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公司客服人員費用管理辦法

發(fā)布時間:2024-11-29 查看人數(shù):20

公司客服人員費用管理辦法

公司客服人員費用管理辦法

公司客服人員費用管理辦法

一、目的:

1、 加快費用報銷進度。

2、 方便統(tǒng)計管理,合理控制費用。

二、 適用范圍

適用于客戶服務部相關管理人員及所有客服中心工作人員;

三、 職責

1、 分公司客服中心主管:負責對所在區(qū)域客服人員的費用審核的初審,負責審核轄區(qū)內(nèi)產(chǎn)生的售后費用的真實性、合理性和票據(jù)的數(shù)量;對費用報銷出現(xiàn)的異常問題及時提出報警;

2、 分公司總經(jīng)理:負責對所在區(qū)域客服人員的費用審核

(包含客服主管)的復審;

3、 費用審核專員:負責審核全國分中心產(chǎn)生的售后費用的真實性、合理性和票據(jù)的數(shù)量,對費用報銷出現(xiàn)的異常問題及時提出報警并上報客服部經(jīng)理;

4、 客戶服務部經(jīng)理:負責客服部成本費用的管控以及售后費用報銷的合理性;

5、 報銷人:負責真實地將報銷相關材料按照公司標準粘貼;

6、 國內(nèi)銷售公司副總經(jīng)理:單張報銷單超過 元審核權。

四、 報銷流程

1、 報銷附帶憑證和相關規(guī)定:

1) 出差審批單:每個人的報銷憑證后均需附上一張出差匯總審批表,必須要有相關負責人

(客服主管)審批簽字,上面填寫清楚每半個月出差概況;

2) 工作單

(即安裝單、維修單、巡檢單);

3) 客服人員的電話費、市交費實行包干制度的客服中心,每月最高限額,超出部分費用自理。

(以和各分公司郵件確認金額為準,如有特殊情況費用超出需向領導申請審批)

2、 報銷周期和報銷憑證郵寄時間規(guī)定:

說明:1)總部為各客服中心每月辦理兩次報銷;

2)辦事處每個月寄2次報銷到總部,每次提前或按照上述日期寄出報銷;

3)每月報銷時,把當日之前的所有費用整理粘貼好;

4)期間遇節(jié)假日依次順延。

5)報銷周期不能超過一個月,如果超期則不予報銷。

3、 報銷審核流程

1)客服現(xiàn)場工程師的費用報銷將相關憑證按照公司要求規(guī)定粘貼好,將費用報銷內(nèi)容錄到crm費用系統(tǒng)里后直接將票據(jù)交給客服中心主管;

2)客服中心主管收到費用單據(jù)后,進行審核,同時客服中心主管自己的費用報銷相關憑證按照公司要求規(guī)定粘貼好,一并交給分公司總經(jīng)理審核;如無誤則按照規(guī)定日期全部寄往總部客服部,每次寄出費用報銷之前,登記整理好費用明細和匯總表,每月報銷時發(fā)送至總部審核專員郵箱;

(備注:各中心主管每月發(fā)送費用明細時,需將每月非客服產(chǎn)生費用單獨列出明細表,并詳細備注具體費用)

3)客服部費用審核專員按照公司要求對辦事處的報銷進行審核,如無誤則轉交客服部經(jīng)理審核;

(要求費用審核專員在三個工作日內(nèi)審核完畢)

4)客服部經(jīng)理在一個工作日內(nèi)審核完畢后由費用審核專員轉給財務部審核;

5)財務部收到費用單據(jù)后在七個工作日內(nèi)發(fā)放報銷款。

(注:財務部在當月29日至次月9日期間由于月度結賬,故不收任何費用報銷單據(jù);)

注明:每月各分公司客服上報費用報銷至總部時請?zhí)峁┵M用明細,并排序列好費用單編號

(同一個人的費用單編號要求為連號),以便總部能確定發(fā)票等報銷憑證是否在運輸途中遺失。如不提供費用明細和匯總,或是報銷單填寫不清楚的總部將不予受理。

4、 考核規(guī)定

1)對報銷票據(jù)中出現(xiàn)多票情況,則按照報銷單上金額進行報銷;

2)對報銷虛假

(例如報銷沒有產(chǎn)生的費用),一經(jīng)查出則不報銷該筆金額。并予以報銷人及客服中心主管每人每次50元罰款處理,報銷人當月度考核直接評c;

3)對于客服中心超出規(guī)定日期提報費用的,不予報銷;

(節(jié)假日等特殊情況除外)

4)對于不按照公司費用報銷規(guī)范填寫和粘貼票據(jù),及少票、無效票、假發(fā)票等,視情節(jié)予以報銷人和客服中心主管每人每次20元罰款處理。

5)對費用審核專員不按照規(guī)定時間及時審核費用,予以逾期每天/分公司20元罰款處理;

(節(jié)假日、臨時性工作延誤等特殊情況除外)

注意如下變更:

1、 各分公司必須依據(jù)報銷時間表;

2、 各分公司所有報銷必須由分公司總經(jīng)理簽字;

3、 再次強調(diào)報銷規(guī)定,報銷將嚴格執(zhí)行財務部報銷要求。

公司客服人員費用管理辦法

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