第1篇 物資采購管理規(guī)定辦法
物資采購管理制度
為了加強公司基本建設(shè)的經(jīng)營、財務(wù)管理,規(guī)范采購工作流程,進一步提升公司采購工作效率,使之更好的為公司基建施工提供物資供應(yīng)保障,根據(jù)公司建設(shè)發(fā)展的實際需要,特制定本制度。
1、煤礦自購物資由集團公司設(shè)立專職采購人員和管理人員,應(yīng)當(dāng)具備與其從事的采購工作相適應(yīng)的政治素質(zhì)、專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力,綜合科嚴(yán)格遵守公司的各種管理制度、采購管理流程,本著服務(wù)煤礦基建的宗旨,忠于職守,廉潔自律。
2、公司財務(wù)部門負責(zé)對煤礦的所有采購合同進行審核、監(jiān)督,保證公司所有經(jīng)濟行為的合理性和經(jīng)濟性。計劃科負責(zé)對采購計劃的審批,確保采購行為的合理和采購資金的落實。
3、收集公司基建所需的物資、設(shè)備(公司集中控制的)采購需求,編制各期采購計劃,上報公司財務(wù)科審批并執(zhí)行。
4 、按時完成各期采購計劃和零星采購計劃,保質(zhì)保量、及時準(zhǔn)確地為基建施工提供采購服務(wù),并就供應(yīng)的物資的質(zhì)量、數(shù)量、品種規(guī)格、價格、交貨期等要素及時征求施工單位的意見,改進不足。
5 、積極參與集團公司,煤礦組織的大宗物資采購及招標(biāo)工作,并提交合理化建議。
6、采購合同的簽訂:
初步確定供應(yīng)商和待采購物資、設(shè)備的市場價格后,集團公司供應(yīng)科、辦公室應(yīng)及時組織和相關(guān)供應(yīng)商開展關(guān)于采購物資、設(shè)備的價格談判,簽訂采購意向合同、協(xié)議。
公司供應(yīng)科、辦公室將采購合同、協(xié)議以及采購計劃報公司計劃科審核,經(jīng)事前審計、確認其合法、經(jīng)濟后,報公司財務(wù)負責(zé)人審批、簽字許可后,和相關(guān)供應(yīng)商簽訂正式采購合同、協(xié)議。
7、簽訂采購合同、協(xié)議的原則和注意事項自主、自愿,平 等協(xié)商是簽訂采購合同協(xié)議的基本原則。簽訂采購合同、協(xié)議的注意事項為:
合同、協(xié)議的條款、內(nèi)容以及履行方式等必須符合法律規(guī)范。
合同、協(xié)議的規(guī)定必須符合公司的利益,或與公司的利益沒有抵觸。
合同、協(xié)議的履行條件及履行方式必須具有完整性和可操作性,避免不確定的法律和經(jīng)濟責(zé)任的糾紛。
第2篇 學(xué)校后勤管理處物資采購領(lǐng)用管理規(guī)定
學(xué)校后勤管理處物資采購及領(lǐng)用管理規(guī)定
為進一步提高后勤處管理水平,規(guī)范工作流程,建設(shè)數(shù)字化后勤,根據(jù)當(dāng)前后勤處工作實際,經(jīng)處委會研究,制定本規(guī)定。
一、物資采購
1、采購:
⑴后勤處各科室需購買的物資由各科室提出書面采購計劃(一式兩份),經(jīng)科長簽字處室負責(zé)人批準(zhǔn)后,提前兩天交綜合科采購員詢價或招標(biāo)后實施采購。
⑵物業(yè)需用物資由物業(yè)維修主管或后勤處倉庫管理員提出書面采購計劃經(jīng)分管處長(或處室負責(zé)人)批準(zhǔn)后,提前兩天報綜合科采購員詢價或招標(biāo)后實施采購。
⑶學(xué)校其他處室(院系)需購買的物資,由購買人寫出申請經(jīng)本處室及后勤處負責(zé)人簽字后,提前兩天報綜合科采購員詢價或招標(biāo)后實施采購。
2、驗收:所購物資應(yīng)嚴(yán)格履行三方驗收制度(即需用人、倉庫管理員、購買人對物資驗收無誤后采購計劃上簽字后方可入庫)和入庫發(fā)放制度。(購買的物資必須經(jīng)過倉庫入庫后執(zhí)行領(lǐng)用手續(xù),特殊情況除外)
二、物資領(lǐng)用及管理
1、物業(yè)維修需用物資必須由物業(yè)維修主管到學(xué)校倉庫統(tǒng)一領(lǐng)取,其他人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意領(lǐng)用。物業(yè)領(lǐng)用的物資必須在一周內(nèi)對物資使用情況進行說明,(到倉庫管理員處交回“物資使用說明表”)。物業(yè)對物資使用情況填寫“物資使用情況說明表”,經(jīng)學(xué)校使用單位證明人簽字蓋章后交倉庫管理員)如未按規(guī)定時間進行情況說明,倉庫管理員可拒絕物資的再領(lǐng)用,出現(xiàn)不良后果由物業(yè)承擔(dān)全部責(zé)任并根據(jù)物業(yè)管理辦法進行相應(yīng)經(jīng)濟的處罰。
2、后勤處各科室需用物資的領(lǐng)用必須持“物資領(lǐng)用單”經(jīng)科室負責(zé)人簽字分管處長審核后,倉庫管理員方可進行物資發(fā)放,手續(xù)不全的不得發(fā)放物資。
三、低值易耗品的管理
