(chǎn)的,該企業(yè)的檔案按第十一條規(guī)定執(zhí)行。
3.外資企業(yè)因違反法律、行政規(guī)章被依法責(zé)令關(guān)閉的,按照有關(guān)機(jī)關(guān)的決定處理。
4.原企業(yè)根據(jù)需要可保存有關(guān)檔案的復(fù)制件。
第十四條 有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分或處罰;造成損失的,根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量,責(zé)令賠償;構(gòu)成犯罪的,應(yīng)當(dāng)依法追究當(dāng)事人的責(zé)任:
1.損毀、丟失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料和檔案的;
2.涂改、偽造檔案的;
3.私自出賣、倒賣檔案的;
4.擅自占有和非法攜帶檔案出境的;
5.檔案工作人員玩忽職守造成損失的。
第十五條 香港、澳門、臺(tái)灣地區(qū)的公司、企業(yè)和其它經(jīng)濟(jì)組織或者個(gè)人在中國(guó)大陸舉辦的企業(yè)比照本規(guī)定執(zhí)行。
第十六條 本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
