客運專線有限責任公司檔案管理暫行辦法
第一章? 總 則
第一條? 為貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關檔案管理的規(guī)章制度，切實加強哈佳鐵路客運專線有限責任公司（以下簡稱“公司”）的檔案管理，制訂本辦法。
第二條? 本辦法所稱的檔案是指公司在經營管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的各種形式、各種載體的文件材料。
第三條? 公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄，是公司管理基礎工作的重要組成部分，是維護公司經濟利益、合法權益一項重要工作。
第二章 檔案工作機構及職責
第四條? 公司綜合部設立檔案室，專人負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，并對公司各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查。
第五條? 公司綜合部負責制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計劃，并組織工作計劃的實施。
第六條? 檔案部門應借助先進的信息技術手段，為檔案的保管利用提供便捷的服務，采用新技術、新設備來改善保管形式和檢索條件，逐步實現檔案管理信息化。
第三章? 檔案管理要求
第七條? 檔案工作涉及公司建設、經營管理活動的全過程，應建立健全檔案鑒定工作的領導體系，成立檔案工作領導小組和檔案鑒定工作領導小組，明確檔案工作分管領導，建立包括各部門縱向到底、橫向到邊的專兼職人員組成的檔案管理網絡體系，建立健全檔案工作各項規(guī)章制度。
第八條? 根據國家集中統一、分級管理的規(guī)定，對科技、文書、會計、聲像檔案進行分類管理。科技檔案由工程管理部管理，會計檔案、各種合同由計劃財務部管理，文書和聲像檔案由綜合部管理。
第九條? 歸檔的文件材料，由公司各部門進行收集、整理，定期歸檔。凡是應歸檔的文件材料，任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。
第十條? 歸檔的文件材料應齊全、完整、系統，準確地反映公司科研、工程建設、經營、財務管理等各項活動的真實內容；歸檔文件的書寫筆跡和載體材料應能耐久保存，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水書寫和復印紙、熱敏紙復寫；歸檔文件材料必須紙質優(yōu)良，線條、字跡、圖像清晰，反差良好。
第十一條? 公司各部門應按規(guī)定對需歸檔文件材料進行系統、科學地分類、組合、排列和編目，并定期向檔案室移交集中管理，任何個人不得據為己有或者拒絕歸檔。工作人員調離工作崗位，應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。
文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目；人事檔案由綜合部負責整理、編目；基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關業(yè)務部門設專人負責整理、歸檔。
對歸檔的檔案，應嚴格按照上級及行業(yè)案卷質量標準進行整理，按歸檔要求及時整理上架。
第十二條? 對機密檔案、涉及公司自主知識產權的專利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案，要制定檔案安全保密制度，切實加強安全保管，確保檔案的絕對安全。
第十三條? 應采取科學的方法和手段加強檔案保管工作，應設置專門的檔案庫房，購置足夠的檔案裝具，檔案庫房面積應滿足需要；要切實做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光、防有害氣體、防污染等工作，確保檔案的安全防護和長期保存。
第四章? 文件的收集與歸檔
第十四條? 各部門要結合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內容特征等分類確定文件材料的收集和歸檔部門。
（一）綜合部：收文、發(fā)文、會議文件、電報、申請、企業(yè)章程、公司領導講話、周報、簡報、會議紀要、聲像資料、照片（底片）、專題報告、計劃總結、大事記、會議記錄、會議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料，勞動合同、勞動工資、社會保險、福利待遇形成的文件材料，專業(yè)技術職務評聘形成的文件材料，干部教育與培訓工作形成的文件材料，法律事務、公證工作形成的文件材料，由綜合管理部專人負責收集、整理、歸檔，各部門有關人員要予以配合。
（二）計財部：會計檔案及驗工計價、各種合同文本及文件、招投標文件、資金管理、成本價格管理和環(huán)境評價方面的文件材料，有關業(yè)務部門的兼職人員或特定專人負責收集、整理。
（三）工管部：施工圖、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗等文件材料。
（四）安質部：預可行性研究、可行性研究、初步設計、可研報告、試驗檢測報告、咨詢監(jiān)理及招標文件、質量安全、工作總結報告等文件材料。
(五)物設部：甲供物資及設備招標等文件材料。
第十五條? 文件材料的歸檔要求
綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結后，公文起草部門應及時將公文原稿和有關材料送綜合部管存，按年度進行分類整理，列清目錄，立卷歸檔。個人不得保存應歸檔的公文。對不符合整理要求，不便于保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎，按照文件之間的歷史聯系，分門別類，使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管利用。
文書檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》（辦檔〔2003〕14號）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（gb/t18894-2002）執(zhí)行；
基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術檔案分類與代碼》（tb/t1588-2005）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（gb/t11822-2000）、《cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（gb/t17678-1999）執(zhí)行；
會計檔案按《鐵路系統會計檔案管理實施細則》（辦檔〔1998〕22號）及《鐵路系統會計檔案管理實施細則補充規(guī)定》（辦檔〔1999〕22號）執(zhí)行；
聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》（辦檔〔1993〕14號）執(zhí)行；
照片檔案按《照片檔案整理》（gb/t11821-2002）執(zhí)行。
第十六條? 立卷、歸檔應做到：
（一）文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
（二）正確反映項目管理機構的主要業(yè)務工作情況，有利于保管、查找和利用。
（三）立卷范圍應按規(guī)定的范圍歸檔，并根據公文內容確定保管期限。
（四）應歸檔的公文要收集齊全，分類準確，組卷合理；卷內公文排列系統，編號清楚；案卷標題簡明確切，語言通順；裝訂要整齊、結實，卷皮字跡要工整。
第十七條? 歸檔時間：
文書檔案：當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
基本建設檔案：業(yè)務部門形成的按年度歸檔，施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內歸檔或分階段、單項歸檔。
會計檔案：在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后（出納人員不得監(jiān)管會計檔案）向檔案室移交。
招投標檔案：應在每個項目招標結束后歸檔。
科學研究檔案：應在每項科研課題完成或停止后歸檔。
設備儀器檔案：應在每個設備儀器安裝調試或使用后歸檔。
電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質文件的歸檔時間一致。
第十八條? 沒有歸檔和存查價值的公文，經公司有關人員鑒別和分管領導人批準，在立卷歸檔工作結束后銷毀。一般公文，在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳或清冊銷毀，秘密及以上公文要填寫銷毀清單，并有兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
第十九條? 檔案鑒定工作應根據檔案的保存價值，從范圍（政治、經濟、文化）、從時間（現實的、當代的和將來的）、從有用性（作參考、作憑證）等各方面全面地估計和預測，確定需要保存的檔案和保存時間，銷毀已失去價值的檔案，達到有區(qū)別有重點地保存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議，經綜合部負責人審核同意，報公司分管領導批準后實施。
第二十條? 工程建設所有檔案資料原則上不得外借，如需調閱、復印，必須經公司領導批準。
第二十一條? 項目竣工后，各部門要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>
第四章? 附則
第二十二條? 本辦法由綜合部負責解釋。
第二十三條? 本辦法自發(fā)布之日起施行。