為加強對后勤處內(nèi)各類物品的管理,各科室應(yīng)安排專人根據(jù)學(xué)校固定資產(chǎn)管理辦法,對本科室內(nèi)的低值易耗品進行登記造冊,登記后由處資產(chǎn)管理員進行匯總。各科在工作過程中應(yīng)及時對各種設(shè)備或工具進行維護和保養(yǎng),確保設(shè)施設(shè)備的正常使用,保證工作的正常開展。對使用過程中出現(xiàn)的物品損耗、報廢等其他原因,應(yīng)及時報告資產(chǎn)管理員及時銷賬。
本規(guī)定自下發(fā)之日起施行。
后勤管理處
2023年1月1日
物資采購計劃表
序號
物資名稱
規(guī)格
型號
數(shù)量
進場日期
預(yù)算資金或
特殊說明
申報人: 日期: 審核:日期:
物資使用情況說明表
物資名稱
使用數(shù)量
使用部位
使用情況說明:
維修人: 日期:證明人: 單位:(章)
物資領(lǐng)用單
序號
物資名稱
規(guī)格型號
數(shù)量
備注
領(lǐng)用人: 日期:科室負責(zé)人:
第3篇 物資采購處安全檢查管理規(guī)定
1.1為確保物資在采購、運輸、裝卸、儲存、發(fā)放等各環(huán)節(jié)的安全,保證物資庫房的安全,特制定本辦法。
1.2物資采購處成立安全檢查小組(以下稱“安檢小組”),組長:蔡英寶,副組長:賈國紅、李從軍、李永良,組員:趙天華、張凱斌、趙桂云、宋艷霞、張四本、楊德寬、顧建武、鄭喜珍,其中:趙天華為部門安全生產(chǎn)檢查員兼物資運輸安全生產(chǎn)檢查員,張凱斌為裝卸組安全生產(chǎn)檢查員,趙桂云為中心庫安全生產(chǎn)檢查員,宋艷霞為鋼材庫安全生產(chǎn)檢查員。
1.3安檢小組負責(zé)部門日常安全檢查,檢查方式有:經(jīng)常性檢查(如班組月查、周查;日查和抽查等)、專業(yè)性檢查(如防寒保暖、防暑降溫、防火防暴、制度規(guī)章、防護裝置、電器保安等專業(yè)檢查等),還有節(jié)假日前的例行檢查和安全月、安全日的群眾性大檢查。
1.4安檢小組檢查內(nèi)容:
(1)查有無違章操作;
(2)查安全操作規(guī)程是否公開張掛或放置;
(3)查每周是否進行設(shè)備安全檢查,《設(shè)備安全檢查表》填寫是否完整、齊全;
(4)查安全防火、防護、保險、報警、急救裝置或消防器材是否完備;
(5)查個人勞動防護用品是否齊備及正確使用;
(6)查工作銜接配合是否合理,有無出現(xiàn)疲勞作業(yè)現(xiàn)象發(fā)生;
(7)查安全事故隱患是否存在;
(8)查安全計劃措施是否落實和實施;
1.5安檢小組每月檢查2-4次,每次檢查需填寫《部門安全檢查表》。
1.6檢查發(fā)現(xiàn)安全隱患時,應(yīng)立即告知責(zé)任人,報告部門安全檢查小組,盡快制定出整改方案,需停、關(guān)設(shè)備或需采取其他特殊措施的,應(yīng)立即執(zhí)行。
1.7各班組安全檢查員負責(zé)班組日常的安全檢查,檢查要點如下:
(1)庫區(qū)及工作區(qū)域的安全性:注意周圍環(huán)境衛(wèi)生,通道暢通,梯架臺穩(wěn)固,地面和工作臺面平整。
(2)使用材料的安全性:注意堆放或儲藏方式,裝卸地方大小,材料有無斷裂、毛刺 、毒性、污染或特殊要求,運輸、起吊、搬運手
,信號裝置是否清晰等情況。
(3)工具的安全性:注意是否齊全、清潔、有無損壞,有何特殊使用規(guī)定、操作方法等。
(4)設(shè)備的安全性:注意鏟車、行車、電梯等防護、保險、報警裝置情況,控制機構(gòu)、使用規(guī)程等要求的完好情況。
(5)其他防護的安全性:注意通風(fēng)、防暑降溫、保暖情況,防護用品是否齊備和正確使用,有無消防和急救物品等措施。
1.8各班組安全檢查員負責(zé)將每周的檢查情況,包括各類工具設(shè)備安全檢查表等報告給部門安全生產(chǎn)檢查員。
1.9部門安全生產(chǎn)檢查員根據(jù)安檢小組日常檢查和各小組安全檢查員的匯報,編寫部門安全檢查記錄表,報公司生產(chǎn)處備案。
1.10安全檢查記錄表
序號
檢查內(nèi)容
檢查結(jié)果
備注
1
有無違章操作
2
安全操作規(guī)程是否公開張掛或放置
3
每周是否進行設(shè)備安全檢查,《設(shè)備安全檢查表》填寫是否完整、齊全;
4
安全防火、防護、保險、報警、急救裝置或消防器材是否完備;
5
個人勞動防護用品是否齊備及正確使用;
6
工作銜接配合是否合理,有無出現(xiàn)疲勞作業(yè)現(xiàn)象發(fā)生;
7
安全事故隱患是否存在;
8
安全計劃措施是否落實和實施;
安檢組長:檢查人:制表:日期:
第4篇 醫(yī)學(xué)院后勤處非大宗物資采購管理規(guī)定
醫(yī)學(xué)院后勤產(chǎn)業(yè)處非大宗物資采購管理規(guī)定
第一條 采購機構(gòu)及人員
1、后勤產(chǎn)業(yè)處辦公室下設(shè)采購中心;
2、采購中心設(shè)工作人員3-6人,編制屬辦公室,其中1人工作地點在飲食服務(wù)中心;
3、在實際采購時,由物資部使用部門時派出1-2人同時參與采購或采取招投標(biāo)方式采購;
4、庫房:
1)后勤產(chǎn)業(yè)處辦公室下設(shè)中心庫房一個,負責(zé)收發(fā)全處除飲食服務(wù)中心以外的所有材料、物資;
