附屬中學文書類檔案管理辦法
附屬中學文書類檔案管理辦法
為了加強z師范大學附屬中學文書類檔案（以下簡稱文書檔案）業(yè)務建設，逐步實現(xiàn)文書檔案工作的規(guī)范化，不斷提高科學管理水平，有效地為學校工作和社會服務，依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學校實際，制定本管理方法。
一、文書檔案歸檔和不歸檔范圍
凡是學校在黨務、行政、外事、出版、設備等管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表等文件材料，均屬文書檔案。
（一）歸檔范圍
1.反映學校管理職能活動和基本歷史面貌的，對學校工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。主要包括黨務、行政、出版、外事、設備五個系統(tǒng)職能活動的內(nèi)容，具體范圍見附表。
2.本校工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料。
3.本校需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料。
4.其他對本校工作具有查考價值的文件材料。
（二）不歸檔范圍
1.上級機關普發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)供參閱、不辦的文件材料，征求意見未定稿的文件。
2.重份文件。
3.無參考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿。
4.無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性來信、電話記錄。
5.本校負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料。
6.同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。
7.下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
8.未生效的合同、協(xié)議書。
二、文書檔案工作崗位責任制
（一）部門分管檔案工作的領導職責
1.組織本部門人員學習檔案法規(guī)，執(zhí)行學校檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入議事日程，定期研究檔案工作。
2.加強同檔案室聯(lián)系，共同做好業(yè)務監(jiān)督、指導、檢查工作，保證歸檔檔案的質(zhì)量。
3.對文秘工作人員和兼職檔案人員，提出檔案工作的具體要求，幫助他們解決工作中的實際困難。
（二）各部門兼職檔案人員職責
1.負責本部門文件材料的收集工作。
2.按文書材料的歸檔范圍，負責形成與積累階段各環(huán)節(jié)的文件材料并及時向檔案室移交。
3.做好存放在本部門的文件材料的裝訂、分類、編目、登記、保管、利用等工作。
三、文書材料的歸檔流程
（一）形成與積累
1.年初各部門布置工作時，同時布置形成積累文件材料的任務。
2.部門兼職檔案員按文書檔案歸檔范圍和保管期限表分別積累文件材料，并定期進行整理。
3.歸檔的文件材料應齊全完整，字跡模糊或易褪變的文件材料應予復制。
4.部門產(chǎn)生的文件材料，一般整理一份送檔案室，一份自存檔。
（二）整理方法
1.裝訂
歸檔文件材料應按件裝訂，一般在左側(cè)裝訂，要求文件材料左、下側(cè)邊對齊。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文和復文作為一件時，復文在前，來文在后。文件材料用不銹鋼釘或線裝訂，對破損的文件材料應進行修補。
2.分類
分類方案：分年度──分二級類目──分保管期限
（1）分年度
先將文件材料按其形成或針對的年度分開，一般文件材料歸入其形成年度；跨年度的請示與批復，歸入批復年度。
（2）分二級類目（分問題）
每個年度下按問題分類，一級類目是文書類檔案實體分類的最高層位，標識為“WS”。文書檔案劃分為二級類目的，其分類標識規(guī)定如下：
二級類目名稱標識代號
黨務WS11
行政WS12
外事WS13
出版WS14
設備WS15
（3）分保管期限
歸檔文件材料在二級類目內(nèi)劃分保管期限，分為永久、定期兩種，其中永久用“Y”表示，定期一般分為30年、10年，具體保管期限見附表。
3.排列
歸檔文件材料應在二級類目下同一保管期限內(nèi)排列，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件材料可集中排列。
4.編號
歸檔文件材料按排列順序逐件編號。
5.編制歸檔文件目錄
歸檔文件材料應依據(jù)檔號的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下表：
歸檔文件目錄
2011-WS11-Y
件號 責任者 文號 題名 日期 頁數(shù) 備注
上述表中各項填寫要求如下：
件號：檔案室編件號；
責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者；
文號：文件的發(fā)文字號；
題名：文件材料標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加“[]”號；
日期：文件材料形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日；
頁數(shù)：每一件歸檔文件材料的頁數(shù)（需在對應檔案實體件的最后一頁的右上角標注頁數(shù)），文件中有圖文的頁面為一頁；
備注：注釋文件需說明的情況。
6.裝盒
將歸檔文件材料按編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。不同保管期限的文件材料不得裝在同一盒內(nèi)。檔案盒統(tǒng)一使用由省檔案管理部門監(jiān)制的硬紙盒。
7.備考表
備考表置于盒內(nèi)文件材料之后，并填寫表內(nèi)項目內(nèi)容：
（1）盒內(nèi)文件情況說明填寫盒內(nèi)文件材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；
（2）整理人：負責整理歸檔材料文件的人員姓名；
（3）檢查人：負責檢查歸檔文件材料整理質(zhì)量的人員姓名；
（4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。
四、歸檔時間
文書材料于次年三月前，由文件材料形成和積累部門初步整理后送檔案室，由檔案室于六月底前整理歸檔并制作全引目錄。