2)后勤產(chǎn)業(yè)處飲食服務(wù)中心下設(shè)餐飲庫房多個,分別負責(zé)飲食服務(wù)中心的所有材料、物資收發(fā)工作;
第二條 申報流程
1、材料、物資的使用部門提出書面申請(申請格式參見附件:《材料、物資購買申請表》),預(yù)計購買金額低于100元可口頭申請;
2、材料使用部門應(yīng)先詢價、估價,造出初步購買預(yù)算;報經(jīng)科室、中心負責(zé)人簽字;
3、報分管處長簽字;
4、金額超過1000(含1000)元的報處長簽字;
5、轉(zhuǎn)交采購中心進行采購;
第三條 采購流程
1、采購中心收到巳審批的采購申請表后,立即建立采購計劃;
2、由以采購中心工作人員及材料、物資使用部門派出的工作人員成立的臨時采購組對所需采購的物資及材料進行詢價,核實采購預(yù)算;
3、若采購預(yù)算和初步購買預(yù)算出入較大,則應(yīng)暫停采購流程,轉(zhuǎn)報分管總經(jīng)理(或總經(jīng)理)審批,以決定是否繼續(xù)采購流程或重新申報采購申請;
4、若采購金額較大(超過20000元,含20000元),則按照學(xué)院《大宗物資采購管理辦法》執(zhí)行;
5、臨時采購組一起共同執(zhí)行采購計劃;
第四條 采購入庫
1、所購材料、物資到貨后;由采購中心負責(zé)驗收入庫;
2、入庫時需由供貨方、采購中心兩人以上及庫管工作人員共同驗收(原則上材料、物資申購部門應(yīng)派人參加);
3、入庫留憑:在采購入庫過程中,應(yīng)對所采購材料、物資分類分批次照像留憑,每一類別物資按批次留影2-5張(數(shù)碼像機記錄,標(biāo)記當(dāng)天時間),所有驗收人員、庫管人員也應(yīng)和入庫實物共同照像留憑;
4、入虛庫產(chǎn)品驗收;
⑴虛庫,是指因所購材料、物資因材質(zhì)、形態(tài)不易保存,或在生產(chǎn)環(huán)節(jié)中保存過程不利于提高生產(chǎn)效率,而在管理過程中虛擬設(shè)定的一個庫房;
⑵入虛庫產(chǎn)品(如肉類)直接由供貨商交至使用場所至使用者手中;在交接過程需有采購中心兩人以上(含兩人),督察中心委派代表一人以上(含一人),以及材料、物資使用部門工作人員一人以上(含一人)共同參與驗收;并照像留憑;
5、在入庫過程中,需填寫《材料、物資到貨驗收單》(格式參見附件:《材料、物資到貨驗收單》),所有驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字;
6、在入庫過程中,需填寫《材料、物資入庫單》,共三聯(lián)。一聯(lián)存根,一聯(lián)交庫管記錄庫存臺帳,一聯(lián)交核算中心審核費用。
第5篇 物資采購管理規(guī)定
為加強公司采購物資的管理，統(tǒng)一采購物資的進貨渠道和價格，進一步降低采購成本，特制訂本規(guī)定。
一、采購范圍
采購范圍包括各類原材料、輔助材料（包括設(shè)備配件）；辦公用品及職工福利、勞保用品等各類采購物資。
二、采購計劃
1、根據(jù)辦公與生產(chǎn)需求情況，每周一、周四上午由相關(guān)負責(zé)部門提報采購物資需求計劃，經(jīng)有關(guān)副總審批后，報財務(wù)部門。采購物資需求計劃中要明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量以及需求到位時間。一般物資需求計劃應(yīng)于一周前提報；特殊物資（涉及需加工制做的非標(biāo)件等）應(yīng)提前15 天提報。
2、勞保類用品（如：手套、口罩、掃帚、笤帚、棉紗、拖把等）以及日常消耗類（如：電焊條、切割片、節(jié)能燈、生料帶、常規(guī)螺栓、螺帽、發(fā)貨托盤等）由倉庫部門根據(jù)日常消耗量及庫存情況提報計劃。其它部門不再提報此類物資的采購計劃。
3、財務(wù)部門于周一、周四下午匯總各部門提報的采購物資需求計劃，報審計部門審批后（審計部門原則上在一個工作日完成審批），轉(zhuǎn)入供應(yīng)部組織實施。
4、各單位對于無計劃又因特殊情況需求的物資，應(yīng)及時提報需求計劃并經(jīng)分管副總審批后，報財務(wù)部門，由財務(wù)部門及時報審計部門審計。審計部門及時進行審批后轉(zhuǎn)供應(yīng)部采購。供應(yīng)部根據(jù)具體情況給予及時安排采購，確保物資供應(yīng)。確因緊急情況的，在分管副總同意后，在供應(yīng)部的指導(dǎo)下，物資使用部門可直接采購，以確保生產(chǎn)經(jīng)營的物資需求，隨后辦理相關(guān)采購手續(xù)。
5、各單位要加強物資申報的計劃性，及時搞好倉庫物資的清查和盤點，確定合理、科學(xué)的常用物資庫存量；除設(shè)備損壞、項目建設(shè)等特殊情況外，要嚴(yán)格控制急需物資的申報。
6、對于不按程序或不按時申報采購計劃而影響生產(chǎn)的，由各單位有關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任。
三、采購物資的價格管理
1、對于公司穩(wěn)定需求的各類物資，供應(yīng)部應(yīng)確定相對固定的供貨單位（一般規(guī)定每種物資應(yīng)至少有兩家供貨單位），與其簽訂供貨協(xié)議。其采購價格經(jīng)審計部門審批后執(zhí)行。
2、對于公司非穩(wěn)定需求的各類物資，供應(yīng)部在采購時應(yīng)做到貨比三家，質(zhì)優(yōu)價廉。其采購價格必須由審計部門審批，對于采購物資價值較大的，應(yīng)報公司總經(jīng)理審批。
3、供應(yīng)部應(yīng)隨時了解各類物資的同行業(yè)價格，積極向公司推薦新的合格的供應(yīng)單位，在供應(yīng)單位中進行優(yōu)中選優(yōu)，盡最大限度的提高采購物資的質(zhì)量，降低采購成本。
四、采購物資的庫存管理按公司有關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行。
五、檢驗入庫
物資采購到廠后，應(yīng)由倉庫保管員與計劃提報單位的人員聯(lián)合對采購物資進行驗收。倉庫保管員側(cè)重于物資數(shù)量方面的驗收，計劃提報部門側(cè)重于物資質(zhì)量的驗收。
六、不合格品的處理
1、供應(yīng)部應(yīng)及時將公司發(fā)現(xiàn)的不合格品進行退（換）貨處理，原則上入廠檢驗不合格的物資退換不得超過3 天；必要時按供貨協(xié)議對不合格品進行索賠，使用后發(fā)現(xiàn)的不合格退換或索賠不超過7 天；確保采購物資合格有效。
2、對于誤報的采購供應(yīng)物資，生產(chǎn)不能使用且采購部門不能退貨的，其損失由申報部門和責(zé)任人承擔(dān)，由此造成生產(chǎn)損失的，公司將給予嚴(yán)肅處理。
七、發(fā)票入帳管理
所有采購物資的發(fā)票必須附入庫單（液體附過磅單），入庫單需由經(jīng)辦人、質(zhì)量檢查人員、供應(yīng)部負責(zé)人、倉庫保管及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)全部簽字后方為手續(xù)齊全，否則財務(wù)部門不予入帳。
八、采購人員的工作紀(jì)律
1、采購人員應(yīng)遵守公司的各項紀(jì)律，按質(zhì)按量的完成各項工作任務(wù)，嚴(yán)禁假公濟私現(xiàn)象的發(fā)生。如有假公濟私現(xiàn)象，一經(jīng)公司查出，公司除做出經(jīng)濟處罰外，還將給予開除處理。
2、采購人員絕不允許出現(xiàn)吃、拿、卡、要現(xiàn)象的發(fā)生，一經(jīng)公司查出，公司將做出開除處理。
3、對于有采購需求，因人為因素導(dǎo)致采購物資不按時到位，影響生產(chǎn)和有關(guān)管理的，公司將視情況追究有關(guān)責(zé)任人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。
第6篇 x物業(yè)小區(qū)管理處物資采購管理規(guī)定
物業(yè)小區(qū)管理處物資采購管理規(guī)定
為了加強管理處對物資采購的管理,采購資金合理周轉(zhuǎn),提高工作效率,使物資采購過程程序化、標(biāo)準(zhǔn)化,特制定本辦法:
1.物資采購的申請:
1.1.物資采購申請有三種:
1.1.1.每月由倉管員根據(jù)倉庫中受用物資消耗情況,填寫的《物資申請單》;
1.1.2.由各部門主管根據(jù)經(jīng)理安排的整改計劃所需材料,填寫的《物資申請單》,單價在2000元以上的資產(chǎn)或設(shè)備及配件須附《物資申請報告》;
1.1.3.工作人員因處理突發(fā)事件所需材料,填寫的《物資申請單》;
1.2.倉管員填寫的常用物資的《物資申請單》必須于每月25日前報采購員處,整改項目及突發(fā)事件所需物資的《物資申請單》可隨報采購員;
1.3.各部門填報的《物資申請單》上必須寫明所需物資的名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、用途及需要時間。
2.物資采購申請的批準(zhǔn):
2.1.采購員在收到由管理處經(jīng)理審批過的《物資申請單》方可予以采購;
2.2.單價在2000元以上的資產(chǎn)或設(shè)備及配件,將《物資申請單》報告遞交公司人事行政管理部審核,按體系要求的審批權(quán)限審批后方可采購;
2.3.若屬緊急采購,經(jīng)理不在時,須與經(jīng)理聯(lián)系同意后,先行采購之后填補《物資申請單》說明購買原因,由經(jīng)理審批。
3.物資的采購:
3.1.a類物資必須到公司指定供應(yīng)商處采購;
3.2.b類物資的采購應(yīng)按公司指定的供應(yīng)商處采購;
3.3.單品種商品采購資金達1000元以上的,不能使用現(xiàn)金,必須使用轉(zhuǎn)帳支票支付。
3.4.物資采購申請在獲得經(jīng)理批準(zhǔn)之后,采購員必須在一周內(nèi)完成采購任務(wù),緊急采購需當(dāng)天完成,物資采購均由專職人員執(zhí)行,非專職人員采購的物資,原則上將不予報銷;
3.5.采購員應(yīng)以供應(yīng)商所售商品的質(zhì)量、品牌、規(guī)格、價格進行詳細的了解,與《物資申請單》上該商品的質(zhì)量要求進行核對,準(zhǔn)確無誤后方可購買。
4.采購物資的驗收:
4.1.物資采購?fù)瓿珊?采購員應(yīng)及時通知各類物資的專項檢驗員、倉管員進行驗收,并將驗收結(jié)果及時填入《物資申請單》或《物資申請報告》中交資料室歸檔;
4.2.各物資的專項檢驗員負責(zé)對物資的質(zhì)量進行驗收,對于包裝物資出現(xiàn)無標(biāo)志、有受潮、水跡、破損等異樣,必須打開包裝進行驗收,如出現(xiàn)不合格物資,由所驗物資的專項檢驗員填寫《不合格物資處理單》并呈請部門經(jīng)理審批,不合格物資的處理由采購人員按部門經(jīng)理意見執(zhí)行;
4.3.倉管員按照《物資申請單》上的要求及經(jīng)理的批復(fù)對采購回來的商品數(shù)量進行驗收,按重量計算的全部過秤,按件數(shù)計算的全部點數(shù),按理論換算的,全部檢尺換算,以實際檢驗結(jié)果數(shù)量為實收數(shù)量,并填寫《物資入庫單》,將商品入庫;
4.4.采購員憑《物資申請單》、采購商品發(fā)票和《物資入庫單》到財務(wù)人員處報銷;
4.5.采購?fù)瓿珊?采購的有關(guān)文件記錄交資料室存檔,以備查詢。
第7篇 中海物業(yè)公司物資采購管理規(guī)定
zh物業(yè)公司物資采購管理規(guī)定
為了加強分公司物資計劃采購的管理,結(jié)合我公司實際情況,特制定本規(guī)定如下:
一、采購計劃申報程序
1.每月底由各部門主任對下月《物資采購計劃》進行初審。
2.初審的主要內(nèi)容:
a.物資采購計劃與實際用量是否相符;
b.計劃物資有庫存的,先使用庫存物資;
3.初審后分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.將審批后的采購計劃交行政部主任,由行政部主任安排采購員采購。
5.應(yīng)急所需材料報分公司經(jīng)理審批后由部門自行購買,后補辦審批手續(xù)。
6.零星所需材料填寫《材料采購單》報分公司經(jīng)理審批后,由采購員采購。
二、采購與報帳
1.采購員持分公司經(jīng)理批準(zhǔn)的'借款單'到財務(wù)領(lǐng)取采購資金或支票。
2.采購所有物品,必須要求供應(yīng)商提供正式的銷售發(fā)票。
3.用支票支付貨款時,采購員應(yīng)及時收回支票存根與正式發(fā)票一起作為報賬憑據(jù)。
4.采購員按下達的采購計劃,按時、按質(zhì)和按量完成,在合格供應(yīng)商購買不到的物品,要做到貨比三家,爭取采購材料質(zhì)優(yōu)價廉。
5.采購員應(yīng)注重培養(yǎng)自己對物業(yè)管理常用物品的好與劣的鑒別能力,對采購物品性能可靠、品質(zhì)優(yōu)良負責(zé)。
6.采購員辦理入庫手續(xù),并由保管員簽收后,將發(fā)票及支票存根與對應(yīng)的'入庫單'整理在一起,報分公司經(jīng)理審批。
7.采購員憑分公司經(jīng)理簽批的發(fā)票、'入庫單'記帳聯(lián)到財務(wù)報賬。
8.'入庫單'底聯(lián)由保管員保管。'入庫單'采購聯(lián)由采購員保管。
9.客戶服務(wù)中心質(zhì)量主管應(yīng)每月抽查、每季核查新采購物品的市場價格÷質(zhì)量的情況,并形成書面文件報分公司經(jīng)理。
三、確定合格供應(yīng)商
1.行政部應(yīng)建立長期合作的合格供應(yīng)商。
2.對確定供應(yīng)商要堅持互惠互利的原則,建立正常的、長期的、穩(wěn)定的采購渠道。
第8篇 地產(chǎn)公司工程物資采購管理規(guī)定
地產(chǎn)公司工程物資采購管理規(guī)定
第一節(jié) 概述
第一條 為規(guī)范物資采購行為,加強物資采購的計劃管理,有效地控制工程造價,特制定工程物資采購管理規(guī)定。
第二條 本章所指的物資采購包括建設(shè)工程中所有甲供物資的采購和乙供物資的管理。其中機電工程和單位工程設(shè)備材料總價大于50萬元的甲供物資,采用招標(biāo)方式進行采購,具體操作按照《工程招標(biāo)投標(biāo)管理》執(zhí)行。
第三條 物資采購的行為應(yīng)當(dāng)遵循公平、公開、公正和誠實信用的原則進行。
第二節(jié) 物資采購的分類和計劃編制
第四條 甲供物資:包括鋁板、石材、景觀石材及景觀木材、綠化工程中的大型喬木、灌木、衛(wèi)浴潔具龍頭、廚房電器、電線、電纜、配電箱、不銹鋼管材、水泵、閥門、母線等。
第五條 乙供物資:包括水泥、混凝土、外加劑及抗襲纖維、防水材料、保溫材料、粘結(jié)劑、電氣預(yù)埋盒、pvc電線管、鋼管、鋼骨架pe管、電纜橋架等。
第六條 甲供和乙供物資清單確定:預(yù)算部在工程實施前,結(jié)合設(shè)計文件和圖紙,提交工程中所使用的大宗材料設(shè)備清單(包括材料設(shè)備的品種、規(guī)格和控制性數(shù)量),由總經(jīng)理組織召開會議討論確定甲供和乙供物資的范圍。由預(yù)算部編寫完成《材料設(shè)備采購范圍》后提交總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。
第七條 物資采購計劃編制:根據(jù)工程的開發(fā)進度計劃及《材料設(shè)備采購范圍》清單,物資部組織編制相應(yīng)的甲供物資采購計劃,設(shè)計部、工程管理部和預(yù)算部協(xié)助其編制,計劃報物資副總批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第八條 設(shè)備材料的變更:如因設(shè)計等原因造成材料設(shè)備變更的(包括材料設(shè)備的品種、規(guī)格和控制性數(shù)量),相關(guān)部門應(yīng)配合預(yù)算部及時調(diào)整,經(jīng)物資副總審核報總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。
第九條 物資采購計劃的變更:如因工程建設(shè)的原因造成工程進度計劃調(diào)整的,物資部根據(jù)工程管理部提交的進度計劃及時調(diào)整物資采購計劃,經(jīng)物資副總批準(zhǔn)執(zhí)行。
第十條 材料設(shè)備品牌的確定:由設(shè)計部和工程管理部提交材料設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)、外形規(guī)格和色彩等要求,物資部組織選定材料設(shè)備品牌,并提供材料樣品,報設(shè)計部或工程管理部確定。
第三節(jié) 甲供物資供貨商的選擇和評價
第十一條 為了有效地控制材料設(shè)備的質(zhì)量和價格,甲供物資的供應(yīng)商應(yīng)優(yōu)先選擇生產(chǎn)廠商或一級代理商。
第十二條 物資部負責(zé)組織設(shè)計部、工程管理部等相關(guān)人員對供應(yīng)商進行考察,考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)/供貨能力、質(zhì)量體系、價格、市場應(yīng)用、交通、服務(wù)、信用等情況?？疾焱瓿珊笥晌镔Y部提交《供應(yīng)商考核及評估表》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,將合格的供應(yīng)商列入《合格供應(yīng)商一覽表》。供應(yīng)商的評級分為不合格、合格和良好三個等級。主要甲供物資的合格供應(yīng)商應(yīng)保持在三家以上。
第十三條 為了保障市場公平和保持有效的市場競爭,物資副總每年組織一次物資部、設(shè)計部、工程管理部和物管技術(shù)部的相關(guān)人員,對《合格供應(yīng)商一覽表》的供應(yīng)商進行綜合評價,去除不合格的供應(yīng)商,增補合格的供應(yīng)商,并報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。對所有的供應(yīng)商實行科學(xué)的動態(tài)管理。
第四節(jié) 甲供物資采購的程序
第十四條 根據(jù)工程建設(shè)的需要,按照物資采購的計劃安排,物資部經(jīng)理負責(zé)組織材料設(shè)備的采購。
第十五條 甲供物資采購的操作程序:
(一)采購金額小于3萬元(含3萬元)的材料設(shè)備,物資部從《合格供應(yīng)商一覽表》選擇一家供應(yīng)商報價或從市場直接采購。金額小于3萬元的甲供物資可以不簽訂合同,價格以甲供物資價格審批表形式履行審批程序。
(二)采購金額3萬元以上,50萬元以下(含50萬元)的材料設(shè)備,物資部應(yīng)從《合格供應(yīng)商一覽表》中選擇二到三家供應(yīng)商報價,物資主管負責(zé)編制比價表,參照設(shè)計部專業(yè)工程師及工程管理部工程師的意見,確定選擇供應(yīng)商的依據(jù),提交預(yù)算部審核,物資主管負責(zé)洽談并擬訂合同條款,辦理合同審批手續(xù)。
(三)采購金額50萬元以上的材料設(shè)備按工程招標(biāo)投標(biāo)管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。具體內(nèi)容詳見第五章
(四)由設(shè)計部或工程管理部指定的產(chǎn)品或品牌,以及政府部門推薦產(chǎn)品,物資部應(yīng)做出情況說明及價格分析,附上市場同類產(chǎn)品的價格作為依據(jù),履行審批程序。
(五)苗木采購時,園林副總工程師現(xiàn)場確認苗木形式,并與物資部主管共同確定價格,并按甲供物資價格審批表形式報批。
第十六條 甲供物資價格審批表審批的程序:物資主管――物資部經(jīng)理――預(yù)算部經(jīng)理――財務(wù)部經(jīng)理――物資副總――財務(wù)副總――總經(jīng)理。
第十七條 甲指乙購物資由物資部組織,按甲供物資的采購流程,選擇確定采購價格和供應(yīng)商。委托承包商按確定的供應(yīng)商和物資品牌進行合同簽訂和物資采購。
第五節(jié) 乙供物資的申報和核價
第十八條 乙供物資的價格由物資部審核,工程管理部負責(zé)乙供物資的品質(zhì)管理。乙購物資的品牌或樣品由物資部會同設(shè)計部、工程管理部共同確認并封樣,作為材料進場驗收的重要依據(jù)。
第十九條 乙供物資核價的操作流程:
(一)金額小于10萬元(含10萬元)的乙供物資,由物資主管核價,物資部經(jīng)理審核,經(jīng)預(yù)算部經(jīng)理確認后,報物資副總批準(zhǔn)執(zhí)行。
(二)金額10萬元以上50萬元以下的乙供物資,由物資主管核價,物資部經(jīng)理核定,預(yù)算部經(jīng)理審核,經(jīng)物資副總確認后,報總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。
(三)金額50萬元以上的乙供物資,由物資主管核價,物資部經(jīng)理核定,預(yù)算部經(jīng)理審核,經(jīng)物資副總、總經(jīng)理確認后,報董事會代表批準(zhǔn)。
(三)乙供物資價格審批流程:承包單位――監(jiān)理公司――工程管理部――物資部――預(yù)算部――物資副總――總經(jīng)理
第二十條 承包商必須嚴(yán)格按物資部核價認定的品牌或樣品采購,各類乙購物資必須由物資部審批價格后,承包商方可采購。各類甲指乙購物資采購,承包商必須嚴(yán)格按物資部核定的價格和品牌組織采購。
第二十一條 總金額不超過50萬元的乙供物資提前10天申報;總額超過50萬(含)的乙供物資提前30天申報;同一類材料申報不得超過三次。
第二十二條 由物資部批價的乙供物資,由項目部督責(zé)承包商按照公司要求的表單形式申報,報價必須注明該物資詳細的使用時間、部位,品種、材質(zhì)、品牌、規(guī)格和數(shù)量。
第二十三條 乙供苗木經(jīng)物資部批價后,由承包商組織采購,苗木進場驗收由項目部組織,物資部須派苗木主管參加,經(jīng)項目部、物資部共同簽認的驗收單是乙供苗木驗收合格的依據(jù),同時也是工程管理
部審核竣工圖的憑證。
第六節(jié) 甲供材料設(shè)備的供應(yīng)
第二十四條 物資主管根據(jù)訂貨合同及承包商申報計劃,安排材料設(shè)備的進貨。甲供物資計劃的申報時間原則上參照甲方物資采購合同約定的時間,對于合同中約定不明或者沒有相關(guān)約定時,按以下要求時間申報:
(一)、土建材料:
1、鋼材:提前30天申報月度明細供貨計劃(工地收貨時間若有變更,提前5天);
2、進戶門:門框提前20天,門扇提前40天;
3、外墻涂料:國產(chǎn)涂料提前15天,進口涂料提前60天;
4、外墻石材、外墻鋁板:國產(chǎn)材料提前30天,進口材料提前90天;
5、其它材料:提前15天。
(二)、水電材料及機電設(shè)備:
1、電線、電纜:提前30天;
2、國產(chǎn)設(shè)備:提前30天;
3、進口設(shè)備:提前90天;
4、其它水電材料:提前15天。
(三)、景觀材料:
1、苗木:提前15天;
2、景觀石材:普通規(guī)格板提前45天;弧形及異型板提前60天;到貨期安排在每年12月-2月份的北方產(chǎn)地的石材,提前90天;
3、芬蘭木、南方松:提前60天;
4、其它景觀材料:提前15天。
(四)、裝修材料:
1、國產(chǎn)材料:提前20天;
2、進口材料:提前90天。
第二十五條 物資部應(yīng)提前24小時通知工程管理部或施工單位做好材料設(shè)備的進場準(zhǔn)備工作。
第二十六條 物資部向供應(yīng)商簽發(fā)甲供物資驗收單,由供應(yīng)商負責(zé)送貨到施工現(xiàn)場并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
第二十七條 工程管理部組織監(jiān)理、承包商進行驗收,驗收內(nèi)容包括材料設(shè)備的型號、規(guī)格、外觀、質(zhì)量、數(shù)量等,驗收合格后,承包商應(yīng)在4小時內(nèi)安排卸貨并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
第二十八條 甲供物資驗收合格后7天內(nèi)(須復(fù)檢的材料,另加上復(fù)檢所需時間),工程管理部負責(zé)組織監(jiān)理、承包商辦理相關(guān)交接驗收手續(xù),并將驗收表單報送物資部。
第二十九條 甲供物資驗收不合格的,原則上承包商可以不予卸貨,由物資部主管負責(zé)協(xié)調(diào)。
第三十條 甲供物資的供應(yīng)商應(yīng)隨貨提供產(chǎn)品合格證、質(zhì)保書等。如需檢驗或試驗,則按材料設(shè)備檢驗及試驗的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。訂貨前需要檢驗報告的,由物資部負責(zé)協(xié)調(diào);貨到現(xiàn)場需檢驗或送檢的,按規(guī)定可由承包商辦理的,由工程管理部負責(zé)協(xié)調(diào)。
需檢驗才能進入現(xiàn)場的材料,設(shè)備,應(yīng)存放在指定的驗收場地內(nèi)。不得使用有效證件不齊全或檢驗試驗不合格的產(chǎn)品。
第三十一條 驗收不合格的材料設(shè)備,應(yīng)由物資主管協(xié)調(diào)供應(yīng)商在指定的時間內(nèi)搬運出存放地點。
因退貨發(fā)生的一切費用由供貨商承擔(dān)?？梢越导壥褂玫牟牧显O(shè)備,須經(jīng)設(shè)計部或工程管理部同意,報工程副總批準(zhǔn)。如涉及價格調(diào)整,報物資副總批準(zhǔn)。
第三十二條 材料數(shù)量減少分以下三種情況:
(一)合同簽訂前,將報價表中總額減少后,再按規(guī)定辦理。
(二)合同簽訂后,材料設(shè)備未生產(chǎn)出來前,物資主管與供應(yīng)商協(xié)調(diào)變更合同。
(三)合同簽訂后,材料設(shè)備已生產(chǎn)出來或材料設(shè)備已運到工地,物資主管與供應(yīng)商聯(lián)系退貨,如無法退貨,則視責(zé)任情況經(jīng)物資部經(jīng)理簽署意見后,報物資副總批準(zhǔn)處理。
第三十三條 材料的品種更改分以下三種情況處理:
(一)合同簽訂前,按規(guī)定重新辦理。
(二)合同簽訂后,材料設(shè)備未生產(chǎn)出來前或生產(chǎn)出來未發(fā)貨前,物資主管與供應(yīng)商協(xié)商取消合同,不能取消合同的,則視責(zé)任情況經(jīng)物資部經(jīng)理簽署意見后,報物資副總批準(zhǔn)處理。
(三)合同簽訂后,材料設(shè)備已生產(chǎn)出來或材料設(shè)備已運到工地,物資主管與供應(yīng)商聯(lián)系退貨,無法退貨的,則視責(zé)任情況經(jīng)物資部經(jīng)理簽署意見后,報物資副總批準(zhǔn)處理。
第三十四條 材料設(shè)備剩余的處理及甲供物資的調(diào)撥:
材料設(shè)備剩余時,物資主管負責(zé)聯(lián)系退貨,無法退貨的,則視責(zé)任情況經(jīng)物資部經(jīng)理簽署意見后,報物資副總批準(zhǔn)。
根據(jù)現(xiàn)場情況,由物資部在征詢工程管理部意見后,可在承包商之間進行甲供物資的調(diào)撥,由物資部開具物資調(diào)撥單,經(jīng)雙方簽字后,轉(zhuǎn)回物資部調(diào)帳。
第七節(jié) 款項的支付及資金調(diào)撥
第三十五條 合同款項的支付:
(一)機電設(shè)備工程合同預(yù)付款項及進度款的辦理由工程管理部專業(yè)工程師根據(jù)物資訂貨合同中有關(guān)要求,填寫機電設(shè)備工程款項申報表,報工程管理部經(jīng)理審批,物資部根據(jù)合同相關(guān)條款審核。
(二)材料款的辦理
1.材料預(yù)付款和進度款由負責(zé)簽訂該材料合同的物資主管負責(zé)辦理。
2.材料結(jié)算款辦理流程:負責(zé)簽訂該材料合同的物資主管對結(jié)算材料的價格、數(shù)量、金額及付款依據(jù)進行審核,審核完成后由其辦理付款手續(xù),后由物資部負責(zé)財務(wù)的主管進行復(fù)核,復(fù)核完成后辦理材料入、出庫手續(xù)。
3.材料款項付款依據(jù)為物資采購合同及相關(guān)工作聯(lián)系單、甲供物資價格審批表(須附上完整的審批意見)。
4.物資部主管根據(jù)承包單位、監(jiān)理及項目部簽字確認的甲供物資驗收單,填寫物資款項申報表,按公司規(guī)定程序報批,并辦理材料的驗收入庫。
(三)機電設(shè)備工程付款程序:工程管理部主管――工程管理部經(jīng)理――物資部經(jīng)理――預(yù)算部經(jīng)理――財務(wù)經(jīng)理――物資副總――財務(wù)副總――總經(jīng)理(付款50萬以下)――董事會代表(付款50萬及50萬以上)
(四)物資付款程序:物資部經(jīng)辦人――物資部經(jīng)理――預(yù)算部經(jīng)理――財務(wù)經(jīng)理――物資副總――財務(wù)副總――總經(jīng)理(付款50萬以下)――董事會代表(付款50萬及50萬以上)
第三十六條 工程管理部根據(jù)施工合同、物資采購計劃表及工程進度計劃表,填寫月度甲供物資計劃表,物資部根據(jù)月度甲供物資計劃表填寫月資金計劃報預(yù)算部。
第三十七條 材料設(shè)備進貨的統(tǒng)計:
材料設(shè)備進貨的統(tǒng)計由物資部負責(zé),詳細統(tǒng)計已進材料設(shè)備的品種、數(shù)量、規(guī)格、價格及費用承擔(dān)單位,付款情況,并將其填入《材料設(shè)備采購月報表》,于次月5日前送預(yù)算部,財務(wù)部,報物資副總,總經(jīng)理各一份。
第八節(jié) 文件管理
第三十八條 物資主管(主辦)負責(zé)甲供物資月報表、甲供物資領(lǐng)用月報表、竣工物資表等的填寫,物資部倉庫保管員負責(zé)庫存物資報表的填寫
。
第三十九條 物資部資料員負責(zé)各種往來文件及合同的分類、協(xié)理、歸檔、發(fā)放,負責(zé)各種材料樣本的整理、歸類,并負責(zé)材料樣品的保管。
第九節(jié) 倉庫管理
第四十條 因工程設(shè)計變更等原因造成的多余物資,無法退回廠家。由項目部出具詳細情況說明,經(jīng)物資部經(jīng)理及物資副總同意,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后才能辦理入庫及沖帳手續(xù)。
第四十一條 每月初5日前,物資部負責(zé)與材料對庫存帳,做到物、卡、帳相符。
第十節(jié) 物業(yè)維修管理
第四十二條 工程竣工交付后,物資部負責(zé)提供設(shè)備維修卡給物業(yè)公司,提供設(shè)備供貨商或其維修部的相關(guān)資料,提供相關(guān)配件的價格,配合物管技術(shù)部建立維修維護方案。
